淺談國有企業(yè)檔案管理效能提升策略

楊桃 貴州遵鈦（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

社會主義市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，使國有企業(yè)在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用更加明顯，國有企業(yè)的檔案不僅見證了企業(yè)的發(fā)展，而且在未來的企業(yè)發(fā)展中也發(fā)揮著強(qiáng)有力的作用。雖然一些國有企業(yè)在檔案管理方面也取得了一些突出的成績，但不可否認(rèn)的是，我國大多數(shù)國有企業(yè)在檔案管理方面仍存在問題。國有企業(yè)必須重視檔案管理，與時俱進(jìn)，做好檔案管理創(chuàng)新工作，為企業(yè)效益的快速發(fā)展提供長動力。

一、概述

國有企業(yè)檔案管理效能（Management Effectiveness）是指國有企業(yè)檔案管理部門在實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)所顯示的能力和獲得的管理效率、效果、效益的綜合反映。國有企業(yè)檔案管理效能是衡量從事國有企業(yè)檔案管理工作結(jié)果的尺度，是檔案管理系統(tǒng)的整體反映。追求檔案管理效能的不斷提升，是國有企業(yè)檔案管理活動的中心和一切檔案管理工作的出發(fā)點，也是國有企業(yè)檔案管理的生命所在。隨著國有企業(yè)的蓬勃發(fā)展，在國有企業(yè)各項活動中形成的國有企業(yè)檔案管理數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)大幅增長。提升“國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”包括依靠創(chuàng)新性的社會管理思想、技術(shù)、方法驅(qū)動傳統(tǒng)管理模式的變革，從而構(gòu)建起符合現(xiàn)代企業(yè)治理模式的新的管理機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)制度體系下，促進(jìn)國有企業(yè)檔案管理職能轉(zhuǎn)變，提升國有企業(yè)檔案管理效能，能夠激發(fā)國有企業(yè)檔案管理活力，在維護(hù)國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益和歷史真實面貌等方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

二、國有企業(yè)檔案管理效能提升策略

（一）健全檔案管理體系，制定管理流程規(guī)范

國有企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)逐一編制科研檔案在立項、歸檔移交、保存管理、開發(fā)利用、保密借閱等方面的規(guī)范管理體系，以此來有效避免科研檔案管理流程出現(xiàn)偏差。具體而言，一是制定科研檔案建檔歸檔的流程規(guī)范。遵循科研檔案的實際形成規(guī)律，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部科學(xué)研發(fā)水平，對科研檔案建檔歸檔等流程做出嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集與整理照片、錄音帶、紙質(zhì)載體、光盤、U 盤這類磁介質(zhì)載體和具備一定保存意義的實際物體，并對收集方式進(jìn)行創(chuàng)新，做好廣泛收集與重點收集相結(jié)合。在科研項目完成或告一段落之后，都要將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)分析整理，由課題主要負(fù)責(zé)人，產(chǎn)品試制負(fù)責(zé)人，工程企業(yè)負(fù)責(zé)人等審查后，及時歸檔。該文件的存檔研究項目，要確保完整，準(zhǔn)確及系統(tǒng)。歸檔的文件材料，必須是正本、原件，重要的、使用頻繁的，應(yīng)歸檔兩份（第二份允許有復(fù)印件，但應(yīng)加蓋紅章），歸檔時應(yīng)將科研文件注明保管期限和密級。歸檔的科研材料應(yīng)當(dāng)字跡清楚、圖樣清晰并有利于庫房的長久保存。二是制定科研檔案保密及借閱規(guī)范。在相關(guān)人員借閱科研檔案時應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對科研人員知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)力度，如若在歸檔時編寫人認(rèn)為其中的關(guān)鍵技術(shù)、參數(shù)及創(chuàng)新點不便向外界公開，那么就應(yīng)當(dāng)將說明添加至檔案之中，并讓相關(guān)檔案管理人員知悉，通過提升密級等方式來提升該科研檔案的保密程度。

（二）建立創(chuàng)新檔案管理理念

在社會發(fā)展的新的時期，為確保國有企業(yè)在檔案管理工作中的創(chuàng)新性水平，國有企業(yè)檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發(fā)展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設(shè)工作，樹立“大檔案”觀念，科學(xué)整合檔案信息資源。第二，要轉(zhuǎn)變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發(fā)工作，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)公司發(fā)展的切入點、結(jié)合點，將檔案資料提供給生產(chǎn)部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保企業(yè)各方面工作的有效實施。第三，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立創(chuàng)新性管理理念，在實際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應(yīng)當(dāng)多思考怎樣能夠?qū)n案管理方法、思路與措施進(jìn)行創(chuàng)新，爭取突破企業(yè)原有的檔案管理內(nèi)容和體制，全面增強(qiáng)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新效果。

（三）改善檔案管理條件

國有企業(yè)檔案管理效能的提升，也是現(xiàn)代國有企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此，國有企業(yè)經(jīng)營者、管理者要切實在思想上高度重視國有企業(yè)檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術(shù)支持。要根據(jù)國有企業(yè)檔案管理實際需要，嚴(yán)格按照國有企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善檔案管理環(huán)境，為國有企業(yè)檔案管理配置先進(jìn)的管理設(shè)備和器材。提前做好國有企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃、科學(xué)研究檔案館建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地做好功能分區(qū)，嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、智能化等，切實改善國有企業(yè)檔案管理軟硬件條件。

（四）更新服務(wù)意識

在新形勢下，國有企業(yè)針對文檔所開展信息化建設(shè)工作，仍未取得理想成績，在開發(fā)及利用內(nèi)部文檔時，有關(guān)人員普遍面臨投入與產(chǎn)出不成正比的情況，企業(yè)發(fā)展所提出需求也難以得到滿足?；诖?，有關(guān)人員應(yīng)意識到開發(fā)及利用文檔的出發(fā)點是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，而非為了開發(fā)去開發(fā)。因此，在開發(fā)文檔時，有關(guān)人員應(yīng)跳出原有思維的框架與桎梏，更新服務(wù)意識，將為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)視為工作核心。

三、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展、信息技術(shù)的不斷完善、國企改革的不斷深入，國有企業(yè)檔案管理也需要可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。我們要進(jìn)一步探索國有企業(yè)檔案管理工作的開展方向和技術(shù)創(chuàng)新需要，不斷加強(qiáng)和優(yōu)化檔案管理技術(shù)水平，提高國有企業(yè)檔案管理效率，從而提高國有企業(yè)檔案管理的重要性和社會價值。