大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，要高度重視信息管理，強(qiáng)調(diào)建設(shè)科學(xué)的信息采集網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的研究和研判，圍繞信息使用需求升級(jí)信息處理技術(shù)。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中應(yīng)高度重視加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)調(diào)提高數(shù)據(jù)信息分析整合能力，做到與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)檔案管理模式。本文深入分析了企業(yè)檔案管理的主要方法，強(qiáng)調(diào)優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略，定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)與信息的整合，形成科學(xué)的檔案運(yùn)行機(jī)制，達(dá)到全面提升檔案管理質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案管理;信息化;建設(shè)措施

1企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要問題

1.1檔案管理方式落后

目前，企業(yè)檔案管理仍停留在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，檔案管理模式相對(duì)落后，檔案管理整體效率不高，紙質(zhì)檔案應(yīng)用率不足。檔案管理者的主要工作是存儲(chǔ)檔案，但檔案信息的價(jià)值并沒有得到開發(fā)，檔案信息化也沒有完全實(shí)現(xiàn)。一些企業(yè)管理者認(rèn)為大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理不是構(gòu)建完善的檔案管理體系，而是挖掘檔案數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息整體能力不足。

1.2忽視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案管理信息化需要完善檔案管理制度，強(qiáng)調(diào)提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平。然而，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，硬件和軟件的同步升級(jí)并沒有得到加強(qiáng)。檔案管理信息化過程中，專業(yè)的檔案管理平臺(tái)尚未建立，計(jì)算機(jī)技術(shù)、微型技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用率較低。企業(yè)檔案管理部門設(shè)備更新速度慢，檔案管理信息化水平低，檔案收集整理不全面，信息化建設(shè)基礎(chǔ)低，嚴(yán)重制約檔案管理質(zhì)量，不利于檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

1.3施工標(biāo)準(zhǔn)有待提高

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理應(yīng)成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)起步晚、發(fā)展快，企業(yè)檔案管理部門未能有效應(yīng)用企業(yè)辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息。目前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與辦公系統(tǒng)的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，往往無法從信息系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)信息無法大規(guī)模、科學(xué)、智能地傳遞，無法有效共享。一些相關(guān)數(shù)據(jù)信息不能及時(shí)歸檔，從而影響檔案管理的整體質(zhì)量水平。

1.4文件安全性低

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案信息內(nèi)容龐大，很多都是重要的機(jī)密信息。然而，企業(yè)往往忽視文件管理，未能建立傳輸文件的內(nèi)部機(jī)制，導(dǎo)致文件在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)很高。企業(yè)檔案管理者普遍缺乏信息安全理念，不注重加強(qiáng)檔案信息化的安全管理。企業(yè)文件數(shù)據(jù)信息保護(hù)不及時(shí)，企業(yè)文件管理系統(tǒng)極易受到攻擊。一些不法分子經(jīng)常惡意篡改文件，最終導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，在很大程度上嚴(yán)重影響了企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

2企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑

2.1創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理人員的工作重點(diǎn)應(yīng)放在提高檔案信息的存儲(chǔ)水平和加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的收集上，強(qiáng)調(diào)擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息的收集范圍，提高檔案數(shù)據(jù)信息的整體收集質(zhì)量。企業(yè)檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)檔案信息化優(yōu)勢(shì)，定期加強(qiáng)檔案管理技術(shù)人員培訓(xùn)，大力開展檔案管理人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，督促其掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)核心，推動(dòng)其根據(jù)檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用優(yōu)化檔案管理規(guī)劃，更好地體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理價(jià)值，從而為企業(yè)發(fā)展提供有力的信息支撐。

