醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的組織管理應(yīng)用

【摘要】經(jīng)濟和信息技術(shù)的發(fā)展，為行業(yè)的發(fā)展帶來了機遇和挑戰(zhàn)，為管理和創(chuàng)新提供了更多的渠道和途徑，現(xiàn)已將信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)的發(fā)展和管理當中。醫(yī)院的病案檔案管理方式也在發(fā)生轉(zhuǎn)變，逐漸引入計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，滿足不斷增多的、更詳細的資料需求，為病案檔案需求者提供更高質(zhì)量的服務(wù)。本文主要通過分析醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的組織管理應(yīng)用，希望對強化醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)發(fā)展有所幫助。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院病案檔案;數(shù)字化;組織管理

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]2096-5249（2021）09-0201-02

經(jīng)濟和信息技術(shù)的發(fā)展，促使更多的行業(yè)加強信息化、數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新管理和發(fā)展的方式。醫(yī)院也需要強化病案檔案的數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用，實現(xiàn)病案檔案的無紙化存儲和數(shù)字化利用，方便對病案檔案的調(diào)閱、查詢、存儲、維護備份，防止信息資料的損壞、丟失等問題，提高檔案信息的使用效率和醫(yī)院的工作效率[1-2]。

1 醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)概述

醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)就是醫(yī)院利用微縮技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)等，對原有的紙質(zhì)檔案進行拍攝，同步產(chǎn)生微縮影像和彩色數(shù)字影像，進行微縮數(shù)字一體化管理。利用微縮影像進行病案檔案的安全存儲，將數(shù)字影像用于醫(yī)院日常的查詢、調(diào)閱等工作當中[3-4]。通過醫(yī)院病案檔案的數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案與電子病案檔案的管理有效的結(jié)合起來，提高了檔案的使用效率，有助于醫(yī)院更好地展開工作，提高工作和管理的效率。

2 醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性分析

2.1 提高病案檔案信息的使用效率 病案信息資料在醫(yī)療及保險付費、傷殘鑒定、法律訴訟等作用顯著，原來的紙質(zhì)病案檔案管理很容易發(fā)生丟失、破損、錯位歸檔、查找不到所需病案等情況，容易誘發(fā)醫(yī)療糾紛，引起檔案需求者的不滿。強化病案醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)，從原來的手工復(fù)印模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X打印，能有效的提高病案檔案信息的使用效率，方便病案檔案需求者及時的根據(jù)需要獲取相關(guān)信息資源[5-6]。還可以節(jié)約病案檔案的存貯空間，方便醫(yī)院管理和借閱等，有利于降低醫(yī)院的成本和管理效率。例如，可以通過數(shù)字化病案檔案系統(tǒng)根據(jù)需求進行快速檢索、選擇打印，還可以根據(jù)需求選擇相應(yīng)的打印套餐，系統(tǒng)自動生成打印日志，簡化了原先查找、抽調(diào)、復(fù)印、歸位的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息化管理，使醫(yī)院的病案檔案管理工作更加高效。還能簡化借閱流程，提高病案信息的共享，能夠?qū)崿F(xiàn)多用戶同時調(diào)閱一份檔案，便捷的查詢所需病案，根據(jù)需求定位病程記錄、手術(shù)記錄等內(nèi)容，有助于節(jié)約時間和部分醫(yī)療資源。病案檔案數(shù)字化建設(shè)可以科學(xué)的分類，并建立合理的索引，科研人員通過系統(tǒng)的病案號、疾病名稱和編號、手術(shù)名稱和編號、醫(yī)療診療情況等科學(xué)的檢索所需資料，可快速獲取所需數(shù)據(jù)，匯總統(tǒng)計分析。

2.2 提高病案檔案安全性 紙質(zhì)檔案的管理需要注意防火、防水、防潮等一系列的管理，還容易出現(xiàn)丟失、損毀、破損等情況，影響到檔案的使用時限。強化病案醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)，可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)病案檔案的在線查閱，實現(xiàn)病案的檔案的異質(zhì)異地備份，有效的減少破損、遺失等問題的影響，延長檔案信息的使用壽命。而且系統(tǒng)對病案檔案信息設(shè)置了多層面安全保護，通過科學(xué)設(shè)置調(diào)閱權(quán)限、動態(tài)水印設(shè)置、日志管理等途徑，避免病案檔案信息外泄，及時的監(jiān)測和管理病案檔案的打印時間和內(nèi)容等，在保護病案信息安全的同時還能保護病人的隱私，也方便了醫(yī)院的管理工作[7]。

3 醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

3.1 建立和完善數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng) 強化醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)需要不斷地建立和完善數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)，有效的引入大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等相關(guān)軟件和技術(shù)，結(jié)合HIS，LIS、PACS、EMR等相關(guān)信息系統(tǒng)，建立和完善數(shù)字化的病案檔案信息管理系統(tǒng)，打造數(shù)字化管理平臺，進行紙質(zhì)病案檔案的微縮數(shù)字化加工，對醫(yī)院的紙質(zhì)病案檔案進行微縮數(shù)字化拍攝，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變。采用最新的疾病手冊、手術(shù)操作ICD編碼等重新編碼診斷和手術(shù)，及時的歸檔和存儲，根據(jù)實際情況不斷調(diào)整和增加，合理的分類管理，促使信息資料的保存更加完整、更加準確。還需要定期的進行系統(tǒng)維護，更新系統(tǒng)。

