ERP在送變電公司人力資源管理中的研究

田偉偉 北京送變電公司

隨著我國社會(huì)的發(fā)展，電力行業(yè)作為重要的能源行業(yè)也實(shí)現(xiàn)一系列的改革。送變電公司規(guī)模的擴(kuò)大也增加相應(yīng)的人力資源管理成本，給企業(yè)的運(yùn)行帶來一定的不利影響。在此過程中，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)難以滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，需要及時(shí)進(jìn)行更新。ERP是新型管理模式，將其運(yùn)用到企業(yè)的人力資源管理工作中能夠充分提高管理水平。因此，本文的研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、ERP的概述

ERP又稱企業(yè)資源計(jì)劃，這一概念最早出現(xiàn)于20世紀(jì)90年代，由美國某管理咨詢公司提出[1]。ERP在初期階段只是作為簡單的應(yīng)用軟件來使用，后來逐漸發(fā)展成與管理相關(guān)的理論支撐。就ERP本身而言，其宗旨是在最大程度上合理管理和配置企業(yè)的人力、物力和財(cái)力，實(shí)現(xiàn)均衡分配，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的順利進(jìn)行。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的幫助之下，ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)管理手段和模式的統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，將企業(yè)的管理理念、財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)流程、人員信息等內(nèi)容進(jìn)行整合，在企業(yè)需要完成決策和管理時(shí)提供必要的幫助，提高企業(yè)本身的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。因此，ERP系統(tǒng)其實(shí)是管理理念在信息化技術(shù)支持之下形成的結(jié)合體，有效整合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)和外部資源，完善生態(tài)供應(yīng)鏈，進(jìn)而達(dá)成企業(yè)的管理目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展過程中，ERP系統(tǒng)不僅能夠提高企業(yè)業(yè)務(wù)流程的合理化、科學(xué)化、自動(dòng)化水平，還能夠根據(jù)企業(yè)情況因地制宜地制定管理辦法，使其能夠滿足不同企業(yè)的發(fā)展需要。雖然如此，ERP系統(tǒng)也存在一定的缺陷，在未來的發(fā)展過程中需要進(jìn)一步開發(fā)和完善，進(jìn)而幫助企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

二、ERP的應(yīng)用現(xiàn)狀與人力資源管理的關(guān)系

在送變電公司之中，對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在對(duì)資源的合理配置和優(yōu)化管理，包括企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)和外部資源所涉及到的人、物、財(cái)、時(shí)間、信息等，實(shí)現(xiàn)綜合化管理，并有效協(xié)調(diào)各管理部門之間的關(guān)系，建立起及時(shí)溝通交流的機(jī)制。在送變電公司的ERP系統(tǒng)之中具有多種模塊，例如經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源、法律事務(wù)管理等，分類較多，人力資源管理只是其中的一部分。在應(yīng)用ERP人力資源管理系統(tǒng)之后，就能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部與此相關(guān)的信息進(jìn)行全面掌握，梳理和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，通過數(shù)據(jù)技術(shù)的支持來準(zhǔn)確分析人力資源的優(yōu)化方案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各部門的優(yōu)化配置，減少非必要的成本支出。ERP人力資源管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)管理角色的轉(zhuǎn)變，通過自動(dòng)化系統(tǒng)來提高人力資源管理的水平，在企業(yè)發(fā)展過程中具有非常重要的作用[2]。

三、ERP在送變電公司人力資源管理中的具體應(yīng)用

（一）管理需求分析

在送變電公司的人力資源管理系統(tǒng)之中，主要涉及到八個(gè)模塊的功能，包括人事、檔案、合同、考勤、工資、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)和員工自主管理模塊，在應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，就需要對(duì)這八個(gè)模塊的主要需求進(jìn)行合理分析。

第一，關(guān)于人事基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的需求分析。在這一模塊，管理業(yè)務(wù)的開展要建立在送變電公司實(shí)際員工變動(dòng)情況的基礎(chǔ)之上，掌握好整體信息之后，根據(jù)不同人員的崗位類別實(shí)行分類管理，并完善數(shù)據(jù)進(jìn)入管理系統(tǒng)中的接口工作，進(jìn)而保證數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)同步，并避免數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的問題。

第二，關(guān)于檔案管理的需求分析。在這一方面，ERP系統(tǒng)需要在人力資源管理的過程中對(duì)所涉及到的人事信息進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和管理，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的修改功能，包括添加、刪除等，并在必要查詢時(shí)能夠清晰顯示所有相關(guān)的查詢信息，完善篩選、列表等查詢功能。

第三，關(guān)于合同管理的需求分析。對(duì)老員工合同進(jìn)行妥善保存和管理，對(duì)于新入職員工簽訂的合同進(jìn)行錄入，完成審批，并做好備份數(shù)據(jù)進(jìn)行封存，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。系統(tǒng)中要添加搜索和查詢合同的功能，并實(shí)現(xiàn)合同的統(tǒng)計(jì)管理。

