淺析人事檔案缺失情況下特殊工種工齡認(rèn)定存在的問題及對策

摘要：人事檔案管理工作對于職工辦理特殊工種工齡認(rèn)定具有重要影響。其標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，將直接影響是否能夠順利辦理單位職工提前退休手續(xù)。本文立足于事業(yè)單位人事檔案缺失情況下的特殊工種認(rèn)定，進(jìn)而提出了相應(yīng)的改進(jìn)辦法。

關(guān)鍵詞：人事檔案;特殊工種;工齡認(rèn)定;提前退休

人事檔案和人事工作是密不可分的，人事檔案記載了一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、工資待遇、考核情況、職務(wù)晉升等重要信息，它對于人事工作起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦退休手續(xù)等相關(guān)事宜時(shí)都需要人事檔案作為佐證。因此，人事檔案是記載著人生軌跡的重要依據(jù)，在人事管理中起著至關(guān)重要的作用。

特殊工種提前退休，顧名思義就是未到法定退休年齡，可以提前辦理退休手續(xù)，申領(lǐng)享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇，一般比正常員工退休提前五年時(shí)間。提前退休是國家為保護(hù)職工的身體健康，對于從事艱苦工作崗位的職工一種補(bǔ)償形式。1978年，《國務(wù)院關(guān)于工人退休、退職的暫行辦法》（國發(fā)〔1978〕104號(hào)）明確規(guī)定：從事井下、高空、高溫、特別繁重體力勞動(dòng)或者其他有害身體健康的工作，男年滿五十五周歲、女年滿四十五周歲，連續(xù)工齡滿十年的，可以辦理退休手續(xù)。

筆者在辦理職工特殊工種認(rèn)定的時(shí)候，遇到由于職工個(gè)人檔案材料不完整、本人填寫的工作經(jīng)歷、年度考核表等相關(guān)材料不足以體現(xiàn)其特殊工種的職業(yè)生涯已滿十年的年限要求，造成在初次辦理特殊工種工齡認(rèn)定時(shí)被社保部門駁回，然而事實(shí)上，這位員工實(shí)際從事特殊工種崗位的年限已遠(yuǎn)超十年。由于人事檔案的缺失、內(nèi)容上的出入給日常人事管理工作帶來了困擾。

一、在辦理特殊工種工齡認(rèn)定時(shí)，人事檔案核定工作中存在的問題

（一）檔案管理審核工作滯后

檔案里有許多原始材料不可復(fù)制，對一些重要經(jīng)歷的認(rèn)定工作起著關(guān)鍵作用。但是，由于人事檔案管理涉及的時(shí)間間隔長、信息采集面廣，如不在填寫檔案材料的同時(shí)，進(jìn)行嚴(yán)格審核，及時(shí)糾正，就會(huì)造成檔案里的材料缺乏一致性、完整性，給后續(xù)的人事工作帶來困難，影響了個(gè)人的切實(shí)利益。筆者在辦理特殊工作認(rèn)定時(shí)，正是由于當(dāng)事人的人事檔案記載內(nèi)容前后矛盾，直接影響了正常的特殊工種工齡認(rèn)定，進(jìn)而影響到辦理提前退休手續(xù)。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理人員的專業(yè)性是至關(guān)重要的，但是很多的檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，業(yè)務(wù)素質(zhì)不過硬。有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為只要保管好人事檔案，做到不泄密、不丟失，不影響檔案查閱即可。頻繁更換檔案管理人員、任用工作積極性不高、責(zé)任心不強(qiáng)的工作人員在檔案管理崗位上，極大地影響了人事檔案管理工作的開展。

（三）現(xiàn)代信息化管理手段落后

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)已全面進(jìn)入了信息化時(shí)代。但是，目前人事檔案管理工作還未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，未將計(jì)算機(jī)的功能全部發(fā)揮。紙質(zhì)檔案管理，這一陳舊的管理制度已不再適應(yīng)時(shí)代的要求，隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位人員的增加，需要采集的資料也日益增多，傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性日益顯現(xiàn)。實(shí)施現(xiàn)代信息化管理手段管理人事檔案是亟需解決的問題。

