淺談基于項目管理理念的高校教學(xué)管理信息化建設(shè)
——以XX高校為例

蔡雅端

(閩南師范大學(xué)，福建 漳州 363000)

目前，伴隨信息化時代的來臨，我國高等教育的不斷改革創(chuàng)新，高校教學(xué)管理工作出現(xiàn)明顯改觀，陸續(xù)成為各大院校的工作重心。站在高校角度分析，為了能更好地順應(yīng)教學(xué)形勢發(fā)展，可從原有的智能型管理模式向項目型管理模式靠攏，從而在商業(yè)和建筑業(yè)領(lǐng)域中占有一席之地，推動高校建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。目前，最要緊的是借助現(xiàn)代化管理理念及手段，逐步協(xié)調(diào)和解決潛在問題，其中包括改革低效教學(xué)管理法，優(yōu)化組織體系。

一、項目管理理念與教學(xué)管理信息化

1.項目管理定義

從定義角度分析，項目管理具有較為寬泛的意義，無固定內(nèi)涵，國外項目管理協(xié)會認(rèn)為：項目管理在項目體系中滲透有關(guān)項目的知識點(diǎn)與技能應(yīng)用，確保項目能夠按時、高效地完成任務(wù)。項目管理注重知識合理使用，屬于動態(tài)過程，從最初到結(jié)束均在項目體系下。項目管理最明顯的問題是知識與技術(shù)的融合，倘若融合出現(xiàn)問題便會延時交工，同時還會產(chǎn)生超財務(wù)預(yù)算的情況。相關(guān)學(xué)者在分析大量資料后，統(tǒng)一認(rèn)定項目管理可從廣義、狹義角度分析。宏觀層面，對項目展開系統(tǒng)管理，需從管理方法和技能方面入手；微觀層面，基于知識與技術(shù)應(yīng)用方面構(gòu)建項目管理，借助管理基礎(chǔ)智能加快項目運(yùn)行速度，突出動態(tài)性特點(diǎn)。另外，管理活動融入到項目的更環(huán)節(jié)當(dāng)中，隨著項目的變化而改變，有效保證項目的收工時間[1]。

2.教學(xué)管理信息系統(tǒng)分析

管理信息系統(tǒng)由管理人員、計算機(jī)等組成，從而更好地處理信息。該系統(tǒng)最明顯的功效是采集信息，合理加工信息，維護(hù)應(yīng)用信心，其根本目的是利用企業(yè)現(xiàn)有人力、財力、物力及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，最終演變成一個巨大的企業(yè)信息管理網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫。用在教學(xué)管理上，為了解教學(xué)管理數(shù)據(jù)，認(rèn)清教學(xué)局勢，明確為學(xué)校決策者指明方向，需建立教學(xué)管理信息系統(tǒng)。好的教學(xué)管理信息系統(tǒng)需要內(nèi)網(wǎng)作為支撐，從而保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，內(nèi)網(wǎng)與管理系統(tǒng)和軟硬件環(huán)境息息相關(guān)，該系統(tǒng)包含決策支持系統(tǒng)，借助人機(jī)交互模式進(jìn)一步分析數(shù)據(jù)、知識與模型，為教學(xué)決策者提供一個正確的方向；其中涉及固定模型，不具備穩(wěn)定性；無規(guī)律模型，兩者均為決策者提供科學(xué)依據(jù)。控制系統(tǒng)整體框架從原始計算機(jī)集中控制系統(tǒng)、分散控制系統(tǒng)、現(xiàn)場總線控制系統(tǒng)，到如今的辦公室自動化系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)貫穿整個過程，使學(xué)生與教師相貼合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。與此同時，打破傳統(tǒng)模式束縛，快速采集各種學(xué)生需求的信息并完成相應(yīng)處理。

