強(qiáng)化物資采購(gòu)管理對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本的影響探微

曾一蕓 南海西部石油油田服務(wù)（深圳）有限公司

一、物資采購(gòu)管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)物資采購(gòu)描述

企業(yè)物資采購(gòu)，主要包括采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備、零部件、原材料、勞保用品等，以上描述，是企業(yè)未來(lái)堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展路線上的堅(jiān)實(shí)后盾。

當(dāng)企業(yè)對(duì)物資進(jìn)行管理，以及月末財(cái)務(wù)入賬，期間遵循“產(chǎn)-供-銷(xiāo)”的要求，高效完成銷(xiāo)售和工作。因此，企業(yè)要進(jìn)行以下措施：合理控制庫(kù)存，促進(jìn)物料的優(yōu)化配置，從而達(dá)到最低庫(kù)存量、最高周轉(zhuǎn)速度。

（二）企業(yè)物資采購(gòu)管理內(nèi)容

物資采購(gòu)管理的內(nèi)容，分別指的是：及時(shí)地為企業(yè)生產(chǎn)者和運(yùn)營(yíng)者提供必要的原輔材料等物資采購(gòu)；掌握企業(yè)相關(guān)物資市場(chǎng)促銷(xiāo)資訊，優(yōu)化物資采購(gòu)進(jìn)貨通路，減少物資采購(gòu)進(jìn)貨成本；及時(shí)匯總各個(gè)系統(tǒng)的企業(yè)物資采購(gòu)要求和計(jì)劃，平衡采購(gòu)管理項(xiàng)目；評(píng)審供應(yīng)商的資格，選擇、建立企業(yè)供應(yīng)商資格檔案；通過(guò)表格，定期的錄入合同進(jìn)行記錄，其目的是審核企業(yè)名下的合同完成的進(jìn)程是否達(dá)標(biāo)；定期進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格比較，對(duì)大型采購(gòu)活動(dòng)項(xiàng)目或者組織開(kāi)展招投標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性采購(gòu)活動(dòng)；做好采購(gòu)過(guò)程中的物資報(bào)驗(yàn)和采購(gòu)入庫(kù)等管理工作；做好采購(gòu)進(jìn)貨時(shí)間管理中的后勤、更換和退貨等管理工作；采購(gòu)合同、檔案和各項(xiàng)采購(gòu)表單資料要做好日常保管和定期檢查、回收、合并歸檔[1]。

（三）物資采購(gòu)管理組織架構(gòu)

從企業(yè)層面，設(shè)計(jì)好相關(guān)制度，建立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，監(jiān)督指導(dǎo)整個(gè)公司的采購(gòu)管理工作，是非常必要的。企業(yè)所屬的所有項(xiàng)目部，都成立各自的集采領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)具體的集采事宜。

對(duì)于新開(kāi)工的工程項(xiàng)目，企業(yè)首先需要著手于戰(zhàn)略的制定和規(guī)劃，需要將工作任務(wù)分派到各人和各部門(mén)，同時(shí)也需及時(shí)的對(duì)物資進(jìn)行補(bǔ)充，理順企業(yè)與采購(gòu)之間的供給關(guān)系，夯實(shí)采購(gòu)管理的基礎(chǔ)，使其能夠在項(xiàng)目建設(shè)之初就步入到一個(gè)良性運(yùn)行的軌道。

（四）物資采購(gòu)管理的模式

關(guān)于企業(yè)下的管理部門(mén)，有相對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)管理方案，其中包括了以下四個(gè)不同方面：其一，對(duì)每個(gè)部門(mén)加強(qiáng)監(jiān)管措施，配置專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理；其二，對(duì)采購(gòu)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，對(duì)于企業(yè)已有的物資需要及時(shí)清點(diǎn)；其三，階段性結(jié)合市場(chǎng)上行業(yè)的變動(dòng)，調(diào)整企業(yè)物資采購(gòu)的策略；其四，對(duì)于供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查需要加派人手，進(jìn)行實(shí)時(shí)審核。

