加強高職院?；n案管理的對策

劉 丹

(長江職業(yè)學院，武漢 430074)

隨著我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展，國家出臺相關政策大力扶持高職院校培養(yǎng)適應新時代的各類人才，也加大了擴招力度。為滿足學校未來的發(fā)展需求，高職院校規(guī)模不斷擴大。此外，一些高職院校與其它中職等院校進行合并與重組，紛紛采取擴建、改建和開發(fā)建設新校區(qū)，使高職院校基建工程建設處在飛速發(fā)展之中，產(chǎn)生了大量基建檔案，這對高校檔案管理工作提出了更高的要求。在高校發(fā)展事業(yè)中，基建檔案將為學校提供重要的基礎資料，基建檔案管理工作也須跟上形勢，加強學?；窘ㄔO，做好基建檔案管理工作。

一、基建檔案的價值與特點

基建檔案是高校檔案的組成部分之一，是高校進行整體建設和規(guī)劃的重要組成部分，是指高校在基建項目建設過程中形成的具有利用和保存價值的各種文件、圖紙、圖表以及聲像載體等材料。由項目前期準備階段工作(包含項目可行性分析、項目立項、審批等)、施工、監(jiān)理和竣工驗收等四個方面階段組成，它不僅是學校建設過程中的真實記錄，更是為學校未來的發(fā)展進行維修與擴建改造提供重要的基礎和參考依據(jù)，也是高?；窘ㄔO可持續(xù)發(fā)展的根本保證。

在實際工作中，高?；椖繜o論何種規(guī)模，都具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、復雜性和周期長等特點。在收集與整理過程中，每個項目都必須要形成完整的檔案資料，且每個項目的審批手續(xù)所涉及單位較多，這對高?；n案管理提出了更高的要求，科學、有效、規(guī)范地做好基建檔案工作，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關鍵所在。

其特點表現(xiàn)為階段性；每個基建項目都要從項目前期準備工作開始，包含從項目提出、立項、審批，到施工、監(jiān)理、驗收，在不同的階段將會產(chǎn)生不同的檔案。具有廣泛性特點；基建檔案不同于其它類別檔案，每個基建項目從項目前期工作到竣工驗收，每個項目流程(審批、勘察設計、施工材料等)所產(chǎn)生的檔案都需要涉及到相關政府部門、設計部門以及施工監(jiān)理等多個單位的協(xié)調(diào)與配合。擁有系統(tǒng)性特點；高?；n案要圍繞每一個項目前期到竣工驗收后各項環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的具有保存價值的文件或圖紙記錄, 項目的完整性、系統(tǒng)性和成套性將決定每一個基建項目檔案的質(zhì)量。具備專業(yè)性特點；基建檔案相比較其它類別檔案，其專業(yè)性強，涉及到設計、 勘探、 施工、安裝以及消防等多種專業(yè)內(nèi)容, 也是今后學校維修、改造和提供法律維權的唯一依據(jù)。還有龐大性特點；每個基建項目都會產(chǎn)生系統(tǒng)和成套性的檔案，所含文件、圖紙、圖表、聲像以及原始性記錄都會相當?shù)姆倍?，檔案構成復雜，且由于基建項目規(guī)模大、涉及參與單位多和專業(yè)廣等原因，基建檔案的量遠超其他檔案。除此之外，還具有實用性和滯后性特點；在學?；A設施中，水電、管道維修、消防改造、樓房維修、校園改建、擴建以及在基建工程以及質(zhì)量事故糾紛中基建檔案都會起到重要作用。按照基建項目管理要求，基建項目竣工驗收后應當在三個月內(nèi)整理歸檔交給學校檔案室，但由于在實施基建項目過程中，所涉及其它需要完善的材料有些是由校外參與或?qū)徟鷨挝惶峁?，整個基建項目從立項到竣工階段環(huán)節(jié)多，導致周期較長，需要經(jīng)過整理和審核全部文檔材料后才能移交歸檔。

二、基建檔案管理問題分析

隨著高職院校基建項目的不斷擴大，但基建檔案管理并未及時同步前進，檔案質(zhì)量未能得到有效的保障，從而影響學校建設發(fā)展工作。

(一)檔案管理意識較為淡薄

近幾年，為滿足學校未來建設發(fā)展，大部分高職院校都在開發(fā)建設新校區(qū)，擴建和改建原有校園，為盡快完善學校基礎設施，滿足學生住宿、教學與實訓需求，大部分基建部門的重心放在保障工程質(zhì)量與搶工期的工作上，易導致基建檔案管理意識缺失，重視不夠，存在著“重工程建設、輕檔案整理”的現(xiàn)象，基建部門檔案管理人員由于多是兼職，人員配備不足，業(yè)務不熟，導致基建檔案零散和無序，嚴重影響后期基建檔案整理工作。

