財務(wù)共享模式下會計檔案管理問題探討

楊靜

摘要：進(jìn)入新時代，我國的經(jīng)濟水平提升，帶動了我國各領(lǐng)域不斷進(jìn)步。其中，實施財務(wù)共享是當(dāng)前企業(yè)一個卓有成效的財務(wù)管理模式，也是企業(yè)業(yè)財融合的一個突破口。做好這個工作，需要企業(yè)從各個流程和各種管理方式上進(jìn)行努力，其中在轉(zhuǎn)換成財務(wù)共享模式時，進(jìn)行有效的會計檔案管理，是一個重要的基礎(chǔ)工作，目前轉(zhuǎn)換過程中，會計檔案管理中存在著諸多問題有待解決，本文擬進(jìn)行這方面的探討。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享;會計檔案管理;大數(shù)據(jù);探討

引言

隨著信息化技術(shù)的日益成熟，當(dāng)前企業(yè)的信息化建設(shè)也步入正軌，其中會計管理已經(jīng)和當(dāng)前的信息化技術(shù)進(jìn)行了深度融合并發(fā)揮出巨大的作用，作為企業(yè)重要的財務(wù)運轉(zhuǎn)崗位，當(dāng)下的會計管理工作和以往的常規(guī)工作方式產(chǎn)生較大的差異，由厚重化轉(zhuǎn)向輕便化，由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向無紙化，其會計管理的范圍和領(lǐng)域都發(fā)生較大的變化。作為會計管理的重要環(huán)節(jié)，會計檔案管理更是顯得尤為重要，對于其中的電子發(fā)票、財務(wù)票據(jù)及其他相關(guān)的電子類票據(jù)的逐步普及，以及上述電子會計憑證的報銷入賬和歸檔管理工作是當(dāng)前企業(yè)會計管理的重中之重，更是需要當(dāng)前企業(yè)給予足夠重視。在面臨當(dāng)前的信息化巨大變化背景下，在面臨著機遇的同時，更是需要采用積極有效措施應(yīng)對挑戰(zhàn)，如何在當(dāng)前的信息化技術(shù)下更加適應(yīng)且符合信息化背景下企業(yè)和社會前進(jìn)需求，也是當(dāng)前的會計檔案管理工作需要重點解決的難點。

1實施財務(wù)共享模式后會計檔案管理中的問題

1.1會計檔案管理手段落后、檔案保管設(shè)施陳舊

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入了一個信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代。由于國際互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，從而改變了我們的時空差距觀念，使我們通過互聯(lián)網(wǎng)非常方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸與檔案的管理工作。但從目前的企業(yè)會計核算狀況看，部分集體企業(yè)及大部分小型企業(yè)，還基本延續(xù)中國幾千年來的算盤加賬簿的手工核算，與之相適應(yīng)的會計檔案的保管、利用等管理工作也一直沒有太多的改進(jìn)，年復(fù)一年地重復(fù)著傳統(tǒng)的會計檔案生成、存檔、保管、利用、銷級等過程。

1.2會計檔案銜接問題

在實施財務(wù)共享模式后，財務(wù)共享應(yīng)用上線后，會計檔案的保管從分散保管到集中保管，存在著保管地點變化的問題，也存在著保管方式同時存在紙質(zhì)和電子方式的問題，實施財務(wù)共享模式后，用電子方式保管會計檔案的情況增多。此時，從分子公司等共享單位分散保管到財務(wù)共享中心集中保管的過程中，以及電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種方式并存過程中，可能存在會計檔案數(shù)據(jù)的采集和加工銜接不當(dāng)，如共享單位納入財務(wù)共享后，原有會計檔案管理人員和后來會計檔案管理人員不同，總有部分會計檔案資料需要轉(zhuǎn)到財務(wù)共享中心，原有的會計檔案資料轉(zhuǎn)過來后，出現(xiàn)裝訂順序打亂，會計檔案不大好找，甚至丟失等多種情況。特別是存在從分子公司把檔案寄到財務(wù)共享中心的時候，會出現(xiàn)分子公司已經(jīng)寄出，財務(wù)共享中心尚未掃描登記的情況，即會計檔案的空檔期，有可能出現(xiàn)這個期間，兩邊查資料都不方便，也有丟失檔案的可能性。

