低績(jī)效項(xiàng)目集的十大常見問題

鮑勃·普里托

項(xiàng)目集的規(guī)模和復(fù)雜性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過許多項(xiàng)目。多個(gè)項(xiàng)目之間的聯(lián)系、“約束耦合”（Constraint Coupling）導(dǎo)致的間接相互依賴性，以及可能潛伏在項(xiàng)目之間的新風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇加劇了這些挑戰(zhàn)。然而，據(jù)我觀察，比起新的、隱性風(fēng)險(xiǎn)，大型項(xiàng)目集績(jī)效不佳的原因更多地與組織環(huán)境和框架有關(guān)。

本文列出了在績(jī)效較差的項(xiàng)目集中發(fā)現(xiàn)的十個(gè)常見問題，旨在為項(xiàng)目集經(jīng)理提供一個(gè)方便的診斷工具，方便對(duì)問題進(jìn)行定期審查，從而及早采取糾正措施并提高項(xiàng)目集績(jī)效。

問題1：項(xiàng)目集規(guī)劃依據(jù)不充分

大型、復(fù)雜的項(xiàng)目集需要一個(gè)良好的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上才能構(gòu)建項(xiàng)目集執(zhí)行策略和計(jì)劃、支持性的組織框架、流程等基礎(chǔ)設(shè)施。在基礎(chǔ)不充分的項(xiàng)目集中，通常會(huì)發(fā)現(xiàn)幾個(gè)根本原因，包括：項(xiàng)目集團(tuán)隊(duì)開始工作時(shí)沒有詳細(xì)的項(xiàng)目集和項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃；未明確定義或傳達(dá)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)；項(xiàng)目集團(tuán)隊(duì)沒有花費(fèi)足夠的精力來收集和理解所有相關(guān)信息；受偏見的影響，項(xiàng)目集的規(guī)劃假設(shè)存在缺陷；團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目集的支持度有限；缺乏信任的文化導(dǎo)致了微觀管理的蔓延，減緩了項(xiàng)目進(jìn)度。

問題2：團(tuán)隊(duì)定義不明確或缺乏必要的技能

好的戰(zhàn)略、計(jì)劃和工具只有通過人才能發(fā)揮作用。團(tuán)隊(duì)的技能必須與項(xiàng)目集的需求及可能面臨的挑戰(zhàn)相匹配。在團(tuán)隊(duì)定義和技能方面遇到挑戰(zhàn)的項(xiàng)目集通常存在以下一個(gè)或多個(gè)問題：團(tuán)隊(duì)技能與項(xiàng)目集的變更需求不一致；缺乏項(xiàng)目集管理培訓(xùn)；團(tuán)隊(duì)不具備所需的管理技能；團(tuán)隊(duì)成員不清楚自己的角色和責(zé)任；團(tuán)隊(duì)成員未按照預(yù)期的項(xiàng)目集結(jié)果行事；團(tuán)隊(duì)成員對(duì)角色、責(zé)任和結(jié)果定義不清感到不滿；在項(xiàng)目集早期未提前討論角色和職責(zé)；項(xiàng)目集角色的要求超出團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)知識(shí)范圍；缺乏擴(kuò)展團(tuán)隊(duì)成員技能的教育。

問題3：?jiǎn)栘?zé)制的文化和組織變革管理缺失

“軟”問題確實(shí)很重要。團(tuán)隊(duì)文化、對(duì)變化的關(guān)注，以及認(rèn)識(shí)到人們以不同的方式、不同的速度在變化，對(duì)項(xiàng)目集的成功都很重要。

出現(xiàn)此類問題的常見原因包括：沒有對(duì)工作進(jìn)行正式評(píng)估的方式；缺乏來自其他團(tuán)隊(duì)成員的反饋（360度審查）；績(jī)效考核流程薄弱——表現(xiàn)不佳的員工依然能得到積極的考核業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)；RACI圖表不充分、不完整；缺乏關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)；很少評(píng)估項(xiàng)目集質(zhì)量、進(jìn)度和成果；未定期進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作評(píng)估；缺乏價(jià)值觀陳述，沒有建立團(tuán)隊(duì)文化；低估變革的難度和影響；沒有認(rèn)識(shí)到變革是一個(gè)多步驟的過程；變革推動(dòng)者和變革的早期擁護(hù)者沒有得到足夠的重視。