(二)歸檔范圍不夠完善

基建工程準備前，大部分高校未明確基建檔案工作分管領導和歸口管理部門，項目檔案工作未和項目領導與檔案管理職責掛勾，缺乏有效的基建檔案管理網(wǎng)絡領導小組的監(jiān)督和指導。由于大多數(shù)基建項目總工程師負責項目較多，缺乏與檔案管理人員的適時交流，以致基建項目歸檔范圍與實際相脫軌，有些基建檔案的原件在審批過程中被上級有關單位收回，造成基建檔案的材料收集內(nèi)容不一，嚴重影響了基建檔案的整理工作。

(三)基建歸檔質(zhì)量較低

由于基建項目檔案涉及范圍廣，參與單位多，專業(yè)性強，基建部門檔案人員和專職檔案人員缺乏溝通，出現(xiàn)歸檔材料不全面和不完整，案卷組卷不合理的現(xiàn)象。有些項目的完整性取決于項目參建單位、上級相關審批單位和驗收單位，甚至有的參建單位將未經(jīng)整理的文件材料直接移交到學校基建部門，未經(jīng)形成單位和監(jiān)理單位審核把關，缺乏對基建檔案全面的可控性，造成有的案卷中的材料缺乏內(nèi)在聯(lián)系，有的案卷則把有前后關聯(lián)的資料分別立卷，有的圖紙重復歸檔，還有的竣工圖紙沒有加蓋單位印章，案卷題名編制過于簡化，不夠具體，圖紙折疊不規(guī)范。甚至還有基建檔案在基建部門領導、工程師和經(jīng)手人員手中，沒有及時將資料移交給檔案管理人員，造成檔案不齊全、不完整和不規(guī)范，直接影響了基建歸檔質(zhì)量,制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

(四)聲像檔案歸檔缺乏與數(shù)字化工作滯后

高?；椖柯曄駲n案是紙制載體檔案的必要補充，包括照片、影像等材料。它也是高校基建項目實施過程、竣工的證明材料，而大多數(shù)高校歸檔的基建聲像檔案甚少，有的照片檔案缺乏詳細的描述。

基建檔案在檔案管理中是按“卷”組卷，將有聯(lián)系的材料裝訂成“三孔一線”，雖然避免了檔案在利用中出現(xiàn)遺失的問題，但由于復雜性及量大，利用圖紙檔案極為不便，在長期利用中提供檔案原件時，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。應加強檔案數(shù)字化管理，確保檔案現(xiàn)代化管理質(zhì)量。

三、結合實際問題，合理提升檔案管理質(zhì)量

(一)加強培訓，提高檔案管理意識

高校要從多方面加大全員對“檔案”的重視程度，從檔案的形成者到使用者，將收集與管理好學校檔案作為每個教職員工的義務和責無旁貸的職責。領導予以重視，任何一項工作的實施與成效，需要領導的重視與支持，自上而下的責任和義務，是做好基建檔案工作的基本要素?；n案乃至其它檔案都不僅是專職或部門兼職檔案人員的工作，更需要學校領導及各職能部門負責人的支持與參與，在所需的人、財、物和工作環(huán)境上給予檔案工作的大力支持。實行全員參與，學校職工可以通過檔案業(yè)務工作會議培訓、展覽和國際檔案日等宣傳途徑，宣傳檔案知識，普及檔案的重要性，提升師生對檔案的認識。由被動收集檔案轉(zhuǎn)向為主動整理，激發(fā)每個職工的責任意識，并通過各部門和教職員工借閱檔案，真切體會到“我為檔案，檔案為我”的責任意識。

(二)建立健全基建檔案管理規(guī)章制度

加強領導，明確職責，落實管理責任。負責基建項目總工程師要與檔案管理人員在項目施工前進行溝通，根據(jù)國家和地方的相關規(guī)范要求，并結合學校的實際制定基建檔案歸檔范圍，通過建立相應的規(guī)章制度，明確項目領導管理職能，做到責任到人，落實到人，嚴格監(jiān)督工程建設項目所涉及到的勘察設計、施工與監(jiān)理等參建單位所形成的文件材料及組卷質(zhì)量要求。高校與參建單位簽訂合同時要明確對方提交文件材料內(nèi)容。其次，按照檔案管理要求，高?；n案應當在項目竣工驗收三個月內(nèi)進行整理移交檔案，由于所涉及范圍廣、參建單位多和周期長等原因，整理移交工作有所推遲，基建部門檔案員要做好各項目的跟蹤工作，避免出現(xiàn)遺漏，保證基建檔案收集齊全。必須做好基建檔案歸檔審查工作，它是保證基建檔案組卷的齊全、完整、準確和案卷質(zhì)量的重要階段工作。在實際工作中，基建部門應嚴格要求參建單位，將本單位形成的反映與學校基建項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的文件材料進行收集、整理與組卷。學校檔案部門要及時與基建部門檔案人員溝通，承擔監(jiān)督、檢查和指導的職責。落實專門人員，定時或不定時地檢查、指導基建檔案歸檔工作。