第四，關(guān)于考勤管理的需求分析。在考勤管理上，ERP系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)員工自助式考勤功能，在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)工作日及休息日的相關(guān)信息，根據(jù)既有程序來完成考勤記錄。在審核時(shí)以月為單位，管理人員通過對(duì)每位員工月度考勤記錄的調(diào)取來考核上月的出席情況，并送交審核，審核之前可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行修改，將最終審核情況作為發(fā)放工資和扣款的依據(jù)。

第五，關(guān)于工資管理的需求分析。ERP系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史工資信息的有效維護(hù)，根據(jù)當(dāng)月員工的考勤情況設(shè)置相應(yīng)的工資計(jì)算條件，正確計(jì)算出員工當(dāng)月的實(shí)發(fā)工資，并將詳細(xì)的工資條進(jìn)行打印，由人事部門發(fā)放至員工手中。

第六，關(guān)于獎(jiǎng)金管理的需求分析。在管理員工獎(jiǎng)金時(shí)，各部門專員需要將所有員工的獎(jiǎng)金信息錄入到系統(tǒng)之中并進(jìn)行后續(xù)維護(hù)。在系統(tǒng)中需要實(shí)現(xiàn)對(duì)部門獎(jiǎng)金總和以及員工個(gè)人獎(jiǎng)金總和的統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，自動(dòng)算出所需繳納的稅款額度，并將其從獎(jiǎng)金中進(jìn)行扣除。

第七，關(guān)于保險(xiǎn)管理的需求分析。管理人員需要通過系統(tǒng)對(duì)所有員工的保險(xiǎn)信息和檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，錄入新員工保險(xiǎn)的繳納信息，并根據(jù)需要打印對(duì)應(yīng)的保險(xiǎn)信息單。

第八，關(guān)于員工自助管理的需求分析。ERP系統(tǒng)需要在每個(gè)月審批工資之后對(duì)員工所有信息進(jìn)行更新，員工可以通過輸入自身的用戶名、工號(hào)和密碼來查詢個(gè)人名下的所有信息，包括檔案、合同、工資、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)等。

（二）系統(tǒng)框架

在送變電公司ERP人力資源管理系統(tǒng)中，共有八個(gè)模塊的功能，包括人事、檔案、合同、考勤、工資、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)和員工自助管理模塊，構(gòu)成管理系統(tǒng)的總體框架[3]。以用戶管理、工資管理、保險(xiǎn)管理、人事檔案管理和員工自助管理為例：

首先，管理員能夠通過用戶管理來檢測(cè)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，合理分配系統(tǒng)的權(quán)限，完善對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置。從某種層面上來說，用戶管理是ERP人力資源管理系統(tǒng)的運(yùn)行核心，具有非常重要的作用。在該系統(tǒng)的支持之下，相關(guān)人員能夠獲取系統(tǒng)權(quán)限，登錄進(jìn)系統(tǒng)之后開展相應(yīng)的管理工作，而系統(tǒng)的管理人員也能夠?qū)λ杏脩舻牡卿浨闆r進(jìn)行監(jiān)測(cè)，決定是否收回或發(fā)放權(quán)限[4]。其次，通過工資管理模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)整個(gè)公司內(nèi)部員工工資情況的有效管理。在此過程中，人事檔案需要提供最新的人員信息數(shù)據(jù)，作為發(fā)放工資的依據(jù)，工資管理人員需要將系統(tǒng)中員工的每個(gè)月工資情況制作成工資單或報(bào)表。人力資源工作人員也可以通過該模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)工資明細(xì)等信息的查詢，進(jìn)而更好地維護(hù)工資體系。員工也能夠?qū)ψ陨淼墓べY進(jìn)行查詢，了解每個(gè)月的工資狀況。再次，保險(xiǎn)管理模塊涉及到所有已繳納保險(xiǎn)員工的保險(xiǎn)情況，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)以及公積金情況等。在該模塊的框架設(shè)計(jì)中，需要以政府文件要求為基礎(chǔ)，詳細(xì)錄入員工的保險(xiǎn)數(shù)據(jù)，模塊自動(dòng)繪制不同員工的保險(xiǎn)信息情況，根據(jù)具體需要制作相應(yīng)的報(bào)表。人力資源管理人員能夠在此模塊中對(duì)保險(xiǎn)信息進(jìn)行查詢，員工也可以查看自己的保險(xiǎn)情況。隨后，人事檔案管理模塊能夠匯集所有員工的人事信息，各部門檔案管理人員需要對(duì)本部門員工的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和管理，如有變動(dòng)及時(shí)更新，在模塊中進(jìn)行添加、修改和刪除。最后，在員工自助管理模塊，員工能夠?qū)ψ陨硐嚓P(guān)信息進(jìn)行查詢，包括工資、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)等。

（三）模塊設(shè)計(jì)

在模塊設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，主要以工資管理模塊和考勤管理模塊為例，來詳細(xì)說明具體的設(shè)計(jì)方案：

