數(shù)字化檔案信息資源的利用策略分析

宋浩北 內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)

隨著信息技術(shù)發(fā)展，檔案信息資源應(yīng)隨著時代需求，建立新時代的數(shù)字化模式，重視數(shù)字化檔案利用，才能更有序合理地展開檔案工作。數(shù)字化檔案的利用為檔案管理提供了更方便和高效的方式。

一、數(shù)字化檔案信息資源的利用重要性

數(shù)字化時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)與計算機(jī)的使用方便了人們生活，兩者之間已經(jīng)密不可分，計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)大量的應(yīng)用，形成了巨量的電子文件，對于其中的重要文件進(jìn)行整合與應(yīng)用，能夠更便捷地服務(wù)社會[1]。數(shù)字化檔案的應(yīng)用讓企業(yè)檔案信息管理有了更方便、高效的方式，讓檔案信息資源作為全新的生產(chǎn)方式加速了企業(yè)發(fā)展。近期，我國一些企業(yè)重視并進(jìn)行了信息化改革，根據(jù)企業(yè)的信息資源管理利用情況，建立針對自身企業(yè)的文件管理方式和數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案信息資源的有效管理與利用，精確的檔案服務(wù)與檔案管理結(jié)合起來，大大提高了檔案的利用效率，對企業(yè)提升和發(fā)展的可持續(xù)性有至關(guān)重要的作用。

二、現(xiàn)階段企業(yè)數(shù)字化檔案信息技術(shù)利用現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對于檔案管理的傳統(tǒng)方式，數(shù)字化檔案有著更良好的管理方式。一方面，企業(yè)快速發(fā)展有著更多的檔案信息，讓數(shù)字化的檔案管理更加的復(fù)雜與系統(tǒng)，另一方面，在數(shù)字化檔案管理的具體應(yīng)用中，對信息技術(shù)與相對的設(shè)備有著更高要求，而且檔案信息資源的開發(fā)利用過程從搜集、處理、運用都需要計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，對于這些依附性較強。

目前，數(shù)字化檔案信息管理與運用在我國普及程度較低，在具體的應(yīng)用中，很難滿足實際的需求，而且不能將數(shù)字化檔案的重要作用充分發(fā)揮出來，主要是對當(dāng)前不完善的檔案信息資源利用效果一般，無法滿足需求者大量需求。目前的檔案信息的管理與運用主要用于企業(yè)的財務(wù)，人事管理工作等，相對比較傳統(tǒng)一些的檔案工作，應(yīng)用的范圍十分狹小，甚至一些工作人員對此還不了解。此外，數(shù)字化檔案利用在比較單一層面，很難讓其實現(xiàn)全方面的運用，當(dāng)前階段大部分企業(yè)都是對原檔案信息資料進(jìn)行借用，打印，摘抄等方式加以使用，即使數(shù)字化的檔案管理有著極高效率，但在實際工作中，工作人員還在使用著傳統(tǒng)的工作方式，數(shù)字化方式的高效性沒有發(fā)揮出來。另外，對于檔案信息的沒有進(jìn)行科學(xué)合理的統(tǒng)計與加工，企業(yè)發(fā)展中的大量信息資源十分繁雜，對于數(shù)字化檔案沒有進(jìn)行合理加工以及整理，促使這些信息資源較為單一，龐大，需求人員要使用這些信息資源無法快速準(zhǔn)確的進(jìn)行使用，需要對信息資源的情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研核實，嚴(yán)重影響數(shù)字化檔案的有效利用，而且以后在整理這些信息資源時候，有些信息的準(zhǔn)確性核實工作十分困難，且龐大的信息資源讓整理工作量十分巨大。

三、數(shù)字化檔案信息資源利用的具體策略

（一）加強學(xué)習(xí)

