新環(huán)境下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略研究

張俊峰

摘要：目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和科技水平發(fā)展十分快速，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作是我國(guó)的主要工作之一，檔案管理有利于提高檔案工作效率，節(jié)約人力、物力，使檔案資料發(fā)揮更大使用價(jià)值。當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理工作正呈現(xiàn)出加快推進(jìn)、高質(zhì)量發(fā)展的良好勢(shì)頭。不僅是對(duì)一個(gè)人各項(xiàng)重要資料的記錄，還記載著各類企業(yè)和單位的發(fā)展?fàn)顩r，關(guān)系著社會(huì)生活的方方面面。檔案管理工作對(duì)于人力資源和社會(huì)保障局來(lái)說(shuō)是最基礎(chǔ)性的工作。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展腳步，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，保持著先進(jìn)性，便于更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境;人力資源和社會(huì)保障局;檔案管理

引言

隨著企業(yè)受到科技日新月異的影響，更多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇也相應(yīng)地接踵而至，企業(yè)應(yīng)該始終秉持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，把人力資源工作做得更好，使其促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，并不斷做好創(chuàng)新，積極更新管理制度，創(chuàng)新人力資源管理方式，從而在未來(lái)發(fā)揮更大的作用。人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作十分重要，它直接影響著民生問(wèn)題，保障著社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。由本文分析可知，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)的方法包括：加強(qiáng)思想政治素養(yǎng)的建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)的建設(shè)、構(gòu)建職業(yè)道德教育機(jī)制、加大監(jiān)督力度和宣傳力度[1]。

1人力資源和社會(huì)保障局檔案管理存在的問(wèn)題

1.1缺乏比較完善的檔案管理制度

人力資源和社會(huì)保障局的檔案種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜涉及的范圍又廣泛，如果沒(méi)有一個(gè)完善的檔案管理制度，那么開(kāi)展檔案管理工作的難度是很大的。檔案的類型不同就應(yīng)該有不同的部門進(jìn)行管理，但是這種管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)設(shè)置或者說(shuō)沒(méi)有一個(gè)比較完善且實(shí)用的管理制度來(lái)保障，那么就會(huì)出現(xiàn)部門的多頭管理，且部門之間缺乏有效溝通和了解，導(dǎo)致檔案管理的工作人員沒(méi)有默契且工作上配合度地下。不同部門或者機(jī)構(gòu)之間對(duì)同一個(gè)檔案進(jìn)行了信息的收集、整合和記錄的情況，會(huì)導(dǎo)致檔案管理的負(fù)擔(dān)很重，且不利于整體的檔案管理。人力資源和社會(huì)保障局由于實(shí)行的是分部門分崗位的管理制度，導(dǎo)致各部門和各崗位之間沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理制度和管理方式，難免造成檔案信息的遺漏或者檔案信息重復(fù)的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)很大程度上降低了檔案管理上的效率。

1.2人力資源配置上存在不適應(yīng)現(xiàn)象

一些企企業(yè)檔案工作人員配置存在不足。檔案管理人員多數(shù)為非專業(yè)人員，理論水平和實(shí)務(wù)技能不足。同時(shí)，很多人員年齡偏大，信息化技能不足，工作熱情偏低，缺乏數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，企企業(yè)缺乏高水平培訓(xùn)的問(wèn)題亟待解決。檔案管理人員獲得的正規(guī)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，不能有效把握數(shù)字化檔案管理的最新動(dòng)態(tài)、技能，影響了數(shù)字化檔案所需要的精細(xì)化管理、紙質(zhì)檔案錄入、系統(tǒng)對(duì)接等實(shí)際工作的開(kāi)展。

1.3有關(guān)檔案管理人員職業(yè)道德的法律缺失

當(dāng)前我國(guó)對(duì)檔案管理工作出臺(tái)了一些法律依據(jù)，主要是《中華人民共和國(guó)檔案法》，在該部法律中對(duì)檔案管理工作的方法、流程、具體內(nèi)容以及要求都做出了規(guī)定，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作人員的權(quán)利和責(zé)任做出了規(guī)定，也包含了一系列獎(jiǎng)懲手段。但目前我國(guó)對(duì)于檔案管理人員職業(yè)道德的法律還處于空白中，《中華人民共和國(guó)檔案法》中沒(méi)有關(guān)于職業(yè)道德的規(guī)定，這也使得檔案管理人員職業(yè)道德的建設(shè)無(wú)章可依、無(wú)法可遵。不同與其他企業(yè)的檔案管理，人社局的檔案管理工作與員工經(jīng)濟(jì)效益方面的關(guān)聯(lián)較少，不能夠以此來(lái)推動(dòng)檔案管理人員職業(yè)道德的建設(shè)，因而對(duì)職業(yè)道德的立法也就很有必要了。

