淺談費(fèi)控資料整理和歸檔

萬(wàn)一李

中國(guó)化學(xué)工程第七建設(shè)有限公司 四川成都 610100

費(fèi)控資料是施工過(guò)程中不可缺少的一部分，它是項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要依據(jù)，是費(fèi)控部經(jīng)營(yíng)工作的具體體現(xiàn)，也是工程結(jié)算的必備條件。作為一家施工企業(yè)，經(jīng)營(yíng)工作的好壞關(guān)系著企業(yè)盈利與否，而費(fèi)控資料是否齊全完整則是經(jīng)營(yíng)工作能否順利開(kāi)展的前提，也是企業(yè)盈利與否的保障。做好費(fèi)控資料的整理和歸檔工作，無(wú)論對(duì)于項(xiàng)目費(fèi)控成本的實(shí)時(shí)監(jiān)控，還是對(duì)于項(xiàng)目后期的工程結(jié)算，都具有非常重要的意義。

同所有施工項(xiàng)目一樣，從工程建設(shè)的投標(biāo)開(kāi)始至竣工結(jié)束，費(fèi)控資料始終貫穿其中。費(fèi)控資料既能體現(xiàn)項(xiàng)目合同的履約狀態(tài)，又能反映項(xiàng)目費(fèi)用的真實(shí)情況，可以說(shuō)，它是項(xiàng)目進(jìn)行經(jīng)營(yíng)工作的基礎(chǔ)。完整齊全的費(fèi)控資料能讓決策者知道工程項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)生的費(fèi)用和費(fèi)用的組成情況，從而幫助決策者在工程建設(shè)全過(guò)程中采取有效措施，把工程項(xiàng)目建設(shè)發(fā)生的費(fèi)用控制在規(guī)定的限額內(nèi)，并隨時(shí)糾正發(fā)生的偏差，保證設(shè)計(jì)概預(yù)算和竣工決算等管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，達(dá)到合理使用人力、物力、財(cái)力的目的。所以說(shuō)，做好費(fèi)控資料的整理和歸檔工作就等于避免了項(xiàng)目成本的浪費(fèi)。

費(fèi)控資料雖然很重要，但是管理難度頗大。因?yàn)橘M(fèi)控資料僅由費(fèi)控部門(mén)單獨(dú)完成是不夠的，還需要項(xiàng)目各個(gè)部門(mén)相互配合協(xié)調(diào)。費(fèi)控資料數(shù)量多，種類(lèi)雜，收集難度大，資料的齊全完整程度難以得到保證。所以，費(fèi)控部門(mén)必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)費(fèi)控資料的管理，并與項(xiàng)目各個(gè)部門(mén)聯(lián)系，對(duì)資料進(jìn)行收集、整理和歸檔。

1 迪拜R1005- 2 項(xiàng)目費(fèi)控資料的管理

在迪拜R1005- 2 項(xiàng)目中，費(fèi)控部負(fù)責(zé)的費(fèi)控資料主要分為5 部分，分別為合同資料、工程量審核申請(qǐng)（RFA）資料、工程增減過(guò)程資料、工程款申請(qǐng)/ 審核資料和分包商/ 供應(yīng)商付款資料。其中合同資料分為主合同和分包合同，主合同包含標(biāo)書(shū)、合同條款、工程量清單和合同圖紙4 部分；分包合同包含比價(jià)單、分包合同條款和工程量清單3 部分。主合同是分包合同的背靠背合同，它們共同構(gòu)成項(xiàng)目執(zhí)行的基礎(chǔ)。

針對(duì)這5 部分的費(fèi)控資料，項(xiàng)目費(fèi)控部派專(zhuān)人進(jìn)行管理，對(duì)它們進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，整理歸檔，按順序裝訂好；在掃描存檔后，將其整齊地放在檔案架上，并做好相應(yīng)的臺(tái)賬記錄。

其中，對(duì)工程量有重大影響的RFA 資料，項(xiàng)目部更要指定專(zhuān)人按工程量清單（BOQ）進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于每種類(lèi)別的審核單，分別按準(zhǔn)備中的單子、審核中的單子和已通過(guò)的單子3 種類(lèi)型來(lái)進(jìn)行歸類(lèi)，確保RFA的連貫性、邏輯性和完整性，保障項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，對(duì)于費(fèi)控資料的收發(fā)，費(fèi)控部采用書(shū)面簽收的方法，并在電腦中做好記錄，讓每一份資料都有出處和去處，避免資料丟失和收發(fā)混亂。而對(duì)于分包商的付款，費(fèi)控部每周都會(huì)同財(cái)務(wù)部進(jìn)行聯(lián)系，對(duì)付款單進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，做好付款單的狀態(tài)記錄，催促財(cái)務(wù)部盡快進(jìn)行付款事宜，避免出現(xiàn)付款時(shí)間超過(guò)付款期限的現(xiàn)象。