問題4：基準(zhǔn)（Baseline）存在缺陷

在某些情況下，項(xiàng)目集失敗或表現(xiàn)不佳從一開始就注定了。這種“注定的”失敗最主要的原因是計(jì)劃薄弱和相關(guān)基準(zhǔn)有缺陷?；鶞?zhǔn)有缺陷的“癥狀”包括：時(shí)間表不切實(shí)際；未充分識(shí)別“已知的未知”并為此做準(zhǔn)備；根據(jù)最佳猜測(cè)進(jìn)行規(guī)劃，不能取信于執(zhí)行團(tuán)隊(duì)；有缺陷的基準(zhǔn)規(guī)劃流程在項(xiàng)目集的多個(gè)項(xiàng)目之間重復(fù)使用；未傳達(dá)、管理或上報(bào)項(xiàng)目集基準(zhǔn)；項(xiàng)目集范圍未明確界定；工作分解結(jié)構(gòu)不夠詳細(xì)；所做假設(shè)未經(jīng)過深思熟慮或范圍有限；假設(shè)未記錄、傳達(dá)和跟蹤；風(fēng)險(xiǎn)分析不充分、未考慮項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)演變、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃不足。

問題5：薄弱的項(xiàng)目集執(zhí)行計(jì)劃

明確的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)、堅(jiān)實(shí)的基準(zhǔn)和協(xié)調(diào)一致的團(tuán)隊(duì)有助于提高項(xiàng)目集績(jī)效。然而，有時(shí)，由于相關(guān)的項(xiàng)目集執(zhí)行計(jì)劃與項(xiàng)目的目標(biāo)、戰(zhàn)略和約束不匹配，問題仍然會(huì)出現(xiàn)。雖然我們可能在早期階段就明確定義了角色和職責(zé)，但它們可能與項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃中的隱性需求不匹配。導(dǎo)致項(xiàng)目集執(zhí)行計(jì)劃薄弱的因素包括：執(zhí)行戰(zhàn)略沒有建立在確定的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)和計(jì)劃范圍之上；執(zhí)行計(jì)劃與所選戰(zhàn)略不一致；執(zhí)行計(jì)劃未考慮資源（時(shí)間、金錢等資源受限）；執(zhí)行計(jì)劃與風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略不一致；項(xiàng)目集中的項(xiàng)目執(zhí)行順序未充分識(shí)別相互依賴性和“約束耦合”。

問題6：執(zhí)行不力

如果執(zhí)行不力，計(jì)劃再好，一個(gè)項(xiàng)目集也不會(huì)產(chǎn)生我們期待的結(jié)果。導(dǎo)致項(xiàng)目集執(zhí)行不力的因素很多，包括：決策流程結(jié)構(gòu)不充分；未認(rèn)識(shí)到?jīng)Q策流程中時(shí)間的重要性；未確定、認(rèn)可或遵守決策日期；面對(duì)不確定性時(shí)追求完美；不知情的指導(dǎo)削弱了管理團(tuán)隊(duì)的有效性；沒有優(yōu)先級(jí)意識(shí)——“袋鼠式”管理；對(duì)項(xiàng)目之間的聯(lián)系和相互依賴性理解不到位；未理解“項(xiàng)目約束”的作用；關(guān)系權(quán)力凌駕于明確的組織角色和責(zé)任之上；團(tuán)隊(duì)不夠協(xié)調(diào)；團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)不足；變更未得到控制，導(dǎo)致范圍擴(kuò)大、成本增加、進(jìn)度延誤，并改變了風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)；未定義或遵守工作流程；工作流程沒有精簡(jiǎn)；擁有批準(zhǔn)權(quán)限的人太多。