2人力資源和社會(huì)保障局檔案管理有效策略

2.1進(jìn)行檔案管理制度的統(tǒng)一規(guī)劃

人力資源和社會(huì)保障局要想實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的統(tǒng)一規(guī)劃，首先，應(yīng)對(duì)檔案管理各部門進(jìn)行整合。整合工作完成之后才方便進(jìn)行管理制度的完善和統(tǒng)一性的規(guī)劃管理。之后，就可以建立有關(guān)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理體系。在體系的構(gòu)建中，人力資源和社會(huì)保障局要加強(qiáng)和檔案管理相關(guān)的部門之間的溝通和交流。有效的溝通和交流是保證默契度的前提，只有溝通到位，才能實(shí)現(xiàn)相互配合，才利于完成工作。從另外一個(gè)角度來(lái)講，這也是實(shí)現(xiàn)了合理的配置資源和檔案資源信息的共享。檔案管理體系的內(nèi)容牽涉的范圍很廣，要涉及社會(huì)生活的方方面面。其中就包括個(gè)人的檔案、生育、養(yǎng)老、醫(yī)療和再就業(yè)等。健全人力資源和社會(huì)保障局的的管理機(jī)制，要有科學(xué)的教育、規(guī)范和獎(jiǎng)懲機(jī)制，保證檔案管理工作的實(shí)際效率。在健全人力資源和社會(huì)保障局的管理體系中，還要注重設(shè)置統(tǒng)一性的機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)的設(shè)置能夠在很大程度上滿足檔案管理工作中所需要的專業(yè)型人才，做好崗位的明確分工，落實(shí)崗位的相關(guān)責(zé)任制度，減少工作過(guò)程中的工作失誤。

2.2進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)

數(shù)字化檔案在保密和安全性方面存在很大的管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)道德培訓(xùn)十分重要。應(yīng)組織檔案管理從業(yè)人員全面學(xué)習(xí)檔案法、保密法、網(wǎng)絡(luò)安全法等方面的法律法規(guī)，增強(qiáng)法律意識(shí)。組織開(kāi)展職業(yè)道德培訓(xùn)活動(dòng)，使其在數(shù)字化檔案管理中自覺(jué)遵守保密、安全、服務(wù)等各種責(zé)任，在日常工作中嚴(yán)格落實(shí)數(shù)字化檔案的保密、風(fēng)控等要求，規(guī)范檔案整理、入檔、管理、借閱、服務(wù)等工作行為，嚴(yán)防檔案信息流入未經(jīng)允許的范圍，造成失密、泄密、篡改等不良現(xiàn)象。

2.3提升信息化建設(shè)水平

第一，企業(yè)在建立電子信息化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的時(shí)候，需要從自身發(fā)展需求入手，在此基礎(chǔ)上，將人力資源檔案信息進(jìn)行全面的收集和完善，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息分類建檔，做到管理的動(dòng)態(tài)化，并在日常工作中，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容。另外，在大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的支持下，挖掘深層次的數(shù)據(jù)信息，對(duì)數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行總結(jié)，找出特定的規(guī)律，讓檔案管理工作可以提升自身的工作質(zhì)量和效率;第二，人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是非常重要的，其安全性應(yīng)當(dāng)受到重視，為此，相對(duì)應(yīng)的借閱制度要更加嚴(yán)格，安全管理標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)要更加明確。

2.4加大監(jiān)督力度和宣傳力度

盡管很多人力資源和社會(huì)保障局為檔案管理人員職業(yè)道德的提高提供了機(jī)會(huì)，但職業(yè)道德的提升本身還是靠檔案管理人員的自覺(jué)性，這就導(dǎo)致一些檔案管理人員不重視自身職業(yè)道德的提高，因此還需要有力的監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督機(jī)制的完善需要從內(nèi)部和外部?jī)蓚€(gè)方向上入手，如內(nèi)部可以構(gòu)建考核機(jī)制，定期開(kāi)展檔案管理人員職業(yè)道德考核，同時(shí)要明確考核標(biāo)準(zhǔn)和考核制度，結(jié)合評(píng)價(jià)體系對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)做出評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)其職業(yè)道德方面存在的缺陷，進(jìn)而開(kāi)展針對(duì)性措施;而對(duì)于外部監(jiān)督機(jī)制，則是由人社局的上級(jí)直接對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督，還可以讓群眾進(jìn)行監(jiān)督，收集群眾對(duì)檔案管理人員提出的意見(jiàn)，規(guī)范檔案管理人員的職業(yè)道德[2]。

結(jié)語(yǔ)

目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了較大突破，企業(yè)內(nèi)部也在進(jìn)行深化改革。與此同時(shí)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯(cuò)成效。對(duì)于企業(yè)人事檔案管理工作而言，可以將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用其中，提升檔案管理工作的規(guī)范性，同時(shí)也有助于提升企業(yè)整體管理效率[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]王慶豐.新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作策略研究[J].卷宗，2019（04）.

[2]郎方.新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障檔案管理[J].區(qū)域治理，2019（50）.

[3]張娜.新時(shí)期提升人力資源檔案管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）.