2.2完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

一是擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息采集范圍，提高檔案整體質(zhì)量，真正構(gòu)建具有較強(qiáng)實(shí)用價(jià)值的檔案信息庫。重點(diǎn)加強(qiáng)以往檔案數(shù)據(jù)信息整理，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息收集標(biāo)準(zhǔn)，為今后檔案收集打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是豐富了檔案數(shù)據(jù)庫的類型，構(gòu)建了檔案資源共享機(jī)制，強(qiáng)調(diào)在結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上提高非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的收集能力，強(qiáng)化各類信息的判斷水平。第三，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文本文件數(shù)據(jù)的匯總，并強(qiáng)調(diào)充分利用現(xiàn)代技術(shù)將文本數(shù)據(jù)掃描成電子文件，從而最大限度地提高文件數(shù)據(jù)的可靠性和全面性，以方便文件管理者查閱文件數(shù)據(jù)信息。第四，形成完善的軟硬件支撐機(jī)制，企業(yè)檔案管理部門要獲得充足的資金支持，注重不斷更新檔案管理設(shè)施設(shè)備，強(qiáng)調(diào)引導(dǎo)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與OA辦公系統(tǒng)的融合，將檔案信息化納入辦公自動(dòng)化的總格局，并與辦公自動(dòng)化相融合，提高檔案數(shù)據(jù)信息的有效監(jiān)控，做好檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)分析研究，從而體現(xiàn)文檔一體化。

2.3提高文件標(biāo)準(zhǔn)

首先是建立統(tǒng)一的文件收集和操作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件傳輸格式、類型、內(nèi)容的統(tǒng)一分類，將企業(yè)各部門的文件收集到統(tǒng)一的平臺(tái)，控制文件傳輸過程中的傳輸路徑，保證文件在安全的環(huán)境下傳輸。其次，統(tǒng)一電子文件的編號(hào)，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況做好收發(fā)文件的記錄，實(shí)現(xiàn)部門間文件交換的登記，方便文件文件的存取和定位。企業(yè)也要重視檔案的開發(fā)和管理，注意嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)信息的檢索機(jī)制，做好檔案的選擇工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。三是大力推進(jìn)檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用，制定詳細(xì)的軟硬件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)企業(yè)全面實(shí)施相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提高各部門檔案管理質(zhì)量。檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，探討檔案管理技術(shù)的前進(jìn)趨勢(shì)，并在此基礎(chǔ)上不斷修訂標(biāo)準(zhǔn)。

2.4加強(qiáng)檔案安全管控

應(yīng)構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全管控體系，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理全過程監(jiān)控，防止檔案管理制度出現(xiàn)各種漏洞，確保檔案在安全環(huán)境下運(yùn)行。一是完善檔案數(shù)據(jù)安全管理的信息技術(shù)體系，形成全面的檔案安全保護(hù)機(jī)制，將算法加密技術(shù)引入檔案安全防控，有效保障檔案整體安全。其次，根據(jù)相關(guān)人員的檔案使用權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)登錄的識(shí)別，合理控制和分配各部門人員的檔案使用權(quán)限，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合管控，從而有效控制非法利用檔案對(duì)檔案安全的影響。三是充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，保障信息傳輸安全，提高信息和數(shù)據(jù)共享質(zhì)量，保證文件傳輸服務(wù)的準(zhǔn)確性，重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)據(jù)傳輸渠道管控，盡可能在內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。四是合理控制文件數(shù)據(jù)的傳輸范圍，保障文件用戶查詢使用時(shí)的安全，通過強(qiáng)有力的監(jiān)控手段，有效防止重要文件信息的泄露。

結(jié)束語：

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理要構(gòu)建信息化檔案管理體系，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的有效存儲(chǔ)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理理念，完善檔案信息化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施，著力規(guī)范企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案管理整體信息化管控機(jī)制，切實(shí)提高檔案信息化運(yùn)行效率，滿足新時(shí)代企業(yè)檔案共享需求，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)決策和項(xiàng)目實(shí)施中的重要作用?？傊?，信息化是世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理應(yīng)克服困難，迎頭趕上，以適應(yīng)發(fā)展需要，更好地為企業(yè)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

鄧薇（1987.10.11-），女，漢族，本科，江西省鄱陽縣，圖書館館員/流通部科長(zhǎng)，職稱，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。