(三)加強基建檔案歸檔質(zhì)量

檔案管理必須注重完整性，每個基建項目階段都是一環(huán)扣一環(huán)，而每一階段文件大多來自于項目參建單位，由于基建檔案周期長、范圍廣、專業(yè)強且形成材料較為滯后的原因，形成的文件也不同。檔案部門人員不僅要對基建部門檔案人員進行檔案工作指導，基建部門檔案人員也要對參建單位進行文件材料把控。每個項目竣工驗收時要抓住每項材料的細節(jié)審核，如可行性報告、立項審批、勘察設計、設計變更、合同、招投標、施工以及竣工圖。要求各參建單位以高度的責任心對基建檔案進行收集、整理，經(jīng)檔案審查合格，方可進行交接。強化聲像檔案歸檔，包含照片檔案及影像檔案，它是紙制載體檔案的必要補充，對聲像檔案進行規(guī)范整理并與其他基建檔案一起移交才能體現(xiàn)項目的完整性。與此同時，還需注重規(guī)范性，要理清各項目與子項目的關系，方可進行立卷。合理組卷是基建檔案歸檔的一大難點，要厘清每個項目各環(huán)節(jié)的流程與關系，按照基建檔案歸檔的內(nèi)容進行收集、核對項目材料后再整理，將每個項目前后有邏輯聯(lián)系及內(nèi)在聯(lián)系的進行初步組卷。[1]

另一方面，要結合標準，規(guī)范檔案整理。制定基建檔案檔號，基建檔案檔號一般不出現(xiàn)年度，是按照項目的前后聯(lián)系依次排列，由于每一個項目不能完全在一個案卷里體現(xiàn)，所以一般檔號設置為：全宗號—JJ12—001—0001，解釋為：全宗號，一般是由高校向上級分管檔案行政部門提出申請后獲得。JJ12，是高校自定義基建項目分類代碼，也可以由文字所代替。001，代表第一個項目。0001，代表第一個項目第一組案卷。依次類推，還會出現(xiàn)與第一個項目有前后聯(lián)系的第二組案卷，第三組案卷……，直到出現(xiàn)第二個獨立的項目，檔號為：全宗號—JJ12—002—0001。確定文件材料責任者，一般是由上級或工程相關單位給出，有的會由兩個以上單位給出，責任者至少要寫出兩家責任單位名稱。撰寫案卷題名，一組案卷里有一個項目的多個材料，那么案卷題名的擬定需要聯(lián)系案卷內(nèi)容，精煉在25個字以內(nèi)標注在案卷封面上。備好案卷備考表，每一組案卷里不僅有卷內(nèi)目錄，而且最后還應有備考表，它要反映出這組案卷的整理情況。完成裝訂，基建檔案按照組卷順序逐件編制頁碼、蓋檔號章，裝訂成三孔一線。

三要嚴格查驗基建圖紙、規(guī)范歸檔?；▓D紙量大、類別不一、大小也不相同，分別有水施圖、弱電圖、結施圖、建施圖和竣工圖等，查驗的重點就是從竣工圖著手?？⒐D是工程建設項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙，是項目建設過程和真實記錄，是項目交工驗收、運行維護、改建擴建的重要依據(jù)。同時，也要詳細核對圖紙的準確性及竣工章的簽署。[2]

(四)提高基建檔案信息化

高職院?；▓D紙利用相當頻繁，紙質(zhì)查閱已經(jīng)不能滿足利用者的需求。為此，對基建檔案進行數(shù)字化、信息化上提出了更高的要求，需要利用現(xiàn)代化設備進行掃描，與此同時，新建項目也需要嚴格要求參建單位移交紙質(zhì)文件材料時一并將電子版配套進行移交，規(guī)范了基建檔案整理工作，提升了檔案信息價值。

總之，高?；n案管理是一項需要高度責任心的工作，參與整理的檔案人員要做到細致嚴謹和嚴格把關，確保歸檔資料雜而不亂，繁而有序，全面完整，逐步提高高?；n案服務水平，為學校建設發(fā)展服務。