淺析建筑施工企業(yè)的信息化外包狀況及選擇對策

陳玲花 云南省建設(shè)投資控股集團(tuán)有限公司

隨著信息技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，IT迅速滲透到各行業(yè)，使得信息化成為全球經(jīng)濟(jì)潮流。在建筑行業(yè)亦是如此。建筑施工企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程快慢、信息化水平的高低，決定了企業(yè)能否快速響應(yīng)市場變化、并贏得市場競爭的主動權(quán)。建筑行業(yè)的信息化整體起步較晚，在住建部多次出臺了《全國建筑業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃綱要》之后，近幾年進(jìn)入了高速發(fā)展階段。多數(shù)施工企業(yè)選擇將信息化任務(wù)進(jìn)行外包，這一方式有效助力企業(yè)較快完成了信息化建設(shè)任務(wù)。

一、建筑施工企業(yè)的信息化需求

施工建筑企業(yè)的信息化需求主要來自于三個(gè)方面：

一是企業(yè)資質(zhì)評級的要求。隨著建筑行業(yè)競爭的加劇，施工項(xiàng)目的招投標(biāo)工作對建筑施工企業(yè)的資質(zhì)和競爭能力愈發(fā)看中，相應(yīng)要求也逐步提高。取得相應(yīng)的施工資質(zhì)等級已經(jīng)成了競爭的一道門檻。而在建筑施工企業(yè)的等級資質(zhì)評比中，尤其是特級資質(zhì)評比中，信息化是一項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)，評級規(guī)則對企業(yè)的信息化建設(shè)情況有著詳細(xì)的規(guī)定和嚴(yán)格的要求，這迫使建筑施工企業(yè)必須重視信息化工作。

二是企業(yè)自身的發(fā)展要求。隨著建筑施工企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的管理模式發(fā)生了改變，原有的項(xiàng)目經(jīng)理管理模式不能滿足企業(yè)集團(tuán)化的管理要求，施工項(xiàng)目在招投標(biāo)、合同、施工進(jìn)度、質(zhì)量、安全、材料供應(yīng)、資金、審計(jì)等環(huán)節(jié)的管理權(quán)限需要集中到公司總部，確?？偛繉λ薪?jīng)營項(xiàng)目的絕對掌控權(quán)和統(tǒng)一決策權(quán)，信息化就成了最為便捷、有效的手段之一。通過信息化的建設(shè)，可以在集團(tuán)層面迅速調(diào)節(jié)配置資源，實(shí)現(xiàn)對所有項(xiàng)目的合同、物資、成本、設(shè)備的管理。

三是信息化與管理的結(jié)合，能夠促使企業(yè)提高市場競爭力、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。借助信息化的管理平臺，建筑施工企業(yè)可以克服地理空間的障礙，實(shí)現(xiàn)跨地域的信息實(shí)時(shí)獲取、傳遞和利用，實(shí)現(xiàn)靈活、快捷、高效資源調(diào)配，有效提高了管理決策的科學(xué)性、合理性和可操作性，從而提高了管理的質(zhì)量、水平。而信息化與管理有機(jī)結(jié)合的過程，能夠促使企業(yè)員工轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、提高整體素質(zhì)，建立良好的管理規(guī)范和管理流程，構(gòu)建扎實(shí)的企業(yè)管理基礎(chǔ)，從而提高了企業(yè)的整體管理水平，在競爭中占據(jù)更多優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、建筑施工企業(yè)信息化的外包現(xiàn)狀及存在的問題

企業(yè)信息化建設(shè)主要做兩方面的任務(wù)，一是硬件設(shè)備平臺的建設(shè)，二是信息資源管理軟件的搭建與維護(hù)，這需要投入專業(yè)的設(shè)備、研發(fā)人員、維護(hù)人員。

交易成本理論指出，企業(yè)通過外包的方式，可以利用外部承包商的規(guī)模經(jīng)濟(jì)，同時(shí)減少企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)成本。當(dāng)這種收益超過市場成本時(shí)，外包就是有利的。

