從財(cái)務(wù)管理角度加強(qiáng)倉(cāng)庫管理的探討

賴小英 南昌鐵路局集團(tuán)公司龍巖鐵路工務(wù)段

倉(cāng)庫存貨作為鐵路工務(wù)系統(tǒng)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，存貨積壓或短缺，可能導(dǎo)致流動(dòng)資金占用過量、存貨價(jià)值貶損或生產(chǎn)中斷，其合理管理就尤為重要。本文就討論如何從財(cái)務(wù)角度完善存貨核算的基礎(chǔ)倉(cāng)庫管理，提高資金使用效率，減少國(guó)有資產(chǎn)損耗。

一、鐵路工務(wù)系統(tǒng)倉(cāng)庫管理現(xiàn)狀

經(jīng)過多年的發(fā)展和努力，目前鐵路工務(wù)系統(tǒng)倉(cāng)庫管理已經(jīng)形成了一整套完整的模式，有相應(yīng)的流程和軟硬件系統(tǒng)，也具備一定的人才基礎(chǔ)。但是多年的審計(jì)表明，我們鐵路工務(wù)系統(tǒng)仍然存在幾個(gè)典型問題：1.不少地方存在大額賬外料；2.廢舊軌料報(bào)廢不及時(shí)，廢舊軌料未按照流程進(jìn)行報(bào)廢，甚至發(fā)生偷賣廢料等職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)問題；3.倉(cāng)庫管理制度落實(shí)不到位，實(shí)際管理形式不規(guī)范，倉(cāng)庫分類不科學(xué)；4.倉(cāng)庫選址和建設(shè)不規(guī)范，有些倉(cāng)庫因條件限制直接露天擺放，導(dǎo)致不少備品備件質(zhì)量受影響；5.賬、卡、物不符，賬賬不符；6.倉(cāng)庫設(shè)置不科學(xué)，過多跨區(qū)調(diào)動(dòng)導(dǎo)致二次三次搬運(yùn)成本過高；7.各工區(qū)倉(cāng)庫實(shí)際管理人員未經(jīng)過倉(cāng)庫管理培訓(xùn)，實(shí)際管理水平欠缺；8.不關(guān)心廢品殘值和備品備件價(jià)值變化，導(dǎo)致財(cái)務(wù)對(duì)資產(chǎn)變動(dòng)不敏感。

二、建立完善的倉(cāng)庫管理制度

要加強(qiáng)倉(cāng)庫管理首先就是要從以下幾個(gè)方面考慮，建立完善的倉(cāng)庫管理制度：1.多年來沿線各倉(cāng)庫的功能定位，倉(cāng)庫的建立依據(jù)；2.倉(cāng)庫備品備件的采購(gòu)及入庫出庫流程及其歷史沿革；3.備品備件的價(jià)值依據(jù)及年度盤點(diǎn)的資產(chǎn)價(jià)值變動(dòng)重估；4.廢料的殘值估算及處理后實(shí)際殘值結(jié)算；5.備品備件周轉(zhuǎn)周期的估算及修正管理；6.倉(cāng)庫管理人員的設(shè)置和職責(zé)設(shè)定；7.倉(cāng)庫臺(tái)賬和財(cái)務(wù)系統(tǒng)一致性保障機(jī)制的建立；8.倉(cāng)庫管理的遠(yuǎn)程化和信息化水平，信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的一致性保障。

例如，為了規(guī)范鐵路工務(wù)系統(tǒng)倉(cāng)庫的材料管理程序，提高物料運(yùn)轉(zhuǎn)效率和節(jié)約成本，促進(jìn)工務(wù)系統(tǒng)倉(cāng)庫朝標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、按需設(shè)置、科學(xué)布局、效率最優(yōu)等方向發(fā)展，建立以下管理方法（簡(jiǎn)易范例）。

物資采購(gòu)計(jì)劃：物資供應(yīng)計(jì)劃由沿線各車間及段線路科、路橋科、材料科等根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制而成（或由路局下指令進(jìn)行編制報(bào)批）。當(dāng)采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，倉(cāng)庫應(yīng)當(dāng)及時(shí)核實(shí)實(shí)際庫存，并在此基礎(chǔ)上為各部門提供分析數(shù)據(jù)，以保證完成精確的采購(gòu)申請(qǐng)。