問題7：溝通不暢

如果溝通出現(xiàn)問題，項(xiàng)目集的許多方面都會(huì)遇到困難。溝通始終是一個(gè)挑戰(zhàn)，溝通計(jì)劃薄弱的“癥狀”包括：未認(rèn)識(shí)到溝通的重要性；不了解何時(shí)及如何進(jìn)行溝通；溝通頻率不符合項(xiàng)目集的需求；組織層面的溝通沒有持續(xù)開展；良好的項(xiàng)目集儀表盤不存在；未跟蹤和報(bào)告項(xiàng)目集狀態(tài)、行動(dòng)事項(xiàng)等；團(tuán)隊(duì)對(duì)關(guān)鍵路徑活動(dòng)及其日期的可見性不足；未討論或充分溝通項(xiàng)目之間的聯(lián)系、相互依賴性和優(yōu)先性；缺少?gòu)?qiáng)有力的變更單流程，在沒有充分溝通的情況下做出非正式?jīng)Q策；未及時(shí)、全面地向團(tuán)隊(duì)傳達(dá)批準(zhǔn)的變更；團(tuán)隊(duì)缺乏信息和問題意識(shí)。

問題8：缺乏戰(zhàn)略審計(jì)

“審計(jì)”這個(gè)詞經(jīng)常會(huì)激起與恐懼和回避相關(guān)的情緒，但正確的審計(jì)能夠?yàn)轫?xiàng)目集團(tuán)隊(duì)提供巨大價(jià)值。對(duì)于大型項(xiàng)目集，審計(jì)不僅應(yīng)包括信托、質(zhì)量和安全審計(jì)，還應(yīng)包括與治理和戰(zhàn)略相關(guān)的問題審計(jì)。

審計(jì)框架薄弱的項(xiàng)目通常具有以下特點(diǎn)：項(xiàng)目進(jìn)度未被外部執(zhí)行團(tuán)隊(duì)跟蹤或監(jiān)控；審計(jì)流程不能有效推動(dòng)項(xiàng)目集進(jìn)展；質(zhì)量流程審計(jì)不能促進(jìn)質(zhì)量改進(jìn)；在整個(gè)項(xiàng)目集過程中，未定期進(jìn)行審計(jì)；未審計(jì)項(xiàng)目集實(shí)際需求與資源是否匹配。

問題9：團(tuán)隊(duì)意識(shí)不強(qiáng)

團(tuán)隊(duì)績(jī)效是衡量項(xiàng)目集成功與否的標(biāo)準(zhǔn)之一。在整個(gè)項(xiàng)目集生命周期中，我們必須不斷加強(qiáng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)的概念和現(xiàn)實(shí)。當(dāng)團(tuán)隊(duì)偏離軌道時(shí)，通常會(huì)有三種現(xiàn)象：出現(xiàn)孤立現(xiàn)象和價(jià)值破壞行為；沒有持續(xù)溝通和展示共同價(jià)值觀；未共享信息。

問題10：習(xí)得教訓(xùn)和最佳實(shí)踐總結(jié)缺失

我們從行動(dòng)中學(xué)習(xí)，從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)，也從別人那里學(xué)習(xí)。項(xiàng)目集團(tuán)隊(duì)必須是學(xué)習(xí)型組織，這源自強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)文化。知識(shí)獲取、共享和管理有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保持卓越績(jī)效。如果缺乏這一點(diǎn)，我們可能會(huì)發(fā)現(xiàn)：主要階段的收尾工作不當(dāng)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)丟失，最佳實(shí)踐不能及時(shí)傳達(dá)；習(xí)得教訓(xùn)未經(jīng)審查即被納入；知識(shí)管理流程不充分。

結(jié)語

識(shí)別、理解、避免和解決以上常見問題對(duì)于提高項(xiàng)目集績(jī)效至關(guān)重要。我們可以對(duì)照以上問題對(duì)項(xiàng)目集進(jìn)行結(jié)構(gòu)化評(píng)估，以確定項(xiàng)目集是否可能存在潛在問題。P