對于建筑施工企業(yè)來講，IT研發(fā)并非其強(qiáng)項(xiàng)，將信息化工作外包給專業(yè)的IT團(tuán)隊(duì)，能夠使得企業(yè)享受專業(yè)IT服務(wù)的同時(shí)，更專注于提高自身核心競爭力。市場上也有諸多IT團(tuán)隊(duì)針對建筑企業(yè)的信息化需求提供整體化解決方案。

以云南A建筑公司為例，該公司在申報(bào)施工總承包特級資質(zhì)的過程中，將整個(gè)公司的信息化建設(shè)工作整體外包給X軟件公司。該軟件公司作為業(yè)內(nèi)實(shí)力較強(qiáng)的IT公司，為A公司提供了專業(yè)的信息化整體解決方案，搭建了OA、NC等不同的管理平臺，系統(tǒng)化解決了信息化的硬件和軟件需求。A公司在順利通過施工總承包特級資質(zhì)評審后，繼續(xù)使用X公司的信息化服務(wù)，并將信息化與集團(tuán)管理深度結(jié)合，對信息化平臺迭代更新，對規(guī)范企業(yè)管理流程、提升管理水平起到了積極的作用。

但在信息化外包建設(shè)的過程中，也凸顯了一些問題，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是信息化工作以申報(bào)特級資質(zhì)為目的，特級資質(zhì)對信息化的要求面面俱到、但缺乏重點(diǎn)，這導(dǎo)致外包提供的信息解決方案與企業(yè)的實(shí)際管理需求存在不匹配或脫節(jié)的情況，而且隨著企業(yè)的發(fā)展，不匹配的情況日益突出，整體信息化體統(tǒng)的可操作性降低。

二是外包提供的信息解決方案對項(xiàng)目日常資料及竣工歸檔工作的支持力度低。工程建設(shè)過程中形成的所有文件，按照慣例，仍是以紙質(zhì)版為主，由各方認(rèn)可簽字蓋章。隨著建筑行業(yè)的信息化進(jìn)程，對工程檔案的電子化要求逐漸提升，通常要求對檔案資料進(jìn)行掃描上傳系統(tǒng)。但工程竣工歸檔工作會按照工程性質(zhì)、類別不同，對應(yīng)不同的質(zhì)監(jiān)站、檔案館，各質(zhì)監(jiān)站、檔案館對竣工檔案資料有著不同的歸檔要求，所有資料在竣工歸檔的時(shí)候都需要有針對性的進(jìn)行制作紙質(zhì)版和電子版，建設(shè)過程中所做的檔案資料信息化在這個(gè)環(huán)節(jié)中作用幾近于零。

三是外包提供的信息解決方案在項(xiàng)目建設(shè)過程管理，尤其是生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)控制管理方面的信息化程度很低。項(xiàng)目建設(shè)過程中的進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、安全管理更多的還是依靠管理者人工操作完成，比如現(xiàn)場檢查報(bào)告、整改回復(fù)，比如技術(shù)管理交底、技術(shù)方案變更等，受制于工程竣工檔案收集的需求，仍然采用紙質(zhì)版、依賴工作人員反復(fù)跑各個(gè)部門簽字蓋章、傳送文件，不能形成良好的線上線下協(xié)同。項(xiàng)目建設(shè)過程管理、生產(chǎn)技術(shù)管理的信息化，更多的目的是為企業(yè)內(nèi)部交流提供依據(jù)，管理深度容易停留在項(xiàng)目辦公室少數(shù)人員的數(shù)據(jù)錄入，與現(xiàn)場管理情況存在脫節(jié)的問題。

四是外包提供的信息設(shè)備穩(wěn)定性不高，系統(tǒng)對及時(shí)保存數(shù)據(jù)資料的功能支持較差，數(shù)據(jù)錄入過程中容易出故障或發(fā)生數(shù)據(jù)丟失損壞的情況，常常需要補(bǔ)錄數(shù)據(jù)，造成重復(fù)工作。系統(tǒng)更迭后對數(shù)據(jù)的遷移和兼容性支持不足，經(jīng)常造成新系統(tǒng)上線后，需要發(fā)動全集團(tuán)人員做數(shù)據(jù)補(bǔ)錄工作，是對人力資源的極大的浪費(fèi)。

