電力設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作要?jiǎng)?wù)

王慶 胡玲 國網(wǎng)江蘇省電力有限公司句容市供電分公司 陳慧慧 句容市新源電業(yè)發(fā)展有限公司

近年來，隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，電力行業(yè)也得到了長足發(fā)展，電力設(shè)計(jì)院作為電力工程中的重要部分，在設(shè)計(jì)過程中會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料，在以往檔案管理中是將原始檔案、設(shè)計(jì)方案、圖紙等放在一起管理，存在大量紙質(zhì)檔案與電子檔案。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的普及擴(kuò)大，電力設(shè)計(jì)過程中也是利用電子設(shè)備進(jìn)行繪圖，使電子檔案的數(shù)量增大[1]，因此，如何做好電力設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理，明確數(shù)字檔案工作要?jiǎng)?wù)是現(xiàn)今檔案管理的重要內(nèi)容?，F(xiàn)根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行如下論述，以期指導(dǎo)電力設(shè)計(jì)檔案管理工作的順利開展。

一、電力設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理的工作要?jiǎng)?wù)

（一）增添數(shù)字化設(shè)施設(shè)備

檔案庫房對于電子檔案存放管理，應(yīng)以做好電子檔案管理為基礎(chǔ)，庫房管理中合理調(diào)整溫濕度，避免電磁輻射、灰塵、紫外線、有害氣體、機(jī)械振動(dòng)等對載體造成不良影響。建立電子檔案異地備份中心，將所有電子檔案做好異地備份保管，檔案管理人員嚴(yán)格按照電子載體操作規(guī)范使用，并做好庫房日常維護(hù)管理工作。存放電子載體的專門場所與設(shè)施，開展信息中心存儲(chǔ)介質(zhì)安全管理方案。電子載體存放應(yīng)加強(qiáng)庫房環(huán)境管理，增設(shè)電子存檔設(shè)備，減少底圖存放柜[2]。在庫房增設(shè)異地電子載體備份設(shè)施，異地備份庫房也需做好環(huán)境與設(shè)施管理，嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行要求。

（二）調(diào)整檔案管理人員工作內(nèi)容

檔案中心所有工作人員的工作內(nèi)容也需適當(dāng)調(diào)整，例如，工程檔案的紙介質(zhì)減少，電子檔案增多，以光盤、U 盤等電子載體更為多見，因此，檔案管理人員主要承擔(dān)對電力設(shè)計(jì)檔案的管理工作，向業(yè)主移交電子載體，有效減少紙介質(zhì)移交工作，減少工作量。定期組織培訓(xùn)提升檔案管理人員的專業(yè)能力，轉(zhuǎn)變管理思維，正視數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，適應(yīng)新的工作環(huán)境，提升工作人員的素質(zhì)水平，掌握熟練的檔案管理技術(shù)，不斷完善檔案管理知識(shí)體系的基礎(chǔ)上，不斷融合先進(jìn)的信息技術(shù)，將以往被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，為電力設(shè)計(jì)數(shù)字檔案的價(jià)值提升奠定堅(jiān)持基礎(chǔ)[3]。

（三）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理制度

構(gòu)建數(shù)字化管理制度，根據(jù)電力設(shè)計(jì)檔案管理的實(shí)際情況，構(gòu)建數(shù)字化崗位責(zé)任機(jī)制，對現(xiàn)有的檔案管理與設(shè)備管理等方面工作進(jìn)行規(guī)范化管理方案，明確管理制度，加強(qiáng)電子載體保管制度，特別是檔案查詢檢索與使用等方面權(quán)限明確規(guī)定落實(shí)檔案整編規(guī)則。對現(xiàn)有的檔案信息檢索流程進(jìn)行優(yōu)化，對部門各崗位職責(zé)加以明確，加強(qiáng)對信息中心的關(guān)注度，對于急需的應(yīng)急備份系統(tǒng)加以落實(shí)，投入更多保障，為數(shù)字化檔案管理工作開展提供基礎(chǔ)保證[4]，做好系統(tǒng)維護(hù)與管理工作。保證所有管理制度在制定及落實(shí)過程中均具備專業(yè)性、有力性、專項(xiàng)性。

（四）數(shù)字化檔案歸檔管理

電力設(shè)計(jì)檔案由于檔案形式不同，在管理過程中應(yīng)依據(jù)國家、國際標(biāo)準(zhǔn)作為依托，結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。檔案數(shù)字化管理過程中需要對數(shù)字檔案的編碼標(biāo)準(zhǔn)，文件管理標(biāo)準(zhǔn)加以明確，確定歸檔后電子文件的相關(guān)整理原則，明確各種數(shù)字化檔案的不同格式的轉(zhuǎn)化機(jī)制，規(guī)范電子文件歸檔技術(shù)。數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)，可進(jìn)一步指導(dǎo)檔案數(shù)字工作的有序開展。

二、數(shù)字檔案的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

（一）構(gòu)建互通性業(yè)務(wù)管理平臺(tái)

數(shù)字檔案的收集、存儲(chǔ)均是以為服務(wù)電力工程設(shè)計(jì)工作作為基礎(chǔ)，以往數(shù)字化檔案管理多是獨(dú)立性管理，導(dǎo)致信息溝通與交流受限，影響電力工程設(shè)計(jì)工作的開展效率。構(gòu)建互通性檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)，可發(fā)揮協(xié)同作用、集成作用，更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)院，滿足各部門對不同數(shù)字檔案類型的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線交流、溝通及使用?；ネㄐ詸n案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)的建立，可以設(shè)計(jì)平臺(tái)作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)審核、電子檔案收集，維護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性、有效性，保證歸檔更及時(shí)，有序完成電子文檔升級(jí)與更新，有效提升電子檔案的管理效率。

（二）集中化管理模式的落實(shí)

為了使數(shù)字檔案更好服務(wù)與電力設(shè)計(jì)人員，應(yīng)定期更新現(xiàn)有的管理模式，完善管理制度。落實(shí)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、備份、安全管理等工作，建立完善的管理制度，做好備份管理，對核心數(shù)據(jù)運(yùn)行進(jìn)行維護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全性。對不同類型的檔案的保密級(jí)別、權(quán)限級(jí)別進(jìn)行劃分，避免檔案資料的泄露，保證檔案資料的可控性。對檔案管理工作流程進(jìn)行管控，加強(qiáng)對網(wǎng)上電子借閱流程的關(guān)注，做好網(wǎng)內(nèi)加密工作，對涉及的測繪資料、科技資料等特別注意。

（三）大數(shù)據(jù)與云服務(wù)的建立

隨著電力行業(yè)發(fā)展，電力設(shè)計(jì)檔案資源擴(kuò)大，內(nèi)容更為豐富，實(shí)用性更突出。因此，日常檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)分析、云服務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，使檔案信息服務(wù)水平有效提升。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代下電力企業(yè)也需積極引入新型技術(shù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)。電力設(shè)計(jì)作為電力行業(yè)的重要工作內(nèi)容，電力設(shè)計(jì)檔案管理工作也極為重要，加快數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化，引入云服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，對現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行優(yōu)化，建立互通性業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，可使進(jìn)一步促進(jìn)電力設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建立，提升管理效率。