試論如何提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量

李文文 山東省濟(jì)寧市任城區(qū)人力資源和社會保障局

從一定程度上來說，事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案管理質(zhì)量往往與社會整體的信息化建設(shè)水平息息相關(guān)。特別針對近幾年而言，隨著事業(yè)單位中人才選拔工作、績效考核工作以及業(yè)務(wù)活動往來的不斷增多，檔案建設(shè)工作的任務(wù)也愈發(fā)繁重。而在事業(yè)單位整體管理模式逐漸轉(zhuǎn)型的今天，各級政府及社會各界都對文書檔案管理的總體質(zhì)量提出了更高的要求。但是，由于事業(yè)單位中文書檔案建設(shè)工作受傳統(tǒng)管理理念的影響較大，因此就當(dāng)前而言，檔案管理人員在開展工作時仍然面臨著諸多問題，這不但制約了檔案管理部門工作水平的提升，同時也阻礙了事業(yè)單位的全面進(jìn)步。

一、提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的重要性分析

在事業(yè)單位中，文書檔案既如實(shí)的反映了單位整體的發(fā)展歷程，同時也記錄下了各部門的工作經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)不但為單位選拔人才、進(jìn)行決策提供了優(yōu)質(zhì)的理論支持，并且也為單位內(nèi)部各部門之間組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整與優(yōu)化打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。因此，提高其文書檔案管理的整體質(zhì)量，對于事業(yè)單位而言意義重大。

（一）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展

由于文書檔案資料中記錄著諸多管理經(jīng)驗(yàn)，因此事業(yè)單位中各個部門在開展工作時，通過對文書檔案中具體價值的挖掘與參考，既能夠?yàn)橄嚓P(guān)活動的貫徹實(shí)施提供經(jīng)驗(yàn)支持，同時也能夠?qū)Ω鞑块T工作的推進(jìn)實(shí)現(xiàn)科學(xué)且合理的指導(dǎo)。相關(guān)部門秉承著取其精華去其糟粕的相關(guān)原則，在對資料中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行充分利用時，不但能夠在事業(yè)單位中全面構(gòu)建出和諧積極的工作環(huán)境，并且也可以進(jìn)一步提升單位整體的發(fā)展水平。

（二）有利于促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)全面轉(zhuǎn)型

一般來說，事業(yè)單位的文書檔案既是實(shí)現(xiàn)單位全面進(jìn)步的關(guān)鍵助推動力，同時也是國家政府檔案的重要組成部分。因此，從社會角度出發(fā)，提高事業(yè)單位文書檔案的管理質(zhì)量，是保障政府資料完整性和安全性的主要手段。尤其是在當(dāng)前時代背景下，隨著各級政府對于相關(guān)部門工作模式改革呼聲的不斷加大，事業(yè)單位只有充分發(fā)掘出其自身檔案資料中的積極作用，立足于對其自身工作狀況的研究與分析，才能夠在順應(yīng)國家發(fā)展進(jìn)程的前提下，實(shí)現(xiàn)單位整體的全面轉(zhuǎn)型。

（三）有利于合理規(guī)避事業(yè)單位發(fā)展過程中所面臨的諸多法律風(fēng)險

事業(yè)單位在與其他企業(yè)、單位開展業(yè)務(wù)活動時，通常會對其過程中所產(chǎn)生的相關(guān)文書資料及書面內(nèi)容進(jìn)行妥善的記錄與保存，并由相應(yīng)的部門進(jìn)行錄入，在公正處理的條件下，這一部分文書檔案就擁有了一定的法律效力，因此，無形之中避免了諸多矛盾和問題的發(fā)生。

二、現(xiàn)階段我國事業(yè)單位文書檔案管理工作中所面臨的基本問題分析

（一）部分事業(yè)單位中對文書檔案管理工作缺乏一定的重視

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型，市場環(huán)境的開放性程度也得到了顯著的提高，在此背景下，國內(nèi)外資本的競相涌入也增加了事業(yè)單位進(jìn)步發(fā)展的壓力，市場競爭的愈發(fā)激烈促使其改變了工作的重心，“重經(jīng)濟(jì)效益而輕管理工作”的現(xiàn)象致使事業(yè)單位逐漸忽視了對其內(nèi)部文書檔案管理工作的重視。這一問題的產(chǎn)生也間接壓縮了檔案管理部門的生存空間，特別是在現(xiàn)代化管理模式的沖擊下，在個別單位中，文書檔案管理已經(jīng)逐漸被歷史塵封，并且徹底喪失了其原有的重要意義。

