水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理存在的問題及完善措施

陳明潔

(江門市江新聯(lián)圍管理處，廣東 江門 529000)

0 引 言

水利工程對(duì)檔案管理質(zhì)量所提出要求極高，建設(shè)所用技術(shù)均有明確規(guī)范與之對(duì)應(yīng)，在施工階段，建設(shè)單位往往選擇以現(xiàn)有資料和檔案為依據(jù)，對(duì)各部門及環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，由此可見，無論是整理資料還是管理檔案，均與工程建設(shè)成果密切相關(guān)。

1 水利工程資料及檔案管理概述

對(duì)水利工程而言，資料和資料組成的檔案，均具有無法替代的作用。一方面，無論是監(jiān)督、審查還是改造工程，參考依據(jù)都是工程資料，只有對(duì)搜集和整理資料的工作引起重視，才能使工程效能得到應(yīng)有發(fā)揮；另一方面，管理檔案所帶來積極影響，主要體現(xiàn)在建設(shè)和管理環(huán)節(jié)，建設(shè)單位可以根據(jù)檔案所傳遞信息，對(duì)未來有更加清晰的認(rèn)知，后續(xù)工作的開展自然更加順利。

2 水利工程資料及檔案管理現(xiàn)狀

2.1 專業(yè)人才稀缺

檔案管理對(duì)從業(yè)人員的要求較為嚴(yán)格，水利工程建設(shè)所形成檔案，其內(nèi)容往往十分專業(yè)，要想使資料及檔案得到科學(xué)管理，將相關(guān)工作交由專業(yè)人員負(fù)責(zé)是前提?，F(xiàn)階段，管理人才稀缺的情況尚未得到緩解，建設(shè)單位聘請(qǐng)人員中，從未接受過專業(yè)培訓(xùn)的比重較大，這部分人員既不具備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也不具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，只有在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，才能完成各項(xiàng)任務(wù)，換句話說，如果專業(yè)人員沒有向其提供指導(dǎo)，歸檔不齊等問題的發(fā)生頻率，將會(huì)出現(xiàn)較大幅度的提升，后續(xù)工作也會(huì)受到相應(yīng)的影響。

2.2 管理意識(shí)薄弱

在工程規(guī)模持續(xù)提升的當(dāng)下，轉(zhuǎn)變管理意識(shí)勢(shì)在必行，但仍有部分管理人員，沒有對(duì)自身觀念進(jìn)行更改，認(rèn)為對(duì)工期緊張的水利工程而言，無論是前期準(zhǔn)備，還是施工管理，均較整理資料及管理檔案更加重要，從而選擇投入較少時(shí)間，用來搜集和管理資料，其自然無法得到充分發(fā)揮。此外，還有少數(shù)建設(shè)單位將搜集資料的時(shí)間放在施工后，由此而引發(fā)的問題，不僅是效率難以達(dá)到預(yù)期，還包括資料不全、缺少應(yīng)有時(shí)效性等。

2.3 方法有待提升

水利工程較為特殊，這也決定整理資料及管理檔案工作，無法利用常規(guī)方法展開。由于管理人員能力有限，現(xiàn)階段，大部分單位均選擇對(duì)傳統(tǒng)方法進(jìn)行沿用，工作質(zhì)量自然無法達(dá)到預(yù)期。以資料搜集環(huán)節(jié)為例，管理人員沒有選擇以工程特征為參考，對(duì)現(xiàn)有方法加以調(diào)整，而是將自身置于被動(dòng)地位，等待其他人員對(duì)資料進(jìn)行上交，工作效率自然較低。

2.4 信息水平較低

對(duì)水利工程進(jìn)行建設(shè)，通常需要應(yīng)用到大量資料和專業(yè)文件，這與工程規(guī)模間，并不存在直接關(guān)聯(lián)，如何快速整理資料和文件，現(xiàn)已成為建設(shè)單位亟待解決的問題。調(diào)查表明，多數(shù)從事水利工程建設(shè)和相關(guān)工作的單位，均未對(duì)整理資料及管理檔案的工作引起重視，為上述工作提供的資金，無法支持設(shè)備定期更新?lián)Q代，因此，即便部分單位已經(jīng)對(duì)管理部門與崗位進(jìn)行了單獨(dú)設(shè)立，但受到軟硬件設(shè)備的制約，管理人員仍然無法做到信息化管理。

2.5 制度存在漏洞

早在20世紀(jì)，水利工程檔案所適用管理制度已初具規(guī)模，近幾年，我國(guó)先后對(duì)招標(biāo)、監(jiān)理和驗(yàn)收制度進(jìn)行了更改，因此，如果建設(shè)單位選擇對(duì)原有制度進(jìn)行沿用，不僅要投入更多精力，還無法保證管理效果。除此之外，建設(shè)水利工程所需資料，通常分散在不同環(huán)節(jié)，這也決定管理人員只有獲得不同部門的幫助，才能快速完成搜集資料的任務(wù)，原有制度并未將其他部門涵蓋在內(nèi)，這便是管理人員無法獲得其他部門幫助的主要原因，在此前提下，一旦出現(xiàn)崗位變更的情況，檔案遺失等問題難以避免。

3 水利工程資料及檔案管理策略

3.1 加大人才培養(yǎng)力度

管理人員是落實(shí)整理資料及管理檔案工作的主力，這也決定其素質(zhì)與工作質(zhì)量存在直接聯(lián)系，要想徹底杜絕人為原因?qū)е聶n案不全或丟失的問題，關(guān)鍵是要做到雙管齊下，通過科學(xué)引進(jìn)并培養(yǎng)人才的方式，使管理隊(duì)伍更加專業(yè)，后續(xù)工作自然能夠獲得更有力的人力支持。

