大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作分析

孫飛 河南九域恩湃電力技術(shù)有限公司

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)酵下，檔案管理工作傳統(tǒng)低效率的工作模式逐漸被新形勢所推翻。企業(yè)想在新時代順風(fēng)順?biāo)鸵獙⒛X子里的舊方式摒棄掉，順應(yīng)發(fā)展，才不會被時間洪流沖刷掉。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的價值分析

（一）科學(xué)化管理

在現(xiàn)實生活中，許多企業(yè)都認(rèn)為檔案管理是一件翻閱管理資料的工作可有可無，并不在乎其當(dāng)下工作、未來發(fā)展，以及如何提高工作效率等問題，該想法極其錯誤。檔案管理工作人員雖然不參與實際銷售、運(yùn)營、生產(chǎn)等工作，給企業(yè)不能帶來直接的效益。但是其掌管著企業(yè)自成立以來所有的重要信息，包括：銷售數(shù)據(jù)、發(fā)展經(jīng)驗、領(lǐng)導(dǎo)的各個決策等，每一樣都對企業(yè)都有關(guān)鍵的作用。隨著大數(shù)據(jù)不斷沖擊著企業(yè)的工作，管理人員也加強(qiáng)了對檔案的重視程度，使檔案逐漸向科學(xué)化邁進(jìn)，促進(jìn)了工作效率的提升。

（二）檔案規(guī)范化

檔案管理工作在企業(yè)管理工作中占著關(guān)鍵的位置，不僅擁有企業(yè)從建立初期到現(xiàn)在的艱辛奮斗過程，還反映出了企業(yè)的文化內(nèi)涵，在大數(shù)據(jù)時代的影響下，構(gòu)建一套合理、完善的管理制度，在實際發(fā)展的過程中企業(yè)將走向規(guī)范化、現(xiàn)代化的道路，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)步前進(jìn)。

（三）資源核心化

檔案管理工作是企業(yè)工作運(yùn)行的基礎(chǔ)，其作為整體的縮影，其運(yùn)行的水平與效率反映了大體的情況。只有將其視為中心內(nèi)容重視起來，提升工作的能力與方式，才能發(fā)揮出原本的效果，使企業(yè)向綜合化、核心化發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在工作中發(fā)揮著團(tuán)隊的智囊的作用，其思想會對手下員工有一定的影響。如今，企業(yè)管理者大多注意的是銷售部門、人事部門等，唯獨(dú)忽視了檔案管理工作，對檔案人員的認(rèn)識也簡單停留在保管與整理資料上，在該工作上認(rèn)識度不夠高。隨著社會經(jīng)濟(jì)帶動公司不斷發(fā)展時，領(lǐng)導(dǎo)人員的工作重心也只是放在了營銷工作上，忽略檔案管理的重要程度，使其產(chǎn)生了惡劣影響，企業(yè)內(nèi)部的銷售部門能在短時間內(nèi)產(chǎn)生效果，而檔案管理工作則需要很長的時間才會有回報，往往去注重眼前的利益忽略了長遠(yuǎn)的發(fā)展[1]。此外，現(xiàn)代社會科技飛速發(fā)展，為人民的生活和工作帶來了一定的便利性。同時，員工的工作方式也有了一個翻天覆地的改變，企業(yè)內(nèi)部即便在這樣改變下，依然沒有使檔案管理工作發(fā)生大幅度的改善，信息化的建設(shè)基本未開展，管理方式也相對落后，未在該方面投入足夠的建設(shè)資金，使其阻擋了信息化建設(shè)的腳步。直至今天，大部分的公司仍采用傳統(tǒng)的員工手動保存檔案，費(fèi)時費(fèi)力，工作效率又不高，現(xiàn)代化建設(shè)工作不完善。

三、優(yōu)化大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的策略

（一）檔案一體化

在大數(shù)據(jù)的影響下應(yīng)以此為基礎(chǔ)，使檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將管理工作與企業(yè)一體化的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行兼容和銜接，對不同部門的信息進(jìn)行分類，搭建相應(yīng)的流程與區(qū)域。不僅可以使信息的使用和存儲更加方便，還能實現(xiàn)部門信息的共享，提高使用的效率。在信息化的搭建過程中也要將平臺進(jìn)一步優(yōu)化，加入電子文件管理的功能，將其加入信息建設(shè)規(guī)劃之中，結(jié)合實際發(fā)展，成為適合自身的服務(wù)系統(tǒng)平臺，不但能提供發(fā)展的基礎(chǔ)，同時也可以使檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)[2]。

（二）強(qiáng)化服務(wù)水平

企業(yè)建立檔案管理崗位的目的是為了保管重要信息與文件，以便在日后隨時查看借鑒，為領(lǐng)導(dǎo)的重要決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。在改革的過程中，利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，按部門分類，將信息整合，凸顯數(shù)字化，建立檔案信息存儲庫，設(shè)立云平臺，日后工作中可以依據(jù)不同需求尋找適合的信息。同時，建立可視化的平臺，展示從開始到結(jié)束的完整過程，讓信息更全面地展示出來，為員工的使用提供便利。

（三）完善建設(shè)體系

企業(yè)檔案管理崗位的信息化建設(shè)，要通過使用合理有效的手段去實施，先要在內(nèi)部建立完善的制度條例，此外，要求管理人員對工作的現(xiàn)代化改革要有一定的了解，使其不僅能認(rèn)識到自身工作的重要性，同樣也能在相關(guān)制度建設(shè)與完善的過程中提出意見與補(bǔ)充，提高其建設(shè)水平。通過加入技術(shù)手段，在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中加入防火墻等一些軟件、硬件保護(hù)，使安全防護(hù)逐漸被完善。

（四）提升員工素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理崗位的工作者，不僅是企業(yè)發(fā)展歷史中的參與者，也是企業(yè)向更優(yōu)秀未來邁進(jìn)的實踐者。在大數(shù)據(jù)背景的影響之下，其管理工作會面對巨大的挑戰(zhàn)與變動，因此，應(yīng)掌握改革新形勢，不斷地提升自身專業(yè)知識、服務(wù)水平以及各方面的能力。同時，企業(yè)可通過為檔案人員舉行相關(guān)專業(yè)知識講座，互相交流溝通、團(tuán)隊合作一起學(xué)習(xí)等訓(xùn)練方式，培養(yǎng)一批能力出眾、具有現(xiàn)代技術(shù)的隊伍，為企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展保駕護(hù)航。

（五）加強(qiáng)工作重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，轉(zhuǎn)變原本錯誤的觀念，更深入、具體的了解到工作的重要性。在日常管理中，深入到檔案管理工作之中去，了解重心以及當(dāng)下的問題并給予重視的態(tài)度，為建設(shè)工作投入一定的資金和人才。同時，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作重要性的宣傳工作，使更多的員工注視到工作的內(nèi)容與關(guān)鍵，促使該崗位不斷向前發(fā)展。

四、總結(jié)

企業(yè)檔案管理工作外表看來非常的簡單，但每個崗位的存在，必定有其關(guān)鍵的作用。因此，需要工作人員擁有專業(yè)豐富的知識、耐心與細(xì)心。此外，隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷沖擊，該工作也要順勢發(fā)展，使其走向規(guī)范化、信息化，才能在企業(yè)中長久地發(fā)揮其中流砥柱的作用，為企業(yè)日后的發(fā)展提供足夠的數(shù)據(jù)支撐。