關(guān)于大數(shù)據(jù)背景下工程咨詢檔案信息化建設(shè)的思考

于曉藝 青島市工程咨詢?cè)?/p>

對(duì)于企業(yè)進(jìn)行建設(shè)數(shù)字檔案館網(wǎng)體系這是一項(xiàng)非常繁雜的工作，并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)工程，一定要從多方面進(jìn)行建設(shè)，同時(shí)，還要加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，不斷引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才。構(gòu)建企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館網(wǎng)體系需要一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣建立起來(lái)的體系才是符合企業(yè)自身發(fā)展要求的體系。建設(shè)企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館網(wǎng)體系并不是一蹴而就的，這是一個(gè)漫長(zhǎng)持久的過(guò)程，在企業(yè)發(fā)展的不同階段需要對(duì)體系進(jìn)行不斷的更新和完善，讓建立起來(lái)的體系能夠更好的服務(wù)于企業(yè)，為企業(yè)的發(fā)展助力。

一、當(dāng)前工程咨詢檔案管理中存在的突出問(wèn)題

（一）檔案管理水平較低

很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理人員招聘的時(shí)候并沒(méi)有太多的專業(yè)性要求，這就使得檔案管理人員專業(yè)程度普遍不高，而且這些人員基本上沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的檔案管理相關(guān)的技能訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案管理相關(guān)的知識(shí)了解的甚少，業(yè)務(wù)能力也不強(qiáng)，甚至根本無(wú)業(yè)務(wù)能力而言。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，這就在很大程度上阻降低了檔案管理水平，讓檔案案信息化的發(fā)展受到不利影響。

（二）檔案監(jiān)管機(jī)制不健全

目前，對(duì)檔案集中、統(tǒng)一管理工作相關(guān)政府部門并沒(méi)有重視起來(lái)，這就使得這項(xiàng)工作做得不夠到位。有些地方檔案信息資源并沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理而是采用的分散管理，這就會(huì)造成信息共享出現(xiàn)斷層。目前，很多城鎮(zhèn)雖然已經(jīng)有相應(yīng)的檔案信息化監(jiān)管機(jī)制，但是這些機(jī)制并不是很完善，相關(guān)的工作人員工作積極性不高，專業(yè)性不強(qiáng)，檔案信息共享很難實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案管理工作的信息化應(yīng)用能力薄弱

工程咨詢檔案資料數(shù)量多，數(shù)據(jù)量大，現(xiàn)有的管理方式存在一定的短板，導(dǎo)致工程咨詢檔案在管理過(guò)程中存在問(wèn)題，影響了管理工作的推進(jìn)。

另一方面，社會(huì)發(fā)展對(duì)工程檔案管理工作提出了更高的要求，并且不斷呈現(xiàn)新的發(fā)展特點(diǎn)，與此同時(shí)，一些檔案管理工作人員信息化操作水平不高，這在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下工程咨詢檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

（一）提升檔案管理效率

采取信息化建設(shè)能夠賦予工程咨詢檔案管理以新的手段，在實(shí)施過(guò)程中采用大數(shù)據(jù)的手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升，為檔案管理工作的推進(jìn)和檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力支持。

考慮到工程咨詢檔案管理的難度和管理的目標(biāo)，在管理過(guò)程中需要圍繞工程咨詢檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)做好管理工作的推進(jìn)，保證工程咨詢檔案在管理中能夠在管理的效率、管理的有效性和管理的全面性達(dá)標(biāo)，為工程咨詢檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，保證工程咨詢檔案信息化建設(shè)在推進(jìn)中達(dá)到預(yù)期目標(biāo)[1]。所以，做好工程咨詢檔案信息化建設(shè)工作對(duì)提高工程咨詢檔案管理的有效性和管理效率具有重要的影響。

（二）實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

科學(xué)化管理是工程咨詢檔案管理過(guò)程中的重要發(fā)展目標(biāo)，大數(shù)據(jù)技術(shù)則是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理重要的支撐手段，對(duì)工程咨詢檔案的管理工作具有極其重要的影響。

按照檔案管理的具體情況合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，讓大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，既提升檔案管理的效率，同時(shí)也提升檔案管理的科學(xué)性，推動(dòng)檔案管理工作的有序進(jìn)行，達(dá)到科學(xué)化管理的目標(biāo)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)升級(jí)

圍繞檔案管理工作的目標(biāo)和特點(diǎn)以及檔案管理工作的實(shí)際難度，現(xiàn)階段檔案管理工作在落實(shí)中需要按照檔案管理的實(shí)施要求和檔案管理的具體情況做好技術(shù)手段的應(yīng)用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用既反映出檔案管理工作的要點(diǎn)及特征，同時(shí)也反映出檔案管理工作對(duì)新技術(shù)的需求。以此為基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并將大數(shù)據(jù)作為重要的支撐技術(shù)體系，對(duì)解決檔案管理工作問(wèn)題和推動(dòng)檔案管理工作的有序進(jìn)行具有極其重要的影響[2]。

三、大數(shù)據(jù)背景工程咨詢檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，以檔案大數(shù)字平臺(tái)為載體，不斷對(duì)檔案大數(shù)據(jù)資源進(jìn)行建設(shè)，這是以后的發(fā)展方向。

利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以在這上面實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)、重要度標(biāo)記以及調(diào)用等功能，將大數(shù)據(jù)平臺(tái)作為工程咨詢檔案信息化管理的重要載體，解決檔案管理問(wèn)題，保證檔案管理在實(shí)施過(guò)程中達(dá)到管理要求，滿足管理實(shí)際。