關(guān)于迪拜R1005- 2 項(xiàng)目費(fèi)控資料的整理和歸檔，費(fèi)控部已經(jīng)形成了一套完整、順暢的工作流程，且當(dāng)管理工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，也便于決策層進(jìn)行查錯(cuò)和糾偏。例如，在簽訂分包合同時(shí)，費(fèi)控部就針對(duì)分包資料形成了如下流程：

（1）根據(jù)分包規(guī)劃，費(fèi)控高級(jí)工程師選擇至少5家分包商進(jìn)行詢(xún)價(jià)；然后費(fèi)控資料專(zhuān)員將價(jià)格和分包商承包條件整理成表格，形成分包比價(jià)表；再將表格轉(zhuǎn)交給相關(guān)審查部門(mén)進(jìn)行審核，并做好交接記錄。

（2）當(dāng)相關(guān)部門(mén)完成比價(jià)審核后，費(fèi)控資料專(zhuān)員將比價(jià)單收回，再根據(jù)比價(jià)單起草分包合同；然后將分包合同交予費(fèi)控員、高級(jí)費(fèi)控工程師和項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行審核；審核完畢后，再交予分包商簽訂合同。

（3）合同簽訂完畢后，費(fèi)控資料專(zhuān)員將分包比價(jià)單、分包合同進(jìn)行掃描，存入電腦；然后將相關(guān)合同資料裝訂成冊(cè)，放入檔案架中歸檔，并做好相應(yīng)臺(tái)賬。

2 國(guó)內(nèi)項(xiàng)目在費(fèi)控資料管理上的問(wèn)題和差距

迪拜R1005- 2 項(xiàng)目費(fèi)控資料的整理和歸檔經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于國(guó)內(nèi)項(xiàng)目有著非常重要的參考價(jià)值。因?yàn)橄啾戎?，?guó)內(nèi)項(xiàng)目在費(fèi)控資料管理方面還存在較大差距。

2.1 重視程度不夠

雖然明白費(fèi)用控制的重要性，但是國(guó)內(nèi)項(xiàng)目對(duì)其產(chǎn)生的費(fèi)控資料卻不甚了解，往往只看到了費(fèi)控部對(duì)項(xiàng)目成本的管控，卻沒(méi)有看到費(fèi)控部為了管控好成本而在資料管理上所耗費(fèi)的巨大精力。同時(shí)，為了節(jié)省成本和精簡(jiǎn)人員，項(xiàng)目部往往只給費(fèi)控部配備費(fèi)控員，讓費(fèi)控員兼職費(fèi)控助手的工作。然而，費(fèi)控資料的形成、收集、整理、歸檔是一項(xiàng)獨(dú)立的文件資料管理流程，需要專(zhuān)職人員來(lái)做。費(fèi)控員兼費(fèi)控助手除了要配合各個(gè)相關(guān)部門(mén)做好費(fèi)控資料外，還要做本部門(mén)的過(guò)程費(fèi)用控制工作，工作量大，工作內(nèi)容繁雜，嚴(yán)重影響了對(duì)費(fèi)控資料的專(zhuān)業(yè)管理。

2.2 檔案意識(shí)淡薄

項(xiàng)目各部分對(duì)費(fèi)控資料的收集入檔認(rèn)識(shí)不足，尤其在費(fèi)控資料的收集階段，工作職責(zé)界限劃分不清晰。實(shí)際工作中，各部門(mén)往往認(rèn)為費(fèi)控資料的收集是費(fèi)控部的工作，對(duì)費(fèi)控資料的簽字確認(rèn)有較大的抵觸情緒，各部門(mén)負(fù)責(zé)人員在審核相關(guān)費(fèi)控資料時(shí)，往往采取拖延態(tài)度，不主動(dòng)把費(fèi)控資料在審核完畢后交返費(fèi)控部。殊不知，費(fèi)控資料的完成僅靠費(fèi)控部是不夠的，需要項(xiàng)目各個(gè)部門(mén)的合作。而且費(fèi)控部本身工作量大，配置人員少，這就有可能導(dǎo)致重要的費(fèi)控資料歸檔不及時(shí)，給項(xiàng)目造成損失。

2.3 管理流程不完善

項(xiàng)目費(fèi)控資料的形成需要各個(gè)部門(mén)的配合才能完成，所以必然會(huì)出現(xiàn)部門(mén)職能交叉的現(xiàn)象。然而項(xiàng)目中沒(méi)有針對(duì)該管理工作的程序流程，這勢(shì)必會(huì)給各個(gè)部門(mén)造成混亂，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，也會(huì)造成部門(mén)間的推諉扯皮，導(dǎo)致費(fèi)控資料的形成過(guò)程效率低下。

