新時(shí)期化工企業(yè)人事檔案管理的問題及對策

李娜(陜西陜化煤化工集團(tuán)有限公司，陜西 華州 714100)

1 新時(shí)期化工企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 化工企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新是化工企業(yè)發(fā)展的需求

為推動化工企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，新時(shí)期化工企業(yè)必須壓重視人才儲備，合理利用檔案來招聘人才。但是現(xiàn)階段多數(shù)化工企業(yè)運(yùn)用的招聘方法，比如：高價(jià)引進(jìn)，還有獵頭招聘等等，都存在不足之處，因?yàn)闆]有充分認(rèn)識被招聘人員，必須要有過渡期對其仔細(xì)觀察，這樣明顯降低工作效率。若不斷創(chuàng)新和完善人事檔案管理工作，化工企業(yè)能夠利用內(nèi)部選拔或者競聘的方法，合理利用人力資源。因此，要想實(shí)現(xiàn)化工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，必須要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理。

1.2 人事檔案管理創(chuàng)新，提高社會對人才信息資源的有效利用率

在社會經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的背景下，人才流動性越來越強(qiáng)，要想確保人事檔案在流動過程中的完整性，需要不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度的創(chuàng)新，對人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理。并且創(chuàng)新其管理模式，可以防止由于人才流動而出現(xiàn)死檔的情況，不利于人才流動。在新時(shí)期社會所有部門以及領(lǐng)域都重視人才利用以及培養(yǎng)，而且人事檔案作用顯得更加重要。為了可以充分利用人才信息資源，必須要重視人事檔案管理。

2 當(dāng)前化工企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 領(lǐng)導(dǎo)干部忽視人事檔案管理工作

現(xiàn)代化工企業(yè)發(fā)展中積極改革制度與重新整合，產(chǎn)權(quán)也有變化，很多化工企業(yè)管理者因?yàn)椴荒艹浞终J(rèn)識人力資源，將很多時(shí)間和精力投入到產(chǎn)品銷售以及經(jīng)營中，對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案管理價(jià)值在化工企業(yè)始終不能充分體現(xiàn)。但是相對于銷售而言，人事檔案管理工作不能迅速收效，往往要花費(fèi)一段時(shí)間才可以獲取經(jīng)濟(jì)利益，然而從長遠(yuǎn)看，檔案管理與化工企業(yè)發(fā)展的根本有一定影響。

2.2 人事檔案管理信息化沒有普及

最近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，人類逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)不僅使人們的生活有翻天覆地改變，而且讓人們有多元化的工作方法，直接影響社會每個(gè)行業(yè)。在信息化時(shí)代背景下，我國化工企業(yè)人事檔案管理工作還是停滯不前，化工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視該項(xiàng)工作，造成不能投入足夠的資金，所以綜合來講，當(dāng)前我國化工企業(yè)人事檔案管理信息化水平不高，有些化工企業(yè)全部依賴人力做好各項(xiàng)工作，而且管理上都是以紙質(zhì)的形式來存儲，耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力[1]。由于受到傳統(tǒng)人事檔案管理方法帶來的影響，許多化工企業(yè)都缺乏獨(dú)立的檔案室，而充分利用網(wǎng)絡(luò)能夠迅速高效做好這些工作，通過應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代化信息設(shè)備與系統(tǒng)，除了可以節(jié)省不必要的人力，也可以顯著提高工作效率，降低化工企業(yè)管理成本，進(jìn)而全面監(jiān)控以及管理化工企業(yè)人才。

2.3 人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下

化工企業(yè)人事檔案管理人員是否具有良好的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)乎到人事檔案工作效率的高低，因?yàn)槟壳拔覈て髽I(yè)中沒有人事檔案管理專業(yè)人員，一般來說，都是由行政人員做有關(guān)的工作，而其尚未接受專門的理論培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對該工作僅僅是表面化而已，工作效果微乎其微[2]。因此，新時(shí)期化工企業(yè)必須要有專業(yè)素質(zhì)高的人事檔案管理人員，進(jìn)而確保順應(yīng)化工企業(yè)今后發(fā)展的需求，采用有效的管理方法促進(jìn)人事檔案管理創(chuàng)新，將豐富的人才資源注入到化工企業(yè)發(fā)展中。