在數(shù)據(jù)平臺(tái)建立中既要做好功能模塊的設(shè)計(jì)，同時(shí)也要做好基本功能的設(shè)置，使系統(tǒng)在基本功能方面滿足功能要求，解決系統(tǒng)的設(shè)計(jì)問(wèn)題，保證系統(tǒng)在使用過(guò)程中具備良好的使用性能，提高系統(tǒng)的便利性[3]。

建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)應(yīng)遵循兩個(gè)基本原則：

其一，“存量數(shù)字化”原則。

其二，“增量電子化”的原則。

具體來(lái)說(shuō)，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)需要從以下4 個(gè)方面入手展開(kāi)：

1）整合多維多源的內(nèi)外部知識(shí)資源，構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)

根據(jù)咨詢?cè)旱臉I(yè)務(wù)體系和組織結(jié)構(gòu)體系梳理完備的知識(shí)體系框架，在此基礎(chǔ)上整合院內(nèi)外部開(kāi)放接口的Word、Excel、PDF、PPT、圖片、CAD 圖紙、音視頻文件和福萊、廣聯(lián)達(dá)工程文件等的知識(shí)資源構(gòu)建全媒體知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，從而沉淀知識(shí)資產(chǎn)。

2）盤活分散零亂的知識(shí)資源，提供一站式知識(shí)獲取

解決咨詢?cè)褐R(shí)獲取困難問(wèn)題，將整合的各類知識(shí)資源提供統(tǒng)一查詢?nèi)肟冢峁?qiáng)大的知識(shí)智能檢索功能，一站式查詢、閱讀和下載需要的知識(shí)資源，為業(yè)務(wù)開(kāi)展和項(xiàng)目研究節(jié)省時(shí)間。

3）知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)融入工作、研究、學(xué)習(xí)全過(guò)程

以工程師的設(shè)計(jì)研發(fā)工作為主線將知識(shí)管理、知識(shí)服務(wù)深入研究、學(xué)習(xí)和工作過(guò)程中去，為工程師帶來(lái)便利，促進(jìn)各類知識(shí)的場(chǎng)景化應(yīng)用和知識(shí)管理平臺(tái)的可持續(xù)性。

4）實(shí)現(xiàn)知識(shí)的自動(dòng)標(biāo)簽，全文處理，智能推送和批量入庫(kù)；實(shí)現(xiàn)知識(shí)的自動(dòng)索引和相似性關(guān)聯(lián)分析等，挖掘咨詢?cè)褐R(shí)脈絡(luò)，深化知識(shí)服務(wù)，促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

（二）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)支持檔案智能檢索與運(yùn)用

檔案數(shù)據(jù)信息是各種各樣的，不同的信息會(huì)有不同的作用，在海量的檔案數(shù)字資源中，如果我們想要從中找尋對(duì)自己有用的信息其難度也是比較大的。因此，面對(duì)海量的資源信息，我們?cè)撊绾卧谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)找到對(duì)自己有用的信息，然后用人們比較容易接受的方式傳遞出去，這一問(wèn)題的探究具有非常重要的意義。如果把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到檔案智能檢索中，那么就會(huì)給檔案信息的利用帶來(lái)非常大的便利，讓用戶可以在最短的時(shí)間內(nèi)找到自己想要的信息，同時(shí)也提高了檔案公共服務(wù)能力。

（三）打通檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)通道

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，不僅要做好檔案系統(tǒng)的建設(shè)和功能的設(shè)定，同時(shí)還要將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)相連接，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的互通，解決數(shù)據(jù)通訊問(wèn)題，使各系統(tǒng)之間按照數(shù)據(jù)交流的要求和數(shù)據(jù)的重要性要求做好數(shù)據(jù)的使用，使檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮有效的數(shù)據(jù)收集和管理功能，為檔案管理工作的推進(jìn)和落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)，保證檔案管理工作在實(shí)施中，能夠在管理的全面性和有效性方面達(dá)標(biāo)?；诠こ套稍儥n案管理的實(shí)際要求和特點(diǎn)，在管理過(guò)程中檔案管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的應(yīng)根據(jù)檔案管理的特征和檔案資料的實(shí)際需求做好管理，并在系統(tǒng)的連接方面建立統(tǒng)一的接口形式，保證系統(tǒng)在連接形式方面能夠解決連接問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高速傳輸，避免數(shù)據(jù)在傳輸中因采取的方式方法存在問(wèn)題，或系統(tǒng)本身存在短板影響系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

（四）培養(yǎng)檔案管理員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技能

通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的分析，在工程咨詢檔案管理中采取大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢(shì)。為了適應(yīng)這一要求，檔案管理員應(yīng)當(dāng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)有全面深入的了解，并且在實(shí)際操作中掌握大數(shù)據(jù)操作方法，提高操作技巧，保證大數(shù)據(jù)技術(shù)在應(yīng)用效果方面達(dá)標(biāo)。

四、結(jié)論

通過(guò)對(duì)工程咨詢檔案管理工作的了解，在檔案管理過(guò)程中采取正確的管理方法，并積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，對(duì)提高工程咨詢檔案管理的效率和滿足檔案管理要求具有重要影響。圍繞工程咨詢檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，在管理中既要突出管理目標(biāo)，同時(shí)也要解決管理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)管理手段的升級(jí)。因此，做好大數(shù)據(jù)手段的應(yīng)用并積極推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效落實(shí)，對(duì)工程咨詢檔案管理工作的開(kāi)展和檔案管理工作的落實(shí)具有重要意義，在具體實(shí)施中應(yīng)根據(jù)檔案管理的特征和工程檔案等管理要求做好大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。根據(jù)工程咨詢檔案管理的要求做好大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，保證大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在構(gòu)建中取得積極效果，為工程咨詢檔案管理工作的落地實(shí)施提供支持，解決工程咨詢檔案管理中存在的問(wèn)題。