（二）文書檔案管理工作缺乏信息化水平，與時代發(fā)展脫節(jié)

眾所周知，在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，人工記錄和紙質(zhì)公文是最為常見的兩種記錄模式，但是，隨著我國信息化建設(shè)水平的不斷提升，電子檔案管理模式的出現(xiàn)充分展示了傳統(tǒng)文書檔案管理的落后與繁重。這不但極大的提高了檔案管理人員的工作壓力，同時也大大降低了其工作的熱情和積極性。而從客觀角度上分析，在部分已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子辦公的事業(yè)單位內(nèi)部，由于其所使用的檔案管理系統(tǒng)并不完善，在存儲過程中極易發(fā)生檔案丟失或是文件損壞等現(xiàn)象，安全隱患及風(fēng)險的存在既降低了事業(yè)單位的管理水平，并且也為其帶來了很大的工作損失。

（三）文書檔案管理部門人力資源分配不合理，崗位職能得不到充分的發(fā)揮

前文已經(jīng)提到，近年來，事業(yè)單位之間的競爭日益激烈，在此過程中，各單位要想不被市場淘汰，就要求其能夠在發(fā)展過程中獲得更多的經(jīng)濟(jì)收益。因此，部分事業(yè)單位為了進(jìn)一步擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)空間，選擇壓縮文書檔案管理部門的工作崗位，在部門規(guī)模日漸“精簡”的過程中，文書檔案管理的專業(yè)性水平也在不斷降低。故而在絕大多數(shù)事業(yè)單位中，進(jìn)行文書檔案處理工作的相關(guān)人員往往身兼多職，在其開展工作時，不但很難依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行文件管理、歸檔的相關(guān)制度，致使部分文件資料在管理過程中產(chǎn)生遺失問題，同時也因其專業(yè)素質(zhì)的缺乏而導(dǎo)致工作責(zé)任感降低，檔案管理危在旦夕。

三、提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的有效策略分析

（一）增強(qiáng)事業(yè)單位中管理部門對于文書檔案管理的重視程度

首先，事業(yè)單位內(nèi)部各級管理層必須明確文書檔案管理工作的重要性，并通過對國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的研究與分析，來全面提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于文書檔案管理的重視程度，從而實(shí)現(xiàn)各部門與檔案管理部門之間的有效銜接，加強(qiáng)各部門之間工作人員的協(xié)同配合，避免因溝通交流不到位而產(chǎn)生的工作矛盾；

其次，將文書檔案管理工作列入到機(jī)關(guān)單位的工作體系之中，并通過對公文記錄及檔案處理等工作性質(zhì)的綜合考量，來提升檔案管理與單位內(nèi)部系統(tǒng)運(yùn)行過程中的一致性，以從根本上提高文書檔案的處理效率和管理質(zhì)量；

最后，在事業(yè)單位內(nèi)部需實(shí)現(xiàn)對其他部門工作人員全局意識的不斷強(qiáng)化，積極主動地參與到檔案資料的收集過程中來，在工作過程中主動履行提供資料的義務(wù)，并未事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）逐步建立健全文書檔案管理的機(jī)制體系

第一，要求事業(yè)單位必須通過對文書檔案管理部門實(shí)際工作狀況的調(diào)查與分析，來制定出完善的文書檔案監(jiān)督管理機(jī)制。相關(guān)部門在執(zhí)行監(jiān)督管理工作時，必須定期反饋，及時分析，對于文書檔案管理過程中所存在的基本問題，需進(jìn)行及時的上報處理，并制定出相應(yīng)的處理策略。同時，在此基礎(chǔ)上，還需通過與文書檔案管理人員的交流與溝通，來對工作重點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，以從根本上提升檔案管理的工作質(zhì)效；

