信息經濟時代化工企業(yè)檔案管理工作研究

陳俏俏(中國石油天然氣股份有限公司廣東石化分公司，廣東 揭陽 515200)

0 引言

檔案可促使相關人員及時了解企業(yè)發(fā)展歷程、創(chuàng)立初衷、發(fā)展目標、價值屬性等，同時還可促使相關人員對企業(yè)未來發(fā)展進行有效創(chuàng)新、開拓等，進而促使企業(yè)長久發(fā)展。與此同時，近年來中國信息技術時代、經濟水平、科技水平等均不斷提升，各種技術層出不窮，其對檔案管理具有一定促進作用。因此，文章將結合當前時代背景、檔案管理現(xiàn)狀等進行具體檔案管理質量研究。

1 化工企業(yè)檔案管理過程中常見問題

1.1 對檔案管理重視度有待提升

在當前經濟快速發(fā)展時代中，化工企業(yè)通常會將經濟發(fā)展、企業(yè)未來規(guī)劃等作為重點發(fā)展目標，進而對檔案管理缺乏相應重視度，促使檔案管理人員責任心、認知深度、管理水平、創(chuàng)新意識等顯著下降，企業(yè)相關部門對檔案管理投入力度也會隨之下降，檔案管理也缺乏相應的監(jiān)管機制，最終促使檔案管理的質量性與效率性顯著下降，對化工企業(yè)的經濟發(fā)展、升級轉型等也產生不同程度影響。

1.2 缺乏健全的檔案管理機制

有效的檔案管理機制是提高檔案管理質量與效率的基礎保障。實際在進行檔案管理過程中由于企業(yè)未及時建立健全的檔案管理機制，僅可依靠既往不完善的管理機制實行管理，而同時一切人、事、物等均以不同程度向前發(fā)展，進而促使既往管理機制的時代局限性弊端異常明顯，對檔案管理質量產生嚴重影響；既往管理機制對管理人員綜合素質水平的要求與當前也存在一定差異性，進而促使管理人員綜合素質水平無法有效滿足實際檔案管理需求，促使在進行檔案管理過程中常會出現(xiàn)各種不合理現(xiàn)象，對管理質量、管理效率產生嚴重影響。

2 提高化工企業(yè)信息化檔案管理效率的具體措施

2.1 提高對檔案管理重視度

正所謂“不忘初心，砥礪前行”，化工企業(yè)相關領導人員通過對有關檔案的全面了解進而有效加深其對企業(yè)發(fā)展歷程、創(chuàng)辦目標、發(fā)展目標、社會屬性的了解，進而制定符合企業(yè)自身發(fā)展與時代洪流的發(fā)展目標與規(guī)劃，同時還可有效促使企業(yè)及時制定出適宜的管理體系與管理機制，促進企業(yè)的穩(wěn)健、和平、有效發(fā)展。因此，企業(yè)相關管理人員需加強對檔案管理重視度與投入力度，通過財力、人力、物力等各方面對其進行不斷投入，促使相關管理人員也隨之加強對檔案管理重視度并投身于其中；同時，為促使檔案管理重視度進一步增強，相關部門還需根據(jù)相關檔案內容舉辦相應的宣傳活動等，譬如，根據(jù)檔案內容拍攝企業(yè)發(fā)展歷程與先進人物等相關宣傳片、舉辦企業(yè)光輝歷程博覽會、張貼相關宣傳海報等，促使人們不斷加強檔案管理重視度，進而積極投身于檔案管理中[1]。

2.2 建立健全的檔案管理機制與體系

正所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”，為促使檔案管理的質量性與效率性不斷提升，需充分保障所有管理措施的規(guī)范化、標準性與高效性等。對此，相關部門及人員需加強對建立健全檔案管理體系與機制重視度。首先，相關人員需對既往管理機制、管理效果等進行全面分析，并根據(jù)分析結果制定相應的改善措施；其次，管理人員積極學習外界優(yōu)秀的管理機制與體系等，管理人員將外界優(yōu)秀的管理機制、化工企業(yè)檔案管理目標、針對當前管理現(xiàn)狀所指定改善措施等進行有效結合，進而制定出符合化工企業(yè)檔案管理的管理制度與體系；再次，管理人員需深諳中國政府部門所頒布的《檔案法》相關管理條例，并保證其管理制度符合《檔案法》，進而促使管理效率與質量可得到充分保障。管理人員根據(jù)管理制度建立相應的管理體系，并充分保障管理制度與管理體系的高度契合，進而促使各項管理措施均可得到有效落實；最后，為促使檔案管理的質量性不斷提升，相關部門不僅需建立相應的管理機制與體系，同時還需建立相應的監(jiān)管機制與體系，并充分保障監(jiān)管機制與體系的獨立性、高效性與功能性，進而促使監(jiān)管效果可得到最大化展現(xiàn)[2]。

