提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法探討(1)

戴麗瓊

摘要：近年來，隨著社會經濟快速發(fā)展，市場競爭日趨激烈，各大企業(yè)要想更好地順應新時代發(fā)展潮流，就要加強對辦公室行政規(guī)劃管理的重視程度，并采用各種先進技術手段，不斷提高其管理工作的實效性，促使企業(yè)經濟效益持續(xù)提升，從而更好地推動企業(yè)健康發(fā)展?；诖?，本文著重分析和探討企業(yè)辦公室提升行政管理工作實效性的具體方法，以供相關工作人員參考借鑒。

關鍵詞：企業(yè)辦公室;行政管理;實效性;方法

行政管理是企業(yè)辦公室正常開展工作的關鍵因素，其可以通過協(xié)調和銜接工作、傳達信息、執(zhí)行決策等多個方面，促使企業(yè)生產運營水平和效率不斷提升。現(xiàn)階段，我國各大企業(yè)要注重增強行政管理工作的實效性，進一步提升管理人員及其他工作者專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，在固定工作量的基礎上，最大程度提升工作效果，通過積極轉變辦公室各部門工作形式和工作態(tài)度，促使企業(yè)整體市場競爭力全面提升，從而更好地滿足社會實際發(fā)展要求。

一、提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的重要意義

企業(yè)行政管理工作者不僅要負責企業(yè)諸多事務管理工作，還要保證企業(yè)各項生產計劃和活動順利進行，同時，要定期與各部門員工進行有效溝通，便于了解其日常工作情況。由此可見，辦公室行政管理對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展具有十分重要的促進作用，而提高行政管理工作實效性，能夠促使企業(yè)總體效益有效提升。企業(yè)通過合理利用先進行政管理技術手段，科學有效地配置人力、物力等資源[1]，為企業(yè)實現(xiàn)相關戰(zhàn)略發(fā)展目標提供重要保障。另外，提高行政管理實效性，能夠確保企業(yè)辦公室各項工作開展的規(guī)范性。一般情況下，企業(yè)管理機構分為管理決策層以及執(zhí)行層兩個部分，前者主要根據企業(yè)實際發(fā)展情況和要求，制定一些方針政策和發(fā)展目標，后者對其進行有效執(zhí)行。而行政管理部門在二者之間主要發(fā)揮其連接作用。

二、企業(yè)辦公室行政管理主要工作職能

（一）協(xié)調職能

行政管理部門是企業(yè)辦公室內的信息中轉站，其需要及時傳遞企業(yè)內部信息，切實做好內外協(xié)調、上下協(xié)調、橫向協(xié)調工作。其中，內外協(xié)調是辦公室行政管理人員既要深入了解企業(yè)外部實際發(fā)展需求，又要凸顯企業(yè)真正實力與形象。上下協(xié)調是指行政管理人員準確掌握企業(yè)領導決策方向及工作重點內容[2]，并與各部門及時進行溝通、對接，全面了解基層員工日常工作狀況，并將信息反饋給上級領導。橫向協(xié)調主要面向各個部門，由辦公室牽頭，加強與各個部門協(xié)調合作力度。

（二）服務職能

行政管理工作的主要特點在于事件細碎繁雜，服務是企業(yè)辦公室行政管理的重要工作職能，在服務期間，不僅要保證其服務工作質量，還要確保其他各項工作正常穩(wěn)定運行。因此，企業(yè)辦公室相關人員要積極做好領導顧問、部門后勤等工作。一方面，在全面了解基層部門實際情況的同時，做好記錄工作，并將其進行總結整理，通過語言文字方式為領導制定相關決策提供重要參考。另一方面，要與企業(yè)內部部門進行協(xié)調合作，為上下級有效溝通搭建橋梁。

