試析信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

朱曉東

摘要：隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位面臨的壓力不斷增大。事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)長效發(fā)展目標(biāo)，要把檔案管理作為工作重心，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理在事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用，其管理質(zhì)量對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生重要影響。事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新檔案管理方式，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)模式。文章分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，探討構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)模式的具體策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

引言

隨著目前信息時(shí)代的不斷深入發(fā)展，信息技術(shù)在社會(huì)上的各個(gè)行業(yè)及領(lǐng)域內(nèi)也都有著廣泛的應(yīng)用，且在實(shí)際應(yīng)用中也表現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢。基于此，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中，對(duì)信息技術(shù)需要合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理情況的改善，促使檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，這樣有利于檔案管理水平及質(zhì)量的提升，為事業(yè)檔案資源的利用及檔案價(jià)值的更充分發(fā)揮奠定理想的支持與保障，達(dá)到新時(shí)期檔案管理的要求。

1事業(yè)單位檔案管理概述

在信息時(shí)代未到來之前，我國事業(yè)單位內(nèi)部檔案記錄大部分都是紙質(zhì)記錄，然后以牛皮袋封裝保存，最后依據(jù)類別及時(shí)間在不同檔案架中進(jìn)行保存。然而，由于事業(yè)單位都是為實(shí)現(xiàn)人民群眾需求，為人們提供服務(wù)而設(shè)立的，各個(gè)事業(yè)單位每天都需要接觸大量人群，因而檔案管理也就成為比較繁重的任務(wù)。這些紙質(zhì)檔案若保存不合理，管理不嚴(yán)格，則會(huì)導(dǎo)致檔案丟失情況的產(chǎn)生，這對(duì)于檔案信息的完整性及完全性會(huì)產(chǎn)生不利影響。由于傳統(tǒng)檔案管理中存在著一些問題，已經(jīng)無法與當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展相適應(yīng)，也無法滿足當(dāng)前人們的實(shí)際需求，在事業(yè)單位的檔案管理方面也就需要改變以往的方式。在當(dāng)前我國信息時(shí)代不斷快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)發(fā)展也越來越成熟，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，在檔案管理中的應(yīng)用就是其中比較典型的一個(gè)方面。然而，由于檔案管理改革的時(shí)間仍比較短，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理仍在傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理的過程中，并未完全實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，在這種情況下也就需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行進(jìn)一步研究，以便更好將信息技術(shù)融合于事業(yè)單位的檔案管理中，使事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新及完善具有良好的技術(shù)支持。

2信息技術(shù)及其在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢

2.1推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)化

在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中，存在著工作效率效果偏低的問題，且難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨時(shí)調(diào)取。而在其中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)就能夠避免上述問題的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作模式的優(yōu)化創(chuàng)新。同時(shí)，由于在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人力資源檔案管理工作中更多的應(yīng)用了電子檔案，所以檔案資料損壞現(xiàn)象得到明顯的緩解。此時(shí)，事業(yè)單位可以結(jié)合其現(xiàn)實(shí)情況與需求，形成新的、針對(duì)性更強(qiáng)的、可行性更高的人力資源檔案管理工作模式，也促進(jìn)了檔案資源安全水平的進(jìn)一步提升。

2.2提高工作效率

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國信息化普及程度不斷提升。因此，在事業(yè)單位的人事管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以使事業(yè)單位中的人事管理工作效率得到顯著提升。一般來說，事業(yè)單位人事管理部門工作內(nèi)容復(fù)雜煩瑣，一方面要做好日常管理工作，如工資的審核發(fā)放、職稱評(píng)審、年度考核、檔案保管等多個(gè)方面，另一方面還要做好例行工作，包括政策的解讀、文件查詢等。傳統(tǒng)人事工作開展中多是通過人工的方式進(jìn)行，會(huì)占用人事管理人員大量的時(shí)間，因此，導(dǎo)致事業(yè)單位人事管理效率低下。而在信息化建設(shè)中，利用信息技術(shù)能夠?qū)⑷耸鹿芾砣藛T從中抽離出來，通過信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了工作流程的優(yōu)化，也使得日常工作的開展更加的便捷，從整體上促進(jìn)了工作效率的提升。