相比較沿用傳統(tǒng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，舊一套的管理模式已經(jīng)跟不上新時(shí)代的發(fā)展，會(huì)出現(xiàn)冗雜的管理項(xiàng)目和時(shí)間成本的消耗，這些對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，造成在發(fā)展道路上的沉重負(fù)擔(dān)。另一方面，傳統(tǒng)管理模式也會(huì)使得企業(yè)在對(duì)物資采購(gòu)上面的不重視，這樣會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的不良后果。

二、強(qiáng)化物資采購(gòu)管理對(duì)企業(yè)成本的影響

（一）物資采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

這一小節(jié)，將闡述在不同方向上，物資采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)矛盾點(diǎn)：

一是采購(gòu)監(jiān)管不嚴(yán)格。很多公司對(duì)物資采購(gòu)缺乏監(jiān)督機(jī)制，采購(gòu)流程不到位，采購(gòu)缺乏必要的程序。雖然很多公司都引進(jìn)了質(zhì)量認(rèn)證體系，但是材料的采購(gòu)只停留在體系文件中。與標(biāo)準(zhǔn)文件相比，材料采購(gòu)過(guò)程沒(méi)有得到有效實(shí)施。在采購(gòu)過(guò)程中，存在著采購(gòu)大量無(wú)用物品的問(wèn)題。有的公司缺乏必要的監(jiān)督崗位，采購(gòu)管理部門(mén)沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職部門(mén)，或者缺乏必要的監(jiān)督崗位，采購(gòu)管理部門(mén)不能履行必要的職能，并不能保證采購(gòu)部門(mén)在第三方約束下獨(dú)立履行職能。

其次，市場(chǎng)調(diào)研意識(shí)不強(qiáng)。采購(gòu)人員素質(zhì)低、采購(gòu)成本高是物資采購(gòu)管理中普遍存在的問(wèn)題。雖然老的采購(gòu)人員群體具有豐富的市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)和良好的職業(yè)道德，但由于采購(gòu)觀念落后，采購(gòu)方式單一，不愿采用現(xiàn)代的采購(gòu)方式。采購(gòu)過(guò)程缺乏明確的規(guī)劃，無(wú)法建立必要的規(guī)劃管理機(jī)制[2]。

（二）強(qiáng)化物資采購(gòu)管理對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本的影響及原因

其中利潤(rùn)點(diǎn)的體現(xiàn)，是影響企業(yè)管理者們對(duì)采購(gòu)成本力度大于小的直接數(shù)據(jù)。成本管理控制的過(guò)程中，其是能夠決定企業(yè)最后盈利的關(guān)鍵決策。在大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本中，材料采購(gòu)成本占企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)成本的比重相對(duì)較高。

持續(xù)提升物資采購(gòu)管理水平，就能不斷降低物資采購(gòu)成本，則企業(yè)平均利潤(rùn)率就不斷增加。這也直接就意味著公司未來(lái)能夠節(jié)余更多資金，用于經(jīng)營(yíng)管理、產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新或者產(chǎn)品開(kāi)發(fā)上，進(jìn)而直接推動(dòng)公司不斷提高增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，使公司未來(lái)在國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)上的發(fā)展形成良性循環(huán)。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇，無(wú)論大企業(yè)還是小企業(yè)，對(duì)自身所在行業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)格控制難度加大，這就對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的控制提出了更加嚴(yán)格的要求。成本優(yōu)先，成為很多企業(yè)制定競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略的首選。

當(dāng)然，在市場(chǎng)份額的競(jìng)爭(zhēng)中，原輔材料供應(yīng)商之間，在一定程度上也同樣存在競(jìng)爭(zhēng)，他們也參與了商品競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程，這使企業(yè)的物資材料采購(gòu)成本壓力得到了一定程度的分散和緩解。

