信息化時(shí)代人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

楊丹 武漢城市職業(yè)學(xué)院

在人事檔案中包含個(gè)體的詳細(xì)資料數(shù)據(jù)信息，其中包含學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，個(gè)人隱私如姓名、性別、身份證號(hào)等內(nèi)容，也體現(xiàn)出是一個(gè)機(jī)構(gòu)或者事業(yè)單位所具有的人力資源結(jié)構(gòu)，通常情況下，對(duì)此類的數(shù)據(jù)信息需進(jìn)行保密處理。但人事檔案在組織中有一定的重要性；同時(shí)具有較高的管理價(jià)值，所以在現(xiàn)代化的信息時(shí)代發(fā)展中，應(yīng)該更多地注重對(duì)管理環(huán)境發(fā)生的變化，導(dǎo)致出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)，并采取具有針對(duì)性的措施解決問題，以此有效地防范人事檔案出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的概率。

一、信息化時(shí)代人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理的背景

人事檔案涵蓋內(nèi)容較為廣泛，其中包括電子人事檔案，以及文字、圖表等形式的人事相關(guān)資料，用以記錄事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)的相關(guān)事務(wù)。《人事檔案管理辦法》中明確規(guī)定：對(duì)于滿足以下條件的，事業(yè)單位內(nèi)部可以電子人事檔案形式進(jìn)行保存，形成相應(yīng)的電子人事檔案。一是該電子檔案是通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，形成并進(jìn)行傳輸?shù)挠行n案。二是相關(guān)核算系統(tǒng)能夠接收和讀取該資料，并輸出歸檔格式的相關(guān)電子人事資料，進(jìn)一步設(shè)定必要審簽流程。三是電子管理檔案能夠長(zhǎng)期保存，并且能與其他紙質(zhì)人事檔案建立信息檢索聯(lián)系。四是能夠有效防止檔案信息被更改。五是建立備份，防止意外災(zāi)害以及意外事故對(duì)檔案帶來的破壞。六是該電子人事資料以及信息有重要保存價(jià)值或永久保存價(jià)值。

二、信息化時(shí)代人事檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）物聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)

在信息化時(shí)代的發(fā)展過程中，人事檔案管理工作的開展會(huì)面臨物聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)，分別是硬件設(shè)備遭受損壞與故障所導(dǎo)致出現(xiàn)的安全隱患。在現(xiàn)今的機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位中，通常采用的都是雙軌制管理模式，也就是同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案與電子檔案的管理工作，并不斷地提升電子檔案使用效率，主要因?yàn)閭鬏斉c管理工作具有很大便捷性。相對(duì)其它檔案業(yè)務(wù)工作的分散管理開展不同，人事檔案管理工作通常都由人力資源部門進(jìn)行集中的管理，管理過程中呈現(xiàn)出存儲(chǔ)量大、集成性高等特點(diǎn)，這一特點(diǎn)在信息化時(shí)代的發(fā)展中被不斷的放大，當(dāng)物理層遭受到破壞后，就會(huì)面臨更加嚴(yán)重的后果；同時(shí)還存在著自然風(fēng)險(xiǎn)與人為風(fēng)險(xiǎn)，包含了地震、洪水、人為操作失誤或者是惡意破壞等行為所導(dǎo)致出現(xiàn)的軟硬件損壞現(xiàn)象。

（二）檔案管理設(shè)備較為落后

當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都開始運(yùn)用信息化技術(shù)開展工作，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，在發(fā)展進(jìn)程中，逐漸開始實(shí)施信息化檔案管理，但由于事業(yè)單位高層管理人員沒有意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，所以，即使信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛。檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會(huì)大環(huán)境發(fā)展背景下，人才難以在固定崗位干一輩子，離職現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來講，如果出現(xiàn)管理人員離職，且交接工作沒有做好，那么就容易導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)“死檔”的問題，這對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展會(huì)產(chǎn)生極大的影響。

（三）人事檔案管理信息化程度低

信息化管理是事業(yè)單位人事檔案管理工作追求的目標(biāo)，只有做到足夠規(guī)范化和合理化，才能夠讓人事檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。通過電子信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行科學(xué)的信息化管理，能夠有效提高人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，并能夠使檔案保存工作更加規(guī)范化。然而因?yàn)榈赜蚪?jīng)濟(jì)的發(fā)展程度以及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度的不同，從而使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候還無法全面實(shí)施信息化管理。