2.4 資料追蹤意識(shí)薄弱

費(fèi)控部的主要工作是項(xiàng)目成本管理，所以其大部分精力都用在成本的控制和產(chǎn)值控制上，而對(duì)于費(fèi)控資料往往沒(méi)有進(jìn)行追蹤、記錄，所以資料一旦從費(fèi)控部發(fā)往其他部門(mén)，往往就杳無(wú)音信了。這樣就會(huì)導(dǎo)致資料的完整度難以保證，甚至造成重要的費(fèi)控資料丟失、損毀，其損失是不可逆轉(zhuǎn)的。

3 項(xiàng)目費(fèi)控資料問(wèn)題的解決措施

3.1 配備費(fèi)控助手

費(fèi)控部要配備費(fèi)控助手，作為專(zhuān)職的項(xiàng)目費(fèi)控資料管理人員，而項(xiàng)目其他部門(mén)則需要根據(jù)實(shí)際工作情況設(shè)立兼職的部門(mén)資料管理人員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收集、整理和歸檔工作。費(fèi)控部本身的工作量大，涉及面廣，需全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的成本，除實(shí)際參與管理項(xiàng)目費(fèi)用的相關(guān)事宜外，還需將管理中產(chǎn)生的費(fèi)控資料進(jìn)行整理和歸檔。所以只有各個(gè)部門(mén)共同配合，才能做好項(xiàng)目費(fèi)控資料的收集整理工作。

3.2 加強(qiáng)資料管理意識(shí)

費(fèi)控部要向文控部學(xué)習(xí)，加強(qiáng)資料管理意識(shí)，科學(xué)地對(duì)費(fèi)控資料分類(lèi)歸納、整理存檔。對(duì)于繁雜的費(fèi)控資料，可以按工作內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，如迪拜R1005- 2 項(xiàng)目就將費(fèi)控資料分為5 大類(lèi)，方便查閱和整理。同時(shí)，在資料歸檔時(shí)還需進(jìn)行掃描，按類(lèi)別存貯在電腦中，方便管理。

3.3 健全費(fèi)控資料的管理流程

項(xiàng)目部需健全費(fèi)控資料的管理流程，該管理流程包括資料的發(fā)文流程、收文流程和歸檔流程，所有流程應(yīng)遵循資料由誰(shuí)發(fā)起、由誰(shuí)歸檔的原則。在健全費(fèi)控資料流程時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)劃分并明確費(fèi)控部及相關(guān)部門(mén)在流程中的具體責(zé)任，各個(gè)部門(mén)各司其職，這樣資料管理才能落實(shí)到位，防止職責(zé)混亂，各部門(mén)推諉扯皮。

3.4 強(qiáng)化追蹤意識(shí)

費(fèi)控部需加強(qiáng)對(duì)費(fèi)控資料的追蹤工作，定期對(duì)長(zhǎng)期沒(méi)有歸檔的費(fèi)控資料進(jìn)行檢查，并追蹤到各部門(mén)進(jìn)行清理。追蹤工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、繁瑣的工作，它需要一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的資料管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)于費(fèi)控部來(lái)說(shuō)，它更是新的考驗(yàn)。所以費(fèi)控部需加強(qiáng)費(fèi)控資料的收發(fā)管理，每一份費(fèi)控資料的收發(fā)實(shí)時(shí)情況都需要記錄在電子文檔中，以方便費(fèi)控助手對(duì)資料進(jìn)行追蹤。

4 結(jié)論

費(fèi)控資料作為經(jīng)營(yíng)工作過(guò)程中的產(chǎn)物，貫穿于建設(shè)工程全過(guò)程。要想做好經(jīng)營(yíng)工作，就務(wù)必要對(duì)作為經(jīng)營(yíng)工作基礎(chǔ)的費(fèi)控資料作為工作重點(diǎn)。在國(guó)內(nèi)項(xiàng)目中，關(guān)于費(fèi)控資料的整理和歸檔環(huán)節(jié)是缺失的。而在迪拜R1005- 2 項(xiàng)目部，費(fèi)控部對(duì)費(fèi)控資料整理到位，歸檔及時(shí)，并能隨時(shí)掌握費(fèi)控資料的狀態(tài)，掌控力度強(qiáng)。因此，國(guó)內(nèi)項(xiàng)目應(yīng)向迪拜R1005- 2 項(xiàng)目部學(xué)習(xí)，做好費(fèi)控資料的整理和歸檔工作，為費(fèi)控工作打好基礎(chǔ)，為項(xiàng)目創(chuàng)造更大的效益。