三、提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的具體方法

（一）優(yōu)化工作流程，提高辦事效率

行政管理部門工作目標是通過人為努力以及合理運用各種規(guī)章制度，加強企業(yè)各部門之間的聯(lián)系。在新時代背景下，企業(yè)辦公室行政管理部門要注重優(yōu)化工作流程，并采用各種先進技術手段，進一步提升行政辦事效率。對于傳統(tǒng)行政管理工作而言，只有快速、高效地傳遞相關信息，才能保證管理工作順利運行。現(xiàn)階段，企業(yè)要想進一步提升行政管理工作的實效性，就要簡化辦公室各部門工作內容和路程，并提升行政管理人員工作效率[3]，讓其明確自身具體工作能力，切實做到對各類職能工作全面知悉、認真負責，這樣不僅能夠保證企業(yè)信息傳遞更加方便、快捷、迅速，還能更好地推動企業(yè)長遠發(fā)展。

（二）明確管理目標，規(guī)劃工作流程

首先，企業(yè)要根據各個辦公室具體工作職責，合理設置工作崗位，而后根據工作內容和性質明確各崗位工作職責，這種實現(xiàn)崗位個性化、固定性有效設置，確保崗位之間密切合作與獨立。其次，不斷優(yōu)化和完善企業(yè)工作流程。行政管理人員在在實際管理工作中，要將各項工作任務劃分為若干部分，并采用有效措施對其進行優(yōu)化和更新，增強工作任務的直觀性，讓實際操作更加簡單、便捷，以此來減輕管理人員日常工作壓力。最后，企業(yè)辦公室行政管理部門要充分發(fā)揮互聯(lián)網技術具體優(yōu)勢，真正實現(xiàn)自動化辦公目的，通過適當調節(jié)企業(yè)內外管理工作機制，避免各個管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。同時，企業(yè)辦公室可以借助信息技術構建電子信息數(shù)據管理庫，通過收集、整理、上傳相關信息資料，為后期查找工作提供便利。這樣不僅能夠提升數(shù)據信息安全管理工作效率，還能有效緩解工作人員管理壓力，為提升辦公室行政管理實效性奠定堅實的基礎。

（三）建立健全行政管理制度

企業(yè)要想進一步提升辦公室行政管理實效性，就要根據企業(yè)實際發(fā)展情況，圍繞企業(yè)未來發(fā)展方向，突破傳統(tǒng)思想發(fā)展觀念束縛，采用先進科技手段，建立健全行政管理制度，有效解放企業(yè)各部門生產活力，充分發(fā)揮企業(yè)制度實際應用價值，規(guī)范企業(yè)辦公室各個工作流程，真正實現(xiàn)企業(yè)長期、高效規(guī)劃發(fā)展目標。同時，企業(yè)要精準把握市場變化狀況，結合新時代市場環(huán)境對行政管理制度進行優(yōu)化和創(chuàng)新[4]，以此確保制度與市場需求密切融合。另外，企業(yè)辦公室行政管理部門要根據企業(yè)及市場后期發(fā)展情況，對該制度進行創(chuàng)新和完善，促使企業(yè)經濟效益不斷提升，從而更好地推動企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

（四）加強理論學習力度，增強服務意識

現(xiàn)階段，企業(yè)領導者要注重培養(yǎng)行政管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，通過理論、實際有效連接，不斷優(yōu)化和完善行政管理人員學習和培訓計劃，切實增強其專業(yè)服務意識，提高其業(yè)務管理水平，讓其在積極做好自身本職工作的同時，不斷提高自身綜合能力。因此，企業(yè)辦公室行政管理部門要根據工作人員實際情況，制定科學、有效的學習計劃，并鼓勵其積極參與各種培訓活動，進一步提高自身業(yè)務能力與工作水平，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展貢獻自身實際價值效用。

結語：綜上所述，辦公室是企業(yè)生產運營的重要組成部分，行政管理部門是保障辦公室各項工作順利進行的關鍵因素。在新時代推動下，我國各大企業(yè)要想進一步提高自身市場競爭力及社會影響力，就要加強對辦公室行政管理部門工作的重視程度，并根據自身實際情況，制定科學、合理的管理制度，通過有效提升行政管理工作實效性，促使企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展進程不斷加快。

參考文獻：

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[4]魯中萍. 做好國有企業(yè)辦公室行政事務管理研究[J]. 辦公室業(yè)務，2020（1）：191-192.