加強黨校檔案開發(fā)利用服務(wù)的思考

李芳韻

（中共黑河市委黨校，黑龍江 黑河164399）

黨校在教學(xué)、科研和學(xué)員管理活動中形成大量內(nèi)容豐富的歷史記錄，這些寶貴的歷史記錄，即黨校檔案，不僅為黨校順利開展工作提供重要信息支撐和基礎(chǔ)，同時，也是國家和社會文化的重要組成部分，是國家寶貴的精神財富，具有重要的查考價值和利用價值。當(dāng)前，黨校在利用檔案服務(wù)中還存在一些問題，如果不著力解決，勢必造成黨校檔案資源的浪費。

一、黨校檔案利用服務(wù)中存在的問題

黨校的檔案資源種類繁多、數(shù)量很多，多數(shù)黨校在檔案收集整理和信息化工作上做出了一定的成績，但是在檔案服務(wù)意識、方式、范圍、載體上還存在著一些問題。

（一）缺乏檔案服務(wù)意識

服務(wù)是檔案工作的最終目的，是檔案工作鏈條的最終端。如今黨校普遍存在著從領(lǐng)導(dǎo)到教師，再到檔案工作人員，都對檔案工作缺乏足夠的關(guān)注和重視，用檔案主動服務(wù)于黨校教學(xué)水平提升，服務(wù)于黨校文化建設(shè)，服務(wù)于社會發(fā)展和民眾文化素質(zhì)提高的意識更加缺乏。很多黨校職工甚至對檔案一無所知，造成黨校很多珍貴的檔案資源一直以來都是“死檔案”，沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

（二）檔案服務(wù)范圍狹窄

黨校的教學(xué)檔案包括培訓(xùn)計劃、開班通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、授課教案、學(xué)員名冊、研討記錄、交流材料、學(xué)習(xí)體會、考試成績、考核材料、信息報道、結(jié)業(yè)總結(jié)等文字、聲像檔案，其服務(wù)范圍主要是本學(xué)校教師，服務(wù)內(nèi)容大多是為教師提供教學(xué)參考。如今，移動互聯(lián)網(wǎng)信息極為豐富，很少有教師通過教學(xué)檔案來分析、研判、指導(dǎo)教學(xué)工作。檔案的功能仍停留在檔案的收集、整理和保管上，即“存”上，檔案為市委市政府、為本校教師、為社會發(fā)展提供資政服務(wù)、教學(xué)參考、教化育人、文化繁榮等“用”的功能未能得到充分發(fā)揮。

（三）檔案服務(wù)方式落后

由于檔案利用率低，很多黨校對檔案的管理和利用服務(wù)并不重視，服務(wù)方式仍停留在傳統(tǒng)的手工檢索查閱上。因此，人們更習(xí)慣于用已經(jīng)非常普及和應(yīng)用的計算機和移動網(wǎng)絡(luò)獲取信息。雖然很多黨校都建立了自己的門戶網(wǎng)站，但是沒有設(shè)立檔案專欄，更沒有專門的檔案信息網(wǎng)站，不能為人們提供更便捷的查檔服務(wù)。黨校檔案工作內(nèi)容中也沒有編研工作內(nèi)容，幾乎沒有出版編研成果，深度利用開發(fā)程度很低，難以滿足社會文化利用需求。

（四）檔案信息化建設(shè)滯后

21 世紀(jì)以來，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，并在各行各業(yè)中被廣泛應(yīng)用，檔案事業(yè)發(fā)展迎來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)的重要組成部分。很多黨校受檔案數(shù)量龐大、經(jīng)費和人員不足等諸多因素影響，目前檔案數(shù)字化工作不完全，信息化建設(shè)進展緩慢。以檔案信息資源建設(shè)為依據(jù)，以檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系為指引，以檔案信息安全為保障，以檔案信息服務(wù)為出發(fā)點和落腳點的檔案信息化體系還未建立。

