做好機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

張婧 長江海事局后勤管理中心

機關事業(yè)單位人事檔案管理作為人力資源工作的關鍵所在，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展以及科技不斷進步，進入了嶄新的發(fā)展時期，為機關事業(yè)單位帶來全新的發(fā)展機遇，同時也為人事檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。在人事檔案管理過程中，機關事業(yè)單位必須堅持與時俱進，注重人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，注重信息技術的有效利用，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。同時針對人事檔案管理存在的問題進行深入分析，并制定完善的解決對策，確保人事檔案管理工作順利進行的基礎上，實現(xiàn)其管理效果的最優(yōu)化。

一、機關事業(yè)單位人事檔案管理概述

第一，現(xiàn)實性。機關事業(yè)單位人事部門在調(diào)動和選拔任用的過程中，需要結合查閱檔案資料來了解基本信息，這就賦予人事檔案管理工作更高的現(xiàn)實意義。第二，機密性。機關事業(yè)單位人事檔案資料屬于保密性資料，因此人事檔案管理工作也就具備了較高的保密性，需要嚴格落實保密制度來開展此項工作。第三，動態(tài)性。眾所周知，機關事業(yè)單位的職務或聘用職務以及工作情況是處在不斷變化的狀態(tài)中的，檔案資料也會隨之相應增加。在這種情況下，機關事業(yè)單位在人事檔案管理的過程中，不能僅局限于過去固定的檔案內(nèi)容的管理，而是要及時進行更新，結合實際情況實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)化管理，為機關事業(yè)單位的發(fā)展提供更加全面、真實的人事檔案資料。對于整個經(jīng)濟社會發(fā)展來講，機關事業(yè)單位承擔的主要是公共服務職能，其在整個社會主義現(xiàn)代化建設中也擔任十分重要的角色。全國范圍內(nèi)機關公務員數(shù)量800余萬、事業(yè)單位在編人員數(shù)量3000余萬，分布在經(jīng)濟、科技、文化、教育、衛(wèi)生等多個領域。行政事業(yè)單位是整個機關事業(yè)單位發(fā)展中的行動者，在公益事業(yè)的發(fā)展、和諧社會的構建方面發(fā)揮了很大作用。對于職工而言，人事檔案至關重要，其中包含個人方面的思想、經(jīng)歷、能力、業(yè)績等多項內(nèi)容，較為客觀地展現(xiàn)的整體面貌，在對職工進行評估、考核的過程中也是重要的參考性內(nèi)容。所以，優(yōu)化人事檔案管理措施，有針對性地構建專業(yè)人才隊伍，對于推動機關事業(yè)單位的人力資源管理有著很大的效用。

二、機關事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理專業(yè)人才配備不足

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，并隨著職工獎勵、處分、任免、工資、人事調(diào)動等情況隨時進行檔案材料的收集、利用、調(diào)取和轉移等操作，日常工作強度極大，對管理人員的專業(yè)技能、責任心和身體素質(zhì)都有較高要求。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第十六條明確指出：組織人事部門應當明確負責人事檔案工作的機構，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。但目前機關事業(yè)單位的組織人事部門人手緊張，無專職檔案管理員或人數(shù)達不到配備要求的現(xiàn)象較為普遍，通常由本部門其他崗位人員兼任，在專業(yè)理論、實操技能和管理精力等方面較專職檔案管理員存在一定差距，并因同時負責多項業(yè)務而無法專注于檔案管理工作，許多檔案材料難以及時整理，歷史遺存檔案歸檔困難，存在疲于應付、流于形式的現(xiàn)象，影響了人事檔案管理的質(zhì)量和工作時效，制約著人事檔案管理工作向制度化、精細化、信息化方向的進一步發(fā)展。

（二）人事檔案管理技術和方法相對落后

個別機關事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較小的單位，存在人事部門編制有限且人員變動頻繁等問題，加之單位不重視人事檔案人員的繼續(xù)培訓，導致檔案人才隊伍專業(yè)化訓練不足，人事檔案收集、整理、歸檔力度不夠，歸檔材料鑒定不嚴謹，有的材料不全面、不準確、不及時，甚至出現(xiàn)前后不一致的情況，影響了檔案的質(zhì)量和后續(xù)利用。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，很多單位建立了人事檔案管理信息系統(tǒng)，但工作方式還是以手工錄入為主，管理不規(guī)范、信息更新不及時，甚至存在記錄錯誤等問題，制約了人事檔案管理的數(shù)字化轉型步伐。

