事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的有效應(yīng)用

魚麗娟

摘要：在當(dāng)前事業(yè)單位各項工作的開展中，檔案管理屬于必要任務(wù)及內(nèi)容，有利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升也就十分重要。為能夠使檔案管理工作的提升得到滿意的效果，需要對現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，而信息技術(shù)便屬于其中比較理想的一種。因此，事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人員需要注重信息技術(shù)的應(yīng)用，在把握信息技術(shù)應(yīng)用價值的基礎(chǔ)上，從多個方面入手實現(xiàn)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上提升檔案管理水平及質(zhì)量，使檔案管理得到滿意成果。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

引言

隨著目前信息時代的不斷深入發(fā)展，信息技術(shù)在社會上的各個行業(yè)及領(lǐng)域內(nèi)也都有著廣泛的應(yīng)用，且在實際應(yīng)用中也表現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢?；诖?，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中，對信息技術(shù)需要合理應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理情況的改善，促使檔案管理信息化的實現(xiàn)，這樣有利于檔案管理水平及質(zhì)量的提升，為事業(yè)檔案資源的利用及檔案價值的更充分發(fā)揮奠定理想的支持與保障，達(dá)到新時期檔案管理的要求。

1事業(yè)單位檔案管理概述

在信息時代未到來之前，我國事業(yè)單位內(nèi)部檔案記錄大部分都是紙質(zhì)記錄，然后以牛皮袋封裝保存，最后依據(jù)類別及時間在不同檔案架中進(jìn)行保存。然而，由于事業(yè)單位都是為實現(xiàn)人民群眾需求，為人們提供服務(wù)而設(shè)立的，各個事業(yè)單位每天都需要接觸大量人群，因而檔案管理也就成為比較繁重的任務(wù)。這些紙質(zhì)檔案若保存不合理，管理不嚴(yán)格，則會導(dǎo)致檔案丟失情況的產(chǎn)生，這對于檔案信息的完整性及完全性會產(chǎn)生不利影響。由于傳統(tǒng)檔案管理中存在著一些問題，已經(jīng)無法與當(dāng)前社會快速發(fā)展相適應(yīng)，也無法滿足當(dāng)前人們的實際需求，在事業(yè)單位的檔案管理方面也就需要改變以往的方式。在當(dāng)前我國信息時代不斷快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)發(fā)展也越來越成熟，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，在檔案管理中的應(yīng)用就是其中比較典型的一個方面。然而，由于檔案管理改革的時間仍比較短，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理仍在傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理的過程中，并未完全實現(xiàn)轉(zhuǎn)變，在這種情況下也就需要對事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行進(jìn)一步研究，以便更好將信息技術(shù)融合于事業(yè)單位的檔案管理中，使事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新及完善具有良好的技術(shù)支持。

2信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢及價值

在目前的事業(yè)單位檔案管理中，要想實現(xiàn)檔案管理中信息技術(shù)的有效應(yīng)用，必須要先把握信息技術(shù)的應(yīng)用價值及優(yōu)勢，具體體現(xiàn)在以下幾點。

2.1檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用有利于資源節(jié)約

眾所周知，在傳統(tǒng)檔案管理中都是紙質(zhì)檔案，每個單位內(nèi)都需要配備一定數(shù)量的打印機(jī)，并且需要購置大量紙張及牛皮袋，資源耗費比較大。同時，這些紙質(zhì)檔案資源還需要占據(jù)較大的空間，隨著檔案數(shù)量的增加需要占用的空間也會越來越多，有些情況下需要多個房間存放，這也是一種資源耗費。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中需要多個管理人員進(jìn)行管理，耗費的人力資源也比較多。而在信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的情況下，可以使大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，在計算機(jī)中進(jìn)行保存，需要時隨時調(diào)閱，在這種管理方式下，以往紙張、牛皮紙及打印設(shè)備與占據(jù)的空間等都大量減少，并且不需要太多管理人員實行管理。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)可以實現(xiàn)資源節(jié)約，減少檔案管理成本。

