生理學(xué)教研室電子文檔庫建設(shè)與利用

張金虎 朱敏佳 馬永丹 岳利民

(四川大學(xué)華西基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)與法醫(yī)學(xué)院生理學(xué)教研室，四川 成都 610041)

1914年，華西協(xié)合大學(xué)開設(shè)醫(yī)科，由O.L.Kilborn（啟爾德）負(fù)責(zé)講授生理學(xué)。百余年來，生理學(xué)一直在華西醫(yī)學(xué)教育中發(fā)揮重要作用，留有大量的歷史資料。作為高校的“細(xì)胞”，教研室不僅承擔(dān)著繁重的教學(xué)科研任務(wù)，還要不時(shí)向各管理口上報(bào)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)記載著學(xué)校、學(xué)科以及教研室自身的發(fā)展，有特定的歷史價(jià)值[1]。然而受條件所限，教研室難以長期、大量保存實(shí)物材料；有些材料會在不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)口徑反復(fù)上報(bào)，還要準(zhǔn)備支撐材料。因此，有必要將教研室資料電子化、數(shù)據(jù)化，以方便其保存、調(diào)用和上傳[2，3]。教研室自2002年開始建立電子文擋庫，逐步收集教行資料，完善文章庫，至今對教研室資料進(jìn)行全面電子化，建成后電子庫，極大方便了查閱、修訂、調(diào)用和分析，有利于資源共享。因此本文對教研室電子文檔庫建設(shè)與利用報(bào)告如下。

1 電子資料庫建設(shè)

1.1 資料庫結(jié)構(gòu)

教研室電子資料庫包括2個(gè)子庫。日常使用的生理業(yè)務(wù)（Phy Department）按業(yè)務(wù)歸口，設(shè)有教研室總體、師資隊(duì)伍、課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、科研與學(xué)術(shù)、研究生、實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理和總務(wù)工會共8個(gè)子目錄。子目錄下設(shè)多級文件夾，內(nèi)有各種文檔共68GB，可隨時(shí)調(diào)用、上傳及打印。以“課堂教學(xué)”為例，其下有教學(xué)安排、課程管理、教學(xué)手段、教學(xué)質(zhì)量保障、教改與課程建設(shè)、試題及考試、試卷分析、成績管理、教學(xué)論文成果等15個(gè)文件夾，下一級還有分年度的設(shè)置，占31GB。加上實(shí)踐教學(xué)及其它子目錄下涉及教學(xué)工作的部分，教學(xué)相關(guān)文檔數(shù)量和容量均逾7成。生理視頻（PhyVideo）則存有107GB的影像文件，主要是歷年錄制的成套的教學(xué)視頻，部分還附有修改意見。因?qū)嶋H是在學(xué)校課程中心網(wǎng)上使用，這些教研室留底的影像文件平時(shí)極少調(diào)用、有的早已停用（如20年前拍攝的遠(yuǎn)程教學(xué)錄像），但又非常珍貴，被存儲在另一硬盤分區(qū)。

1.2 資料收集與整理

電子文檔主要由三種渠道獲取：各種Office文檔，如填報(bào)的教學(xué)記錄表，教改、科研立項(xiàng)材料等，均可直接存檔；網(wǎng)上檢索的教學(xué)科研論文、獲獎公示等，下載PDF文檔保存；教材、教具、手稿及獲獎證書等實(shí)物，拍照或掃描為JPG文件，并作必要的裁切。實(shí)物通常利用每年年末教師提交材料掃描所留；退休教師主動提供了很多有價(jià)值的史料，兩位老教授先后發(fā)來近百頁上世紀(jì)八十年代撰寫的四川省生理學(xué)史手稿圖片，并對一些材料背景作了說明。

