大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平提升的策略研究

郭磊 保定市衛(wèi)生健康委員會

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在我國的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了前所未有的重視，并得到廣泛應(yīng)用。事業(yè)單位的檔案管理工作在傳統(tǒng)的工作模式下，面臨著很多困難，不僅給檔案管理工作人員帶來極大的工作壓力，也無法取得理想的管理效果。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景分析

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代概念的提出

大數(shù)據(jù)時(shí)代概念由麥肯錫最早提出。他指出，數(shù)據(jù)應(yīng)用已經(jīng)滲透到當(dāng)今社會的每個(gè)行業(yè)和每個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種重要的生產(chǎn)要素。人們只有在海量的數(shù)據(jù)中進(jìn)行挖掘運(yùn)用，才能實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)率的增長。而所謂的大數(shù)據(jù)時(shí)代，就是指運(yùn)用相關(guān)算法在海量數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，進(jìn)行分析處理，發(fā)現(xiàn)其中價(jià)值，并服務(wù)于生產(chǎn)生活中。大數(shù)據(jù)是信息時(shí)代的產(chǎn)物，特別是隨著云時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)常和云計(jì)算結(jié)合起來，在大量的非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)分析中，快速獲得有價(jià)值的信息[1]。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代具有四個(gè)顯著特征。第一，大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)量是龐大的，其最小的計(jì)量單位都是P，換算成我們常用的計(jì)量單位則是1000T。第二，大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)類型是多樣的，我們常見的數(shù)據(jù)類型包括視頻、音頻、圖片、網(wǎng)絡(luò)日志等，這就對數(shù)據(jù)的處理能力提出了更高的要求。第三，大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)量雖然龐大，但其中包含大量的無用數(shù)據(jù)，需要我們進(jìn)行必要的分析整理，進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，發(fā)現(xiàn)其中真正有價(jià)值的數(shù)據(jù)。第四，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)的處理速度更快，更具時(shí)效性，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代下與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理最為顯著的區(qū)別。

（三）大數(shù)據(jù)的精髓分析

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，通過技術(shù)應(yīng)用，我們可以分析到所需要的全部數(shù)據(jù)，而不再是進(jìn)行隨機(jī)取樣。其次，大數(shù)據(jù)下我們所追求的是大體上的方向，而不再追求某個(gè)數(shù)據(jù)的精確度。最后，大數(shù)據(jù)下我們由追求某件事情的因果關(guān)系轉(zhuǎn)而追求事物之間的相互關(guān)系[2]。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用對事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）大數(shù)據(jù)應(yīng)用能夠有效提升事業(yè)單位檔案管理的效率

事業(yè)單位在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理工作都是由人工完成，管理過程煩瑣，而且人工下的檔案分類整理，很容易出錯(cuò)，不利于后期的管理利用。通過大數(shù)據(jù)應(yīng)用，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，能夠進(jìn)一步細(xì)化和明晰檔案管理的流程，提高檔案資源的利用率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（二）大數(shù)據(jù)應(yīng)用能夠有效降低事業(yè)單位檔案管理的成本

傳統(tǒng)上的事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理模式下，大量檔案儲存管理需要占據(jù)大量的空間，并且由于紙質(zhì)檔案容易受潮易損壞等缺點(diǎn)，需要進(jìn)一步做好防潮、防蛀、防火的措施，也會加大檔案管理的成本。而在大數(shù)據(jù)應(yīng)用下，實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化處理，所有檔案數(shù)據(jù)都通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來儲存，只要做好日常的計(jì)算機(jī)維護(hù)和數(shù)據(jù)庫的更新備份即可，可以有效降低檔案管理的成本。

（三）大數(shù)據(jù)應(yīng)用能夠使事業(yè)單位的檔案內(nèi)容更加豐富

傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位的檔案，只能是文字為主，輔以少量的圖片形式，內(nèi)容相對單一枯燥。在引入大數(shù)據(jù)應(yīng)用后，信息化的檔案中可以包括視頻、音頻、文字、圖片等各種形式，檔案的內(nèi)容可以更加豐富，檔案資料將會以更加全面的方式展現(xiàn)出來。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平提升的策略研究

（一）重視檔案管理信息化培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)人才

當(dāng)前很多的事業(yè)單位對檔案管理缺乏足夠的重視，從事檔案管理的工作人員年齡普遍偏大，缺乏基本的信息技術(shù)應(yīng)用能力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案的信息化管理服務(wù)水平的提升，能夠大大提升檔案價(jià)值，必須高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，既要掌握計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用技術(shù)，又要能夠熟練地應(yīng)用到檔案管理的實(shí)際當(dāng)中，提高檔案綜合管理水平。要積極吸收新生代的檔案管理專業(yè)人才，加快檔案管理人才年輕化進(jìn)程，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)應(yīng)用的價(jià)值。

（二）建立科學(xué)的檔案信息化管理體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案資源的整合和深度開發(fā)提供了便利條件，事業(yè)單位在檔案管理工作過程中，要借助信息技術(shù)手段將分散的檔案資源整合起來，并進(jìn)行必要的分類整理，形成檔案管理的制度化和規(guī)范化，建立科學(xué)的檔案信息化管理體系，深入挖掘檔案資源的價(jià)值，提高其利用率，保證檔案資源信息能夠最大限度的發(fā)揮其作用。

（三）注重檔案信息的安全性

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化管理工作，所有的檔案資源都保存在計(jì)算機(jī)中，在帶來檔案管理工作便捷性的同時(shí)，也會產(chǎn)生一定的安全隱患。不僅存在計(jì)算機(jī)癱瘓?jiān)斐上到y(tǒng)內(nèi)容丟失的可能，也存在由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，引發(fā)黑客攻擊造成檔案信息泄露的危險(xiǎn)。所以在信息檔案管理過程中，要特別注重檔案信息的安全性，既要做好檔案信息的必要備份和儲存，也要提升檔案信息的安全等級，比如通過安裝必要的安全軟件，定期進(jìn)行病毒查殺、設(shè)置不易破解的安全密碼等措施來保證檔案信息的安全。

（四）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，各單位的檔案管理工作各自為政，無法實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)互通。大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案的共建共享提供了可能。事業(yè)單位要加強(qiáng)與其他單位的合作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成各方聯(lián)動(dòng)機(jī)制，真正實(shí)現(xiàn)互建互通，檔案信息隨時(shí)都能夠做到更新，保證事業(yè)單位檔案資源的準(zhǔn)確性，完善檔案資源。

總之，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新提供了技術(shù)條件，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的提升，為事業(yè)單位檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供了技術(shù)保障。