（三）強(qiáng)化采購(gòu)成本控制的方法

要實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)成本的嚴(yán)格控制，首先在對(duì)采購(gòu)物資的審核過(guò)程中，需要嚴(yán)格控制，其次在物資市場(chǎng)中選擇所需要采購(gòu)的物資時(shí)，可根據(jù)物資管理制度體系的具體要求進(jìn)行實(shí)施。

一是選擇有助于提升本企業(yè)產(chǎn)品性能競(jìng)爭(zhēng)力的物資材料。二是選擇在當(dāng)前物資市場(chǎng)中最有競(jìng)爭(zhēng)力的采購(gòu)方式，獲得最佳供應(yīng)價(jià)格。綜合考慮功能、質(zhì)量、穩(wěn)定性、價(jià)格等多種因素，尋找最優(yōu)“性?xún)r(jià)比”的采購(gòu)方案。這不僅能夠促進(jìn)我國(guó)物資市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也擴(kuò)大了企業(yè)自身的物資采購(gòu)渠道，從而提高了企業(yè)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)利益。

如果企業(yè)所采購(gòu)的物資品種繁多，或某些物資品種出現(xiàn)需要多次購(gòu)買(mǎi)的情況，企業(yè)可能選擇進(jìn)行大規(guī)模的原材料購(gòu)買(mǎi)。管理層通過(guò)批量形式的進(jìn)行采購(gòu)，能夠拿到更低廉的價(jià)格，為了降低營(yíng)銷(xiāo)成本。因此，在這段時(shí)間內(nèi)，管理層會(huì)加快大規(guī)模采購(gòu)物資的周轉(zhuǎn)速度，在規(guī)模采購(gòu)成本更低和庫(kù)存占用更多資金之間，取得平衡。

國(guó)內(nèi)企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)管理的過(guò)程中，會(huì)嚴(yán)格采購(gòu)物資的價(jià)格區(qū)間，防止國(guó)內(nèi)企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)盲目采購(gòu)，重復(fù)采購(gòu)等不利情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃，從而達(dá)到管理層的要求。

（四）對(duì)我國(guó)企業(yè)采購(gòu)成本控制的啟示

加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)管理的目標(biāo)，其實(shí)際要求就是滿(mǎn)足管理層設(shè)定的成本區(qū)間，通過(guò)采購(gòu)物資花費(fèi)的降低，從而企業(yè)的利潤(rùn)數(shù)值得到了增長(zhǎng)。降低成本，已經(jīng)是許多企業(yè)選擇的發(fā)展捷徑之一。為了實(shí)現(xiàn)降低成本的目標(biāo)，企業(yè)通過(guò)管理提升，合理地安排資金投入到生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程。如果企業(yè)大幅度地降低采購(gòu)環(huán)節(jié)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資金總額中的占比，這一舉動(dòng)，可以成功地達(dá)到管理層的要求，企業(yè)其他的部門(mén)也將有更多資金可以利用。

三、強(qiáng)化物資采購(gòu)管理對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本的影響對(duì)策

（一）強(qiáng)化物資采購(gòu)管理原則

重要的管理原則需要圍繞企業(yè)的規(guī)定進(jìn)行，其中加強(qiáng)管理?xiàng)l例，對(duì)物資進(jìn)行審核，制定規(guī)范性文件，給物資采購(gòu)管理工作提供制度性指引。

采購(gòu)工作崗位安排上，要確保各種機(jī)制性管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理技術(shù)水平，使其在物資采購(gòu)的管理過(guò)程中起到真正的引領(lǐng)和主導(dǎo)作用，從而促進(jìn)企業(yè)物資采購(gòu)的工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、合理性和精細(xì)化。

另外，要適當(dāng)?shù)靥岣哒衅笜?biāo)準(zhǔn)，特別是招聘一些物資采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人才時(shí)，必須認(rèn)真評(píng)估其是否具有采購(gòu)相關(guān)的豐富知識(shí)，和充足的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)格審核他們所持有的物資采購(gòu)專(zhuān)業(yè)證書(shū)。