設(shè)計(jì)最佳庫存：主要材料：鐵路工務(wù)段備品備件主要材料一般為各型號(hào)的鐵軌、道砟、扣件、燃油、除草劑等，各材料庫存情況要根據(jù)材料消耗定額、供應(yīng)商狀況、最短供貨時(shí)間以及資金的周轉(zhuǎn)情況等確定；低值易耗品：低值易耗品主要有一些常用的辦公用紙張、筆、打印機(jī)及計(jì)算機(jī)耗材等，根據(jù)平時(shí)各車間各部門的實(shí)際消耗量、最短供貨時(shí)間、預(yù)算定額的使用情況等確定；主要材料和低值易耗品都必須在日常運(yùn)營(yíng)過程中完全滿足需要，但是為了節(jié)約資金減少庫存積壓和資金占用，提高各部門協(xié)作程度提高倉(cāng)庫的實(shí)時(shí)信息共享進(jìn)而根據(jù)實(shí)際各種備品備件和低值易耗品的周轉(zhuǎn)率。

備品備件入庫：所有備品備件入庫前采購(gòu)員必須要收集合格證收發(fā)貨清單及審批程序，進(jìn)行系統(tǒng)入庫及現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收（或由倉(cāng)庫管理員兼檢）；各申請(qǐng)采購(gòu)部門和使用部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)量核驗(yàn)，以確保采購(gòu)的備品備件是本部門申購(gòu)的，減少實(shí)際使用誤差和供貨錯(cuò)誤率，并進(jìn)行數(shù)量質(zhì)量方面的再次確認(rèn)。

備品備件的出庫：倉(cāng)庫管理員憑領(lǐng)料人的領(lǐng)料單如實(shí)發(fā)放，若領(lǐng)料單上車間主任和材料科負(fù)責(zé)人未簽字、字據(jù)不清或被涂改的，庫管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。

為了減少浪費(fèi)，先采購(gòu)的物質(zhì)勘用的應(yīng)當(dāng)盡量先出，段領(lǐng)導(dǎo)出于實(shí)際運(yùn)行和其他安全保障等特殊需求要用最新的備品備件的應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審批登記等程序。各類單據(jù)按照層級(jí)和權(quán)限進(jìn)行審批操作，未經(jīng)規(guī)定程序不準(zhǔn)拿走物質(zhì)不得越權(quán)和跨級(jí)提領(lǐng)物質(zhì)。

存貨的盤點(diǎn)：存貨盤點(diǎn)應(yīng)結(jié)合本段實(shí)際情況確定盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)流程等相關(guān)內(nèi)容，核查存貨數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨減值跡象。單位至少應(yīng)當(dāng)每年年度終了開展全面盤點(diǎn)清查，并形成書面報(bào)告。盤點(diǎn)應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門牽頭，紀(jì)委監(jiān)督，材料科、路橋科、辦公室、計(jì)財(cái)科等部門抽調(diào)精干人員組成臨時(shí)工作小組，小組成員從盤點(diǎn)開始到結(jié)束不得變動(dòng)，盤點(diǎn)時(shí)保證做到盤點(diǎn)數(shù)量的準(zhǔn)確性、公正性，嚴(yán)禁弄虛作假、虛報(bào)數(shù)據(jù)。所有的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)都需盤點(diǎn)人員簽名確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧、毀損、閑置以及需要報(bào)廢的存貨，應(yīng)當(dāng)查明原因、落實(shí)并追究責(zé)任，按規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后處置。

