芻議如何提高檔案管理效率

孫海麗

摘要：面對新的發(fā)展形勢，我國檔案工作人員也在不斷艱辛探索，推行了新檔案法，進行檔案機構改革，并強調圍繞信息技術發(fā)展更加完備的電子檔案。但是面對時代提出的轉型發(fā)展要求，檔案工作人員則要進一步立足本職、更新思路、走好當下檔案管理之路，鋪墊好未來檔案工作之可持續(xù)發(fā)展根基。

關鍵詞：檔案管理;管理方法;效率

引言：

開展檔案工作，要始終圍繞時代發(fā)展要義，以順應時代發(fā)展大勢為基本前提，以保證自身長效發(fā)揮效益為根本目的。隨著外界環(huán)境的變化，新時期的檔案工作要著眼于時代之“音”，為檔案工作注入更多可持續(xù)發(fā)展內涵。

1當前檔案管理工作存在的主要問題

1.1檔案檢索和使用效率不高

部分檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關，如果檢索效率低，勢必會影響檔案利用效率。之所以出現檔案檢索效率低的問題，就在于對檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設施和先進的信息技術，致使檔案管理工作雖然進行了信息化建設，但并沒有達到預期效果，特別是很多設備很難滿足現代檢索技術的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時，檔案使用效率低下。保存的大量檔案信息資源，能夠在經濟社會發(fā)展中發(fā)揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想，對檔案信息資源開發(fā)重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

1.2檔案管理模式創(chuàng)新不足

當前，檔案信息化建設已經成為時代發(fā)展趨勢，但部分在檔案信息化建設上還“畏首畏尾”，對檔案管理模式創(chuàng)新認識不足，采用傳統(tǒng)模式，導致檔案管理模式難以滿足檔案信息化建設的需要。特別是一些規(guī)模較小的認為一旦對紙質檔案進行數字化轉換，就會帶來相應的安全問題，部分檔案管理人員認為紙質檔案管理更符合當前檔案管理的實際需要，對檔案管理模式創(chuàng)新缺少積極性和主動性。一些單位沒有按照上級要求，針對檔案管理信息化建設進行人員培訓。上述原因導致檔案管理信息化建設推進緩慢，影響了檔案管理效率提升。

2提高檔案管理效率的策略

“十四五”規(guī)劃是社會經濟發(fā)展的重要引領，是治國理政的重要方式，也是典型的中國發(fā)展模式。檔案工作作為重要的國家和地方發(fā)展事業(yè)構成，應進一步形成和編制檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃，構件檔案事業(yè)發(fā)展新藍圖。

2.1利用信息化建設提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。應將檔案管理信息化建設作為重要工作加以推進。應結合檔案管理實際，制定科學合理的檔案管理信息化建設規(guī)劃，明確信息化建設的短期、中期和長期目標，分步實施。同時，應轉變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合檔案管理信息化建設相關工作，充分調動各部門參與檔案管理信息化建設的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設的落實力度，經常檢查檔案管理信息化建設的進展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應對信息化建設給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設的推進力度，最大程度地提高檔案管理效率。

2.2通過制度規(guī)范化提高檔案管理效率

應將檔案管理制度建設作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結合當前檔案管理實際，對現有的檔案管理制度認真進行梳理，廢止多年前制定且不適應現實情況的檔案管理制度，依據有關法律法規(guī)和上級有關部門及單位對檔案管理的要求，借鑒和學習其他單位檔案管理制度，制定更符合當前檔案管理的制度。對于近期制定的檔案管理制度，則需要對其進行修改和完善，特別是要將檔案管理信息化建設的相關要求通過制度的方式加以體現。同時加大制度落實力度，要求各個部門嚴格做好檔案信息的收集和整理工作，并給予檔案信息化建設足夠的支持。另一方面，應嚴格落實檔案管理績效考核制度。檔案管理效率的提升離不開全體工作人員的參與，為了更好地調動工作人員的工作積極性和主動性，應將檔案管理效率提升相關內容納入績效考核指標之中，并將績效考核結果與職稱評定、崗位調動、福利待遇掛鉤，更好地激發(fā)全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

2.3基于人員專業(yè)化提高檔案管理效率

新時代，有必要結合檔案管理效率提升的具體要求，進行專業(yè)人才培養(yǎng)，進一步提升檔案管理效率。一方面，應明確檔案工作人員培訓目標，結合當前檔案管理實際，對培訓內容、培訓方式進行創(chuàng)新，有效提升檔案管理工作人員的整體素質和專業(yè)能力，更好地適應檔案管理模式創(chuàng)新，推動檔案管理效率的提升。另一方面。應將網絡信息技術作為培訓重點。既要結合檔案管理信息化建設的實際，需要專業(yè)人士對檔案管理人員進行專題講座和系統(tǒng)的技術培訓，同時檔案管理人員必須進行實際操作，進而將所學到的理論和技能運用到實際操作之中，進而提升檔案管理人員的動手能力。此外，還應加大對專業(yè)人才的引進力度。當前部分的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，因此對于檔案管理的具體流程和專業(yè)知識了解得不深不透，難以為檔案管理效率提升作出貢獻。這就要求通過社會招聘的方式引進一些檔案管理專業(yè)人才，充實到檔案管理隊伍之中。

結論：

總之，新形勢下，應給予檔案管理工作效率提升足夠的重視，提出有針對性的切實可行的方案。應加強檔案管理制度體系建設，對檔案管理信息化建設給予足夠的支持，及時過問并解決建設過程中面臨的各種問題，搭建檔案管理信息系統(tǒng)，運用更為先進的信息技術提升檔案管理效率，更好地為發(fā)展服務。

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