項目管理思想在辦公室管理中的實踐初探

豐浪 長沙北城發(fā)展有限公司

對于辦公室而言，其是企業(yè)運營管理過程中一個非常重要的行政樞紐，實際開展的各項管理工作具有一定的復雜性。企業(yè)為了能夠緊跟現(xiàn)代化社會發(fā)展趨勢，可以在辦公室管理工作中融入項目管理思想，將項目管理工作思路與辦公室管理工作進行全面結(jié)合，在形成一種新型管理模式的基礎上，全面提升辦公室管理工作科學性。本文從項目管理思想的具體內(nèi)容入手，展開闡述，針對如何在辦公室管理工作中落實項目管理實踐工作，進行全面探討。

一、項目管理思想

通過對項目管理思想進行細致分析，發(fā)現(xiàn)其主要就是認為項目是某一個組織，為了能夠達到既定目標，在特定的人力資源、物力資源、時間等多項條件的約束下，高效落實的一種具有一次性和獨特性的任務。在落實項目管理工作期間，會借助多種不同類型的工具、技術(shù)、方法、知識等，以此來最大程度上的完成各方對項目的預期要求。項目管理工作具有較強的綜合性，同時也會涉及多個不同的重要階段，這就要求項目管理人員做好計劃、組織、控制等多項管理工作。

目前在辦公室管理工作中，主要包括兩種類型的工作：一是程序化和重復性的工作，具體包括文件收發(fā)、印章管理、信息報送等多項工作。二是單次工作，如服務接待、活動組織、會務組織等多個方面的工作。其中第一種類型的辦公室管理工作，需要嚴格按照標準規(guī)章制度做好各項工作；而對于第二種類型的工作，則是具有較強的開放性和臨時性，其更加適用于項目管理思維[1]。

二、項目管理思想在辦公室管理工作中的實踐策略

（一）確定任務目標

在辦公室管理實踐工作中，可以融入項目管理思想。項目管理要求項目經(jīng)理充分發(fā)揮團隊領導作用，這就要正確領導項目小組在預算范圍內(nèi)，嚴格按照標準要求高效完成項目工作各項具體內(nèi)容。因此，辦公室負責人作為項目經(jīng)理就要積極構(gòu)建具有系列性的項目計劃、組織、控制方案，從而將統(tǒng)籌管理工作落到實處，最終實現(xiàn)企業(yè)辦公室管理目標。以項目管理思想為基礎依據(jù)，可以具體將辦公室單次性工作作為一個項目，細分為項目啟動管理、管理任務執(zhí)行、項目監(jiān)控、項目調(diào)整等多項任務。在完成各個項目之后，還要及時開展總結(jié)會，并要將項目資料進行歸檔處理。

辦公室管理工作人員在實際應用項目管理思維時，就要充分考慮辦公室人員自身特點。通過對辦公室工作進行細致分析，就會發(fā)現(xiàn)辦公室工作看起來簡單瑣碎并不復雜，但這些工作具有一定的繁重性、并行性、多目標性等特點。在管理工作中要確定項目目標，必須保證評估目標具有可行性，同時要全面提升辦公室管理工作質(zhì)量。對于辦公室的各項工作項目而言，基本上都是自上而下進行部署，在確定項目目標之后，有助于項目參與人員在思想觀念上達成共識，從而能夠幫助企業(yè)順利開展各項經(jīng)營管理活動。

（二）制定科學合理的工作任務計劃

以項目管理思想為依據(jù)，開展辦公室管理工作，會對服務轉(zhuǎn)型和專業(yè)性具有較高要求。辦公室管理人員在此種狀況下，要在實際落實項目執(zhí)行工作之前，制定科學合理的工作任務計劃，甚至要對該項工作計劃的可行性進行全面評估。

一是合理分解任務。嚴格依據(jù)任務性質(zhì)，對各項任務進行細化分析；要嚴格按照一定的層次結(jié)構(gòu)，積極構(gòu)建完善的任務目標體系；并針對目標任務，精準確定最大任務單元的時間周期。

二是有效銜接任務。對各項任務合理進行分解之后，要注重從時間維度對各項任務進行銜接。辦公室管理人員在具體工作中，就要從項目管理思維的角度出發(fā)，充分利用流程圖的形式來標注各項任務的銜接；并且按照時間要求，結(jié)合任務流程做好任務的梳理工作。此外，積極引入項目管理思維工作流程圖，可以達到可視化等目的，讓任務銜接一清二楚，同時可以精準節(jié)點各個最小任務單元的工作量和時間節(jié)點。

三是合理分配人力資源。辦公室管理工作任務想要高效完成，需要充足人力資源的支持。這就要求企業(yè)辦公室管理人員，結(jié)合項目管理各項工作要求，作為責任部門，針對完成的單次任務對企業(yè)內(nèi)部的人力資源進行合理調(diào)配。在保證各項任務在標準時間范圍內(nèi)完成同時，也要細化任務分工表以及流程圖，從而提升任務完成速度和質(zhì)量。

四是發(fā)布工作計劃。綜合考量各項限制因素，對于辦公室管理人員而言，也要對完成任務的網(wǎng)絡圖可行性進行細致分析[2]。要充分利用現(xiàn)代化辦公室OA辦公系統(tǒng)以及各類信息基數(shù)手段，提前將具體的工作任務和計劃方法下發(fā)給辦公室工作人員，提升工作人員的參與度和積極性。

（三）嚴格監(jiān)督管理工作執(zhí)行狀況

在辦公室管理實踐工作中，融入項目管理思想，在實際實施各項任務期間，要對辦公室工作人員的具體工作行為進行實時監(jiān)督。主要就是因為各個任務單元都要非常明確的截止時間，為了能夠在有效的時間內(nèi)提升工作效率和質(zhì)量，就要防止因為工作人員自身原因，而延誤整體任務完成時間。同時通過流程圖更新流程進度，及時查找進度滯后的原因，通過各種技術(shù)手段或人力資源支持解決進度滯后問題，確保工作任務按質(zhì)按量完成，這樣也有助于在后續(xù)制定出更具有針對性的辦公室管理機制。

三、結(jié)束語

總之，為了能夠更好地將項目管理思想，融入到辦公室管理實踐工作中，辦公室工作人員和管理人員就要在全面掌握項目管理思想的基礎上，落實任務目標確定、任務計劃制定、監(jiān)督任務計劃等多項工作。這樣不僅能夠使辦公室管理工作向精細化方向轉(zhuǎn)變，也能顯著提升辦公室管理工作創(chuàng)新性。