二、提升黨校檔案開發(fā)利用服務(wù)的具體措施

（一）強化檔案宣傳力度

做好黨校檔案工作，就要在如何提升檔案開發(fā)利用服務(wù)上做文章。首先要做的就是切實增強檔案人員和黨校教職工的檔案意識，使其充分意識到黨校檔案工作的重要性。這就需要強化檔案的宣傳力度。一是領(lǐng)導(dǎo)重視支持。黨校領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作納入年度工作重點，作為一項極其重要的工作來抓。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，才能制定出強化檔案工作的各項制度和方案，才能積極營造出全體教職員工重視檔案、用好檔案的良好氛圍。二是要豐富宣傳形式和內(nèi)容。要積極拓展檔案宣傳渠道，通過舉辦檔案知識講座、黨校專刊、現(xiàn)場演示、錄制短視頻或紀(jì)錄片等形式，積極宣傳《檔案法》及黨校檔案館藏、查檔和保密要求、檔案利用事例，不斷提升全體教職工的檔案意識。三是要豐富宣傳載體。充分利用“6·9”國際檔案日等節(jié)點，在學(xué)校醒目位置張貼檔案宣傳語，印制檔案工作宣傳單或宣傳冊，積極宣傳檔案工作，使大家逐漸消除檔案的距離感和神秘感，提高檔案的影響力。

（二）加強檔案資源體系建設(shè)

“巧婦難為無米之炊”。黨校的館藏檔案資源是黨校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的根基，只有豐富黨校檔案館藏，加強黨校檔案資源體系建設(shè)，才能為利用者提供更全面更豐富的利用服務(wù)。

一是要豐富館藏。要解放思想，開放視野，擴大歸檔范圍，凡是有價值、有意義的檔案都應(yīng)該收集歸檔，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，使黨校檔案室的充足的館藏數(shù)量和豐富的館藏內(nèi)容能夠盡可能滿足教職工乃至社會各界的查檔需求。要改變傳統(tǒng)的關(guān)門征集模式。要主動走出去，上門征集，除向一些相關(guān)單位、個人征集外，還要著眼于全社會，開闊收集視野，更多嘗試捐贈、寄存和有償收集方式，有針對性地開展重要檔案資料的征集工作，進一步豐富、優(yōu)化和完善黨校檔案資源結(jié)構(gòu)。要著眼于未來判斷檔案的價值，而不能只看當(dāng)前需要，許多檔案只有隨著時間的推移才能逐步顯示其價值。因此，要將眼光放遠，視野放寬，范圍放大，時間線拉長，千方百計將不同門類和載體的檔案納入征集范圍，如有價值的錄音、錄像、照片、實物檔案等。

二是要優(yōu)化整合檔案資源。黨校的檔案工作一般由辦公室負(fù)責(zé)，平時，各個科室形成的檔案信息彼此獨立，互不分享，只有在檔案人員統(tǒng)一歸檔時，各個科室才會將檔案交由檔案室統(tǒng)一管理。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)和無紙化辦公的廣泛應(yīng)用，黨校電子文件的數(shù)量不斷增加，檔案重復(fù)收集和建立、查詢不便的問題日益突出。檔案管理人員要負(fù)起責(zé)任，加強與科室之間、與教師之間的溝通與聯(lián)系，應(yīng)歸檔文件要做到及時收集、整理、歸檔，盡可能地做到及時規(guī)范、全面覆蓋，確保檔案齊全完整。要摸清黨校檔案家底，了解和掌握黨校檔案的數(shù)量、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，其后，立足黨校檔案實際，將黨校檔案進行整體統(tǒng)計、科學(xué)分類、編目造冊、制作檢索工具等，規(guī)范化管理黨校檔案。要加大人力、物力、資金投入，將已開放黨校檔案進行最大程度的數(shù)字化，建立起檔案數(shù)據(jù)庫，利用現(xiàn)代技術(shù)手段合理優(yōu)化檔案資源。還要建立數(shù)字化管理平臺，讓檔案利用者足不出戶，不限時間、不限地點，享受方便快捷的檔案利用服務(wù)。