2實施財務(wù)共享模式后加強會計檔案管理的措施

2.1改進(jìn)服務(wù)方式，增強服務(wù)能力

會計檔案專業(yè)性強，非會計人員難以理解，為會計檔案的利用工作、服務(wù)工作增加了一定的難度。因此，要發(fā)揮會計檔案的作用，首先要做好會計檔案的著錄標(biāo)引工作，及根據(jù)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要對比較專業(yè)的會計檔案，按照一定的規(guī)則、形式進(jìn)行重新排列、組合，成為企業(yè)管理直接利用的根據(jù)。企業(yè)會計檔案本身具有潛在的價值，只有經(jīng)過編研加工，才能為企業(yè)管理部門提供更加系統(tǒng)、完整、精練、便于理解的信息資料，才能服務(wù)于企業(yè)的管理工作。其次，要主動拓寬服務(wù)領(lǐng)域，在不影響企業(yè)商業(yè)秘密的情況下，將有潛在價值的歷史銷售水平、生產(chǎn)成本、工資變動情況、費用水平、效益情況等經(jīng)濟指標(biāo)，編研后根據(jù)企業(yè)各部門的需要主動提供。

2.2解決好會計檔案銜接問題

對于財務(wù)共享服務(wù)剛上線時存在的會計檔案銜接問題，可以以某個月初為財務(wù)共享中心會計檔案保管和收集期間，以某年初為財務(wù)共享中心會計檔案保管和收集期間的更好，盡量避免財務(wù)共享中心從中途某一天開始進(jìn)行保管和收集工作，造成企業(yè)某一個月會計核算的資料分散于不同的地方，特別是有些是電子會計檔案資料，有些是紙質(zhì)版會計檔案資料的，如果分散到多地，更是不利于檔案的管理。對于會計檔案轉(zhuǎn)到財務(wù)共享中心，財務(wù)共享中心可按以前憑證號進(jìn)行排序編號，若財務(wù)共享中心按新的編號開始處理，可以將轉(zhuǎn)過來的會計檔案資料編制新舊編號對應(yīng)表，因為財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)一般都有業(yè)務(wù)申請單，也可以建立銜接期間轉(zhuǎn)過來的會計檔案，領(lǐng)附于在財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)中某一業(yè)務(wù)申請單，特別是原始憑證和其他會計信息間要建立相應(yīng)的聯(lián)系;對于會計檔案可能出現(xiàn)空檔期的問題，這種情況是紙質(zhì)版需要寄到財務(wù)共享中心時產(chǎn)生，可以在設(shè)計時盡量讓分子公司寄時，就有復(fù)印件或電子資料，可以先給財務(wù)共享中心發(fā)電子資料，等紙質(zhì)版資料寄到后，用來核對和保存即可，避免這種空檔期資料缺失的問題。

2.3完善并落實好信息化保密措施

信息化條件下，所有的會計檔案都是電子化，因此一定要做好電子檔案的管理工作，保障電子檔案的安全性?？梢耘囵B(yǎng)工作人員的安全意識，提高安全操作技能;在實際工作中落實安全責(zé)任，做到人人有責(zé)、人人守則，加強監(jiān)管，不定期檢查，及時將問題解決消滅，從而為信息化會計檔案管理提供一個安全地環(huán)境。

結(jié)語

財務(wù)共享服務(wù)是當(dāng)前企業(yè)財務(wù)管理創(chuàng)新的一個熱點，是財務(wù)管理工作發(fā)展的一個重要趨勢，很多企業(yè)已陸續(xù)開始實行財務(wù)共享服務(wù)，但這種財務(wù)管理模式畢竟屬于新生事物，在發(fā)展過程中，會碰到來自財務(wù)會計檔案管理在內(nèi)的各個方面的管理問題，只有正視這些管理問題，逐步加以解決，才能真正發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)運行效果。

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