淺談機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的問題與對策

陳海云 四川省巴中市巴州區(qū)政法宣傳中心

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

（一）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理是管理單位及干部信息的重要手段

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分之一就是單位及機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案，是一項政策性強，原則性強的重要工作，是為機關(guān)事業(yè)單位各項工作服務的一項專門的業(yè)務，如檔案管理所記錄的有職工學歷學位、政審、表彰獎勵、違規(guī)違紀違法、工資等各項信息，記錄著單位干部職工的重要成長經(jīng)歷，是對干部“三齡兩歷一身份”認定的重要依據(jù)和來源，特別是檔案中的表彰獎勵既能反映干部職工在工作中所作的貢獻，也能突顯機關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展過程中所取得的成就、成績的總結(jié)分析。

（二）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理是促進單位科學決策的重要參考源

隨著改革的深入，機關(guān)事業(yè)單位承擔的公共服務職能體現(xiàn)的越來越重要，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中擔任著重要的角色，不斷為經(jīng)濟社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的公共服務。檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位重要的組成部分，有助于為領(lǐng)導提供較強的決策參考。在檔案管理過程中除了基本的檔案收集與歸納之外，還要求高標準、高效率的管理，不僅僅只是簡單記錄干部信息和單位發(fā)展，也可以通過對過往的干部成長及單位重要決策事項進行梳理分析，能夠讓領(lǐng)導層充分了解單位的運行狀況，同時機關(guān)事業(yè)單位干部的職務以及工作情況是處在不斷變化的狀態(tài)中，結(jié)合實際情況對檔案管理記錄信息的完善及更新，準確、全面、真實檔案資料，讓領(lǐng)導決策有參考，調(diào)度有依據(jù)，才能有助于領(lǐng)導做出的更加正確科學決策。為此必須對檔案管理工作給予足夠的重視，完善檔案管理制度，促使檔案管理更加科學精準。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理機制不完善

完善的規(guī)章制度和規(guī)范的工作流程是機關(guān)事業(yè)單位能有序開展檔案管理工作的重要保障。目前在少數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，有未建立檔案管理制度的，有建立但制度不完善的，也有建立完善規(guī)范制度但監(jiān)督落實不到位的；也存在各部門自行管理，或以組織人事部門為主，其他部門相互協(xié)調(diào)管理但審核制度及進度不一致的現(xiàn)象。缺乏規(guī)范檔案材料審核管理，在具體的填寫過程中相對隨意導致如年齡（出生年月）、黨齡（入黨時間）、工齡（參加工作時間）信息前后不一致；字跡潦草、有涂改甚至出現(xiàn)多個音同字不同的姓名等不規(guī)范的現(xiàn)象，直接影響干部檔案信息的真實性和完整性，給干部人事管理工作帶來隱患。

（二）檔案管理利用率不高

個別機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導沒有深刻領(lǐng)會檔案管理的重要性，客觀制約了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平，從而降低了使用效率；一些干部職工不配合，不積極主動完善個人檔案，少數(shù)單位歸檔不及時，新材料的補充速度較慢、內(nèi)容較少，反映干部個人信息家庭管理的內(nèi)容偏多，針對近期業(yè)績、個人特長等的內(nèi)容較少，難以客觀全面地反映干部的現(xiàn)實面貌。另外，干部人事檔案整體的利用效率偏低，除了干部晉升提拔、調(diào)動、辦理退休需要查閱檔案相關(guān)資料，平時很少用到干部個人檔案信息，單位各科股室的檔案資料存檔后沒有再翻閱，導致了檔案管理成果運用較低。

（三）檔案管理信息化水平不高

隨著現(xiàn)代信息科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”服務已經(jīng)在各單位實際工作中廣泛應用，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案有著存儲范圍大，保存方便、便捷查找等特點，便于提取和利用等諸多優(yōu)勢，充分利用電子檔案可以更加高效收集、整理、分析檔案，極大地提高了檔案管理的效率，但也還存在不小差距，無法真正實現(xiàn)信息共享。

（四）檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

檔案管理工作看似很簡單，但實際上是一項專業(yè)性極強的工作，對檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)提出了更高要求，然而檔案管理工作人員大都非專業(yè)出身，缺乏一定的專業(yè)技能，同時在思想認識上也有不足，認為檔案管理工作枯燥，缺乏耐心和熱情，助長了消極心理，導致長期堅持在檔案管理的工作的專業(yè)人員較少；少數(shù)機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作方面，由于單位人手不足，沒有配備專門的檔案管理人員，而是調(diào)用其他崗位的職工臨時兼職檔案管理，一些專職的檔案管理工作者也身兼數(shù)職，沒有專門的時間和精力從事檔案管理工作，管理時的粗糙或不細致，容易導致其面對繁雜的檔案管理工作時出現(xiàn)紕漏；檔案管理的專業(yè)性知識不足，一些部門由于專業(yè)人員的欠缺，聘用臨時人員來管理檔案；檔案管理人員變動頻繁，傳幫帶工作不到位，組織人事部門較少組織系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識培訓，對入檔材料審核把關(guān)、收集、整理、歸檔、裝訂等的政策法規(guī)、業(yè)務流程、具體要求不熟，嚴重影響了干部人事檔案管理水平。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作對策