建設(shè)單位引進(jìn)人才時(shí)，需要考慮到國(guó)內(nèi)的實(shí)際情況，即：高校對(duì)本專業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)所投入精力有限?；诖?，如果條件允許，建設(shè)單位應(yīng)以崗位需求為依據(jù)，提前對(duì)選聘標(biāo)準(zhǔn)加以確定，再放寬部分標(biāo)準(zhǔn)，在確保招收人才擁有良好素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，通過為其提供接觸和學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)的渠道的方式，使年輕人才積累更加豐富的經(jīng)驗(yàn)，達(dá)到最初確定的選聘標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)引進(jìn)人才進(jìn)行培養(yǎng)，通常需要滿足兩個(gè)條件，分別是：其一，建設(shè)單位內(nèi)部有獨(dú)立存在的管理機(jī)構(gòu)；其二，由建設(shè)單位根據(jù)工作內(nèi)容，對(duì)崗位加以確定。隨后，通過定期組織培訓(xùn)的方式，方可使管理人員素質(zhì)得到穩(wěn)步提升。

3.2 形成科學(xué)管理意識(shí)

整理資料及管理檔案，始終是對(duì)水利工程進(jìn)行建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。近幾年，水利工程擁有較之前更大的規(guī)模，要想使工程取得理想效果，建設(shè)單位應(yīng)對(duì)上述工作進(jìn)行深入了解，明確管理檔案的必要性，為相關(guān)工作的落實(shí)提供支持。

除此之外，多數(shù)建設(shè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，均會(huì)遇到資料搜集難度大的問題，這就要求管理人員做到持續(xù)宣傳，確保不同崗位人員均對(duì)檔案管理有正確認(rèn)知，在自身需要承擔(dān)責(zé)任與義務(wù)的指導(dǎo)下，配合管理人員順利完成搜集資料的任務(wù)。

3.3 酌情引入先進(jìn)方法

現(xiàn)階段，無論是水利工程，還是施工技術(shù)，均呈現(xiàn)出了日新月異的變化，這也給管理人員提出了全新的要求，即：結(jié)合工作需求，充分運(yùn)用自身創(chuàng)新意識(shí)和能力，更新管理檔案的方法。在搜集資料時(shí)，摒棄原有思維，在主動(dòng)搜集資料的基礎(chǔ)上，時(shí)刻與技術(shù)人員保持溝通，縮短搜集資料需要花費(fèi)的時(shí)間，避免資料不全或類似問題出現(xiàn)。而在整理資料時(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)以實(shí)際需求為指導(dǎo)，通過分類存放的方式，為日后的查詢和調(diào)取工作提供便利。

3.4 重視信息建設(shè)工作

信息時(shí)代的到來，使數(shù)字化、信息化成為檔案管理行業(yè)前進(jìn)的主要方向，對(duì)水利工程資料整理及檔案管理工作而言，利用信息技術(shù)開展數(shù)字化建設(shè)，同樣有重要意義。從建設(shè)單位的視角來看，要想使信息建設(shè)工作取得理想效果，不僅要對(duì)觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，為檔案管理提供人力支持，還要增加投入成本，通過采購(gòu)計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備的方式，使建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作擁有堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，這也是信息管理目標(biāo)達(dá)成的先決條件。當(dāng)然，建設(shè)單位還應(yīng)當(dāng)定期組織管理人員，參與以先進(jìn)理念與技術(shù)為主題的培訓(xùn)活動(dòng)，確保管理人員擁有接觸和掌握信息技術(shù)的渠道，事實(shí)證明，只有管理人員具備利用信息技術(shù)展開工作的意識(shí)和能力，才能做到物盡其用，建設(shè)單位所采購(gòu)設(shè)備和建設(shè)系統(tǒng)的價(jià)值，自然可以得到應(yīng)有實(shí)現(xiàn)。

3.5 優(yōu)化現(xiàn)有管理制度

面向水利工程開展的整理資料及管理檔案工作，其形式和內(nèi)容較為特殊，因此，要想使相關(guān)工作發(fā)揮出應(yīng)有作用，建設(shè)單位還要做到結(jié)合現(xiàn)有制度，在實(shí)際需求的指導(dǎo)下，對(duì)其進(jìn)行拓展與完善，為管理體系的建立提供支持。在搜集資料時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，通過對(duì)資料匯總制度加以制定的方式，確保后續(xù)環(huán)節(jié)能夠做到有據(jù)可循，資料完整性自然能夠獲得有力保證。當(dāng)進(jìn)行到管理階段后，建設(shè)單位需要將工作重心轉(zhuǎn)向以信息系統(tǒng)為依托，對(duì)檔案應(yīng)用制度加以完善的方面，確保搜索和調(diào)取檔案的行為，均能夠被記錄在案，這樣做可有效避免檔案丟失情況出現(xiàn)。

4 結(jié) 語

搜集和整理資料文件是建設(shè)水利工程所不可缺少的環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段，在開展相關(guān)工作時(shí)，仍有亟待解決的問題存在，這就要求建設(shè)單位對(duì)人才培養(yǎng)、信息建設(shè)等策略加以落實(shí)，推動(dòng)整理資料及管理檔案的工作，朝著更加完善的方向前進(jìn)。