第二，加強(qiáng)事業(yè)單位中文書檔案管理隊伍的建設(shè)。一方面，對已上崗人員進(jìn)行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)，在提升其業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，保證其能夠在工作中有所思考、有所進(jìn)步，從而提高部門的工作水平；另一方面，加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，為其樹立起工作責(zé)任意識，在充分調(diào)動起相關(guān)人員工作積極性的同時，促進(jìn)文書檔案管理部門的工作效率；

第三，從本質(zhì)上來說，文書檔案管理是一項帶有服務(wù)性質(zhì)的工作，因此，這就要求事業(yè)單位必須重視對其服務(wù)意識的培養(yǎng)，通過積極健康的引導(dǎo)手段，來幫助管理人員養(yǎng)成正確的職業(yè)道德。

（三）增強(qiáng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

第一，由于絕大多數(shù)事業(yè)單位中檔案管理人員的普遍素質(zhì)及專業(yè)性水平不高，因此，就要求事業(yè)單位能夠加強(qiáng)對相關(guān)人員的技能培訓(xùn)，利用講座、論壇等形式，幫助其理順文書檔案管理的工作脈絡(luò)，在對其知識結(jié)構(gòu)不斷進(jìn)行更新的基礎(chǔ)上，保障其能夠在工作過程中熟練運(yùn)用各種分類管理方法和分析手段，從而實(shí)現(xiàn)管理人員操作能力的全面提升；

第二，由于事業(yè)單位的文書檔案普遍帶有較強(qiáng)的政治性和機(jī)密性，因此增強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德和工作責(zé)任感勢在必行。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位必須就違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，并定期組織相關(guān)人員進(jìn)行國家制度和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，在增強(qiáng)文書檔案管理人員政治嗅覺的條件下，幫助其樹立起正確的職業(yè)榮辱觀念。

（四）全面加強(qiáng)文書檔案管理工作中的信息化建設(shè)水平

就當(dāng)前而言，在部分基層事業(yè)單位中，文書檔案管理工作仍然存在著人工處理、手工歸檔的工作方式，這不但影響著管理質(zhì)量的提升，同時也與我國信息技術(shù)水平不斷發(fā)展的大趨勢相悖。因此，這就要求事業(yè)單位必須加強(qiáng)對現(xiàn)代化科技技術(shù)的應(yīng)用：

一方面，在單位內(nèi)部全面推行自動化辦公的基本模式，尤其是在文書檔案處理的過程中，加大對電子檔案的引進(jìn)力度，通過電子掃描、智能錄入等技術(shù)手段的應(yīng)用，來實(shí)現(xiàn)文本檔案向電子資源的轉(zhuǎn)變。并且在此基礎(chǔ)上，為了最大程度的避免因電子系統(tǒng)崩潰而造成的檔案損失問題，管理部門必須加大對電子人才的引進(jìn)力度，或是加強(qiáng)對局域網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)，以此來增強(qiáng)電子文書檔案管理的完整性與安全性；

另一方面，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建起完善的文書檔案數(shù)據(jù)庫，通過對文書檔案資料內(nèi)容重點(diǎn)、名稱以及記錄時間的分析，來對其進(jìn)行統(tǒng)一的錄入處理。同時，其他部門員工也可在獲準(zhǔn)后對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)閱查看，并通過對不同級別工作人員的分級，來制定出科學(xué)合理的調(diào)閱規(guī)則，從而避免文書檔案的流出，最大程度的保證檔案信息資料的機(jī)密性。

四、結(jié)語

綜上所述，提高事業(yè)單位文書檔案的管理質(zhì)量，既是時代所賦予其的重要使命，同時也是各級政府所提出的重要要求。特別是隨著社會經(jīng)濟(jì)水平和信息化建設(shè)水平的不斷提升，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前社會的基本需求，檔案管理人員只有改變自身理念，并通過對現(xiàn)代化技術(shù)手段的充分利用，才能夠?qū)崿F(xiàn)其自身工作的全面改革與轉(zhuǎn)型。而事業(yè)單位只有提高對文書檔案管理工作的重視程度，以體制制度改革為落腳點(diǎn)，以增強(qiáng)管理質(zhì)量為目標(biāo)，才能夠保證文書檔案資料在當(dāng)前時代背景下發(fā)揮出其應(yīng)有的價值，從而實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的全面飛躍。