3.項目管理與教學(xué)管理信息化之間的關(guān)系

項目管理泛指項目整個過程，主要涉及傳統(tǒng)計劃和最終結(jié)果，從而開展管理流程。結(jié)合當(dāng)前的社會環(huán)境分析，市場的淘汰率大幅上升，不論是哪個環(huán)節(jié)沒有處理，都會對企業(yè)的未來發(fā)展造成重大損失[2]。項目管理原理與信息化融合的點(diǎn)睛之筆在于：合理規(guī)范運(yùn)行，細(xì)化項目總體，研究已有資源，取其精華去其糟粕，注重信息資源的整合。在進(jìn)行資源融合時，需要注意創(chuàng)新，結(jié)合具體的實(shí)際情況制訂出相應(yīng)的方案，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，創(chuàng)造出全新的發(fā)展路徑，促使運(yùn)行效率和產(chǎn)品質(zhì)量的共同提升[3]。項目管理者需要對全部工作加以管控，保證項目可以按時完成，從宏觀角度分析，教學(xué)工作和管理均可看成一個項目，把項目管理決策在教學(xué)工作各環(huán)節(jié)中全面滲透，使教學(xué)管理水平從傳統(tǒng)趨勢向現(xiàn)代趨勢的轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)教學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化標(biāo)識。定期優(yōu)化管理信息化系統(tǒng)是確保學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的條件要素，教學(xué)發(fā)展與信息化、全球化環(huán)境息息相關(guān)，基于此，高校唯有牢牢把握管理信息化機(jī)遇，才能應(yīng)對日益發(fā)展的教學(xué)新理念。且教學(xué)項目管理體系需融合信息流、課程流、價值流，來迎合當(dāng)下日漸猛烈的教學(xué)發(fā)展競爭趨勢。

二、XX高校信息化管理建設(shè)所面臨的問題

1.信息系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性

限制XX高校信息化建設(shè)的原因之一是信息系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性。自從國家推出了有關(guān)政策，高校招生人數(shù)呈上升趨勢，由于院校在規(guī)劃和組建教務(wù)管理信息系統(tǒng)時對校園擴(kuò)建、學(xué)生數(shù)量增加與數(shù)據(jù)增量幾呼沒有過多考慮，以至于校園網(wǎng)絡(luò)在平時運(yùn)作期間漏洞百出。根本原因是校園局域網(wǎng)絡(luò)在擴(kuò)建期間對校園規(guī)模、人數(shù)、數(shù)據(jù)總和分析不夠全面，應(yīng)用不適合的研發(fā)系統(tǒng)。該系統(tǒng)漏洞并非短期可以解決，是逐漸修復(fù)的，使得XX高校網(wǎng)絡(luò)與教務(wù)管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定性，數(shù)據(jù)較為混亂。

2.組織結(jié)構(gòu)無法貼合信息化管理

影響XX高校信息化建設(shè)的另一因素是組織結(jié)構(gòu)無法貼合信息化管理。XX高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)相對繁瑣，管理層數(shù)量多，組織結(jié)構(gòu)主要以層層疊加科層管理為主。部門之間輸送信息的方式大多通過會議，需對文件和信息進(jìn)行處理，這樣使得內(nèi)部業(yè)務(wù)管理秩序繁瑣、手續(xù)多、效率低。高校內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一，分工仔細(xì)可能會間接分開橫向教學(xué)管理辦事流程，導(dǎo)致高校無法第一時間輸送信息、人力資源不共享、問題不能得到合理解決。高校組織機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性促使教務(wù)管理系統(tǒng)在組建過程中無法進(jìn)一步確認(rèn)部門任務(wù)，部門之間出現(xiàn)交叉、空白區(qū)域。

3.信息橫向協(xié)調(diào)出現(xiàn)難度

XX高校教學(xué)管理信息化建設(shè)受阻的常見因素是信息橫向協(xié)調(diào)出現(xiàn)難度，院校教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)主要依據(jù)部門職責(zé)進(jìn)行劃分，各部門只接管內(nèi)部工作，重視本部門工作完成進(jìn)度，忽略XX高校整體管理效率。教務(wù)部門負(fù)責(zé)人在部門協(xié)調(diào)方面需投入大量時間和精力，教師應(yīng)在負(fù)責(zé)人的指揮協(xié)調(diào)下順利完成工作。XX高校管理信息化建設(shè)投入資金較多，問題處理效率不高，因而常常出現(xiàn)工作延期問題。

