建筑專業(yè)圖檔信息化管理的思考和建議

馬 澤 雯

(中國(guó)礦業(yè)大學(xué)(北京)，北京 100083)

1 概述

建筑模式的構(gòu)想自從人類出現(xiàn)便已開始，而真正意義上的“建筑師”的出現(xiàn)開始于古希臘、古埃及時(shí)期。建筑師在建造房屋的最原始方式是就地規(guī)劃、直接建造，隨著時(shí)間的推移，建筑師開始將設(shè)計(jì)思路落實(shí)在紙面上，建筑設(shè)計(jì)圖出現(xiàn)了。建筑設(shè)計(jì)圖紙是建筑師將構(gòu)思從二維變成三維的重要體現(xiàn)，圖紙完整的記錄了設(shè)計(jì)者的思路和方法。雖然現(xiàn)在計(jì)算機(jī)輔助制圖已經(jīng)成為建筑設(shè)計(jì)過程中最重要的工具和手法，但縱觀歷史，手繪建筑設(shè)計(jì)圖紙具有重要意義，是建筑師們最能直接表達(dá)構(gòu)思的第一表現(xiàn)途徑，是建筑所有活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，意義重大。

2 建筑專業(yè)課圖檔資料的價(jià)值

2.1 視覺意義

建筑設(shè)計(jì)圖紙是設(shè)計(jì)師將頭腦中的構(gòu)思以書面的形式展現(xiàn)給大眾的主要媒介之一，設(shè)計(jì)圖紙可以看作一種視覺符號(hào)，而最早視覺符號(hào)可以追溯到人類文明產(chǎn)生之初。“視覺傳達(dá)設(shè)計(jì)”一詞最早的使用者是美國(guó)馬賽諸塞州工科大學(xué)教授柯賓斯教授。他從視覺傳達(dá)的角度分析視覺元素和視覺生理及心理的關(guān)系，視覺傳達(dá)的核心是將信息傳遞給接受者。

2.2 信息意義

在中國(guó)礦業(yè)大學(xué)(北京)，建筑本科五年制教學(xué)，學(xué)生經(jīng)過五年的學(xué)習(xí)，從一名零基礎(chǔ)的學(xué)生成長(zhǎng)為可以獨(dú)立設(shè)計(jì)單體建筑的初級(jí)建筑師。據(jù)統(tǒng)計(jì)，這五年中每人繪出至少97張圖紙，29份作業(yè)，數(shù)量龐大。對(duì)個(gè)人，建筑設(shè)計(jì)圖是構(gòu)成作品集內(nèi)容的重要部分，是學(xué)生總結(jié)個(gè)人設(shè)計(jì)思想、方法變化進(jìn)步的最直觀體現(xiàn)，是學(xué)生就業(yè)面試和繼續(xù)深造不可缺少的敲門磚之一。對(duì)建筑學(xué)教學(xué)工作而言，總覽學(xué)生專業(yè)課作業(yè)設(shè)計(jì)圖，橫向可以清楚總結(jié)每門設(shè)計(jì)課的教學(xué)效果，縱向可以總結(jié)歷年專業(yè)課教學(xué)方法的不足，輔助修改教學(xué)內(nèi)容，從而制定更好的教學(xué)計(jì)劃，達(dá)到更好的教學(xué)效果。

課后作業(yè)可以作為評(píng)判日常教學(xué)效果參考資料。一名學(xué)生在五年學(xué)期期間會(huì)產(chǎn)生至少97張圖紙，礦大(北京)力建學(xué)院建筑系每個(gè)年級(jí)有40名～44名學(xué)生，根據(jù)專業(yè)要求，需要保存近5年～10年紙質(zhì)版圖紙，將手繪紙質(zhì)版建筑設(shè)計(jì)圖掃描成電子版。在過去，電腦在圖檔管理中一直用作簡(jiǎn)單的文字、文件著錄等簡(jiǎn)單的貯存用處，而建立建筑專業(yè)的特殊數(shù)據(jù)庫(kù)，完成建筑設(shè)計(jì)圖紙的電子信息化管理，可以提高電子數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率和檢索率，有利于教師更快速便捷提取作業(yè)信息，方便總結(jié)課程教授效果，從中總結(jié)不足，改善教學(xué)方法，提高教學(xué)效果。