第一，在工資管理模塊中，人事部門需要計(jì)算好每個(gè)員工的工資，做好核對(duì)，主要涉及到三個(gè)方面的內(nèi)容，即工資核算、薪資標(biāo)準(zhǔn)制定和工資明細(xì)的公布。薪資核算需要包括員工個(gè)人信息如姓名、工號(hào)、部門、崗位、層級(jí)，以及請(qǐng)假信息、出勤情況、其他獎(jiǎng)勵(lì)或扣款情況等。薪資標(biāo)準(zhǔn)制定需要包括崗位、層級(jí)、工作年限、年限編號(hào)、加班情況、不同情況對(duì)應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)等。工資明細(xì)需要包括員工個(gè)人信息、工資具體信息、保險(xiǎn)情況、獎(jiǎng)金情況、扣款情況等。在模塊中，每個(gè)員工都需要具備特有的編號(hào)，各項(xiàng)信息如用戶名、密碼、崗位信息、是否全勤等都需要進(jìn)行明確，在此基礎(chǔ)上核對(duì)具體的工資。

第二，在考勤管理模塊中，員工如果申請(qǐng)假期需要遵循一定的流程，并完善每個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容?？记跁?huì)影響到員工的績效和工資，因此需要在模塊中詳細(xì)記錄請(qǐng)假原因、內(nèi)容、時(shí)間、次數(shù)及批準(zhǔn)狀態(tài)。首先，員工需要在系統(tǒng)中提出申請(qǐng)，將自身姓名、工號(hào)、部門、崗位、請(qǐng)假時(shí)間和原因進(jìn)行詳細(xì)描述，并說明手中工作安排是否妥當(dāng)。其次，需要由本部門主管進(jìn)行審核，審核完畢后提交至人事部門，由人事部門審核員工的請(qǐng)假信息，包括姓名、工號(hào)、部門、崗位、請(qǐng)假時(shí)間及原因等，并作出批示。最后，員工可以查詢申請(qǐng)情況，包括個(gè)人信息、請(qǐng)假內(nèi)容、審批狀態(tài)等，根據(jù)最終的審批結(jié)果來完成考勤。

（四）數(shù)據(jù)庫安全

通常情況下，ERP人力資源管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫安全會(huì)涉及到兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是系統(tǒng)能否正常運(yùn)行，如設(shè)備是否在完好的狀態(tài)下啟動(dòng)和運(yùn)行，二是系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是否安全，信息是否完整、是否具備隱私性等。如果數(shù)據(jù)庫受到安全威脅，一般是攻擊者通過Web服務(wù)器來獲取信息，但更多的數(shù)據(jù)泄露會(huì)發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部，因此必須要加以重視。數(shù)據(jù)庫的安全性主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，數(shù)據(jù)獨(dú)立，應(yīng)用程序和系統(tǒng)的數(shù)據(jù)及邏輯結(jié)構(gòu)都相互獨(dú)立[5]。第二，數(shù)據(jù)安全。隱秘處理數(shù)據(jù)庫中的信息，嚴(yán)格把控用戶對(duì)數(shù)據(jù)的訪問，并隔離敏感數(shù)據(jù)。第三，數(shù)據(jù)完整。數(shù)據(jù)在傳輸過程中需要保證完整，避免被非法篡改，限制第二方用戶的讀寫操作。第四，數(shù)據(jù)恢復(fù)。如果數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)受損，需要具備回復(fù)功能，確保數(shù)據(jù)完整。

為保障數(shù)據(jù)庫安全，可以從四個(gè)方面采取措施：第一，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部軟硬件情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，如硬盤數(shù)量、內(nèi)存數(shù)量等，并定期查看系統(tǒng)工作日志，保障數(shù)據(jù)庫的安全性。第二，用戶需要具備系統(tǒng)權(quán)限才能夠進(jìn)行訪問，對(duì)用戶訪問的嚴(yán)格控制能夠保障數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的完整性。數(shù)據(jù)庫管理員需要日常維護(hù)日志，并對(duì)系統(tǒng)中存在的可疑數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。第三，為確保數(shù)據(jù)庫的保密性，用戶需要正確輸入用戶名和密鑰才能夠進(jìn)入，還要實(shí)行分類控制，普通員工只能查看基本信息，只有人事部門才能夠獲取更多的數(shù)據(jù)。第四，一個(gè)用戶在進(jìn)行讀寫操作時(shí)，第二方用戶在該字段之下的訪問將受到限制。為提高安全性，管理員也可以加密處理敏感數(shù)據(jù)，并限制用戶的訪問時(shí)長。

四、結(jié)論

通過文章的分析和研究可以得知，隨著信息化水平的不斷提高，ERP作為新型管理模式具有較大的優(yōu)勢(shì)，將其應(yīng)用到送變電公司的人力資源管理過程中能夠有效提高管理質(zhì)量和效率，促進(jìn)公司的進(jìn)一步發(fā)展?；诖?，本文從管理需求分析、系統(tǒng)框架、模塊設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫安全幾方面對(duì)ERP系統(tǒng)的具體應(yīng)用進(jìn)行分析，對(duì)于提高送變電公司人力資源管理水平具有重要意義。