國有企業(yè)文書檔案管理發(fā)展前景探析

摘要：國有企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中文書檔案管理是關(guān)鍵組成部分，做好文書檔案管理工作是發(fā)展國有企業(yè)的必然要求，也是促進(jìn)國有企業(yè)現(xiàn)代化改革的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前國有企業(yè)文書檔案管理工作還存在著一些不足和問題，本文即針對國有企業(yè)文化檔案管理發(fā)展前景進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);文書檔案管理;發(fā)展前景

隨著國有企業(yè)的改革不斷深入，我們需要加強(qiáng)對國有企業(yè)中各項(xiàng)工作的建設(shè)，包括文書檔案管理工作。在國有企業(yè)發(fā)展建設(shè)中，文書檔案管理扮演著極為重要的角色，能夠?yàn)槠髽I(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和方向決策提供大量具有參考價(jià)值的信息，是促進(jìn)國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件之一。我們需要進(jìn)一步深化國有企業(yè)文書檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，提升管理效果。

一、國有企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）耗費(fèi)大量人力物力資源

部分國有企業(yè)受到陳舊觀念的影響，采用的仍然是傳統(tǒng)文書檔案管理模式，大多材料的收集、整理、歸檔等還依賴于人工操作，存在著不少缺陷和問題。

每次在借閱文書檔案時(shí)除了要登記之外，借閱人還需要親自到檔案室借閱紙質(zhì)檔案，查閱到過程既浪費(fèi)時(shí)間還耗費(fèi)精力，檔案管理效率不高。同時(shí)，文書檔案資料來自于不同部門和不同方向，因此需要專門的管理人員進(jìn)行分類整理、存放審查和編目等，管理工作較為繁雜，而且極容易發(fā)生錯(cuò)誤。除此之外，由于傳統(tǒng)的文書檔案大多都是紙質(zhì)版，很多文書檔案年代久遠(yuǎn)，再加上時(shí)常翻閱，不可避免的遭到破壞，不利于文書檔案管理工作的進(jìn)行，使管理難度大大增加[1]。

（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低

如今部分國有企業(yè)的文書檔案管理人員素質(zhì)不高，這是因?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)將大多數(shù)精力放在社會(huì)效益的創(chuàng)造上，忽視了檔案管理部門的工作內(nèi)容，在對文書檔案管理人員的任用上缺少嚴(yán)格的選拔，導(dǎo)致其整體素質(zhì)偏低。再加上很多企業(yè)文書檔案管理人員的自我學(xué)習(xí)意識不強(qiáng)，企業(yè)也缺乏系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)不強(qiáng)。雖然現(xiàn)如今大部分國有企業(yè)都經(jīng)歷了體制改革，但是還有部分工作人員存有“鐵飯碗”的思想，尤其是檔案管理這種不是主要部門的人員，更容易使人在思想上產(chǎn)生惰性，導(dǎo)致管理人員的學(xué)習(xí)能力差、管理能力弱、缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神。

二、實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)文書檔案管理工作信息化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)都開始進(jìn)行管理信息化建設(shè)，而國有企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)將是未來發(fā)展的必然趨勢。

（一）提升文書檔案管理效率

文書檔案管理信息化建設(shè)能夠有效減少人力物力資源的消耗，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度提升管理效率。信息化文書檔案管理工作不再像傳統(tǒng)檔案管理工作那樣，借閱過程需要說明大致年份、文件類型、大致內(nèi)容等，管理人員只需要通過相應(yīng)的辦公軟件，利用關(guān)鍵詞檢索、模糊查詢等方式找到需要查閱到文書檔案信息，大大縮減尋找時(shí)間，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量、效率和準(zhǔn)確性。

（二）加強(qiáng)文書檔案保密保護(hù)