3 礦大(北京)力建學(xué)院建筑系圖檔現(xiàn)存問題

3.1 圖檔資料不全

力建學(xué)院建筑系2001年成立之初，由于場(chǎng)地和經(jīng)濟(jì)條件有限，并未設(shè)立專門的設(shè)計(jì)圖圖檔室， 只購(gòu)買了四組A1大小的圖紙存放柜，5個(gè)抽屜為一組，共12組，專門用于存放建筑系學(xué)生的課后設(shè)計(jì)作業(yè)。直至2018年6月份左右，實(shí)驗(yàn)室才購(gòu)入以12個(gè)抽屜為一組的密集柜，共12組，擺放4列，用來(lái)存放近5年大一到大四的所有設(shè)計(jì)課圖紙。

由于歷史條件所限，在2018年以前，建筑系經(jīng)過幾次搬家，建筑系圖紙分布在4個(gè)地方，分別是力建學(xué)院辦公樓二層資料室、三層資料室、逸夫樓1316、逸夫樓1304東。

3.2 設(shè)計(jì)圖破損

建筑系建系從2001年—2018年期間，設(shè)計(jì)圖紙存放地點(diǎn)發(fā)生多次變動(dòng)，設(shè)計(jì)圖紙產(chǎn)生損壞主要有兩個(gè)原因：第一為人為因素，由于課程設(shè)置不一樣，課后作業(yè)圖紙大小不一，有A0，A1，A2，A3，A4(調(diào)研報(bào)告)A0加長(zhǎng)，A1加長(zhǎng)等各種尺寸，圖紙儲(chǔ)存柜抽屜大小是A1尺寸，所以在存放A0和一些特殊尺寸的圖紙時(shí)需要將圖紙折疊，而在多年的排序、存放、借閱、掃描過程中，不可避免的對(duì)圖紙?jiān)斐闪硕啻螕p壞，例如紙面污損、撕壞等問題的出現(xiàn)。第二為自然因素，由于圖紙存放條件有限，溫度、濕度的不斷變化，灰塵的增多，常年缺少專人管理，圖紙變舊、發(fā)黃、紙質(zhì)變脆，老化嚴(yán)重，稍微一碰就會(huì)有破損現(xiàn)象的出現(xiàn)，對(duì)于存放、利用造成了不良影響。

2017年，建筑系所有圖紙從逸夫樓13層、力建學(xué)院2層、3層搬遷到科技樓4層409，在搬遷過程中發(fā)現(xiàn)，2001級(jí)～2008級(jí)的設(shè)計(jì)圖紙多存放在編制麻袋和舊的密集柜中，存放在密集柜中的圖紙因?yàn)榇娣艞l件良好，所以損毀程度較輕，只有輕微落灰、變黃等現(xiàn)象的出現(xiàn)。而存放在編織袋中的設(shè)計(jì)圖紙，由于年代久遠(yuǎn)，一直以折疊狀態(tài)存放，在搬運(yùn)過程中，編織袋及圖紙輕微拉拽便出現(xiàn)破損、碎成渣的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3.3 管理機(jī)制不健全

建筑系圖檔管理一直按照一種將紙質(zhì)化圖檔轉(zhuǎn)化為電子圖檔的信息管理制度，從建系到2016年止，正是因?yàn)檫@種管理制度，圖檔管理工作一直沒有專人專職管理，獨(dú)立于系里其他工作，在一定程度上被系里老師忽略。在任課教師講授、分析、判分等授課步驟完成之后，設(shè)計(jì)圖就會(huì)被放置密集柜束之高閣，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的排序、管理、掃描、維護(hù)等工作，時(shí)間久了，由于上述兩種因素，沒有嚴(yán)格的管理體系及制度，設(shè)計(jì)圖檔出現(xiàn)不同程度的破損，對(duì)后期利用造成影響，破損的圖紙無(wú)法修復(fù)，課程信息留存出現(xiàn)問題，教師無(wú)法及時(shí)進(jìn)行課程總結(jié)，學(xué)生無(wú)法獲取全部的電子掃描作業(yè)，對(duì)教師授課、課程改進(jìn)及學(xué)生制作作品集、升學(xué)都會(huì)造成巨大損失。因此，為了提高圖檔的利用率及檢索率，擴(kuò)大設(shè)計(jì)圖檔的共享范圍，為教師教學(xué)、學(xué)生升學(xué)、建筑系資料留存，保證建筑系的正常發(fā)展必須建立嚴(yán)謹(jǐn)可行的圖檔管理制度。