4.信息管理效率低

信息管理效率低在XX高校教學(xué)管理信息化建設(shè)中極為常見，由于高校部門數(shù)量多，且各部門主要職責(zé)不一，部門之間要第一時間將信息傳遞出去，如果哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，便會延誤部門工作進(jìn)度。例如，學(xué)生在上報學(xué)籍變動信息時，相關(guān)部門需要在接到消息后第一時間在教務(wù)管理系統(tǒng)中更改學(xué)生信息，隨即進(jìn)入班級學(xué)生信息庫。倘若相關(guān)部門接收學(xué)籍變動信息后未能第一時間調(diào)整學(xué)生班級信息，則會使老師看不到學(xué)生信息，不能對其實(shí)施課業(yè)考核與成績報送。XX高校中部門的劃分過于復(fù)雜，各部門的聯(lián)系也不夠密切，降低了信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性[4]。

三、XX高校建設(shè)信息化教學(xué)管理的策略

1.推行合理的組織制度，確保項目按時交付

一方面，推行合理的組織制度保障，進(jìn)一步彰顯組織保護(hù)功能與管理效用；另一方面，也要在人才分配與研發(fā)層面占據(jù)一定的位置。基于組織制度保障環(huán)境下，高度重視上級領(lǐng)導(dǎo)的指揮，除此之外，項目決策也要有更專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行帶領(lǐng)，確保項目能夠按期完成。XX高校教學(xué)管理體系，得到校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，便可在人員技術(shù)、物力技術(shù)和財力資源上獲得成效，為項目順利實(shí)施提供保障。教務(wù)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織項目，同時還要協(xié)調(diào)好項目進(jìn)度、人員分配、溝通交流。因此，項目的機(jī)構(gòu)方面足夠嚴(yán)謹(jǐn)可以有效保證項目的正常進(jìn)行，各單位都積極參與進(jìn)去，小組成員互幫互助，有助于項目的開發(fā)管理[5]。

2.通過信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建客觀的評價體系

雖然信息化管理在各大高校中普遍應(yīng)用，但傳統(tǒng)的管理方式仍給當(dāng)前的教育理念帶來一定的影響，需要采用客觀的角度對信息化管理平臺的重要作用進(jìn)行分析探討[6]。該平臺的建立雖從根本上加強(qiáng)管理效率，但對教學(xué)信息管理系統(tǒng)存在長遠(yuǎn)計劃，這種先進(jìn)、動態(tài)的信息工程，是標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理體系，為高校學(xué)生、教師提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)對繁瑣的教學(xué)因素，信息化管理平臺能力相對欠缺。相關(guān)人員需重視此問題，以服務(wù)為基準(zhǔn)構(gòu)建平臺，網(wǎng)絡(luò)用戶代表學(xué)生、老師、管理者，廣泛采集網(wǎng)民看法，優(yōu)化項目流程，出現(xiàn)問題及時處理，充分彰顯評價機(jī)制的作用及影響。

3.設(shè)立信息交流平臺，有效提升高校教學(xué)管理人員的管理工作水平

現(xiàn)如今，多媒體數(shù)字技術(shù)已在各項工作領(lǐng)域中開始使用，尤其是在教育事業(yè)中，使用更為頻繁。高校的教學(xué)管理工作就是通過多媒體技術(shù)開展。如高校教學(xué)管理人員可通過計算機(jī)來對學(xué)生實(shí)行遠(yuǎn)程規(guī)劃管理。當(dāng)學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中碰到困難時，高校教學(xué)管理人員可及時了解并根據(jù)這些問題展開討論研究，豐富管理經(jīng)驗(yàn)。此外，還可設(shè)立網(wǎng)上信息交流平臺，將平時的教學(xué)管理工作在平臺上進(jìn)行分享，鼓勵學(xué)校的內(nèi)部人員提出相關(guān)的建議，將所提出的建議進(jìn)行整體分析，有效推動高校教學(xué)管理工作的有序開展，為高校的未來發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)[7]。

