管理自動(dòng)化提升效益分析

任禹潔

（河南方正水利工程咨詢有限公司，河南 鄭州 450003）

0 引言

提起自動(dòng)化，人們首先想到的是一種可以代替人類(lèi)勞動(dòng)，幫助人們更快、更準(zhǔn)確、更高效地完成工作的技術(shù)。管理自動(dòng)化是管理過(guò)程的一項(xiàng)創(chuàng)新，不僅為管理者提供了便利，并且將隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展覆蓋越來(lái)越多的領(lǐng)域，在管理中的作用將更加重要，并且為工作帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

1 管理自動(dòng)化帶來(lái)的效益

1.1 完成重復(fù)的任務(wù)

管理自動(dòng)化可以用來(lái)解決一些重復(fù)但重要的任務(wù)，這樣管理團(tuán)隊(duì)就可以專注于內(nèi)容的其他方面，以實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值增值。目前，管理自動(dòng)化方面已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，如管理團(tuán)隊(duì)通過(guò)MS project 等傳統(tǒng)管理軟件和JIRA 等敏捷管理軟件來(lái)追蹤管理工作進(jìn)度、做到實(shí)時(shí)更新、變更管理等。隨著自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，管理團(tuán)隊(duì)可以從更多的任務(wù)中解放出來(lái)，投入到更有價(jià)值的任務(wù)中，從而提高管理水平。

雖然帶來(lái)的價(jià)值增值可能不是以具體的金額體現(xiàn)在項(xiàng)目中，但是它背后帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益是不可忽視的。

1.2 改善風(fēng)險(xiǎn)管理

概率風(fēng)險(xiǎn)很難預(yù)測(cè)，特別是當(dāng)每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)都不是獨(dú)立的時(shí)候，相互關(guān)系是非常復(fù)雜的。管理自動(dòng)化可以通過(guò)使用歷史的大量數(shù)據(jù)來(lái)更準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響。例如，蒙特卡洛模型是一種典型的管理自動(dòng)化應(yīng)用，它可以用于應(yīng)急儲(chǔ)量的預(yù)測(cè)，通過(guò)大量的數(shù)據(jù)操作，獲得更準(zhǔn)確的不同儲(chǔ)量的概率。降低未來(lái)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)的概率或者降低風(fēng)險(xiǎn)可能帶來(lái)的損害都是通過(guò)自動(dòng)化帶來(lái)的利益。

1.3 簡(jiǎn)化反饋

評(píng)審和批準(zhǔn)過(guò)程是管理過(guò)程中經(jīng)常被延遲的一個(gè)階段。由于溝通得不及時(shí)，利益相關(guān)者可能并不知道項(xiàng)目是否正在等待批準(zhǔn)。管理自動(dòng)化使涉眾在需要批準(zhǔn)之前得到通知，管理者也可以按時(shí)間順序收到來(lái)自他們的反饋。這種方式使審批過(guò)程節(jié)省了很多時(shí)間。許多工作流程中的任務(wù)都是有時(shí)效性的，因此占據(jù)時(shí)間上的優(yōu)勢(shì)也是很有必要的。

1.4 促進(jìn)溝通

通過(guò)管理自動(dòng)化，管理者可以更好地跟蹤工作進(jìn)程，從而提高管理團(tuán)隊(duì)溝通效率。同時(shí)，管理自動(dòng)化可以糾正書(shū)面語(yǔ)言語(yǔ)法，識(shí)別短語(yǔ)問(wèn)題，從而提高管理團(tuán)隊(duì)溝通準(zhǔn)確性和減少誤解。

1.5 建立連接

一項(xiàng)工作所擁有的信息和數(shù)據(jù)是巨大的。如果管理者不能將各種工具和系統(tǒng)連接在一起，所有信息將逐漸封閉，這將大大降低工作運(yùn)行效率。Wrike 首席執(zhí)行官Andrew Filev 表示，由于信息碎片化，管理團(tuán)隊(duì)將花費(fèi)更多的時(shí)間收集信息，從而減少花在更有價(jià)值工作上的時(shí)間。管理自動(dòng)化可以幫助實(shí)現(xiàn)集成，管理團(tuán)隊(duì)將通過(guò)共享信息更有效地獲取和利用數(shù)據(jù)。

