企業(yè)采購成本控制研究

張玉寶 中國航空工業(yè)集團(tuán)公司雷華電子技術(shù)研究所

一、緒論

在企業(yè)中，采購成本主要涵蓋在實(shí)施整個(gè)采購過程中所發(fā)生的所有費(fèi)用。主要有采購業(yè)務(wù)前的調(diào)研、接待、物流、庫存流轉(zhuǎn)等以及確立供應(yīng)商后合同簽訂的總價(jià)格。另外有些進(jìn)口設(shè)施可能涉及一些代理費(fèi)用、進(jìn)出口費(fèi)用等等。我們將這些涉及的支出作為企業(yè)采購的成本。

二、企業(yè)采購成本現(xiàn)狀分析

（一）企業(yè)簡介

A市某企業(yè)約有1500多人，致力于科研生產(chǎn)工作，研發(fā)出了多種型號的產(chǎn)品?；诖?，企業(yè)的產(chǎn)品正常的研發(fā)生產(chǎn)需要大量的采購活動(dòng)來支撐，包括物資類，后勤保障類，設(shè)備設(shè)施類等等。為此，企業(yè)內(nèi)部成立的專門進(jìn)行各類物資采購的部門—采購部。采購部人員負(fù)責(zé)企業(yè)各大研發(fā)型號的保障工作，滿足內(nèi)部科研生產(chǎn)的需求。采購的物資、設(shè)施需要按時(shí)驗(yàn)收入庫，否則會(huì)影響科研生產(chǎn)的有序進(jìn)行。

現(xiàn)階段，企業(yè)采用的是ERP訂單采購和互聯(lián)網(wǎng)流程申請進(jìn)行采購，完全通過網(wǎng)上進(jìn)行申請審批，大金額的項(xiàng)目會(huì)通過會(huì)議或是會(huì)簽進(jìn)行。這樣的申請方式會(huì)導(dǎo)致采購成本未得到及時(shí)控制。除此之外，在企業(yè)內(nèi)部沒有成形的供應(yīng)商管理制度以及合格供應(yīng)商管理庫。例如每一次的采購活動(dòng)都是通過網(wǎng)絡(luò)、電話、傳真完成，監(jiān)控過程基本沒有，缺乏公開的議價(jià)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致企業(yè)的采購成本偏高。

（二）企業(yè)采購存在問題

1.缺乏整體成本概念

很多時(shí)候認(rèn)為本次采購價(jià)格低就是對成本的控制了，就是開源節(jié)流降本增效了，但是每次購買物資的質(zhì)量、交貨期都有很大差異，價(jià)格低必然會(huì)帶來質(zhì)量次、服務(wù)差。所以我們需要關(guān)注的是高性價(jià)比的采購模式。不是片面的習(xí)慣做法，從整體上看待降低成本才是客觀的。

2.內(nèi)部管理不到位

企業(yè)總是覺得采購部門是高風(fēng)險(xiǎn)的，采購崗位容易引起貪腐行為，各類誘惑很多，所以企業(yè)的采購崗位大多數(shù)由一些關(guān)系戶擔(dān)任。例如聘請的采購上崗人員是某領(lǐng)導(dǎo)的親屬或朋友，這些人員所學(xué)專業(yè)基本不是對口的，缺乏專業(yè)理論作為支撐，未受過專門培訓(xùn)，他們很容易被供應(yīng)商收買賄賂，利用職務(wù)之便謀取私利，這些人員有的人學(xué)習(xí)能力不足、不具備專業(yè)技能，采購效率、采購質(zhì)量都很難保證。這種現(xiàn)象嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)的社會(huì)形象和社會(huì)影響。諸如此類情況在各個(gè)企業(yè)層出不窮，究其原因還是內(nèi)部管理不到位造成的。還有企業(yè)的采購活動(dòng)牽扯部門較多，內(nèi)部的需求部門、技術(shù)部門、工藝部門、質(zhì)量部門等都參與一個(gè)采購活動(dòng)，大家從各個(gè)層面表達(dá)自己意見，給出不同的采購評審建議，最終導(dǎo)致的就是采購價(jià)格偏高、產(chǎn)品供貨周期長。這樣的做法不僅僅失去企業(yè)本身的信譽(yù)，也使得與供應(yīng)商的合作變得困難。