2.2檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用有利于提升管理效率

在事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用可以促使傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理人員在掌握信息管理技術(shù)的基礎(chǔ)上就可以獨立實行操控，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。而在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的基礎(chǔ)上，可使檔案管理更加方便，這是因為在應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上可以通過程序設(shè)置對電子檔案實行自動分類歸納及記錄，也可以將需要搜索的文檔名稱輸入到設(shè)置程度上，計算機(jī)可以對檔案進(jìn)行搜索并且找出與結(jié)果相符合的檔案信息。同時，信息技術(shù)的應(yīng)用還可以使網(wǎng)上共享得以實現(xiàn)，使檔案的獲取更加方便，也就可以檔案管理效率的有效提升，節(jié)約時間，可以為人民群眾提供更好的檔案服務(wù)，滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。

3檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用可以提升檔案安全性。

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，需要對檔案室環(huán)境加強(qiáng)重視，需要使檔案室內(nèi)環(huán)境保持干燥低溫，且需要注意防蟲，避免這些紙質(zhì)檔案受到損傷。另外，有些事業(yè)單位在搬遷過程中可能會導(dǎo)致檔案都是情況發(fā)生，檔案信息泄露。而在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)就可以使這一問題得到有效解決，這是因為信息技術(shù)的應(yīng)用可以使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，還能夠?qū)崿F(xiàn)云儲存及云備份，也就可以實現(xiàn)檔案信息安全性的有效提升。這樣一來，只要具備網(wǎng)絡(luò)環(huán)境就可以利用計算機(jī)進(jìn)行檔案下載，可以避免檔案丟失情況發(fā)生，也可以避免這些檔案由于自然因素而被損壞，可以在很大程度上實現(xiàn)檔案信息安全性的提升，使檔案管理得到滿意效果。

4信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略及途徑

4.1基于信息技術(shù)的檔案云儲存及備份

對于事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，首要任務(wù)就是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的成功轉(zhuǎn)變，作為檔案管理工作人員可以將以往的紙質(zhì)檔案信息通過人工輸入方式或機(jī)器掃描方式，將其轉(zhuǎn)變成為電子文檔，并且將這些文檔在計算機(jī)中收錄，同時需實現(xiàn)云備份及云存儲，避免檔案信息丟失。在利用這種方式管理的情況下，可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理中過多占用空間及存儲困難問題，實現(xiàn)檔案管理的更有效實施。特別是在目前大數(shù)據(jù)時代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來越多，因而在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理工作人員也需要符合時代發(fā)展趨勢，在檔案管理中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使檔案管理可以真正實現(xiàn)數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上，對于事業(yè)單位內(nèi)的各種檔案信息，均可使其轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，在存儲檔案信息方面，可以通過云端進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失，并且也可以找回丟失的檔案信息，有效解決檔案存儲中的安全性問題，實現(xiàn)管理效率的提升，滿足檔案管理工作的要求及實際需求，實現(xiàn)檔案管理的更好發(fā)展。

4.2實施檔案信息共享管理

在目前我國信息技術(shù)發(fā)展越來越快的形式下，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段不斷出現(xiàn)，并且都有著十分廣泛的應(yīng)用，云技術(shù)就是其中比較重要的一種。在當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的情況下，大部分手機(jī)及電腦等電子設(shè)備中都配備能夠?qū)崿F(xiàn)云端傳輸?shù)慕邮湛?，因而可以在檔案管理中對云技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，這對于檔案資源信息共享的實現(xiàn)比較有利。為能夠使檔案管理中的檔案信息共享更好實現(xiàn)，有關(guān)政府部門可以構(gòu)建相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫，且對于各個環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫需要有效進(jìn)行檢修及維護(hù)。同時，當(dāng)?shù)氐母鱾€事業(yè)單位可以在檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，構(gòu)建自己的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并且合理維護(hù)，檔案管理工作人員可以對云共享功能進(jìn)行利用，使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息實現(xiàn)共享，這樣一來可以將檔案信息向云端及時上傳，防止檔案信息泄露，提升檔案管理質(zhì)量。

結(jié)語：

應(yīng)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行更加科學(xué)的管理，為適應(yīng)時代發(fā)展的需要，使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

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