（三）增強檔案服務(wù)能力

要將黨校檔案價值得到有效發(fā)揮，必須采取各種方式，在如何拓展黨校檔案服務(wù)功能，切實增強檔案服務(wù)能力和水平上進行積極有益地探索。黨校檔案工作人員要切實增強主動服務(wù)的意識，開拓思路，創(chuàng)新途徑，變“死檔案”為“活檔案”，真正將黨校檔案用到實處。一是轉(zhuǎn)變服務(wù)模式。傳統(tǒng)的黨校檔案室重點任務(wù)就是管好檔案，主要領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都有“看家守攤”的守舊思想，認(rèn)為只要把黨校檔案守住了，做到不丟、不少、不損壞就可以。新形勢下，越來越豐富的教學(xué)和培訓(xùn)活動及其產(chǎn)生的檔案資源，要求黨校檔案工作必須側(cè)重管、用結(jié)合。要根據(jù)形勢發(fā)展的需要，不斷密切與外界的溝通和交流，從傳統(tǒng)的“等、要、靠”等消極被動的利用服務(wù)模式向主動服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，才能發(fā)揮檔案檔案資源價值，充分發(fā)揮黨校檔案服務(wù)大局、服務(wù)社會，服務(wù)教職工，服務(wù)大眾的作用。二是打造檔案產(chǎn)品。要深入挖掘檔案的內(nèi)在價值，編研本地域經(jīng)濟社會問題的資政信息，努力把“檔案庫”變成“思想庫”，持續(xù)為本地黨委、政府提供決策參考。要在掌握和了解黨校檔案的前提和基礎(chǔ)上，進行系統(tǒng)分析、加工綜合、歸納和提煉，深度整理開發(fā)，打造更高層次和質(zhì)量的檔案文化產(chǎn)品。在保證檔案不泄密、失密的前提下，以課題的形式出資鼓勵和支持教師主動編研黨校教學(xué)案例匯編等書籍，將黨校檔案資源轉(zhuǎn)化為科研和教學(xué)資源，為教師教學(xué)提供數(shù)量更多、內(nèi)容更豐富的教學(xué)素材。也可以結(jié)合本地域的歷史文化，圍繞重要節(jié)日、紀(jì)念日等節(jié)點，利用黨校檔案舉辦形式多樣的線上線下展覽活動，如以“講黨校歷史故事”為主題，舉辦黨校歷史圖片展，不斷提高檔案服務(wù)的主動性、現(xiàn)實性和創(chuàng)造性。

（四）狠抓檔案隊伍建設(shè)

做好檔案工作，人是關(guān)鍵。一支專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案干部隊伍是做好檔案工作的前提和保證，為黨校檔案事業(yè)發(fā)展提供有力的智力支持。一般來說，黨校從事檔案工作的人員大部分都不是檔案專業(yè)的，而且都是兼職人員，數(shù)量也較少。按時完成本職工作有時都難以達到，在檔案管理和檔案利用服務(wù)上有所創(chuàng)新更是難上加難。當(dāng)前，檔案事業(yè)新的發(fā)展形勢對檔案工作人員提出了更高的要求，要具備良好的政治素質(zhì)，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識和技能，還要掌握一些互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，熟練操作計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，對微博、微信公眾號等有一定的了解，這樣才能保證檔案工作高效運行。所以，黨校必須狠抓檔案隊伍建設(shè)。一是要強化培訓(xùn)。要持續(xù)加強檔案人員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等繼續(xù)教育工作，不斷提升黨校檔案隊伍的職業(yè)技能和知識素養(yǎng)，這是提升黨校檔案利用服務(wù)能力和水平的前提和基礎(chǔ)。二是要廣泛吸納專業(yè)人才。通過公開招錄招聘和內(nèi)部崗位調(diào)整等形式，廣泛吸收專業(yè)型和復(fù)合型人才來充實檔案隊伍。三是加強考核監(jiān)督。要進一步細化和明晰檔案人員的崗位職責(zé)分工，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和崗位負(fù)責(zé)人，形成一級抓一級，層層負(fù)責(zé)的崗位責(zé)任制。要將檔案工作納入年底單位目標(biāo)考核中，細化崗位評分標(biāo)準(zhǔn)，并制定行之有效的獎懲機制，使檔案人員在工作中有目標(biāo)，有干勁。