（四）檔案材料填寫不規(guī)范、記錄不完整

職工自參加工作到辦理退休，時(shí)間跨度長，涉及范圍廣，如果人事檔案原始資料填寫不規(guī)范、記錄不完整，檔案轉(zhuǎn)遞又頻繁，這些因素都會(huì)增加特殊工種退休時(shí)，工齡認(rèn)定的難度。

二、解決人事檔案缺失因素造成無法認(rèn)定特殊工種工齡的對策

（一）加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)

意識(shí)決定行為，行為決定結(jié)果，提高人事檔案管理的意識(shí)至關(guān)重要。人事檔案是一個(gè)人人生經(jīng)歷的真實(shí)記載，它通過一幅漫長的畫卷，向我們展示了一個(gè)人家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系、職業(yè)經(jīng)歷、專業(yè)素質(zhì)，是個(gè)人信息的儲(chǔ)存媒介，能夠全面準(zhǔn)確地反映職工個(gè)人的全貌。人事檔案又是我們與外界交流溝通的重要介質(zhì)，因此檔案管理工作顯得尤為重要。工作中，我們應(yīng)樹立以人為本的正確思想，保證檔案資料的真實(shí)性和人本性。樹立愛崗敬業(yè)的精神，時(shí)刻牢記檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，工作中要有責(zé)任擔(dān)當(dāng)。培養(yǎng)檔案管理人員良好的意識(shí)也是確保人事檔案工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

（二）提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平

提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平是保證檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。要提高檔案管理人員的專業(yè)水平，要注意以下三個(gè)方面;一是在資格審差上進(jìn)行把關(guān)，只有具備專業(yè)背景和業(yè)務(wù)知識(shí)的人員才能夠擔(dān)任檔案管理的工作，這是從源頭上進(jìn)行把關(guān)。二是提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，除了具備專業(yè)知識(shí)以外，檔案管理要求我們擁有一批具有職業(yè)道德的管理人員，這是做好檔案管理工作的行為規(guī)范和思想武器。三是要定期參加職業(yè)培訓(xùn)，這有利于檔案管理人員對于新政策和發(fā)展趨勢的了解，以提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，更好地完成檔案管理工作。

（三）配備齊全的硬件設(shè)施，檔案管理信息化

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，簡單的紙質(zhì)檔案管理已無法跟上時(shí)代的步伐。在目前新的社會(huì)環(huán)境下，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，建立健全人事檔案信息化管理體系，將人事檔案管理工作與現(xiàn)代化的管理技術(shù)有效運(yùn)用，以準(zhǔn)確的檔案信息數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)建立數(shù)據(jù)庫，使得單位內(nèi)部各部門與檔案管理部門之間的數(shù)據(jù)同步，互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化，使其更安全、高效、便捷地為管理工作提供服務(wù)。

（四）檔案填寫規(guī)范化、歸檔之前需做審核

人事檔案的重要性應(yīng)引起檔案填寫人和檔案管理人員的足夠重視，無論是組織還是個(gè)人都應(yīng)該把個(gè)人檔案作為一項(xiàng)重要工作去做。檔案填寫人要認(rèn)真對待每一份檔案，認(rèn)真書寫履歷，對于記憶模糊的細(xì)節(jié)及時(shí)與檔案管理人員溝通，檔案管理員工要在每一次歸檔審核的時(shí)候仔細(xì)核對檔案材料的一致性，這不僅是對檔案負(fù)責(zé)，也是對當(dāng)事人負(fù)責(zé)，這是不僅一種意識(shí)，也是一種責(zé)任。

三、結(jié)束語

綜上所述，通過對當(dāng)前人事檔案缺失情況下特殊工種工齡認(rèn)定存在的問題進(jìn)行分析，可以看出，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理制度主要存在檔案管理審核工作滯后、管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代信息化管理手段落后、檔案填寫不規(guī)范。為了保證人事檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升，需要從增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)、提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平、檔案管理信息化等幾個(gè)方面入手，提高檔案管理水平，完善檔案管理體制。

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作者簡介：

姓名：高晶靖，性別：女，民族：漢，籍貫（省市）：浙江紹興，職務(wù)職稱：助理會(huì)計(jì)師，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：人事管理