2.3實(shí)現(xiàn)有效溝通

事業(yè)單位人事管理部門在日常工作開展中需要和多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和對(duì)接，傳統(tǒng)人事管理模式主要是人力逐一通知為主，不僅增加了人事管理人員日常的工作量，還會(huì)影響到實(shí)效性，導(dǎo)致工作效率停滯不前。而在人事管理信息化建設(shè)的過程中，利用信息技術(shù)可以構(gòu)建交流和對(duì)接的平臺(tái)，利用網(wǎng)上交流平臺(tái)促進(jìn)部門與部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，不僅可以節(jié)省人事管理人員的時(shí)間，還提高了實(shí)效性，促進(jìn)了工作效率的提升，與此同時(shí)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3提升信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

3.1合理使用電子檔案

（1）檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的同時(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)電子信息管理操作的技能，主動(dòng)開展電子檔案管理編研業(yè)務(wù)，充分展示檔案管理的內(nèi)涵，在建檔的過程中有效獲取關(guān)鍵詞進(jìn)行歸類存儲(chǔ)，一邊提供更加快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。（2）對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化目錄生成，這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后，可以非常清晰地了解不同信息的內(nèi)容了及存儲(chǔ)位置。同時(shí)方便在遵守保密規(guī)定的同時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行查閱，對(duì)于保密級(jí)別不同的信息進(jìn)行分級(jí)管理，保障這些信息的安全性與可靠性，避免因管理不當(dāng)而造成的信息外泄。這也是為后續(xù)信息電子化管理提供基礎(chǔ)。（3）電子信息完成建檔后，需要對(duì)調(diào)用信息的單位進(jìn)行準(zhǔn)確的登記，其中內(nèi)容需要有明確的劃分，內(nèi)容包括使用人的自然信息，這是為保障信息安全而采取的措施，是為方便對(duì)電子檔案的合理利用。

3.2提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

管理員工的工作心態(tài)與業(yè)務(wù)能力對(duì)檔案管控工作的作用是顯著的，能夠?qū)?，在既定視角下攸關(guān)檔案管控工作的效率。從事檔案管控的員工處于前線，在日常管控工作中出現(xiàn)的矛盾，都需要深度地實(shí)施探討與改善。并且，有關(guān)各部門間還必須強(qiáng)化交流力度。面對(duì)檔案管控工作的具體難題與弊病，對(duì)有創(chuàng)造性、給出對(duì)應(yīng)化解模式的工作者一恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，構(gòu)建健全的獎(jiǎng)勵(lì)體制，如此能夠讓員工最大程度地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，矯正自身的工作心態(tài)，提高工作能力。

3.3強(qiáng)化信息化安全建設(shè)

在事業(yè)單位人事信息管理安全性建設(shè)的過程中要做好以下幾個(gè)方面：第一，以制度保障安全，即構(gòu)建人事信息資料信息化管理規(guī)章制度和安全標(biāo)準(zhǔn)。第二，構(gòu)建硬件安全保障體系。一方面，建立恢復(fù)機(jī)制，強(qiáng)化數(shù)據(jù)備份，規(guī)范借閱機(jī)制，以此來保障人事信息儲(chǔ)存和使用的安全性。另一方面，建立滿足信息安全的防火墻、信息安全防護(hù)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)入侵等事件發(fā)生。第三，加強(qiáng)管理人員的安全教育，使其形成安全意識(shí)，掌第四，實(shí)行人事信息資料的分開儲(chǔ)存，將紙質(zhì)檔案盒數(shù)字檔案單獨(dú)儲(chǔ)存，確保其安全性。

3.4擺正理念并引入新型信息技術(shù)

采用數(shù)字化技術(shù)搭建檔案管理系統(tǒng)以后，應(yīng)該做好檔案的管理和收集工作，做好目錄的檢索和目錄編制工作，體現(xiàn)檔案管理帶來的收益。還需要不斷引入新技術(shù)來充實(shí)檔案管理，采用云計(jì)算技術(shù)，依據(jù)用戶的指令，檢索出各類信息資料，以滿足檔案管理的需求。同時(shí)，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)虛擬化的特點(diǎn)，建立云計(jì)算平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新。還需要采用專業(yè)的采集設(shè)備，如OCR等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔電子化，降低檔案收集過程中的人力物力損耗。

結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理開展創(chuàng)新具有極高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。通過優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制、持續(xù)強(qiáng)化管理的信息化建設(shè)、更新管理思想與方式、組建優(yōu)質(zhì)的管理人才團(tuán)隊(duì)、搭建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)了人力資源檔案管理工作效率效果的提升，推動(dòng)了事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的升級(jí)。

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