想要加大對數(shù)字化檔案的利用，就需要相關(guān)基礎(chǔ)理論學(xué)習(xí)，結(jié)合自身，從多個方面開拓視野，延展服務(wù)的領(lǐng)域。改變傳統(tǒng)的觀念，有規(guī)劃的將檔案信息資源進(jìn)行管理，提高自身檔案資源的研發(fā)能力和水平，向外界提供可利用信息，從而提高自身檔案資源的形象，使數(shù)字化檔案信息資源功能更加完善。

（二）樹立意識

數(shù)字化檔案的利用要適合企業(yè)發(fā)展的實際需求，和企業(yè)的發(fā)展方向與效益保持同一方向，為企業(yè)發(fā)展和盈利服務(wù)。企業(yè)首先要根據(jù)發(fā)展方向?qū)?shù)字化檔案的管理和利用策略進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。然后在此方面加大檔案信息資源的服務(wù)范圍，尋找信息資源的效用，為日后的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。另外，數(shù)字化檔案的利用，與企業(yè)各個部門和發(fā)展方向有著千絲萬縷關(guān)系。檔案的管理人員需要和其他部門強化交流，深入企業(yè)各部門的現(xiàn)場進(jìn)行考察，提高檔案信息資源的適用范圍和有效性。最后，企業(yè)的所有人員要認(rèn)識到數(shù)字化檔案信息資源的重要性，不斷地開發(fā)以及利用。數(shù)字化檔案管理短時間顯現(xiàn)出對企業(yè)的效益，但長期數(shù)字化檔案信息資源管理對企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展和對其他部門有著十分重大的意義。

（三）規(guī)劃管理利用

1.建設(shè)

數(shù)字化檔案資源建設(shè)，其一，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫。將檔案室所藏的各種業(yè)務(wù)文書及各種載體檔案全部建立電子形式目錄，讓搜索與搜索目標(biāo)最大化一致。目錄數(shù)據(jù)要完整、規(guī)范符合相關(guān)要求。其二，建設(shè)數(shù)字化檔案，將各種所藏業(yè)務(wù)文書等進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠進(jìn)行全文搜索查閱，實施相關(guān)制度進(jìn)行管理，數(shù)字化處理過程也要符合相關(guān)要求。其三，建立檔案數(shù)據(jù)庫。將數(shù)字化檔案放入全文的數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理，各種重要的照片、聲像、實物檔案也進(jìn)行數(shù)字化處理，做出企業(yè)專業(yè)領(lǐng)域完善的數(shù)據(jù)庫，方便各個部門使用。其四，電子文檔歸檔。做出關(guān)于電子歸檔的相關(guān)制度，制度規(guī)定需要歸檔的電子文件和保管時間，一些重要電子文件要將相關(guān)的背景信息與元數(shù)據(jù)歸檔[2]。歸檔文件要檢測真實、完整，登記備份所有文件數(shù)據(jù)。

2.管理

企業(yè)需要建立數(shù)字化檔案信息資源的管理制度，另外，配備關(guān)于歸檔文件與數(shù)字化檔案的專用存儲設(shè)備。各種檔案文件有規(guī)范進(jìn)行存儲，管理人員對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)與管理，定期對數(shù)字化檔案檢測，保障檔案數(shù)據(jù)安全與可用性。做好隨時的移動轉(zhuǎn)換工作。

3.共享利用

使用計算機(jī)的云端技術(shù)，在數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，將企業(yè)資源集存儲、搜索、借閱、共享為一體。根據(jù)各個部門基本情況，在數(shù)據(jù)庫內(nèi)系統(tǒng)規(guī)劃不同員工的工作需求調(diào)節(jié)所需的數(shù)字化檔案展開設(shè)置。在部門登錄時，根據(jù)需求就可以選擇所需檔案和資源信息。由于有時無法滿足部門所需信息，需要建立借閱功能，借助搜索得到所需檔案資源信息，這樣在數(shù)字化檔案信息資源推動中，檔案室的服務(wù)水平得到了全面提升。