（一）不斷完善檔案管理機制

制度建設(shè)是管根本管長遠的有效舉措，在當代信息化管理方面，檔案管理方面的制度建設(shè)需加快進程，制度的缺陷將影響檔案管理的水平。機關(guān)事業(yè)單位根據(jù)實際情況完善檔案管理和使用機制，明確檔案管理人員的職能職責，規(guī)范檔案管理流程，對檔案管理人員進行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理；構(gòu)建相對完善的審核歸檔制度，檔案管理工作人員，必須關(guān)注材料審核關(guān)口，熟練掌握對材料分類的技巧，依據(jù)干部人事檔案管理的具體要求，設(shè)計明確的審核標準，確定具體的鑒別關(guān)鍵點，確保整個歸檔工作的科學性與嚴謹性，進行鑒別歸檔時，必須要做到重點明確、主次明晰；完善檔案管理的監(jiān)管制度，加強對檔案管理審核裝檔、信息完善、成果運用的監(jiān)督，督促嚴格按照檔案管理制度和流程開展具體工作，杜絕違法違規(guī)行為的出現(xiàn)。

（二）提高檔案管理信息化建設(shè)

為提高檔案管理工作的效率，單位在思想上重視的同時，還應與時俱進，主動投入大數(shù)據(jù)時代，做好檔案管理物資設(shè)備投入工作。充分運用現(xiàn)代化設(shè)施管理檔案，建設(shè)專門現(xiàn)代化的檔案管理室，針對信息收集、反饋與查詢等內(nèi)容構(gòu)建專門的數(shù)字歸檔、多媒體檔案，配備專門的紙質(zhì)檔掃描和電子檔保管設(shè)施設(shè)備，從而優(yōu)化當下檔案管理效率方面的問題，還可以建立檔案信息資料共享平臺，便于信息資料的登記與查詢，購置、研發(fā)與單位發(fā)展相適應的檔案管理軟件，加強對圖像與影音等資料的記錄，提高信息資料的使用率，提高檔案信息化程度。

（三）提高檔案管理的利用率

首先，要嚴格按照《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)政策規(guī)定，完善檔案內(nèi)容，確保檔案資料內(nèi)容真實齊全有效；其次，建立檔案的管理與利用機制，在干部人事任免、職務職級、職稱評定等方面充分參考干部人事檔案，提升干部人事檔案的影響力；再次，要創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，優(yōu)化流程，加強檔案管理隊伍建設(shè)，吸納更多的優(yōu)秀人才并加強培訓，可以建立檔案動態(tài)監(jiān)督流程，保障檔案資料更新及時。

（四）提高檔案管理人員的能力素質(zhì)

檔案管理工作具有專業(yè)性、復雜性和綜合性的特點，這要求檔案管理工作人員應當具備政治素養(yǎng)過硬，政策理論功底扎實，能忠于職守、嚴守秘密的本領(lǐng)。通過培養(yǎng)政策明白人，定期或不定期對檔案管理人員進行培訓，系統(tǒng)的學習先進的檔案管理知識，吃透檔案管理精神，明白檔案管理的政策，提升檔案管理人員政策水平；培養(yǎng)專業(yè)技能人，搭建平臺，舉辦檔案管理技能交流活動，增強紙質(zhì)檔案審核，信息化運用技術(shù)的能力，提高檔案管理的精度、效率；培養(yǎng)檔案工作者甘于奉獻人、熱愛本職工作的良好品質(zhì)，有效提升檔案工作者社會認同感、自身責任心，完善檔案管理工作人員考核，讓長期堅守檔案管理工作崗位的人員得到應有肯定。

四、總結(jié)

隨著我國經(jīng)濟社會的全面發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作愈發(fā)重要，傳統(tǒng)的檔案管理方法也不能完全適應新形勢的需要，檔案管理也要與時俱進，結(jié)合單位管理實際，不斷在檔案管理專業(yè)化、規(guī)范化、信息化、保密要求上下功夫，不斷提高思想認識，要切實重視檔案管理工作，抓住領(lǐng)導干部這個少數(shù)，提升整體領(lǐng)導水平，進一步優(yōu)化完善檔案管理工作的制度，切實利用現(xiàn)代化技術(shù)、辦法優(yōu)化檔案管理水平。要加強專業(yè)檔案隊伍的人才建設(shè)，保持檔案人員的穩(wěn)定性，加強培訓，為檔案管理提供人才支撐。要嚴格把好入口關(guān)，必須高度關(guān)注入檔材料真實性和準確性，嚴格審核，嚴格監(jiān)督，做好保密要求。通過一系列的政策措施和現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案手段，堅持新檔案管理理念，將推動檔案管理工作取得新成效。