3 新時(shí)期化工企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的有效措施

3.1 轉(zhuǎn)變工作思路，調(diào)整人事檔案管理的對象和方法

第一，在傳統(tǒng)的模擬狀態(tài)環(huán)境下，人事檔案的管理對象是“白紙黑字”的檔案實(shí)體。伴隨著以計(jì)算機(jī)為代表的數(shù)字技術(shù)的迅速發(fā)展和文件形成領(lǐng)域中技術(shù)環(huán)境的變化，檔案管理對象也發(fā)生了變化：過去依賴于模擬態(tài)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募橹行牡臄?shù)字態(tài)檔案，并隨著以“大智移云物”為代表的新技術(shù)的發(fā)展，目前正以文件為中心的數(shù)字態(tài)檔案向以數(shù)據(jù)為中心的數(shù)據(jù)態(tài)檔案轉(zhuǎn)變。人員檔案的內(nèi)容和實(shí)體逐漸分離，檔案管理信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流成為新的管理對象。二是傳統(tǒng)人事檔案管理的核心是檔案實(shí)體和外圍環(huán)境的保護(hù)。所以，其管理方法主要是“檔案八防”、文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論等傳統(tǒng)技術(shù)，但在數(shù)字環(huán)境下，隨著管理對象的變化，其管理方法也應(yīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷﹄娮游募?nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等構(gòu)成要素的管理與控制。第三，現(xiàn)代信息技術(shù)的全面推廣和應(yīng)用，給人類帶來了速度和效率，改變了人們的生產(chǎn)生活方式，但也不可避免地產(chǎn)生了安全、確定性、可靠性等信息質(zhì)素方面的負(fù)面問題。為此，必須建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式，采用數(shù)字掃描、數(shù)字微縮、數(shù)據(jù)加密等先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，避免檔案信息被惡意入侵、破壞、外泄等不良現(xiàn)象。

3.2 對人事檔案實(shí)施信息化管理

化工企業(yè)為了可以將員工人事檔案信息管理工作落實(shí)到位，必須要構(gòu)建基于信息技術(shù)的系統(tǒng)，然而并非直接淘汰傳統(tǒng)的管理方法，而是遵循取其精華去其糟粕的原則，構(gòu)建紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案相融合的管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢相互彌補(bǔ)，提升人事檔案管理信息化水平[3]。在現(xiàn)代化工企業(yè)構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫中錄進(jìn)所有員工的基本信息，再利用技術(shù)手段將紙質(zhì)資料變成影像資料，在員工檔案進(jìn)行保存，這在很大程度上可以提升人事檔案管理工作水平，對實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化以及信息化是十分有利的，僅僅錄入一次數(shù)據(jù)就能反復(fù)使用，而且方便調(diào)用信息，也可以有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)丟失的情況。

3.3 實(shí)現(xiàn)人事檔案動態(tài)管理

在人事檔案信息搜集中必須要注重時(shí)效性以及完整性，對于一些虛假的信息，應(yīng)該及時(shí)剔除，整理時(shí)應(yīng)該保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，在人事檔案調(diào)用中必須要保證安全性，由于包含個(gè)人隱私，所以人事檔案管理者必須要主動承擔(dān)自身的責(zé)任，一旦信息發(fā)生變化，需要立刻更新其人事檔案管理檔案，而且檔案管理人員必須要多加注意每個(gè)員工檔案材料的補(bǔ)充以及更新。針對部分工作有變化的員工，必須要在原始電子文檔中清楚注明[4]。事實(shí)上，化工企業(yè)的人事檔案即人才庫，要想實(shí)現(xiàn)化工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，需要設(shè)立高素質(zhì)人才庫，在高素質(zhì)人才庫中納入獲取專業(yè)技能證書的人才，這樣化工企業(yè)在任用以及選拔員工過程中比較便捷且高效，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。

