事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及應對措施

楊丹 武漢城市職業(yè)學院

會計檔案具有較高的保存價值和利用價值，其既可以對事業(yè)單位的經濟業(yè)務、經濟發(fā)展狀況進行詳細記錄和反映，又可以幫助事業(yè)單位制定科學合理的發(fā)展計劃。因此，事業(yè)單位需加大對會計檔案管理的重視程度，結合會計檔案管理方面的法律法規(guī)要求，制定會計檔案管理流程和要求，促使會計檔案管理水平得到持續(xù)提升。

一、會計檔案概述

從基本的概念學內涵角度分析，所謂會計檔案，通常指的是行政事業(yè)單位在開展會計核算工作過程中需要實施接收工作環(huán)節(jié)、記錄工作環(huán)節(jié)，以及保存工作環(huán)節(jié)的，具備一定形式影響價值的，能夠反映揭示行政事業(yè)單位經濟往來業(yè)務真實發(fā)生情況的，借由文字形式、圖片形式及表格形式加以呈現(xiàn)的數(shù)據信息資料。從內容組成角度分析，行政事業(yè)單位會計資料，既包括以紙質載體形式呈現(xiàn)的經濟業(yè)務往來賬單資料、賬目記錄資料和種類多樣的紙質票據資料，還包含因行政事業(yè)單位開展會計電算化業(yè)務處理活動而形成的，能夠全面準確真實記錄揭示行政事業(yè)單位經濟往來事項具體發(fā)生情況的電子信息化會計檔案記錄資料。在行政事業(yè)單位會計檔案管理工作開展過程中，具體需要面對和處理的會計檔案資料主要有會計憑證資料、會計賬簿資料、指向特定業(yè)務時間階段的財務報表資料，以及數(shù)量眾多的，與具體往來經濟業(yè)務具備相關性的原始性會計憑證資料。

二、事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及應對措施

（一）沒有全面掌握相關法規(guī)要求

為推動會計檔案管理事業(yè)的整體發(fā)展，國家先后數(shù)次修訂會計檔案管理方面的法規(guī)條例。但部分事業(yè)單位的會計檔案管理人員沒有及時學習和掌握國家政策，依然沿用傳統(tǒng)經驗和方法，這樣會計檔案管理的規(guī)范性將難以實現(xiàn)。同時，部分事業(yè)單位也沒有充分重視會計檔案管理工作，沒有定期對會計檔案管理人員進行培訓，導致相關法規(guī)政策得不到全面落實。

（二）會計檔案電子化管理缺乏專業(yè)性人才

互聯(lián)網信息技術的不斷滲入，傳統(tǒng)會計檔案管理方式逐漸被電子管理形式所替代，同時，電子化管理逐漸成為當前的重要管理方式，逐步順應當前時代的發(fā)展需求。電子化管理會計檔案是在計算機網絡的基礎上開展的，而事業(yè)單位受運行經費有限、人員配備不足等原因所限，很少配置專業(yè)的網絡技術人才對電子會計檔案進行管理。通常由財務人員經過短暫的培訓后承擔網絡日常維護工作，或者是在網絡出現(xiàn)問題時聘請外界的專業(yè)人員進行維護。對于系統(tǒng)安全保障、軟硬件升級維護、檔案管理等一系列非財務專業(yè)技能，財務人員往往束手無策，無法達到有效維護的效果，出現(xiàn)管理不到位的情況。

（三）制度長期不完善且內容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機構的政策和內容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致事業(yè)單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

（四）電子檔案缺乏安全保障

電子檔案的出現(xiàn)與發(fā)展，符合時代發(fā)展的要求，它能夠更好地體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。但是目前的電子檔案管理工作缺乏足夠的安全保障，無法真正體現(xiàn)信息技術與檔案管理工作相融合的重要優(yōu)勢，整體的管理質量和效率受到了影響。部分檔案管理工作人員只能機械地使用不同的計算機以及系統(tǒng)來保存和使用不同的文件，難以真正地體現(xiàn)脫機管理以及下載過程中的特殊要求，如發(fā)生計算機后臺受到病毒入侵，或是因為外部客觀因素而導致各類故障，就會直接使得整個檔案資料丟失或者被毀損，嚴重影響電子檔案的穩(wěn)定運作和安全保障。另外，由于部分檔案管理人員工作能力不強、工作經驗少，在處理文件材料和檔案時沒能做好后期的歸檔和備份工作，整個檔案管理工作存在盲目性和隨意性，導致文件丟失現(xiàn)象頻頻發(fā)生，檔案安全缺乏應有的保障。

三、事業(yè)單位會計檔案管理問題的應對措施

（一）充分掌握和貫徹法律政策要求

國家修訂的會計檔案管理條例，詳細介紹了現(xiàn)有的經濟業(yè)務與電子平臺業(yè)務，對事業(yè)單位會計檔案管理工作具有較強的指導性和規(guī)范性。事業(yè)單位負責人員、檔案管理人員需深入學習政策法規(guī)內容，準確把握會計檔案管理的流程和要點。同時，要將內部培訓活動組織起來，引導其他職工深入學習，切實掌握新辦法和新要求，將其貫徹于會計檔案管理實踐當中。

（二）提高檔案管理人員素質

會計檔案記錄了事業(yè)單位經濟事項的活動軌跡，包含了許多重要數(shù)據，在單位的正常運行和發(fā)展中是不可或缺的。首先要在思想上提高對相關檔案工作的重要認識，將電子化管理方式納入相關從業(yè)人員崗位責任制中，防止管理人員在日常工作中出現(xiàn)隨意性。其次要開展計算機應用知識、網絡知識、通信技術、電子檔案管理制度等方面的專題培訓。會計檔案管理人員通過專題培訓，提升對財務軟件的基礎操作，進一步了解會計電子檔案的存放以及管理細則。再次，開展職業(yè)道德方面的培訓，增強檔案管理人員和財務人員的職業(yè)道德建設，不斷增強責任感、使命感，提升道德素養(yǎng)。最后，要多途徑選拔培養(yǎng)復合人才，加強多方合作，提高會計信息管理應用能力。財務部門、檔案部門要通過人才招聘、教育培訓、交流輪崗等方式培養(yǎng)會計檔案管理人才，使一般財務人員和檔案人員都可以在會計檔案信息化建設和管理方面相互提出需求，建立一支素質過硬、業(yè)務過關的電子會計檔案管理的專業(yè)隊伍。

（三）創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實現(xiàn)普遍化

檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強內部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確?；パa性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。

（四）加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對信息技術特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應重視檔案管理工作人員安全素質的提升，構建高水平的檔案安全管理團隊，為檔案安全工作提供人力保障。

四、結束語

會計檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，為充分凸顯會計檔案的價值，事業(yè)單位需系統(tǒng)梳理和總結遇到的問題，及時制定針對性地解決策略，顯著改善會計檔案管理效率。