（四）檔案安全管理

利用數(shù)字化檔案的同時，存在許多的安全隱患。保證檔案安全有以下幾點：

一是保障檔案信息資源有著安全環(huán)境。數(shù)字化檔案的建設(shè)，提高了檔案的管理和利用的高效性，同時在數(shù)字化檔案開發(fā)與利用時有著很大風(fēng)險，因此，檔案信息資源開發(fā)與利用之前，要建立安全的環(huán)境。提高使用人員的安全意識，使用前對開發(fā)或利用環(huán)境進(jìn)行檢測，加強計算機(jī)和存儲設(shè)備的保護(hù)，制定安全管理制度。

二是定期對企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢測與更新。最近，黑客的新技術(shù)層出不窮，發(fā)現(xiàn)一點漏洞就會對企業(yè)進(jìn)行破壞，造成企業(yè)財產(chǎn)的損失。對此，需要定期對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檢測，及時發(fā)現(xiàn)及時維護(hù)。同時，企業(yè)也要將信息數(shù)字技術(shù)加進(jìn)到檔案的管理當(dāng)中，進(jìn)一步促進(jìn)檔案的安全管理的安全與穩(wěn)定。雖然信息數(shù)字技術(shù)目前還存在著不足之處，但也會增強檔案的管理工作效率。在檔案的安全管理時，應(yīng)增強信息加密管理，可以對檔案系統(tǒng)中的各類文件進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)管，同時，也會讓輸入與輸出的窗口更加安全與合理。加密管理中加密技術(shù)應(yīng)提高技術(shù)強度，加大各種亂碼信息的使用，而這些亂碼在一定程度上很難讓人理解，結(jié)合到一起密碼程度極其繁復(fù)，可以有效地保障檔案系統(tǒng)的安全。此外，也要建立先進(jìn)防火墻，運用攻擊檢測技術(shù)，目前市場上有著諸多的安全防護(hù)軟件，可以對檔案系統(tǒng)進(jìn)行有效防護(hù)，識別出各類的惡意入侵，并對于入侵進(jìn)行相關(guān)識別，做出針對性的處理，有效防止惡意攻擊對檔案進(jìn)行破壞，保障檔案系統(tǒng)可以長期穩(wěn)定的存儲在計算機(jī)中。另外其他的先進(jìn)防護(hù)技術(shù)如：轉(zhuǎn)換、遷移、仿真等技術(shù)全都可以在檔案保護(hù)工作中進(jìn)行應(yīng)用，通過運用模擬技術(shù)的使用，讓硬件與軟件結(jié)合，促使檔案信息不會出現(xiàn)流失。而遷移技術(shù)將檔案的信息資料從一個存儲位置轉(zhuǎn)移到另一個存儲位置，通過這種技術(shù)使用，檔案不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)換，促使外界的極難發(fā)現(xiàn)檔案信息的具體位置，從而有效保障檔案信息的安全。