3.4 注重人事檔案信息入檔與修復(fù)工作

化工企業(yè)人事檔案信息管理包含多項(xiàng)流程，比如：收集環(huán)節(jié)，還有錄入環(huán)節(jié)等等，在人事檔案信息化建設(shè)中檔案管理人員必須要完成檔案后期檢查以及修復(fù)工作，如果出現(xiàn)問題，需要迅速調(diào)取源數(shù)據(jù)來比較，立刻作出適當(dāng)?shù)母?，確保數(shù)據(jù)信息的精確性以及真實(shí)性。

3.5 加大軟硬件建設(shè)

建立人事檔案管理需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，在這一過程中給予一定的物質(zhì)和財(cái)力支持。與此同時(shí)，還需要大量的人力資源，對紙面內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，完成人事電子檔案的歸檔。初期可從相關(guān)部門調(diào)來一些業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人員，對填寫內(nèi)容不詳?shù)牟糠诌M(jìn)行集中整理，對填寫內(nèi)容不清楚的地方進(jìn)行改進(jìn)，并在電子檔案整理后對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行核對，加強(qiáng)檔案內(nèi)容的完整性。尤其是在疫情防控期間，人事檔案異地網(wǎng)上查詢的案例，為新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)提供了實(shí)踐思路，通過推行“因特網(wǎng)+”模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的遠(yuǎn)程共享，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息內(nèi)容的遠(yuǎn)程共享，這樣就可以全面推進(jìn)新時(shí)期人事電子檔案的信息化建設(shè)。要說明的是，人事檔案管理工作并不只是人才資料的存儲管理工作，而是為單位發(fā)展、人才流動提供合理配置的信息資源。因此，要開發(fā)和利用原始檔案內(nèi)容，通過網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用，對檔案內(nèi)容進(jìn)行歸檔和分類，以保證檔案內(nèi)容的查詢更加快速、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的深度開發(fā)。

3.6 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

一是使管理人員認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，從而使管理人員的管理觀念發(fā)生轉(zhuǎn)變。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要加強(qiáng)宣傳和教育工作，從而端正管理者的工作態(tài)度。二是要加強(qiáng)管理人員在專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，如針對管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的需要重點(diǎn)講解的問題，讓管理人員能以正確的方式及時(shí)有效地處理它們，提高管理人員的辦事能力?；瘜W(xué)工業(yè)企業(yè)需要不定期地組織管理人員到一些大型化工企業(yè)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，并將其運(yùn)用于實(shí)際工作中，充分提升人事檔案管理水平。另外，人事檔案管理工作與人力資源管理本身有著緊密的聯(lián)系，因此化工企業(yè)需要加快二者的高度融合，不僅能從一定程度上降低人員的使用率和工作成本，而且還有利于化工企業(yè)內(nèi)部等人力資源的科學(xué)統(tǒng)一管理，通過對當(dāng)前人力資源分布的合理化分析，便于對存在不足的地方及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)，從而提高人力資源的利用率。因此，為了保證管理工作能取得更好的成效，管理人員在人事檔案管理系統(tǒng)和管理模式的創(chuàng)新中，需要管理人員不斷充實(shí)自己的經(jīng)驗(yàn)和管理技巧，使人事檔案管理工作能起到更加積極的作用。

4 結(jié)語

化工企業(yè)人事檔案管理效率直接關(guān)乎到化工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，是否可以真正實(shí)現(xiàn)對人才的合理運(yùn)用，重點(diǎn)是管理方面的創(chuàng)新。在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的現(xiàn)代化社會，化工企業(yè)人事檔案管理問題越來越多，必須要不斷促進(jìn)傳統(tǒng)管理方法以及管理模式的創(chuàng)新，才可以提高化工企業(yè)人事檔案管理效率，合理利用人才，以進(jìn)一步加快化工企業(yè)發(fā)展速度。