（三）缺乏健全的規(guī)章制度

隨著信息技術的快速發(fā)展，機關事業(yè)單位已經(jīng)認識到檔案管理的重要性，并且開始關注該方面工作的開展。在人事檔案管理過程中，人事檔案資料利用率不高成為其面臨的主要問題。其中主要體現(xiàn)在：檔案管理不夠科學、管理目標不明確、管理模式陳舊等，針對當前這些問題而言，機關事業(yè)單位如果不能夠很好的解決該問題，不但難以提高人事檔案管理水平，而且還會造成管理工作難以進行，將會對機關事業(yè)單位的發(fā)展造成較大的影響。

（四）人事檔案利用率不高

人事檔案材料普遍“厚古薄今”，所存的舊材料較多，新材料的補充速度較慢、內(nèi)容較少，反映個人信息、家庭管理的內(nèi)容偏多，針對近期業(yè)績、個人特長等的內(nèi)容較少，難以客觀全面地反映的現(xiàn)實面貌。另外，人事檔案整體的利用效率偏低，除了公務員、事業(yè)單位考試政審、職稱評審、辦理退休、撰寫悼詞等需要查閱檔案相關資料，平時很少用到檔案，即便是調(diào)動和提拔有的單位也跳過查閱檔案這一流程直接調(diào)檔和提拔，人事檔案未得到充分利用。

三、機關事業(yè)單位人事檔案管理措施

（一）提高政治站位，增強人事檔案管理的服務意識

人事檔案管理是一項對政治素養(yǎng)、專業(yè)能力要求極高的工作，人事檔案是個人成長軌跡的真實記載和原始憑證，不僅對個人成長過程中的成績與過錯如實記錄，也保存了許多僅限組織掌握、不可隨意公開的信息。因此，人事檔案管理工作首先要具有良好的政治素養(yǎng)，不斷提高政治站位，加強政治能力建設，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，在思想上和業(yè)務能力上始終與組織保持一致。同時，機關事業(yè)單位決策者和領導應進一步加強對人事管理工作的重視程度，肯定人事檔案管理工作的成績和價值，激發(fā)人事管理工作者的工作積極性和職業(yè)認同感；通過績效獎勵、考核考評等多種形式發(fā)現(xiàn)并樹立高質(zhì)量人事檔案管理和服務工作的典型，挖掘人事檔案管理工作的意義和價值，強化使命擔當和服務意識，做到工作主動靠前，服務提速增效，使人事檔案管理和服務工作讓組織放心、讓職工安心。

（二）技術平臺為支撐

在利用信息化技術促進產(chǎn)業(yè)變革的工業(yè)4.0時代，各行各業(yè)都在運用新技術邁向數(shù)字化、智能化。機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的數(shù)字化轉型，是提高檔案管理工作效率，提升檔案數(shù)據(jù)應用的必然要求。紙質(zhì)人事檔案作為數(shù)字檔案的前身和依據(jù)，具有重要的原始資料價值，數(shù)字檔案作為今后管理和利用的主要載體，是檔案管理轉型的主要方向，兩者密不可分。檔案管理的數(shù)字化基礎是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工。在檔案數(shù)字化之前，要對紙質(zhì)檔案進行查缺、整理、分類、排序，這一過程是對檔案文件的一次嚴格審查，確保檔案信息的準確全面；在完善紙質(zhì)檔案之后，會對檔案進行掃描和高清處理，并通過機器加人工把污損的、不清晰的掃描圖片調(diào)整到干凈、清晰的狀態(tài)，作為檔案電子文件的原件圖片存儲；通過OCR等自動識別工具，將檔案中的文字、圖片、表格、數(shù)字等分別提取出來，根據(jù)檢索要求形成規(guī)范的字段，實現(xiàn)檔案的碎片化加工存儲，使電子檔案滿足后續(xù)關鍵詞檢索、全文檢索等查詢功能和對數(shù)字檔案內(nèi)容的利用。紙質(zhì)檔案的底層數(shù)據(jù)加工精度需要和管理系統(tǒng)的需求結合，經(jīng)過標準化加工的數(shù)字檔案是檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)層，也是基礎層。在數(shù)據(jù)層基礎上的系統(tǒng)管理層是檔案管理系統(tǒng)的中樞。主要實現(xiàn)系統(tǒng)對于不同數(shù)據(jù)的用戶管理、日志管理、角色管理、權限管理等，可以結合不同單位人事部門的需求來設計，也可以作為獨立的模塊嵌入各單位的OA系統(tǒng)，方便權限管理和數(shù)據(jù)維護。檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務層是單位內(nèi)部涉及檔案工作的前臺，除了管理人員按權限分配的檢索、借閱等傳統(tǒng)使用模式下的登記功能外，還包含文件導入、自動編目、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等數(shù)字化帶來的新功能，隨著數(shù)據(jù)采集和語義分析等技術的發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)容的自動識別、歸類，以及內(nèi)容預警、智能化應用等功能方面，還有很大的發(fā)展空間。