3.4 師生觀念薄弱及工作人員缺乏

從2001年力建學(xué)院建筑系建系至2015年，建筑系日常圖紙管理、存檔都是由學(xué)院分派行政人員管理，非建筑專業(yè)工作教學(xué)人員，所以導(dǎo)致設(shè)計(jì)圖紙管理工作和教學(xué)工作發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象。因?yàn)榻處熀蛯W(xué)生并沒有親自參與到圖紙的管理工作中，在授課、完成作業(yè)后沒有形成將圖紙保存、掃描的良好意識(shí)，導(dǎo)致長(zhǎng)年累月圖紙保存出現(xiàn)嚴(yán)重的缺失和殘缺情況。師生觀念薄弱便成為常年圖紙管理工作的問題之一。

截至2020年年底，建筑系學(xué)院路校區(qū)和沙河校區(qū)的實(shí)驗(yàn)室都已配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、圖紙密集柜等圖檔管理設(shè)備，但由于受教師資源不足、專職管理人員缺乏、沒有專業(yè)管理圖檔的現(xiàn)代化軟件、兼職實(shí)驗(yàn)室教師只有一人管理，并且兼職管理此項(xiàng)工作的教師并未受過專業(yè)圖檔管理培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)投入不足等原因的影響，圖檔管理工作還僅僅處于不規(guī)律、不定期手動(dòng)操作掃描存檔的初級(jí)階段。

4 礦大(北京)力建學(xué)院建筑系圖檔信息化的思考

4.1 提高觀念意識(shí)

對(duì)建筑設(shè)計(jì)圖紙保存檔案需要建立一種意識(shí)，這種對(duì)檔案的存檔意識(shí)是檔案管理能夠順利展開的先決條件，否則再完全的檔案管理規(guī)章制度也會(huì)成為一紙空文，難以貫徹實(shí)施。所以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及建筑系師生的檔案管理意識(shí)迫在眉睫。

1)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視加強(qiáng)檔案管理工作。

設(shè)計(jì)圖紙檔案管理工作看似是最基礎(chǔ)的、和教學(xué)無(wú)關(guān)的工作，但實(shí)際這些設(shè)計(jì)圖檔是一線教學(xué)工作的基礎(chǔ)保障，是一線教學(xué)教師總結(jié)及教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的來(lái)源出處，是學(xué)生總結(jié)自身學(xué)習(xí)成果、回顧自身學(xué)習(xí)效果、學(xué)習(xí)他人優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)的重要依據(jù)。所以要做好建筑系圖檔管理工作，首先要有學(xué)院組織上的保證及支持，將建筑系圖檔管理工作重視起來(lái)，并且加大人力、物力的投入，為圖檔管理工作提供必要的條件，確保圖檔管理工作可以保持良好的狀態(tài)運(yùn)行下去。學(xué)院加大對(duì)建筑系圖檔作業(yè)的硬件條件投入，可以調(diào)動(dòng)建筑系教師、學(xué)生對(duì)圖檔管理的熱情、提高大家管理的信心。

2)加強(qiáng)師生存檔管理意識(shí)。

教師及學(xué)生是保證定期對(duì)設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行信息化管理歸檔的實(shí)施者，所以加強(qiáng)師生的存檔管理意識(shí)至關(guān)重要。需要注意以下幾點(diǎn)：首先，要調(diào)動(dòng)起大家對(duì)作業(yè)歸檔的積極性，強(qiáng)調(diào)作業(yè)歸檔的重要性，加強(qiáng)作業(yè)歸檔的力度，嚴(yán)格記錄設(shè)計(jì)作業(yè)未歸檔文件及已歸檔文件，使得歸檔工作更具有針對(duì)性；其次，在完成歸檔工作時(shí)，要分別對(duì)設(shè)計(jì)作業(yè)完成時(shí)間、內(nèi)容及份數(shù)進(jìn)行登記，這樣能夠做到歸檔工作清晰明了；第三，要將歸檔工作落實(shí)到個(gè)人頭上，嚴(yán)格記錄歸檔作業(yè)的實(shí)施人，這樣可以明確歸檔責(zé)任人，避免在后續(xù)整理工作時(shí)，出現(xiàn)責(zé)任不明確的現(xiàn)象。