五是系統(tǒng)的設(shè)計(jì)缺乏前瞻性，對企業(yè)的發(fā)展速度估計(jì)不足，以至于信息系統(tǒng)的本身的容量不能滿足企業(yè)發(fā)展所需，即使在系統(tǒng)升級更迭之后，仍然不足以支持眾多項(xiàng)目及員工同時(shí)在線操作（系統(tǒng)并發(fā)數(shù)不足），無形中拖慢了管理信息上傳及處理速度，違背了信息化提升工作效率、助力企業(yè)快速發(fā)展的初衷。

三、建筑施工企業(yè)的信息化發(fā)展方向

結(jié)合建筑施工企業(yè)項(xiàng)目管理的實(shí)際需求和相關(guān)的技術(shù)發(fā)展，筆者認(rèn)為建筑施工企業(yè)的信息化應(yīng)該增加以下三個(gè)方面的信息支持：

（一）提高信息化系統(tǒng)對項(xiàng)目管理過程資料、歸檔資料的支持

如前所述，信息化應(yīng)該是發(fā)揮IT和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的功能、提高工作效率和工作水平的有效手段，而不應(yīng)導(dǎo)致項(xiàng)目管理過程中無用的數(shù)據(jù)錄入和不必要的工作重復(fù)。信息化外包建設(shè)過程中，應(yīng)該充分考慮項(xiàng)目資料管理和檔案歸檔的需求，一是根據(jù)項(xiàng)目類別、地域劃分不同的資料模式，二是在企業(yè)個(gè)性化定制模塊的基礎(chǔ)上，增加針對夢龍、筑業(yè)等軟件的支持，或者設(shè)立相應(yīng)資料的傳輸接口，提高項(xiàng)目資料后期資料歸檔工作的支持，提升過程數(shù)據(jù)資料的利用效率。

（二）提高對生產(chǎn)技術(shù)的信息化支持

信息化系統(tǒng)應(yīng)該充分結(jié)合生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展，如BIM技術(shù)、隧道安全生產(chǎn)信息化監(jiān)控技術(shù)、隧道智能鑿巖設(shè)備、橋梁智能化張拉設(shè)備等，及時(shí)做好與新技術(shù)、新設(shè)備之間的數(shù)據(jù)銜接、與新系統(tǒng)匹配，減少整個(gè)項(xiàng)目技術(shù)管理、成本管理過程中的低效率勞動。

（三）構(gòu)建現(xiàn)場信息化管理系統(tǒng)，打造“智慧工地”

信息化系統(tǒng)不能僅在辦公室里面輸入數(shù)據(jù)，這是一種滯后管理，現(xiàn)在多數(shù)項(xiàng)目工地都會設(shè)置人員進(jìn)出打卡設(shè)施、攝像監(jiān)控系統(tǒng)等，對項(xiàng)目施工現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控?？梢钥紤]將這些系統(tǒng)與企業(yè)的信息化系統(tǒng)聯(lián)通，在項(xiàng)目施工現(xiàn)場綜合應(yīng)用RFID、紅外探測、無線傳感、智能硬件等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及移動APP，構(gòu)建現(xiàn)場信息化管理體系，打造“智慧工地”，將人員進(jìn)出管理、生產(chǎn)現(xiàn)場視頻監(jiān)控、消防報(bào)警系統(tǒng)等信息集成到信息化平臺上，與施工進(jìn)度、技術(shù)管理同步，有助于管理人員實(shí)時(shí)掌握施工現(xiàn)場情況，全方位了解項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展。

四、建筑施工企業(yè)的信息化外包選擇對策

建筑施工企業(yè)在信息化外包建設(shè)的選擇，是信息化工作能否順利實(shí)現(xiàn)的前提，在這個(gè)過程中，企業(yè)應(yīng)該注重以下幾個(gè)方面的考量：