3.供應(yīng)商管理缺失

式中，Γ（·）為 gamma函數(shù)，α、β、ɑ0分別為形狀、尺度和位置參數(shù)。它們與樣本均值x、變差系數(shù)Cv和偏態(tài)系數(shù)Cs的關(guān)系為：

傳統(tǒng)采購大多數(shù)只關(guān)注價(jià)格，誰價(jià)格低就選擇誰，市場競爭的供應(yīng)商又很多，采購部門就會(huì)經(jīng)常的更換不同的供應(yīng)商。然而頻繁地變更供應(yīng)商就會(huì)產(chǎn)生了供應(yīng)商轉(zhuǎn)換成本、管理成本、時(shí)間成本和供貨質(zhì)量，這些經(jīng)常性的變更行為會(huì)讓企業(yè)得不償失。新的一個(gè)供應(yīng)商也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)檫@種短期的供求合作關(guān)系，變成了簡單的買賣關(guān)系，沒有了質(zhì)量保證，也沒有了售后保證。類似于這樣的供應(yīng)商管理給企業(yè)帶來不便的同時(shí)，更是無形中增加了采購成本。其次，企業(yè)出于對采購這一崗位人員工作的特殊性考慮，就會(huì)有輪崗制，輪崗的弊端就是不利于采購成本的降低。新的采購員，大都會(huì)選擇新的合作對象，但是對于新的合作對象既缺乏穩(wěn)定性也缺乏價(jià)格最優(yōu)優(yōu)勢，勢必造成采購成本的增加，給企業(yè)帶來負(fù)擔(dān)，降低企業(yè)的競爭力。

三、企業(yè)采購成本控制的對策

（一）企業(yè)采購成本控制技術(shù)

1.集中采購

集中采購?fù)ǔ＠斫鉃槠髽I(yè)為達(dá)到采購規(guī)模，將類似的需求集中，品類集中或數(shù)量集中，由此可以達(dá)到與供應(yīng)商議價(jià)的籌碼，降低采購成本。集中采購是一個(gè)陽光化、專業(yè)化、流程信息化的過程，從而避免了人為因素導(dǎo)致的暗箱操作。集中采購的優(yōu)勢甚至要比公司招投標(biāo)更加透明。掌握好集中采購的度，利用信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使得采購過程規(guī)范。通過集中采購平臺(tái)會(huì)引發(fā)企業(yè)管理上的規(guī)范，以此達(dá)到管理集中、供應(yīng)商集中的效果。這是最常用的一種采購技術(shù)。航發(fā)集團(tuán)的集中批量采購就是一個(gè)成功的例子。

以前，航發(fā)集團(tuán)下屬的幾十個(gè)制造企業(yè)都擁有自己的采購獨(dú)立自主權(quán)，當(dāng)然這樣的獨(dú)立自主采購權(quán)有一定的優(yōu)勢，例如采購具有靈活性，采購周期小，效率低，能夠快速應(yīng)對采購需求，但是靈活采購的弊端也很凸顯，靈活采購分散了采購的能力，對總公司而言，增加了采購成本。

之后，航發(fā)集團(tuán)認(rèn)識(shí)到這一缺陷。航發(fā)集團(tuán)制定應(yīng)變策略，他們優(yōu)化了采購管理制度和采購流程，從分散采購逐步走向了集中采購之路?？偣九c下屬公司使用一個(gè)共同的采購管理系統(tǒng)，各下屬公司使用該系統(tǒng)將自己的訂單信息匯總上報(bào)，總公司根據(jù)全公司的需求，派出專業(yè)采購團(tuán)隊(duì)與相應(yīng)供應(yīng)商談判，簽訂頂層戰(zhàn)略性質(zhì)的框架協(xié)議，拿到最低價(jià)格。這一個(gè)改革的結(jié)果是驚人的：（1）發(fā)貨及時(shí)率會(huì)提高；（2）交貨期會(huì)縮短；（3）潛在顧客丟失率會(huì)降低；（4）采購成本大大降低。