（五）加快檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平很大程度上影響著黨校檔案事業(yè)的發(fā)展水平。黨校一定要重視和強化檔案信息化建設(shè)，要深刻認(rèn)識到檔案信息化對黨校檔案工作的深遠影響，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購置計算機、刻錄機、掃描儀、打印機等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，以滿足檔案信息化工作的實際需要。要主動跟進和把握互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等高新科學(xué)技術(shù)發(fā)展方向，加快館藏黨校檔案數(shù)字化進程，強化電子文件歸檔管理等工作，扎實推進檔案信息化建設(shè)。

（六）借助新媒體開展檔案利用服務(wù)

要充分利用方興未艾的新媒體開展靈活多樣的檔案利用服務(wù)，使檔案利用由被動借閱查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃油扑头?wù)。增加資金投入力度，開發(fā)黨校檔案信息網(wǎng)站和手機APP 軟件，開通微博、微信公眾號等，發(fā)布檔案信息和黨校歷史等，使黨校教職員工和學(xué)員能夠不限時間，不限空間在線利用檔案，為教師和學(xué)員獲取檔案信息資源提供更為便捷的服務(wù)。

（七）切實做好檔案保密工作

黨校檔案人員要深刻認(rèn)識到要想做好檔案利用服務(wù)，必須要具有極強的保密意識，扎實做好檔案保密工作。對于檔案人員來說，保密工作具有重要性、復(fù)雜性和艱巨性，是一項非常重大的政治責(zé)任。一是提升檔案保密意識。做好檔案保密是每一個檔案工作人員和檔案利用者的責(zé)任和義務(wù)。檔案保密工作是黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分，關(guān)乎社會的安全和穩(wěn)定。要站在對歷史負(fù)責(zé)、對民生負(fù)責(zé)、對發(fā)展負(fù)責(zé)、對組織負(fù)責(zé)、對法律負(fù)責(zé)的高度，扎實推進檔案保密工作。二是強化組織領(lǐng)導(dǎo)。黨校要與保密部門，如保密局、網(wǎng)信辦等建立密切的溝通和聯(lián)系。領(lǐng)導(dǎo)要切實提高對檔案保密工作的重視程度，要把黨校檔案的安全保密工作擺在突出位置，將其作為檔案工作的一項重要內(nèi)容來研究和部署。三是嚴(yán)明組織紀(jì)律。檔案人員要嚴(yán)格遵守《保密法》，在提供查檔利用、上傳檔案信息工作中，切勿泄露國家機密。遵循“誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)”“誰公開誰負(fù)責(zé)”的原則，落實責(zé)任追究。四是加強保密管理。要建立健全檔案保密制度。做好檔案開放鑒定工作，定期開展保密安全檢查,要做到涉密檔案設(shè)備不聯(lián)網(wǎng)，涉密文件不拍照，不外傳。要按照保密要求，對紙質(zhì)文件、網(wǎng)絡(luò)信息等扎實推進保密自查自評，時刻繃緊保密這根弦，消除失密、泄密風(fēng)險和隱患，確保保密工作實現(xiàn)常態(tài)化、制度化。五是要加強檔案保密宣傳，增強黨校全體教職工的檔案保密意識，營造全校關(guān)心、支持檔案保密工作的良好氛圍。

總之，檔案利用服務(wù)是檔案價值得以充分發(fā)揮的最直接和最有效的途徑，既是檢驗檔案工作的客觀標(biāo)準(zhǔn)，又是推動檔案工作不斷向前發(fā)展的有力因素。黨校要真正重視檔案開發(fā)利用工作，深入挖掘黨校檔案資源，最大限度發(fā)揮黨校檔案的價值，服務(wù)于教學(xué)和科研活動，服務(wù)社會、服務(wù)人民，造福人民。