4.通過信息交流平臺，增強(qiáng)人才的培養(yǎng)

為了貼合教育部的改革政策，創(chuàng)立了“理論+實(shí)踐”的人才培養(yǎng)模式和相應(yīng)的管理體系，以企業(yè)中所需要的人才職位為中心，對人才的培養(yǎng)計劃及時調(diào)整、完善。學(xué)校在培養(yǎng)和管理人才過程中，不能繼續(xù)使用傳統(tǒng)的教育理念，應(yīng)當(dāng)將新時代的教育理念帶入到管理中去。因此，將教師自身豐富的教育管理知識和技巧作為基礎(chǔ)，以此來對學(xué)生進(jìn)行管理教育，促進(jìn)培養(yǎng)人才的綜合能力。另外，需要加強(qiáng)高校管理人員之間的團(tuán)隊協(xié)作精神，創(chuàng)建一支優(yōu)秀的教師管理隊伍，進(jìn)而更好地滿足當(dāng)前學(xué)生的學(xué)習(xí)需求[8]。高校作為學(xué)生通向社會的橋梁，需要建設(shè)一支良好的教師隊伍。因此，一支優(yōu)秀的教師隊伍，可以對學(xué)生管理產(chǎn)生十分重要作用的同時，還為社會提供了全方面的人才資源，從而豐富了學(xué)生的理論、實(shí)踐知識，使其更加適應(yīng)當(dāng)前社會的職業(yè)需求。

5.借助信息化平臺管理，確立切實(shí)有效的管理意識

意識是實(shí)踐工作有效展開的先導(dǎo)，首先，管理工作者理應(yīng)率先為自身確立正確的管理意識；其次，借助于信息化的管理平臺，提升實(shí)踐教學(xué)及相關(guān)管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)，以此來為學(xué)生提供高水平的教學(xué)指導(dǎo)和管理督導(dǎo)，進(jìn)而充分發(fā)揮教學(xué)管理的實(shí)際效用，推動高校教學(xué)管理的順利進(jìn)行[9]；最后，摒棄以往的管理方式，有效改善高校管理人員對當(dāng)前教育管理的疏漏及較為弱勢的管理作用。高校管理者應(yīng)積極與現(xiàn)代管理理念相接觸，充分接收其中的時代觀念與信息手段，努力沖破傳統(tǒng)隔閡，消除阻礙教學(xué)管理效率的不利因素，積極融入科技因子，增加管理改革力度，優(yōu)化管理實(shí)施方式，利用信息化的平臺手段進(jìn)一步推動高校教學(xué)管理工作的有效開展，并推動其切實(shí)實(shí)現(xiàn)管理效用。此外，要創(chuàng)建良好的高校教管氛圍來對其教學(xué)管理形成促進(jìn)作用，在極大程度上可通過信息化平臺形成廣大的意見收集器，匿名化的方式也有助于高校師生切實(shí)地融入管理建設(shè)的實(shí)施[10]。

四、結(jié)語

綜上所述，構(gòu)建管理信息系統(tǒng)對XX高校信息化發(fā)展而言是非常必要的，其可以促使各個子系統(tǒng)更加緊密貼合。通過項目管理法規(guī)劃XX高校教學(xué)管理信息系統(tǒng)建設(shè)流程，根本目的是完成信息整合，為推動高校教學(xué)管理工作實(shí)施奠定基礎(chǔ)。以項目管理者為例，綜合考慮管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)新項目管理理念。著手于項目投資決策，實(shí)時追蹤項目全過程，通過推行合理的組織制度，健全資源保障制度，構(gòu)建客觀的評價體系，優(yōu)化線上教學(xué)資源，提升高校教學(xué)管理人員的管理工作水平，來增強(qiáng)人才的培養(yǎng)，切實(shí)加強(qiáng)教學(xué)管理質(zhì)量，全面促進(jìn)人才培養(yǎng)的先進(jìn)性與科學(xué)性。