2.庫存成本有效控制

除了物料成本，采購成本中很大一部分都是來自存儲(chǔ)成本，存儲(chǔ)成本跟物料庫存的數(shù)量、體積、屬性相關(guān)。有效的降低庫存成本，就要對庫存的靈活運(yùn)轉(zhuǎn)。靈活運(yùn)轉(zhuǎn)庫存可以從兩個(gè)方向出發(fā)：處于備貨考慮，還是采購明細(xì)不明確的原因，都會(huì)導(dǎo)致擠壓，我們稱之為存貨。因此降低庫存成本，就要及時(shí)處理存貨，可以通過與供應(yīng)商合作，例如及時(shí)和供應(yīng)商反饋庫存狀況，供應(yīng)商就可以靈活將這批庫存處理。存貨的保留增加成本，浪費(fèi)資源，與供應(yīng)商分擔(dān)庫存，就等于共同分擔(dān)庫存成本、運(yùn)輸成本和庫存風(fēng)險(xiǎn)，這一方案可以說毫無壞處。這樣長期配合，也有利于供應(yīng)商對本企業(yè)的了解，對于供貨數(shù)量大概有更深了解，不會(huì)再盲目供貨，導(dǎo)致庫存積壓。

3.招標(biāo)采購可以讓企業(yè)獲得更多的服務(wù)

招標(biāo)采購是指采購方作為招標(biāo)人，事先提出采購貨物的技術(shù)要求，會(huì)有眾多的投標(biāo)人參加投標(biāo)，然后由招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)從中選擇最合適的投標(biāo)人，確定其中標(biāo)，再有招標(biāo)人與投標(biāo)人簽訂貨物的合同和協(xié)議的過程。招標(biāo)采購依據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》遵循公開、公平、公正的原則。首先招標(biāo)人通過編寫招標(biāo)文件，做出符合投標(biāo)的標(biāo)書，這一過程也有利于企業(yè)對自身成本、資質(zhì)的評估。其次企業(yè)參加投標(biāo)，各個(gè)企業(yè)都互不了解，也體現(xiàn)招投標(biāo)的公平公正，最后在大家互不知彼此的情況下，企業(yè)綜合對比參加競標(biāo)的投標(biāo)人，從而選擇對于自己最有利的供應(yīng)商，企業(yè)利益達(dá)到最大化。招標(biāo)采購的公正減少了貪污腐敗的機(jī)會(huì)。企業(yè)既可以獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也能在比價(jià)的情況下，降低采購成本，因此招標(biāo)采購成為采購的主流。但是招標(biāo)采購也有弊端，首先周期很長，其次需要請專家評標(biāo)，出現(xiàn)問題也有可能流標(biāo)，無形中也增加時(shí)間成本。

4.善于利用采購談判技巧

談判在商務(wù)合作中顯得至關(guān)重要，它可以幫助企業(yè)在采購過程中獲得最大的利益。談判是雙方博弈的過程，在這過程中，雙方不斷溝通，以達(dá)到一個(gè)雙方都滿意的成交價(jià)格。談判也是一種心理戰(zhàn)術(shù)，作為買方有效的談判，就是為企業(yè)帶來利益的過程。作為賣方，希望能夠通過銷售產(chǎn)品獲得利潤，很樂意的接受談判。因此在談判過程雙方是很主動(dòng)的，這就有利于促成合作共贏的局面，也是說能夠有效降低采購成本。