3.2 打造專業(yè)的管理團隊 強化醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)需要打造專業(yè)的管理團隊，提供更加專業(yè)的病案檔案信息化建設(shè)和管理人員。有針對性的引入計算機和網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)專業(yè)的人才，提高醫(yī)院病案檔案信息管理隊伍的整體水平。還需要加強對醫(yī)院在職人員的相關(guān)理論和知識的培訓(xùn)，提高在職人員的病案檔案數(shù)字化管理的意識，滿足檔案信息數(shù)字化管理的要求。強化交流溝通，吸取、借鑒其他醫(yī)院和機構(gòu)的數(shù)字化建設(shè)成功經(jīng)驗，并根據(jù)實際醫(yī)院的實際需求有計劃、有步驟地開展醫(yī)院病案檔案數(shù)字化管理建設(shè)。此外，好需要強化對外包單位的監(jiān)督和管控，增強各環(huán)節(jié)人員的責任意識[8]。

4 醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的組織管理應(yīng)用

4.1 強化各組織的職責 醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的組織管理應(yīng)用需要強化各組織的職責，根據(jù)醫(yī)院病案檔案管理的實際狀況，分期、分階段的進行，各環(huán)節(jié)的人員需要明確自身的職責和任務(wù)，做好數(shù)字化病案檔案管理各環(huán)節(jié)的交接工作。一是，分管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備與信息科長需要強化操作人員的錄用選擇;如需外包則要科學(xué)的制定標準，規(guī)范工作流程，強化對工作質(zhì)量的監(jiān)督控制;科學(xué)的篩選制作過程中多需要的各項設(shè)備等硬件設(shè)施;加強病案檔案的資料和內(nèi)容的管理，確保給外包單位加工制作提供的檔案資料和內(nèi)容的完整性、準確性;還需要加強各交接環(huán)節(jié)的管理，防止病案檔案信息的泄露、丟失等情況，確保病案檔案信息的安全性。二是，病案檔案數(shù)字化管理團隊和外包單位需要嚴格依照病案整理一病案翻拍一病案編目一圖像處理一圖像固臉一數(shù)據(jù)上傳的程序進行。規(guī)范加工流程，設(shè)置專人負責分包、領(lǐng)用、整理、翻拍、索引、校對等各環(huán)節(jié)的加工制作。還需要設(shè)置專人進行質(zhì)量控制，做好登記、定期的進行檔案抽查、及時的發(fā)現(xiàn)病案檔案中缺頁、掃描等的問題，跟蹤查看分包是否符合流程和規(guī)定，統(tǒng)計領(lǐng)用登記中的缺號情況，加強系統(tǒng)識別等。三是，病案檔案整理和翻拍人員需要科學(xué)的整理和排序，準確地獲取翻拍的病案檔案信息，按要求合理編號，及時的對資料進行修補和完善，還需要不斷地補充和調(diào)整，科學(xué)的建立索引、做好信息的核對工作，促使病案檔案信息更加的準確、完整，方便查詢和調(diào)閱[9]。

4.2 科學(xué)建立素引 醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的組織管理應(yīng)用需要科學(xué)建立素引。合理的分頁編號，確保病案中所需記錄的信息沒有遺漏。醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)時需要對不完整、不清斷、未標記、原件不清等問題做好補充。還需要做好基本病案信息的核對工作，核對錄入病案號、出入院日期、病人的姓名等，對于不一致的病案資料信息做好增補和修正的工作，確保錄入的病案信息準確無誤?？茖W(xué)合理的進行分類，對錄入的信息進行病歷條形碼定位，科學(xué)設(shè)置檢索關(guān)鍵詞等，以便快速查找所需的病案信息。

4.3 內(nèi)部病案實施小組長負責管理 醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的組織管理應(yīng)用需要強化內(nèi)部病案實施小組長負責管理，強化對病案檔案信息的內(nèi)部管控。通過運行后臺軟件檢查每天翻拍的病案檔案的病案份數(shù)和頁數(shù)，認真的核對，做好數(shù)據(jù)比對工作。強化質(zhì)量監(jiān)控，嚴格依照成品和質(zhì)量的要求進行，確保圖像清晰、打印清晰，對生成的每份病案檔案仔細的核查，逐頁檢查，確保準確、完整、合格后，沒有字跡不清晰、字跡斷續(xù)、圖像雜點、圖像深淺不均勻、圖像歪斜等問題之后，在進行統(tǒng)一的存儲管理。索引的建立需要對每份圖像設(shè)置科學(xué)的屬性標注，不斷的根據(jù)實際的情況進行調(diào)整和更改，促使建立的病案檔案索引數(shù)據(jù)與實際的病案圖像相一致。通過光盤、硬盤、服務(wù)器L備份等方式進行備份管理，提高存儲的安全性，減少遺失和損壞等問題。還需要做好病案檔案數(shù)字化建設(shè)的驗收工作，隨機的對病案圖像和紙質(zhì)檔案進行抽查管理，對照核對數(shù)量及質(zhì)量，確保病案檔案準確、完整。

5 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院病案檔案的數(shù)字化建設(shè)，有助于解決醫(yī)院病案檔案存儲、安全、管理等問題，節(jié)省存儲空間，提高檔案安全性和檔案的信息使用效率，有助于提高醫(yī)院病案檔案的管理和服務(wù)水平，更好地開展各項工作。醫(yī)院病案檔案數(shù)字化推進與應(yīng)用需要醫(yī)院的管理人員高度重視，加大投入力度，不斷地建立和完善數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)，有效的引入大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等相關(guān)軟件和技術(shù)，結(jié)合相關(guān)信息系統(tǒng)，建立和完善數(shù)字化的病案檔案信息管

理系統(tǒng)，打造數(shù)字化管理平臺，及時的歸檔和存儲，根據(jù)實際情況不斷調(diào)整和增加，合理的分類管理，促使信息資料的保存更加完整、更加準確。

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作者簡介：劉可新（1969.07-），女，山東德州人，本科學(xué)歷，中級職稱館員，行政職務(wù)科員。研究方向：病案檔案管理。