強(qiáng)化物資管理原則，不僅僅可以對(duì)基層干部加強(qiáng)了培訓(xùn)，另一方面，一系列工作的落實(shí)到位，都是為了能夠順利進(jìn)行物資采購(gòu)所進(jìn)行的鋪墊。

（二）強(qiáng)化物資采購(gòu)戰(zhàn)略

有關(guān)戰(zhàn)略采購(gòu)準(zhǔn)則，證明了這一系列的操作都是擁有規(guī)范性和經(jīng)濟(jì)性。在物資采購(gòu)過(guò)程中，企業(yè)必須明確物資采購(gòu)戰(zhàn)略，根據(jù)采購(gòu)戰(zhàn)略制定具體的企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)發(fā)展方向。

因此，在做對(duì)采購(gòu)準(zhǔn)則的編寫(xiě)和討論過(guò)程中，需要結(jié)合企業(yè)未來(lái)的發(fā)展道路，同時(shí)，需要合理整合現(xiàn)有的物資材料庫(kù)存，從而對(duì)企業(yè)采購(gòu)材料品種、價(jià)格范圍、質(zhì)量服務(wù)要求、到貨截至?xí)r間、運(yùn)輸成本等信息進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)籌規(guī)劃。采取這些措施，目的在于確保企業(yè)采購(gòu)材料的采購(gòu)資金成本、運(yùn)輸?shù)截洉r(shí)間、倉(cāng)儲(chǔ)成本都能夠得到有效率的控制，從而避免周轉(zhuǎn)率過(guò)低，導(dǎo)致采購(gòu)資金不足。

（三）強(qiáng)化物資采購(gòu)成本決策

物資價(jià)格受多種因素的影響，往往會(huì)出現(xiàn)波動(dòng)。因此，物資采購(gòu)人員應(yīng)密切關(guān)注材料市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，定期對(duì)材料市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，掌握物資市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)物資采購(gòu)成本決策。

通過(guò)對(duì)相關(guān)信息的收集和整理，了解市場(chǎng)趨勢(shì)和材料價(jià)格變化規(guī)律。充分利用所掌握的市場(chǎng)規(guī)律和及時(shí)收集的動(dòng)態(tài)市場(chǎng)信息，選擇把握適當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)，在階段性成本最低點(diǎn)實(shí)施采購(gòu)。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部各分支機(jī)構(gòu)共享采購(gòu)信息，將采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來(lái)，從而使公司的采購(gòu)成本得到有效的控制。

（四）建立健全采購(gòu)信息系統(tǒng)

整個(gè)系統(tǒng)，包括了多功能的物資管理方針，跨部門(mén)的工作流、信息流，程序復(fù)雜，信息量也是極其巨大。要想有效地保證企業(yè)物資采購(gòu)管理達(dá)到理想水平，企業(yè)必須在實(shí)踐中全面創(chuàng)新，探索適合本企業(yè)的采購(gòu)管理模式和方法。既要引進(jìn)建設(shè)一套現(xiàn)代物資采購(gòu)管理制度，又必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際，制定一套完善、高效的物資采購(gòu)流程。

在合理、規(guī)范的制度和流程基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立物資管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)企業(yè)合理、規(guī)范、準(zhǔn)確、高效地完成采購(gòu)計(jì)劃，是不可或缺的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通過(guò)信息化網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)收集、傳遞和物資采購(gòu)相關(guān)的信息，進(jìn)行實(shí)時(shí)收錄數(shù)據(jù)，并且納入企業(yè)的管理庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)工作的全流程透明化管理和過(guò)程控制。同時(shí)，密切跟蹤先進(jìn)信息技術(shù)，持續(xù)升級(jí)建設(shè)物資采購(gòu)信息化系統(tǒng)。

企業(yè)物資采購(gòu)信息系統(tǒng)，還包含一系列的基礎(chǔ)信息。企業(yè)必須制定一套完善、科學(xué)的物資產(chǎn)品供給目錄，及與之對(duì)應(yīng)的市場(chǎng)基準(zhǔn)參考價(jià)格表。

