辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探討

谷妍 中國石油天然氣股份有限公司遼寧銷售分公司

隨著時(shí)代的變更，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)對人類的幫助越來越大，它已經(jīng)深深印入到這個(gè)時(shí)代的人類生活當(dāng)中，成為時(shí)代的印記，代表時(shí)代的發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化當(dāng)中更是起到關(guān)鍵性的作用，辦公自動(dòng)化中的辦公系統(tǒng)是一個(gè)非常復(fù)雜且綜合性較高的信息系統(tǒng)，這其中一項(xiàng)非常關(guān)鍵的技術(shù)就是計(jì)算機(jī)技術(shù)，計(jì)算機(jī)的高效性和準(zhǔn)確性在辦公自動(dòng)化中起到了非常好的促進(jìn)作用。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

（一）多元化與差異化管理

對于現(xiàn)代企業(yè)來說，依靠明確的職責(zé)分工，形成完整的管理體系，才能保證各種管理資源的最大限度開發(fā)和利用。通過應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以針對不同職能部門設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，滿足不同員工的需求，有助于建立差異化、多元化的管理模式，確保多部門工作效率的顯著提高。

（二）便捷化與高效化服務(wù)

在傳統(tǒng)企業(yè)辦公模式中，工作人員辦公需受到空間與時(shí)間限制，工作局限性較大。對此，通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可在手機(jī)智能網(wǎng)絡(luò)、Wi-Fi無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐下實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公，有助于提高工作人員辦公的效率，提高多部門的配合效果，保障企業(yè)決策的及時(shí)性與發(fā)展的高效性。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公當(dāng)中的具體運(yùn)用

（一）文檔管控自動(dòng)化

文件收發(fā)控制：文件的審批和讀取完全在電腦互聯(lián)網(wǎng)上完成，所有工作流程均可由客戶定制完成，所有操作人員、操作時(shí)間、修改痕跡和發(fā)送審核痕跡均將詳細(xì)記錄。當(dāng)收到一份文件，首先要注冊，然后文檔將傳遞給組織的文檔，在文檔中有組織的殯儀員組織，文檔將自動(dòng)傳遞給承包商和組織，特別的人最后的文件文檔。歸檔后的文檔可以通過不同權(quán)限按保密級(jí)別搜索，搜索權(quán)限可以由用戶自行指定。接收和發(fā)送文件的過程由計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)接收和發(fā)送文件的自動(dòng)化可以使各種各樣的信息，知識(shí)和文件可以應(yīng)用，共享和存儲(chǔ)根據(jù)權(quán)威和有一個(gè)非常簡單和方便的查詢方式。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使各種紙質(zhì)文件電子化，通過文件信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文件的存儲(chǔ)，按指定權(quán)限申請。經(jīng)過進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，計(jì)算機(jī)技術(shù)，例如，一個(gè)公司招募新員工，只要控制他設(shè)置用戶的身份，設(shè)置一個(gè)密碼，工作人員可以參考他們的著陸系統(tǒng)滿足用戶權(quán)限的文檔內(nèi)容：公司的進(jìn)展，各種技術(shù)文檔，規(guī)章制度，以及歷史等等。

（二）辦公自動(dòng)化促使辦公環(huán)境獲得優(yōu)化和提升

一般企業(yè)和辦公環(huán)境，往往更容易被過度約束的空間或有限的空間，特別是在一些領(lǐng)導(dǎo)出差，經(jīng)常發(fā)生沒有簽名，一個(gè)文件，整個(gè)過程將無法順利，太當(dāng)回事，也會(huì)因?yàn)檫@種現(xiàn)象造成的各類重點(diǎn)項(xiàng)目無法推進(jìn)。這種高壓的工作環(huán)境會(huì)使有顧慮的上班族極度焦慮，甚至因?yàn)闆]有輕松自由、正常的工作環(huán)境，而帶來一些嚴(yán)重的失誤。為了有效改變現(xiàn)狀，辦公自動(dòng)化應(yīng)該適時(shí)誕生。在優(yōu)化辦公環(huán)境，開啟無紙化辦公模式的同時(shí)，也為眾多辦公從業(yè)者和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶來了合理的溝通平臺(tái)。它不僅允許辦公室員工工作以外的空間限制，還可以分享各種各樣的材料和數(shù)據(jù)在一個(gè)獨(dú)特的多媒體載體方式，這有助于辦公室員工緩解緊張和壓力，但也使辦公效率大大提高。

（三）多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的獨(dú)特性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，它是辦公自動(dòng)化過程中事情的多元化展示。它融合了多媒體技術(shù)，將文字、聲音和圖形有機(jī)地結(jié)合起來展示。其次，在良好的多媒體技術(shù)的應(yīng)用，還可以實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，通過文字、語音和視頻相結(jié)合完成相應(yīng)的顯示，因此，多媒體技術(shù)融合了各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)內(nèi)容的產(chǎn)業(yè)，在辦公自動(dòng)化技術(shù)的辦公自動(dòng)化，不再僅僅停留在處理文件，它可以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上豐富多樣的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和應(yīng)用程序。

（四）不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公技術(shù)

對于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)來說，每一次系統(tǒng)的更新都可能是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化更新進(jìn)步的契機(jī)，通過不斷的關(guān)注和學(xué)習(xí)這些技術(shù)的更新可以很大程度上使自己的技術(shù)水平得到了提高?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)時(shí)代已經(jīng)到來，大數(shù)據(jù)和新媒體技術(shù)也隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來而飛速發(fā)展，這對于辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)也意味著相應(yīng)的更新和進(jìn)步，給辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)帶來了新的挑戰(zhàn)。只有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，計(jì)算機(jī)水平的辦公自動(dòng)化才能發(fā)揮更大的作用，使辦公操作具有更高的效率。因此，為了使辦公自動(dòng)化更有效率，我們必須注意隨時(shí)先進(jìn)技術(shù)的到來，繼續(xù)學(xué)習(xí)，這樣自己的技術(shù)水平可以跟隨時(shí)代的發(fā)展，因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)和新媒體技術(shù)和其他先進(jìn)技術(shù)結(jié)合辦公自動(dòng)化，從而達(dá)到更高效率的辦公自動(dòng)化。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)如今的現(xiàn)代化企業(yè)，都要結(jié)合其企業(yè)需求，以社會(huì)的發(fā)展需求為基礎(chǔ)來展開高效的交流和互動(dòng)，把計(jì)算機(jī)理論以及網(wǎng)絡(luò)實(shí)踐應(yīng)用技術(shù)聯(lián)系起來，在建設(shè)安全化和穩(wěn)定化的辦公網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化平臺(tái)的過程中，達(dá)成企業(yè)整體的自動(dòng)化進(jìn)程的推進(jìn)和發(fā)展，為辦公從業(yè)人員的整體工作效率以及工作質(zhì)量的有效提高提供可靠的保障。