2 管理的自動(dòng)化應(yīng)用

2.1 數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)管理（DDPM）

數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)管理意味著任何工作管理決策都應(yīng)該基于堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。它使用了許多數(shù)學(xué)分析工具，包括數(shù)理統(tǒng)計(jì)、PERT、EVM等，然后通過(guò)數(shù)據(jù)和模型進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)。

DDPM 目前在管理中非常普遍。許多管理者會(huì)用這些數(shù)學(xué)工具進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的應(yīng)急儲(chǔ)備計(jì)算。它帶來(lái)的效益雖然是隱形的，但影響也是重大的。

2.2 圖表管理

管理自動(dòng)化可以生成定期報(bào)告。有些自動(dòng)化軟件可以用圖表和數(shù)字形式顯示報(bào)表，直觀而準(zhǔn)確。管理者可以通過(guò)定期報(bào)告來(lái)掌握工作的當(dāng)前狀態(tài)，然后決定是否在下一階段進(jìn)行變更。

2.3 機(jī)器過(guò)程自動(dòng)化（RPA）

RPA就像人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)，幫助人們自動(dòng)化工作。它有廣泛應(yīng)用，包括處理電子郵件，分析屏幕上內(nèi)容，提取信息。目前，RPA 多應(yīng)用于金融、服務(wù)、零售等行業(yè)，且發(fā)展較為成熟。因此，金融項(xiàng)目非常適用于自動(dòng)化管理。

2.4 信息和通信技術(shù)

可以使工作中信息更有效地顯示出來(lái)，并且和管理團(tuán)隊(duì)訪問(wèn)相關(guān)聯(lián)。通過(guò)將系統(tǒng)內(nèi)工作與工作過(guò)程相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化。與數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)管理相似的地方在于都通過(guò)自動(dòng)化技術(shù)處理信息來(lái)達(dá)到各種管理目的。

3 管理的自動(dòng)化趨勢(shì)

管理者應(yīng)該站在信息的前沿，跟上時(shí)代變化，以免被時(shí)代淘汰。在管理過(guò)程中應(yīng)該不斷地探索，而不是總是依賴于舊的管理模式。

例如，在進(jìn)行成本效益分析時(shí)，管理者可以將往年類(lèi)似數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相結(jié)合進(jìn)行預(yù)測(cè)。隨著技術(shù)發(fā)展，自動(dòng)化將在管理中占據(jù)越來(lái)越重要的地位，因?yàn)樗梢怨?jié)約成本，提高準(zhǔn)確性。管理者應(yīng)該在管理中多應(yīng)用自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，嘗試尋找其他有利于管理的空間，為工作帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

管理自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)是十分有前景的。一項(xiàng)對(duì)全球551 名高級(jí)管理人員調(diào)查顯示，人工智能將繼續(xù)增長(zhǎng)，并在管理中實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略變化。此外，自動(dòng)化已經(jīng)在成本管理、進(jìn)度管理和風(fēng)險(xiǎn)管理中發(fā)揮了重要作用，帶來(lái)的效益是顯而易見(jiàn)的。在未來(lái)的發(fā)展中，它將逐漸在WBS、采購(gòu)管理和監(jiān)督中占據(jù)更重要的地位，為工作帶來(lái)更多的利益。

這是否意味著自動(dòng)化將在未來(lái)管理中取代人類(lèi)？短期內(nèi)不會(huì)。盡管自動(dòng)化可以有效地執(zhí)行許多任務(wù)，但仍然很難準(zhǔn)確地估計(jì)人為因素。例如，在相同的條件下，不同的負(fù)責(zé)人可能會(huì)由于主觀因素，比如風(fēng)險(xiǎn)偏好而做出不同的決策，但這些主觀因素目前是自動(dòng)化無(wú)法預(yù)測(cè)的。因此，自動(dòng)化目前能做的是一些較為低級(jí)且容易重復(fù)的任務(wù)。此外，不同國(guó)家需要考慮其經(jīng)濟(jì)、文化、管理知識(shí)體系是否能得到很好的實(shí)施等諸多因素。全面實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化不是一件容易的事情，發(fā)展起來(lái)也需要一定的時(shí)間。

管理者目前不需要擔(dān)心被自動(dòng)化取代，但應(yīng)該為其發(fā)展做好準(zhǔn)備。在未來(lái)，管理中的自動(dòng)化范圍可能會(huì)更廣，不局限于一些重復(fù)和簡(jiǎn)單的任務(wù)，并可能幫助管理者做出一些重要的決策，帶來(lái)更多的效益。