企業(yè)物資采購(gòu)也必須遵守所采購(gòu)物資目的地、中轉(zhuǎn)地、來(lái)源地所在國(guó)家和地區(qū)的市場(chǎng)管理體制，相應(yīng)地，各地有關(guān)政策和相應(yīng)的法律、法規(guī)，也是物資采購(gòu)信息系統(tǒng)中必要的基礎(chǔ)信息。

健全完善的企業(yè)采購(gòu)信息系統(tǒng)，還能夠?qū)ξ镔Y采購(gòu)活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)作出全面監(jiān)督，既能做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)處置解決問(wèn)題，并且，最大可能降低錯(cuò)誤的出現(xiàn)，有效利用規(guī)定數(shù)額內(nèi)的成本，同時(shí)也保證物資的采購(gòu)。

四、結(jié)語(yǔ)

物資采購(gòu)管理，其最基本的目標(biāo)是：來(lái)源合法、程序合規(guī)、成本合理、及時(shí)到位。做好企業(yè)物資采購(gòu)管理，應(yīng)該從以下幾個(gè)領(lǐng)域入手：

1.建立物資采購(gòu)管理體系，設(shè)置關(guān)鍵管理節(jié)點(diǎn)，落實(shí)關(guān)鍵管理崗位和責(zé)任，并為之制定相關(guān)的配套制度、流程、表單，從而確定物資采購(gòu)管理的納入范圍、實(shí)施目標(biāo)、方法措施等綱領(lǐng)；

2.掌握企業(yè)相關(guān)物資供應(yīng)市場(chǎng)和促銷(xiāo)資訊，優(yōu)化物資采購(gòu)進(jìn)貨通路，降低物資采購(gòu)進(jìn)貨成本；

3.完整、及時(shí)地匯總各個(gè)子系統(tǒng)、不同部門(mén)的物資采購(gòu)管理計(jì)劃，安排采購(gòu)管理項(xiàng)目、平衡物資采購(gòu)預(yù)算；

4.需要建立對(duì)供應(yīng)商的背景調(diào)查，以及資格的核查，完善對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)背調(diào)的步驟；

5.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)，按大、中、小規(guī)模，設(shè)定相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)定價(jià)程序，如小型采購(gòu)比價(jià)、大型采購(gòu)項(xiàng)目組織招投標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性采購(gòu)活動(dòng)，為獲得合理采購(gòu)價(jià)格提供良好的制度設(shè)計(jì)和程序保障；

6.建立企業(yè)采購(gòu)執(zhí)行記錄臺(tái)賬，對(duì)采購(gòu)合同、檔案和各項(xiàng)采購(gòu)表單資料要及時(shí)整理、回收、合并、歸檔[3]，妥善保管和定期檢查，對(duì)采購(gòu)檔案管理的執(zhí)行情況，按年度進(jìn)行定期監(jiān)督檢查；

7.物資采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中，落實(shí)細(xì)節(jié)管理，包含報(bào)檢、驗(yàn)收、入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸、不合格和殘次品的更換、退貨等；

8.建立制度化的防止腐敗、利益回避等措施，最大程度監(jiān)管違法行為的出現(xiàn)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)管理層必須嚴(yán)懲不貸。

公司物資的采購(gòu)成本直接影響公司的采購(gòu)成本，對(duì)公司的總成本控制也有相應(yīng)的影響。加強(qiáng)公司的材料采購(gòu)成本管理，通過(guò)管理層減小成本花銷(xiāo)的數(shù)額，從而企業(yè)的效益得到了增長(zhǎng)，這些都使得公司的服務(wù)等方面具有更大的成本優(yōu)勢(shì)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，從而提升公司的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)管理者應(yīng)通過(guò)多渠道加強(qiáng)對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)成本的管理，促進(jìn)企業(yè)成本的控制，提高企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展水平。