三、倉(cāng)庫管理過程中的財(cái)務(wù)核查分析

鐵路物資管理系統(tǒng)中對(duì)庫存貨品只統(tǒng)計(jì)采購(gòu)價(jià)格和數(shù)量，并在各報(bào)表中根據(jù)需要呈現(xiàn)統(tǒng)計(jì)情況。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我們的主用材料比如各型號(hào)鐵軌和道砟砂子和燃油等市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)變化是巨大的，各路局集團(tuán)公司應(yīng)該對(duì)這些材料的期貨價(jià)格波動(dòng)對(duì)各站段進(jìn)行公告，站段材料管理部門和生產(chǎn)部門可以根據(jù)生產(chǎn)需要和價(jià)格波動(dòng)實(shí)際進(jìn)行動(dòng)態(tài)庫存調(diào)整以便于節(jié)省成本，實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)的保值增值。比如，鋼材價(jià)格從2003年開始就出現(xiàn)了幾次大的波動(dòng)，范圍從每噸3000~8000元寬幅波動(dòng)，我們對(duì)鐵軌的需求是穩(wěn)定而長(zhǎng)遠(yuǎn)的，就可以選擇在靠近3000元或者低于4000元的時(shí)候多備貨，在靠近8000元時(shí)候少備貨。在物質(zhì)系統(tǒng)中，增加一個(gè)貨品現(xiàn)值估算欄，通過輸入市場(chǎng)調(diào)查或者集團(tuán)發(fā)布的現(xiàn)值參數(shù)動(dòng)態(tài)調(diào)整資產(chǎn)價(jià)值，便于財(cái)務(wù)合理估計(jì)倉(cāng)庫資產(chǎn)，準(zhǔn)確提供相關(guān)報(bào)表給領(lǐng)導(dǎo)做相關(guān)決策使用。

動(dòng)態(tài)評(píng)估需要設(shè)定周期，各站段可以根據(jù)集團(tuán)公司發(fā)布信息的頻率實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)整，也可以根據(jù)會(huì)計(jì)年度核算要求調(diào)整資產(chǎn)價(jià)值。資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估對(duì)廢品殘值的意義也是非常重大的，通過對(duì)大宗商品價(jià)格的采集評(píng)估使用可以相對(duì)合理的處理廢料，使得廢料價(jià)值最大化，提高國(guó)有資產(chǎn)的保值水平。另外，對(duì)廢料的處理，我建議要做到盡量公平公開，提高站段所有員工對(duì)廢料處理的知悉程度，最大限度地實(shí)現(xiàn)低成本的群眾監(jiān)督。

四、探索建立倉(cāng)庫管理和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的自動(dòng)對(duì)接機(jī)制

目前我們的財(cái)務(wù)系統(tǒng)賬目主要是依據(jù)資金的變動(dòng)設(shè)計(jì)的，對(duì)材料管控沒有物資管理系統(tǒng)那么細(xì)致，導(dǎo)致各站段財(cái)務(wù)要經(jīng)常進(jìn)行人工審核臺(tái)賬，且要手動(dòng)盤點(diǎn)并仔細(xì)核對(duì)，自動(dòng)化程度低，勞動(dòng)強(qiáng)度大，部分站段財(cái)務(wù)人員配置不足會(huì)導(dǎo)致盤點(diǎn)核查賬目等監(jiān)督工作長(zhǎng)時(shí)間未進(jìn)行，直接導(dǎo)致工作長(zhǎng)時(shí)間沒辦法監(jiān)督糾偏，等審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題都相對(duì)比較嚴(yán)重了。

我建議在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置倉(cāng)庫庫存子系統(tǒng)，根據(jù)財(cái)務(wù)賬目的要求建立相應(yīng)的子賬目，并做好倉(cāng)庫管理員的權(quán)限設(shè)置，使得現(xiàn)場(chǎng)的物料變動(dòng)直接反映在資產(chǎn)變化上，在倉(cāng)庫管理子系統(tǒng)中設(shè)置價(jià)值修正系數(shù)，合理反映沿線所有倉(cāng)庫的存貨價(jià)值，對(duì)價(jià)值的異常變動(dòng)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)提醒，財(cái)務(wù)人員及時(shí)根據(jù)實(shí)際進(jìn)行核查盤點(diǎn)和監(jiān)督，這樣可以大幅度減少事后盤點(diǎn)監(jiān)督的工作量。

認(rèn)真研究?jī)蓚€(gè)系統(tǒng)的特點(diǎn)和特性差異，找到共同點(diǎn)，比如上面提到的貨品價(jià)值，還有貨品數(shù)量型號(hào)、貨品的使用場(chǎng)合等，在系統(tǒng)中合理設(shè)置算法進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)審核，人工復(fù)核，以減少人工勞動(dòng)強(qiáng)度和人為偏差。