（三）加快完善人事檔案管理制度

機關事業(yè)單位在實際的發(fā)展過程中，要想實現(xiàn)人事檔案管理工作效果，則需要注重創(chuàng)新人事檔案管理模式，同時注重信息技術的使用，實現(xiàn)人事檔案信息化建設，強化機關事業(yè)單位的組織建設職能。為了保證人事檔案管理工作的順利開展，結合當前管理的需要及基本現(xiàn)狀，注重協(xié)調(diào)相關崗位職責，推動人事檔案管理制度的制定。實施統(tǒng)一的管理制度對檔案信息進行管理，具體主要體現(xiàn)在：其一，機關事業(yè)單位要認識到檔案管理工作的重要性，并且要制定完善的檔案信息化標準，為檔案管理工作的開展提供重要保障。要想實現(xiàn)當前目標，則需要將信息技術手段應用到檔案信息化管理體系建設中，為檔案工作的開展提供重要的制度保障；其二，針對數(shù)字化人事檔案管理工作而言，同樣需要注重加強其安全管理方面的內(nèi)容，機關事業(yè)單位要制定完善的檔案管理制度，健全檔案管理機制。同時要注重電子檔案管理，重點進行檔案信息公開制度建設，逐漸形成良好的管理制度，形成有效的檔案信息化建設約束機制，以此來保證檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性，全面推動人事檔案管理工作的順利開展。

（四）提高人事檔案的利用率

首先，要豐富檔案的內(nèi)涵，在原有檔案內(nèi)容上增加一些真實信息，例如是否有房、收入概況、近期業(yè)績、個人特長等，提高其利用價值。其次，建立檔案的管理與利用機制，在人事任免、職務晉升、職稱晉級等方面充分參考人事檔案，提升人事檔案的影響力。再次，要創(chuàng)新檔案管理工作方法，構建檔案信息平臺，提高檔案的利用率，還需要加強檔案管理隊伍建設，吸納更多的優(yōu)秀人才并加強培訓，使管理人員的素質(zhì)得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后，需要建立檔案管理服務體系，擴大檔案管理的應用范疇，不僅要滿足組織和人事部門的需求，還要滿足社會大眾的合法需求。

（五）創(chuàng)新人事檔案管理工作思路

第一，機關事業(yè)單位要意識到人事檔案管理的地位及在機關事業(yè)單位發(fā)展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財、物等方面進行大力支持，做好人事檔案管理規(guī)劃工作，將其納入到議事日程上來；第二，設置專門的檔案管理領導小組，根據(jù)機關事業(yè)單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題進行深入分析，并結合具體分析的結果，及時對問題進行整改。同時還需要樹立“優(yōu)質(zhì)服務、主動服務”的理念，通過發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，可以構建信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個性化需要，打造出新型檔案服務模式。

（六）提高檔案管理的認識

轉型的基礎是思想認識的轉型，提高全體員工對檔案管理工作的認識，是檔案管理工作轉型成功的重要基礎。機關事業(yè)單位領導要具備政治敏銳性，站在時代最前沿，視“人才”為單位發(fā)展的動力和源泉，將“選對人、用對人、管好人、留住人”作為人事工作的目標和價值；單位每一級員工，都應將人事檔案作為涉及自身發(fā)展的重要依據(jù)，積極主動配合人事部門，及時準確提供個人信息材料，高度重視、嚴謹對待，為創(chuàng)新和改革人事檔案管理工作提供基礎性支撐。同時，人事部門要加大對人事檔案管理工作的培訓力度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責任意識，增強工作的主動性和服務意識，積極宣傳檔案工作的重要性，在檔案接收、鑒定、更新、轉出、保管等日常工作中，不僅要保障每卷檔案都達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求，而且要積極引進和學習數(shù)字化管理手段，更好地服務于檔案的深度利用。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理作為機關事業(yè)單位重要內(nèi)容，對于機關事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的推動作用。這種情況下，機關事業(yè)單位需要給予人事檔案管理足夠的重視，注重創(chuàng)新和發(fā)展其管理模式，積極轉變管理理念，同時根據(jù)時代的發(fā)展要求，注重創(chuàng)新和改進傳統(tǒng)檔案管理模式，完善檔案管理機制與制度建設，提高檔案利用效率，推動我國機關事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。