人事檔案管理信息化趨勢

徐鑫 新疆塔里木河流域管理局組織人事處

隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)形式下的檔案管理已經無法滿足現(xiàn)階段的發(fā)展要求，人事檔案管理信息化發(fā)展成為其必然的趨勢。在推動人事檔案信息化管理的過程中應當充分意識到其重要性，并且分配專業(yè)素質相對較高的管理人員，實現(xiàn)軟硬件設備的及時更新從而保障管理工作的順利開展。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理信息化中存在的相關問題

（一）管理人員專業(yè)素質相對較低

現(xiàn)階段大多數(shù)單位未能夠充分認識到人事檔案管理工作的重要性，因此在開展人事檔案管理工作的過程中分配的資源相對較少，未能夠實現(xiàn)專業(yè)人力資源的有效管理。通常情況下檔案管理工作的相關人員一般是以兼職的身份進行人事的檔案管理，從而嚴重制約了人事檔案管理工作的有效發(fā)展。在信息化高速發(fā)展以及廣泛應用的環(huán)境下，在進行人事檔案管理活動中應當分配充分的人力資源以及物力資源從而保障管理工作的順利開展。

（二）管理制度不健全

數(shù)據與信息屬于人事檔案信息化管理中極為重要的內容，是人事檔案信息化管理的主體。健全完善的管理制度對于數(shù)據的完整性與信息的準確性具有良好的保障作用，然而現(xiàn)階段人事檔案信息化管理方面缺乏有效的管理制度規(guī)范，同時由于相關工作人員在專業(yè)方面的缺陷以及主觀思想方面重視程度不足，從而造成類在相關信息數(shù)據的收集過程中信息數(shù)據全面性以及完整性受到了一定程度的影響。該些因素的存在嚴重制約了檔案信息化管理的發(fā)展。

（三）缺乏技術設備

人事檔案管理實現(xiàn)信息化其中信息化設備屬于其中較為重要的設備，并且在管理的過程中信息技術設備的配置以及配置相關參數(shù)對于檔案信息化的發(fā)展具有直接性的影響。同時還會使得人事檔案管理工作效率方面也受到一定程度的影響。人事檔案信息化管理過程中對于信息安全方面的要求相對較高，若未能夠建立起良好的安全保護措施將會使得檔案信息面臨著被非法盜取以及篡改等方面風險，從而造成一定的損失。當前大部分單位的領導層在主觀意識上認為傳統(tǒng)的檔案管理措施便能夠滿足現(xiàn)階段的工作需求，沒有必要進行信息化的改變，所以未對檔案管理方面投入相應的足夠的資源，從而造成了信息化設備以及相關軟件配置無法滿足實際工作需求，此種情況下對于信息化管理中信息方面的有效存儲以及信息的保密程度受到一定程度的限制。

二、完善人事檔案信息化管理有效措施

（一）強化人事檔案管理中信息化發(fā)展意識

在人事檔案管理工作中首先需要強化信息化發(fā)展意識，需要充分地認識到信息化建設對人事管理工作的重要性，通過信息化建設來實現(xiàn)企業(yè)內部人事檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化和科學化的發(fā)展，并通過合理利用這一手段提高人事檔案管理工作的效能。同時管理者也需要意識到信息化技術在人事管理工作中存在的問題，通過解決信息化管理中的制度建設、平臺建設、服務建設等一些問題，提高人事管理工作的效率和質量，進而強化人事檔案管理工作中信息資源的利用。

（二）在人事檔案管理中加強隊伍建設

在人事檔案管理中還需要加強管理隊伍的建設，通過增加人事檔案管理工作中信息化技術人才的數(shù)量和質量，提高人事檔案管理工作效率?，F(xiàn)階段在我國人事檔案管理工作中，檔案管理工作人員所面臨的工作任務日益繁重和復雜，這不僅對檔案管理工作人員的個人素質帶來了更高的挑戰(zhàn)，同時也對各級人事檔案管理部門的人才聘用制度提出了更高的要求。因此在各級人事檔案管理部門需要提高人事檔案管理工作人才的聘用門檻，在聘用相關人事檔案管理人員時，首先應當考察檔案管理工作人員的個人資質，對不符合人事檔案管理工作條件的人員堅決禁止錄用；還需加大對人事檔案管理工作人員的培訓力度，使人事檔案工作人員在工作和生活中長年保持終身學習的良好學習狀態(tài)，可以在工作中熟練掌握專業(yè)性的檔案管理信息技術，履行自身在人事檔案管理工作中的職責；強化企業(yè)內部人事檔案管理工作人員的服務意識。隨著當前人事檔案信息開放程度的逐漸加深，人事檔案資源的利用者由職能部門逐漸向全體社會公民擴散，因此人事檔案管理工作人員需要強化自身的服務意識，提升服務質量，進而為社會群眾提供更加細心、周到和貼心的服務。

（三）在人事檔案管理中打造良好發(fā)展環(huán)境

人事檔案管理工作中還需要為信息化技術的發(fā)展營造出良好的環(huán)境，首先，企業(yè)需要加強內部的軟件環(huán)境建設，這便需要企業(yè)在發(fā)展過程中建立完善的管理制度、管理機制和管理文化。政府應當在人事檔案管理信息化建設中起主導作用，加強人事檔案管理制度的完善，通過填補當前人事檔案管理工作中存在的法律漏洞和空白，對人事檔案管理工作中的流程、環(huán)節(jié)等作出科學細致的規(guī)范，加強人事檔案管理工作中的信息化法律法規(guī)宣傳工作，確保全體公民可以自覺維護檔案工作的法治管理。

三、結束語

人事檔案主要是由認識管理活動中產生的，主要作用在于人的經歷還有工作能力等方面信息的記錄，并且其中還涉及了關于個人資料還有學歷方面的有效正面材料。并且檔案屬于信息的重要載體，屬于較為關鍵的信息源，處理好檔案管理工作對于資源利用具有較為重要的作用。隨著信息化技術的不斷深化發(fā)展，檔案信息化程度也在逐漸地加深，從而使得人事檔案管理工作效率得到了有效地提升。