4.2 系統(tǒng)培訓(xùn)圖檔管理人員

首先，根據(jù)建筑系的實(shí)際情況來(lái)看，系里并沒有專業(yè)的檔案管理人員，管理圖檔工作的教師除了具備一定的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和服務(wù)意識(shí)，并沒有經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不是科班檔案管理專業(yè)出身，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)體系及技能，需要經(jīng)過一定嚴(yán)格的專業(yè)培訓(xùn)再上崗。

其次，可以讓圖檔管理人員利用本校圖書館資源，學(xué)習(xí)圖書館檔案管理方法，對(duì)建筑系圖檔資料從紙質(zhì)化歸類到電子化存放進(jìn)行分類有效的管理，這樣讓管理人員在學(xué)習(xí)專業(yè)管理知識(shí)的同時(shí)，與圖書館管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，可以更高效的將圖檔管理基本原理及工作技能運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中。

在培訓(xùn)檔案工作人員的同時(shí)需要注意以下兩點(diǎn)：第一，在培訓(xùn)時(shí)，需要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，熟悉掌握?qǐng)D檔管理工作的基本工作原理和工作技能。培訓(xùn)過后，進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)測(cè)試；第二，為了盡量避免圖檔管理的懶散現(xiàn)象，需要著重強(qiáng)調(diào)提高管理人員的責(zé)任心和工作熱情；第三，在不斷更新檔案管理技術(shù)的同時(shí)，需要對(duì)圖檔管理人員的信息技術(shù)、知識(shí)水平進(jìn)行及時(shí)提高，做到硬件技術(shù)、軟件人員水平與時(shí)俱進(jìn)。做到以上幾點(diǎn)，才能更好地、高效地管理圖檔，從而使設(shè)計(jì)圖檔在教學(xué)中發(fā)揮作用。

4.3 建立圖檔現(xiàn)代信息化管理體系、創(chuàng)新管理技術(shù)

建立完善的圖檔管理制度需要分兩步。首先，要完善現(xiàn)有的硬件條件。建筑系現(xiàn)有密集柜12組，可以存放至少5年以上的紙質(zhì)版作業(yè)。圖檔室現(xiàn)還配備了大型掃描儀和電腦，作業(yè)檔案柜及圖紙存放架。其次，可以引進(jìn)圖檔自動(dòng)化管理軟件，通過軟件對(duì)圖檔進(jìn)行信息化網(wǎng)絡(luò)化管理。根據(jù)建筑系圖紙的自身特性，設(shè)計(jì)一款具有針對(duì)性的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)庫(kù)，可以在將紙質(zhì)圖紙掃描成電子版后，錄入系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)分類，形成以建筑系為單位的局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化及網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代管理，使電子版圖檔可以快捷便利的被師生使用，這樣不僅可以提高師生對(duì)往年作業(yè)的利用率，還可以提高圖檔管理的工作效率及管理水平，更加方便日后的資源共享，以滿足信息化的教學(xué)管理要求。

5 結(jié)語(yǔ)

建筑設(shè)計(jì)課程圖檔信息化管理不僅有助于建筑學(xué)教學(xué)工作的管理，還有助于對(duì)本學(xué)科專業(yè)信息的保存、查找和復(fù)用，為教師及學(xué)生們提供教學(xué)參考、設(shè)計(jì)來(lái)源的參考依據(jù)。建筑設(shè)計(jì)課程圖檔信息化管理是各大高校的發(fā)展趨勢(shì)，是成為常年專業(yè)課教師總結(jié)教學(xué)工作的有力來(lái)源。