三是在檔案管理上設(shè)置權(quán)限與使用規(guī)范。在信息化時代，任何個體都更加容易的獲取各種信息，管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資源信息設(shè)立權(quán)限和規(guī)范，這樣不會出現(xiàn)不合理的檔案信息傳播，對于出現(xiàn)的不合理信息有效規(guī)范，對知識產(chǎn)權(quán)與隱私有關(guān)信息傳播及時限制，避免出現(xiàn)信息不實。同時，企業(yè)要完善檔案信息的管理制度，為了保障檔案信息的安全，就需要相關(guān)的管理制度，在基礎(chǔ)上給檔案信息管理工作提供合理依據(jù)。數(shù)字化檔案的安全管理需要完善的制度提供保障，通過運用先進(jìn)相關(guān)技術(shù)，可以有效發(fā)揮檔案的重要作用。此外，需要制定規(guī)范的管理機(jī)制，促使管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相關(guān)工作，防止一些機(jī)密數(shù)字化檔案出現(xiàn)泄露。企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理的具體運行情況制定相關(guān)的管理制度，例如：管理人員的素質(zhì)審查，崗位的能力考察，機(jī)密數(shù)字化檔案的知識培訓(xùn)等內(nèi)容，并改善檔案以往的管理制度的詳細(xì)內(nèi)容，結(jié)合先進(jìn)技術(shù)對一些機(jī)密檔案進(jìn)行加密，并根據(jù)文件重要程度劃分安全等級，對于極為重要的檔案信息應(yīng)進(jìn)行斷網(wǎng)脫機(jī)處理，隔斷與外界的直接聯(lián)系，防止被惡意攻擊導(dǎo)致檔案信息泄露或是受到破壞。同時機(jī)密文件存儲機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格控制除管理人員外其他人員進(jìn)出，管理人員每次進(jìn)出都要進(jìn)行申請與密碼輸入，并且對于機(jī)密檔案的使用，每次都需要進(jìn)行相關(guān)記錄，并根據(jù)先進(jìn)技術(shù)對復(fù)制后的文件加大防護(hù)并且及時進(jìn)行歸還或是返回管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行刪除。避免出現(xiàn)泄露。此外，管理機(jī)構(gòu)還需要對機(jī)密文件進(jìn)行各種防護(hù)措施，或是對機(jī)密文件定期進(jìn)行復(fù)制后進(jìn)行秘密保存，避免機(jī)構(gòu)受到自然等因素影響，機(jī)密檔案信息文件受到破壞或是受到電磁等影響文件被刪除等情況。使用多種手段保證檔案信息的安全。

（五）加強人才建設(shè)

企業(yè)要注重數(shù)字化檔案專業(yè)人員建設(shè)，使用多種措施提升檔案工作人員的準(zhǔn)也能力，進(jìn)而讓數(shù)字化檔案工作更加合理科學(xué)。當(dāng)前許多大齡工作人員不會使用諸多的現(xiàn)代化辦公文件與設(shè)備，嚴(yán)重影響數(shù)字化檔案信息快速落實，對于這點企業(yè)要加大對工作人員的培訓(xùn)，增強其工作能力。除對其專業(yè)能力進(jìn)行培訓(xùn)外，還要加強工作人員的服務(wù)意識，以此增加服務(wù)水平，構(gòu)建一個和諧、穩(wěn)定的檔案管理機(jī)構(gòu)。在對工作人員進(jìn)行專業(yè)性的技術(shù)培訓(xùn)時，還要讓工作人員認(rèn)知到數(shù)字化檔案的管理工作有著十分重大作用，轉(zhuǎn)變工作人員的傳統(tǒng)觀念，重視數(shù)字化檔案的管理工作，并自覺加大對于先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)力度，了解相關(guān)的管理知識，進(jìn)而完善數(shù)字化檔案的管理工作。隨著檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，為了提高檔案資源的利用率，應(yīng)構(gòu)建準(zhǔn)確的開發(fā)與管理方式，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理開發(fā)與管理，促使迅速了解到不足之處并及時進(jìn)行改進(jìn)，研討出更加合理的開發(fā)與管理方式，并結(jié)合其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，促進(jìn)檔案資源開發(fā)更加合理的開展試推行工作，同時及時發(fā)現(xiàn)不足，及時改進(jìn)。

四、結(jié)語

新時代的信息技術(shù)改變了檔案的管理方式，更高效、便捷的數(shù)字化檔案信息資源管理正得到逐步應(yīng)用，其是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)重視開發(fā)數(shù)字化檔案信息資源和管理，結(jié)合自身發(fā)展需求，對數(shù)字化檔案進(jìn)行完善和調(diào)整，建立多種開發(fā)與利用方式，將數(shù)字化信息資源的隱藏潛力提煉出來，為企業(yè)發(fā)展提供新的生產(chǎn)力。