2.3 制定合理高效的化工企業(yè)檔案管理標準

制定合理高效的化工企業(yè)檔案管理標準勢在必行，首先管理人員需根據(jù)檔案管理要求、管理環(huán)境等制定相應較為詳盡的管理流程，管理流程中需對相關細節(jié)進行詳細敘述，盡可能促使流程詳盡化、明朗化；其次，根據(jù)管理流程、管理人員規(guī)模等對所有管理措施進行責任劃分，促使所有管理人員均可熟記自身職責，當有異?，F(xiàn)象產生時，需立即責任到人，進而從源頭進行現(xiàn)象分析，促使檔案管理的標準性、質量性等有效提升；再次，為促使檔案管理的質量性進一步有效提升，管理人員需針對管理流程中各個環(huán)節(jié)制定相應操作規(guī)范及注意事項等，并將其下發(fā)至所有參與檔案管理的人員手中，要求其熟記相關規(guī)范內容、注意事項，同時還需將相關操作規(guī)范、注意事項等張貼在檔案室較為醒目區(qū)域內，促使管理人員可隨時閱覽，提高其工作責任心與質量等；最后，對檔案管理采取有效的監(jiān)管措施，對此監(jiān)管人員需充分發(fā)揮其職能進而對檔案管理進行全階段性質量監(jiān)管，其主要包括檔案收集、檔案核對、檔案整理、檔案分類、檔案歸檔、檔案儲存等，在此過程中監(jiān)管人員需對每一環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)管，針對在此過程中出現(xiàn)不合理管理措施，監(jiān)管人員需及時記錄并指出，要求管理人員針對不合理措施進行原因分析、制定改善措施、后續(xù)預防措施等，并對后期改善效果、后續(xù)預防措施、不合理措施發(fā)生率等進行全面追蹤[3]。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質水平

人員是一切措施實現(xiàn)的基礎保障，因此管理人員的綜合素質水平對管理質量、管理效率等產生直接影響?；诖?，相關部門還需加強對檔案管理人員綜合素質水平重視度。首先，管理部門定期聘請專業(yè)人員至企業(yè)為管理人員進行專業(yè)講述、為管理人員創(chuàng)造外出學習機會、鼓勵管理人員自主學習等；其次，相關部門通過高薪聘請的方式招聘相關專業(yè)素質水平較高、經驗較為豐富的管理人員，同時引導綜合能力較高人員對其他管理人員進行培訓；再次，企業(yè)應將獎勵機制、業(yè)績考核等與管理人員綜合素質水平進行有效結合，定期對所有管理人員進行全面考核，針對各方面水平提升幅度較大人員可及時給予相應的獎勵措施，并將其計入績效考核中，針對各方面綜合水平有所下降人員，需及時給予相應的懲戒；最后，針對在進行檔案管理過程中出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件、失誤現(xiàn)象等，需要求相關人員可在第一時間及時對相關事件進行全面分析，并根據(jù)分析結果及時制定相應的改善措施，同時再引導其他相關管理人員進行集思廣益，進而對自身思維局限性進行反思，最終促使管理人員責任意識、思維能力、專業(yè)水平、實際管理能力等均不斷提升[4]。

2.5 將信息技術與檔案管理工作進行有效結合

近年來中國科技技術、信息技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等飛速發(fā)展，且其運用范圍不斷擴大，促使人們的日常生活、工作等均發(fā)生翻天覆地的變化，可有效實現(xiàn)人們對相關資料及時性、全面性、準確性、高效性等要求?；诖耍谶M行檔案管理過程中可將現(xiàn)代化信息技術運用其中，利用信息技術進行檔案管理主要體現(xiàn)在二方面，一方面，管理人員將檔案儲存分為二種方式儲存，分別為紙質檔案儲存、電子檔案儲存，在此過程中需充分保障儲存信息的一致性，同時針對電子檔案需進行云備份，并定時更新備份，當需要進行檔案調取時，管理人員可及時調取電子檔案，既可有效避免紙質檔案出現(xiàn)損壞、遺失等風險，同時還可促使調取效率顯著提升，最終促使管理效率不斷提升；另一方面體現(xiàn)在管理人員利用各種現(xiàn)代化技術對檔案進行有效編碼管理，并根據(jù)相關編碼進行檔案整理、儲存、歸檔等，可有效避免出現(xiàn)亂檔、檔案遺失等現(xiàn)象，進而促使管理效率不斷提升，管理成本不斷下降，對企業(yè)管理與發(fā)展也起一定促進作用[5]。

3 結語

化工企業(yè)對經濟發(fā)展、工業(yè)發(fā)展及社會發(fā)展等均產生重大影響。而與此同時，檔案管理質量對化工企業(yè)的未來發(fā)展會產生一定程度影響，進而間接性對社會、經濟等會產生一定程度影響。對此，化工企業(yè)需不斷加強對檔案管理重視度與投資力度，定時對當前管理現(xiàn)狀進行全面分析，并根據(jù)分析結果制定相應的完善措施，同時對檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新，促使管理模式時刻“與時俱進”，促進化工企業(yè)穩(wěn)定、快速發(fā)展。