（二）企業(yè)采購成本控制策略

1.降低評價(jià)、選擇、使用和管理供應(yīng)商的成本

采購活動(dòng)是采購人員和供應(yīng)商相互配合完成的，企業(yè)都愿意和一個(gè)有高質(zhì)量產(chǎn)品，優(yōu)良的售后服務(wù)的供應(yīng)商合作，優(yōu)秀的供應(yīng)商可以降低企業(yè)采購的前期了解工作，好的售后服務(wù)也解決了企業(yè)的后顧之憂，反之，企業(yè)不僅得不到好的產(chǎn)品和服務(wù)，也降低了企業(yè)的工作效率，不利于企業(yè)形象的樹立。供應(yīng)商的選擇對企業(yè)而言至關(guān)重要，企業(yè)選擇供應(yīng)商，需要一個(gè)評價(jià)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和深入的調(diào)查?？偠灾?，要對供應(yīng)商進(jìn)行書面調(diào)查和實(shí)地調(diào)查。在采購之前需要全方面了解合作的供應(yīng)商，對于信譽(yù)差社會(huì)影響差的供應(yīng)商可以采取直接不予報(bào)價(jià)、不予談判的機(jī)會(huì)。

2.善于運(yùn)用采購的原則5R原則

采購訂單上的每一個(gè)信息都是需要控制的，比如產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、采購數(shù)量、采購價(jià)格，這些會(huì)直接影響采購成本。首先付款，付款可以采用預(yù)付、進(jìn)度款定金的方式，預(yù)付是給合作成果的一個(gè)保障，進(jìn)度款是提高合作效率的催化劑，定金就是采購產(chǎn)品有良好售后服務(wù)的保障。其次交貨，交貨的速度和方式也影響著采購成本。最后技術(shù)、運(yùn)輸也至關(guān)重要。例如由采購不當(dāng)引起的交貨不及時(shí)、缺貨、貨物損失，無形中就增加了采購的成本。為了達(dá)到采購成本合理化和最少化的目標(biāo)，采購人員要遵循采購最基本的原則—5R原則，適質(zhì)、適量、適價(jià)、適時(shí)與適地。對于這5R原則的靈活運(yùn)用與掌握可以有效的幫助企業(yè)降低采購成本。

3.建設(shè)一個(gè)良好的采購體系

一個(gè)良好采購體系的形成，就會(huì)構(gòu)建采購的良性循環(huán)。傳統(tǒng)的采購流程煩瑣復(fù)雜，反而增加了各種機(jī)會(huì)成本。因此，首先我們需要從各方面改善煩瑣的工作內(nèi)容，簡化審批流程，提高工作效率；其次采購的領(lǐng)導(dǎo)人員素質(zhì)和專業(yè)性也很重要，對采購主管的責(zé)任性與積極性的上崗培訓(xùn)，讓采購人員充分認(rèn)識(shí)到采購的重要性和嚴(yán)肅性；再來企業(yè)需要完善和優(yōu)化采購管理規(guī)章制度，對于亂操作瞎采購的人員給予處罰；最后企業(yè)需要加強(qiáng)過程監(jiān)控，加強(qiáng)合同執(zhí)行力度，同時(shí)建立詳實(shí)的供應(yīng)商檔案，讓后期采購工作順利有序的進(jìn)行。鼓勵(lì)采購人員勇于在工作中不斷探索采購技巧，利用采購技巧在降低采購成本的同時(shí)，提高企業(yè)的利潤和市場競爭力。

通過對企業(yè)采購成本控制的研究，作者認(rèn)為做好采購成本控制，需要從兩個(gè)方面入手。對于采購來說，需要增強(qiáng)成本意識(shí)，認(rèn)真分析影響采購成本的各個(gè)因素，再根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)設(shè)計(jì)出適合自己的一套采購成本控制方案。對于采購的成本進(jìn)行比對記錄分析，總結(jié)每一次的優(yōu)缺點(diǎn)，爭取利用收獲不斷提高采購能力。當(dāng)然成本控制的工作也離不開供應(yīng)商，供應(yīng)商管理是采購活動(dòng)一個(gè)重要環(huán)節(jié)，建立長期合作的供應(yīng)商關(guān)系能夠獲得穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。總之，企業(yè)采購成本的控制既離不開采購也離不開供應(yīng)商，從這兩方面入手，降低企業(yè)采購成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利益最大化。