（一）不以特級資質(zhì)考評為最終目標(biāo)，信息化應(yīng)該體現(xiàn)企業(yè)的最高管理水平

特級資質(zhì)是企業(yè)發(fā)展的重要指標(biāo)，但不能是企業(yè)管理的最終目的。建筑行業(yè)也對特級資質(zhì)信息化考評指標(biāo)提出了質(zhì)疑，這些指標(biāo)是否能代表我國建筑行業(yè)信息管理的最高水平，是否符合國際建筑施工行業(yè)的管理模式及發(fā)展方向。具體到不同的建筑施工企業(yè)來講，每個(gè)企業(yè)的管理方式各有特點(diǎn)，發(fā)展階段各不相同，通過對標(biāo)特級資質(zhì)信息化考評指標(biāo)，可以讓企業(yè)短時(shí)間內(nèi)達(dá)到業(yè)內(nèi)統(tǒng)一管理所要求的水平，但僅以此為目標(biāo)，則會使得建筑施工行業(yè)信息管理水平停滯不前。企業(yè)在選擇信息化外包的時(shí)候，不應(yīng)局限于特級資質(zhì)考評要求，而應(yīng)該著眼于企業(yè)信息管理的目標(biāo)水平，著眼于國內(nèi)建筑行業(yè)特級資質(zhì)企業(yè)信息管理的最高水平。

（二）與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相吻合，前瞻性規(guī)劃信息化外包策略及需求

建筑施工企業(yè)在選擇信息化外包解決方案的時(shí)候，應(yīng)該首先對企業(yè)本身的發(fā)展階段、發(fā)展方向、發(fā)展目標(biāo)有清晰的認(rèn)識，做出明確的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，據(jù)此制定個(gè)性化的信息化外包策略，明確信息化業(yè)務(wù)的整體目標(biāo)、階段目標(biāo)、主次目標(biāo)、優(yōu)先等級等。信息化外包策略要兼具前瞻性和專業(yè)性，要對行業(yè)信息化發(fā)展方向以及相關(guān)IT技術(shù)發(fā)展方向有較清晰的了解和掌握，確保信息化系統(tǒng)建成后能夠滿足企業(yè)在較長一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展需求，避免系統(tǒng)頻繁迭代升級所帶來的資源浪費(fèi)。

（三）候選外包IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)的能力是否匹配企業(yè)管理需求

外包IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)、能力、技術(shù)、資本、信譽(yù)、發(fā)展穩(wěn)定性以及對建筑施工行業(yè)信息化工作的熟悉程度、已有相關(guān)業(yè)績等，都是預(yù)測外包團(tuán)隊(duì)能否達(dá)成信息化目標(biāo)的重要指標(biāo)。因此要對外包服務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行充分的前期調(diào)研，并制定科學(xué)全面的量化評估方案，考察其能力是否足以完成企業(yè)信息化的任務(wù)。

（四）對信息化外包服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)把控

IT外包服務(wù)過程中的風(fēng)險(xiǎn)客觀存在，從招投標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)評估到系統(tǒng)運(yùn)行管理的安全性，從數(shù)據(jù)收集管理權(quán)限到企業(yè)關(guān)鍵信息保護(hù)，以及企業(yè)信息化過程中所產(chǎn)生的信息知識產(chǎn)權(quán)，都存在信息安全風(fēng)險(xiǎn)。這需要在信息化外包過程中提前考慮部署，在外包合同中做出相應(yīng)明確的約定，并制定相應(yīng)的應(yīng)急處理措施，同時(shí)加強(qiáng)信息化外包過程管理，明確企業(yè)內(nèi)部各部門度信息化外包工作的管理職責(zé)和管理目標(biāo)，在外包實(shí)施過程中對外包團(tuán)隊(duì)的人員和服務(wù)進(jìn)行有效監(jiān)督。

五、結(jié)語

建筑施工企業(yè)在信息化過程中，絕大多數(shù)都選擇了外包模式。在信息化外包建設(shè)的過程中，如果企業(yè)能夠結(jié)合項(xiàng)目管理實(shí)際需求，對信息化的作用、要達(dá)到的目的有清晰明確的認(rèn)識，并謹(jǐn)慎選擇合適的外包團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)外包過程中的風(fēng)險(xiǎn)把控，就能夠使得信息化工作事半功倍，有效提升建筑施工企業(yè)的管理和決策水平。