事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

杜平 閻莊街道辦事處

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括信息化軟件建設(shè)和信息化硬件建設(shè)。其中，前者主要包括OA 辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)、電子文件歸檔及管理系統(tǒng)建設(shè)、單機/網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，以及檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。后者，主要包括計算機、掃描儀、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、打印機，等等。其中，檔案管理軟件系統(tǒng)模塊的應(yīng)用應(yīng)滿足事業(yè)單位在檔案數(shù)據(jù)管理、檔案編目、安全保密、系統(tǒng)維護等方面的要求，尤其是著錄標(biāo)準(zhǔn)、主題詞標(biāo)引、數(shù)據(jù)交換、電子文件存儲標(biāo)準(zhǔn)等模塊均需符合檔案管理要求。

（二）信息資源建設(shè)

信息資源建設(shè)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵和核心，重點是要做好事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理。從事業(yè)單位檔案內(nèi)容及其類型來看，主要包括目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、重要檔案數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。其中，目錄數(shù)據(jù)庫主要包括事業(yè)單位檔案中的全宗、案卷級、文件級、電子文件等計算機機讀目錄數(shù)據(jù)庫；多媒體數(shù)據(jù)庫則主要包括音像資料、光盤，以及實物掃描類檔案資料。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要保障來自相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)規(guī)范、有序、健康的保障。具體來說，主要是根據(jù)《檔案法》《單位檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的實際需要，制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是事業(yè)單位檔案利用，發(fā)揮檔案信息資源價值的重要支撐。一般包括局域網(wǎng)建設(shè)和信息網(wǎng)建設(shè)。其中，局域網(wǎng)建設(shè)主要由計算機、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、服務(wù)器、傳輸介質(zhì)以及網(wǎng)卡等組成。應(yīng)用系統(tǒng)中的軟件建設(shè)主要是由事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的服務(wù)器系統(tǒng)、DOS 系統(tǒng)等組成，通常由單位辦公室、檔案室負(fù)責(zé)數(shù)字信息加工。信息網(wǎng)建設(shè)則主要檔案信息化與Internet 鏈接，實現(xiàn)信息資源的互聯(lián)共享。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對策

（一）樹立信息化檔案管理理念

理念是行為的先導(dǎo)，在計算機信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)如火如荼的時代發(fā)展背景下，單位管理者，以及檔案工作者要在思想上牢固樹立信息化管理理念，在思想上要高度重視檔案信息化工作，將檔案信息化納入單位生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的各個方面，納入單位各個崗位、部門的年度考核，并在人、財、物等方面加大信息化建設(shè)投入力度，打牢單位信息化建設(shè)基礎(chǔ)，并做好單位信息化建設(shè)頂層設(shè)計，將檔案信息化建設(shè)與單位長遠發(fā)展規(guī)劃有機結(jié)合起來，夯實單位檔案信息化建設(shè)根基。

（二）健全信息化檔案資源體系

事業(yè)單位要在存量和增量兩個方面不斷豐富單位信息化檔案資源內(nèi)容，健全單位信息化檔案資源體系結(jié)構(gòu)。一方面，利用第三方專業(yè)技術(shù)和設(shè)備，加快館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案等數(shù)字化信息采集，做好事業(yè)單位存量檔案信息化。另一方面，要切實做好增量檔案信息化工作。按照檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，從事業(yè)單位檔案資料的信息化收集、鑒定、整理、編目、歸檔等，嚴(yán)格按照信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行全程信息化管理。

（三）注重信息化檔案技術(shù)應(yīng)用

加快推進信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，切實發(fā)揮信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)有作用。例如，加大計算機、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升事業(yè)單位信息化水平，將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案統(tǒng)計、檔案編研分析，提升事業(yè)單位檔案信息技能水平。注重局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫平臺，以及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，加大事業(yè)單位檔案信息交流及網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息共享。引入電子密鑰，身份訪問認(rèn)證，以及特殊存儲介質(zhì)等技術(shù)，加大事業(yè)單位檔案安全防護技術(shù)水平。

（四）培育信息化檔案人才隊伍

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)離不開一支高素質(zhì)的復(fù)合型人才隊伍作為支撐和保障。事業(yè)單位管理者要高度重視檔案人才隊伍建設(shè)，既要加大專業(yè)人才引進力度，通過人才招聘，及時在人才市場中招聘具有一定信息素養(yǎng)、掌握扎實檔案理論知識的專業(yè)人才，及時補充到檔案管理工作崗位中。同時，也要注重復(fù)合型人才隊伍的培養(yǎng)，有針對性地開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，通過定期舉辦業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，信息技術(shù)專業(yè)知識講座、業(yè)務(wù)競賽等形式，大力培養(yǎng)熟練掌握檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息、安全等綜合業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才隊伍。

（五）突出信息化檔案資源利用

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的最終目的之一是要依托信息化技術(shù)，不斷提升事業(yè)單位檔案資源的綜合利用，滿足單位發(fā)展的現(xiàn)實需要。一方面，要加強事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實際工作需要，開發(fā)出符合事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用系統(tǒng)，加快檔案目錄錄入，為單位檔案資源利用提供可靠保障。此外，要根據(jù)事業(yè)單位檔案內(nèi)部不同部門、不同人員以及不同崗位職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的檔案查詢權(quán)限，便于檔案信息資源的查詢、檢索、下載、利用和在線閱讀等等，發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息化利用價值，為事業(yè)單位發(fā)展壯大提供寶貴信息支撐。

三、結(jié)語

在當(dāng)今信息技術(shù)不斷發(fā)展形勢下，以信息化建設(shè)來推動檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型勢在必行。面對檔案信息化建設(shè)進程中存在的各種問題，我們要縱覽全局，結(jié)合宏觀的理論探討與具體實踐的操作，不斷地總結(jié)實踐過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)揮檔案人的主觀能動性和首創(chuàng)精神，在標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范指導(dǎo)下，使檔案信息化建設(shè)工作順利開展，不斷突破檔案管理和技術(shù)瓶頸，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，進一步實現(xiàn)以信息化技術(shù)為驅(qū)動力，促進檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。