三、信息化時(shí)代人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理的措施

（一）完善人事檔案電子化管理制度

事業(yè)單位要逐步優(yōu)化內(nèi)部管控機(jī)制，建立良好的信息溝通機(jī)制，以及提升相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管控力度，根據(jù)《人事檔案管理辦法》《關(guān)于規(guī)范電子人事憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》《電子文件管理暫行辦法》《電子檔案移交與管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，采用精細(xì)化檔案管理方式，并且進(jìn)一步制定相關(guān)電子檔案的管理規(guī)定，其中要包含電子檔案的歸檔、移交、借閱、整理、保管等環(huán)節(jié)細(xì)則，并且事業(yè)單位內(nèi)部要進(jìn)一步明確崗位的責(zé)任以及相應(yīng)權(quán)利，從而達(dá)到進(jìn)一步的內(nèi)部制約，形成規(guī)范化、系統(tǒng)化的管控制度，利用可靠的安全技術(shù)以及高效的防控措施，進(jìn)一步保證相關(guān)電子檔案信息系統(tǒng)安全有效。

（二）注重提高人事檔案管理的信息化水平

對(duì)于人事檔案管理人員來說，其必須具備善于學(xué)習(xí)、不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格要求自己，加大信息專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)的力度，熟練掌握各種的技術(shù)與工作內(nèi)容，通過信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案工作流程的不斷發(fā)展，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率的提高打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，事業(yè)單位還要定期組織人事檔案方面的培訓(xùn)，使人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)得到不斷地更新，及時(shí)了解信息化檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為提高檔案管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化、信息化而不斷努力。

（三）引進(jìn)各種現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備

數(shù)字檔案管理應(yīng)用設(shè)備引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案設(shè)備這一舉動(dòng)以及在現(xiàn)代社會(huì)中開始逐漸獲得了現(xiàn)代人們的一致高度好評(píng)，因?yàn)檫@一舉動(dòng)，不僅為現(xiàn)代人們的日常生活工作提供了很多方便，同時(shí)也已經(jīng)給我國(guó)數(shù)字化檔案管理的推廣發(fā)展應(yīng)用提供了新契機(jī)。事業(yè)單位檔案管理不同于其他的管理工作，它指的是一個(gè)非常綜合性的檔案管理工作，需要同時(shí)處理很多復(fù)雜的檔案信息內(nèi)容。為了有效解決事業(yè)單位信息量龐大的這一關(guān)鍵難題，引進(jìn)一些高效的大型數(shù)字化管理設(shè)備信息系統(tǒng)無疑是目前解決這一問題的關(guān)鍵有效途徑。為了能夠更好的有效提高事業(yè)單位的工作效率，確保檔案信息儲(chǔ)存的安全，事業(yè)單位可以根據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的實(shí)際工作情況，結(jié)合自身的資源優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建一套現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，嚴(yán)格控制數(shù)字檔案文件信息管理儲(chǔ)存點(diǎn)的質(zhì)量與安全。這種管理做法不僅希望能夠?yàn)橥七M(jìn)數(shù)檔案管理工作創(chuàng)建一個(gè)有利的工作環(huán)境，同時(shí)還希望能夠更好的有效促進(jìn)國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位全部檔案工作的正常順利開展。

（四）保障數(shù)字化環(huán)境的安全

信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用對(duì)于提升檔案管理有效性、緩解人員工作壓力、減少管理成本等有積極的意義，但是與此同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)大范圍使用帶來的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視，檔案存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位在應(yīng)用數(shù)字化管理模式的同時(shí)，必須將信息安全的維護(hù)作為重要工作內(nèi)容，避免信息泄露以及信息丟失、損壞等情況出現(xiàn)。信息技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)病毒更新速度加快，為應(yīng)對(duì)這一問題，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)自身信息化水平，及時(shí)更新病毒查殺技術(shù)，為檔案信息安全提供保證。為避免出現(xiàn)因系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的信息遺失，檔案管理人員要提前做好數(shù)據(jù)備份工作，最大限度地減少因網(wǎng)絡(luò)問題帶來的損失。除此之外，檔案管理部門可以設(shè)立專門信息小組，或者同單位信息管理部門合作，實(shí)時(shí)更新防護(hù)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等，使單位檔案管理保持時(shí)效性和先進(jìn)性。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)今信息化時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位需要在工作中不斷地建立健全人事檔案信息化管理制度；同時(shí)完善相關(guān)硬件設(shè)備的安裝以及對(duì)軟件系統(tǒng)的升級(jí)，加強(qiáng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)與人士檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)工作，可更好地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將人事檔案管理開展的功能充分發(fā)揮出來，促使人事檔案管理工作為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多的服務(wù)。