文書檔案管理信息化建設(shè)能夠有效加強(qiáng)對文書檔案資料的保密和保護(hù)，減少機(jī)密信息泄露的幾率。傳統(tǒng)文書檔案資料在被人借閱的時(shí)候，由于是整卷的被借閱，因此有人能夠利用別人的借閱看到整卷文書檔案的內(nèi)容，不利于文書檔案的保密。而且利用人在借閱過程中對整卷文書檔案翻閱不利于文書檔案的保存，導(dǎo)致文書檔案保護(hù)工作難以進(jìn)行。而文書檔案管理信息化能夠?qū)⑻峁┙o借閱人需要的單份文件，而不需要將整卷文書檔案交予借閱人，從而使利用人無法接觸到其他無關(guān)的文件信息，實(shí)現(xiàn)了對文書檔案的保密和保護(hù)[2]。

（三）實(shí)現(xiàn)文書檔案補(bǔ)漏增缺

加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，并保持文書檔案的原貌。以往的文書檔案管理工作在遇到文件補(bǔ)漏增缺時(shí)，需要直接將整卷拆散，并將其中的文件進(jìn)行重新分類排列，重新編目、修訂并修改其案卷封面等，不僅耗時(shí)耗力，而且還會(huì)影響到文書檔案的完整性。而信息化檔案管理可以直接在整理案卷的過程中插入相關(guān)的文件，修改一下卷內(nèi)目錄之后就可以輕松完成。除此之外，傳統(tǒng)的文書檔案管理在立卷時(shí)需要將案卷裝訂的整齊美觀，而修邊和接邊的工作需要異常謹(jǐn)慎，一旦發(fā)生失誤，就會(huì)對文書檔案資料造成不可逆的損傷。而加強(qiáng)管理信息化能夠直接通過計(jì)算機(jī)軟件程序來完成文書檔案的接邊和修邊等工作，而且不會(huì)對文書檔案資料造成任何損傷。

三、文書檔案管理信息化對管理人員提出更高的素質(zhì)要求

隨著文書檔案管理信息化建設(shè)的腳步日益加快，現(xiàn)有的檔案管理人員整體素質(zhì)已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展，未來國有企業(yè)需要不斷加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高文書檔案管理水平。

（一）恪盡職守堅(jiān)定信念

文書檔案管理人員需要具備堅(jiān)定的信念和良好的政治素養(yǎng)，能夠恪盡職守、客觀公正的履行自己的職責(zé)義務(wù)，不畏強(qiáng)權(quán)、堅(jiān)決抵制來自各方面要求篡改文件檔案等歷史證據(jù)的壓力，維護(hù)歷史發(fā)展的真實(shí)樣貌。

（二）具有良好保密觀念

文書檔案管理人員需要保守所管理的文書檔案內(nèi)容機(jī)密，增強(qiáng)自己的保密觀念，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，杜絕失密、泄密、竊密等行為發(fā)生。管理人員需要尊重文書檔案制作者和其所涉及的當(dāng)事人的隱私以及合法權(quán)益。

（三）具有較強(qiáng)管理水平

文書檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的文字寫作和表達(dá)能力，并能夠針對事務(wù)進(jìn)行科學(xué)綜合的分析。文字表達(dá)能力是一個(gè)檔案管理人員的基本素質(zhì)，管理人員需要擁有較強(qiáng)的閱讀能力和分析能力，能夠不斷結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行反思，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升自己的管理能力[3]。

（四）具備一定的信息能力

文書檔案管理人員需要能熟練使用各種現(xiàn)代化的辦公軟件和相關(guān)設(shè)備，例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等，除此之外，還有錄音錄像、攝像、光盤刻錄等現(xiàn)代化手段。管理人員需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)、自動(dòng)檢索等，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理。

結(jié)束語：

綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來，文書檔案管理工作的方法也發(fā)生了巨大的改變。我們需要分析現(xiàn)有的檔案管理問題，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊麗麗， 尹濱倩. 國有企業(yè)文書檔案管理發(fā)展趨勢研究[J]. 赤子， 2020， 000（005）：159.

[2]李可， 楊立峰. 國有企業(yè)文書檔案管理工作淺談[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2014， 000（021）：191-191.

[3]童薈宇. 國有企業(yè)文書檔案管理存在的問題及對策[J]. 消費(fèi)導(dǎo)刊， 2019， 000（040）：152.

作者簡介：李璇（1991年09月-）女，漢語，籍貫郴州，大學(xué)本科學(xué)歷，檔案助力管理員（初級），研究方向——檔案管理