五、提高倉(cāng)庫管理的信息化水平

這二十年來，中國(guó)鐵路事業(yè)快速發(fā)展，鐵路工務(wù)系統(tǒng)的維護(hù)壓力也快速增長(zhǎng)，人員配置數(shù)量的增長(zhǎng)往往無法滿足實(shí)際需要，這也是導(dǎo)致倉(cāng)庫管理不規(guī)范的重要原因。目前我們基本上做到各個(gè)車間的倉(cāng)庫都依托鐵路物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)量及出入庫管理，倉(cāng)庫管理的信息化自動(dòng)化程度普遍較低。

首先，我們可以在每個(gè)倉(cāng)庫都安裝高清網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)，利用現(xiàn)在的圖像識(shí)別技術(shù)對(duì)人員進(jìn)出物料進(jìn)出的時(shí)間和大約品種數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的自動(dòng)化記錄；圖像識(shí)別技術(shù)還可以做到無人值守的防盜防火，通過視頻記錄倉(cāng)庫的所有操作，實(shí)現(xiàn)不可抵賴性。這些攝像機(jī)聯(lián)網(wǎng)后可以統(tǒng)一匯總?cè)胫蛋嗍一蛘?4小時(shí)有人的工作場(chǎng)所，通過調(diào)整人員管理規(guī)定實(shí)現(xiàn)低成本倉(cāng)庫安全管理。

其次，可以開發(fā)APP根據(jù)視頻觸發(fā)事件，進(jìn)行物料的出入庫手機(jī)上直接操作，提高辦事員和倉(cāng)管員的辦事效率和便捷程度。倉(cāng)庫管理APP通過合理的權(quán)限設(shè)置，把原來需要人工辦理的申請(qǐng)審批等程序全部無紙化，結(jié)合視頻識(shí)別可以做到極低的錯(cuò)誤率。

六、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

所有的工作都是由人來完成的，人才培養(yǎng)好了才能更好地完成相應(yīng)的工作，建設(shè)一支層級(jí)合適、能力適崗、遵紀(jì)守法、道德優(yōu)良的相關(guān)工作隊(duì)伍對(duì)鐵路工務(wù)段的工作特別重要。從一線線路工兼職領(lǐng)料到專職辦事人員再到計(jì)財(cái)科專業(yè)會(huì)計(jì)師，每年根據(jù)集團(tuán)公司的培訓(xùn)和在教育計(jì)劃都要進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)要根據(jù)各段自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)自身人員構(gòu)成特點(diǎn)建立個(gè)性化的人員培訓(xùn)計(jì)劃。比如，工區(qū)倉(cāng)管員要培訓(xùn)倉(cāng)庫管理的辦法、各類型貨物的歸置整理辦法、倉(cāng)庫安全管理基本知識(shí)、信息化系統(tǒng)使用技能及職業(yè)道德等；車間辦事員要進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)賬規(guī)范性培訓(xùn)、出入庫規(guī)范性培訓(xùn)、零星采購(gòu)申報(bào)及實(shí)施流程培訓(xùn)、臺(tái)賬規(guī)范性填寫培訓(xùn)等；計(jì)財(cái)科財(cái)務(wù)人員則需具備系統(tǒng)的財(cái)務(wù)知識(shí)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)才能適應(yīng)新形勢(shì)下鐵路工務(wù)系統(tǒng)發(fā)展需要。

七、小結(jié)

總之，倉(cāng)庫管理從未獨(dú)立，尤其是倉(cāng)庫和財(cái)務(wù)聯(lián)系更緊密。鐵路工務(wù)系統(tǒng)的倉(cāng)庫管理是否規(guī)范是否安全，不僅關(guān)系到存貨核算的準(zhǔn)確性、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整性問題，更關(guān)系到鐵路工務(wù)系統(tǒng)工作的可持續(xù)性保障問題，甚至關(guān)系到各層級(jí)同事的職業(yè)安全，我們應(yīng)該加以重視并不斷完善之。