文檔一般按時(shí)間-主體-事件的方式命名，如：1953諸相堯-學(xué)習(xí)巴甫洛夫-西南衛(wèi)生部講稿-中華醫(yī)學(xué)雜志、2011岳利民-解剖生理學(xué)第6版-03-版權(quán)頁，便于瀏覽和排序，還可用文件夾打包。個(gè)別文件會同時(shí)置于不同文件夾下，如2019年實(shí)驗(yàn)室報(bào)廢疊氮鈉和氧化汞，由于劇毒品管理受到嚴(yán)格監(jiān)控，學(xué)校回收后出具的“四川大學(xué)劇毒品送儲登記表”，掃描后命名為“2019.06-生理-疊氮鈉+氧化汞-川大劇毒品送儲表”，分別放在實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)下的物料管理-管控試劑-劇毒品與易制爆品-劇毒易制爆回收，及廢棄物處置-危廢處置-管控試劑處置這兩個(gè)路徑下，方便從不同歸口查找。

1.3 系統(tǒng)管理與更新

為方便瀏覽和查找，大部分文件夾都有相應(yīng)按時(shí)間倒敘填寫的匯總表，起到目錄和備注的作用，并及時(shí)更新。部分事務(wù)如教學(xué)管理工作具有周期重復(fù)特點(diǎn)，因此還按學(xué)年或自然年增添相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)圖表。每年還在中國知網(wǎng)、Web of Science等網(wǎng)站上刷新教學(xué)科研論文的引證情況，如目前關(guān)于黃連素對心肌損傷的保護(hù)和細(xì)胞周期素在圍著床期小鼠子宮表達(dá)的2篇論文引證均已超過100次。

定期清理部分臨時(shí)報(bào)表；需長期保存的Word文檔轉(zhuǎn)為PDF格式以保持原貌；部分簡單的Excel（如各班的進(jìn)度表）以sheet插入的方式合并。而像圖片、音像等，因其歷史意義較大，即使不再使用，也應(yīng)長期保存。另外，根據(jù)實(shí)際使用情況，可調(diào)整文檔存放位置、拆并或遷移各級文件夾。

1.4 保密與隱私保護(hù)

由于部分文檔涉及保密和隱私，教研室留存的試卷電子文檔及教師個(gè)人信息簡表等資料用壓縮包加密后保存；不收集各科研組的原始數(shù)據(jù)；以往代為收集的教師個(gè)人財(cái)稅信息，匯總上報(bào)后均徹底刪除。電子化后不再保留的紙質(zhì)試卷及涉密文件，及時(shí)用碎紙機(jī)銷毀。

2 檔案電子化的利用效果

2.1 方便比對、調(diào)用

方便使用、提高效率是建立電子文檔庫的初衷。如比較某試題在不同學(xué)期的作答差異，調(diào)取各學(xué)年指導(dǎo)本科生科研實(shí)踐和公開發(fā)表論文的信息。2021年初，某教師要比對近十年生理學(xué)Ⅱ的平時(shí)與期末成績，通過電子文檔庫次日就可得到一份包含5800余名學(xué)生相關(guān)信息的Excel表格，非?？焖俑咝?。

2.2 便于史料保管與共享

大量年代久遠(yuǎn)的材料，不但占空間，更不易保存。資料柜原有寫在普通信紙上350多頁聽課筆記，那是1978年恢復(fù)高考時(shí)，為保證教學(xué)質(zhì)量，由主任對14名主講教師持續(xù)2年聽課所留下的手稿，紙張已破損。電子化使這些寶貴資料永生，其保存和瀏覽的難題迎刃而解。

對于歷史意義較大的實(shí)物材料，教研室只留電子影像，原件交由學(xué)校檔案館保管，部分1930～1955年間的史料拍照后還傳給中國生理學(xué)會等機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了資源的遠(yuǎn)程共享。

2.3 弘揚(yáng)歷史文化

除了前述材料，啟真道（L.G.Kilborn，啟爾德之子，原華大生理藥理系主任）1934年在Science發(fā)表的論文、1956年我室承辦的新中國首批解剖生理學(xué)研究生班的合影、1978年恢復(fù)高考后首批統(tǒng)編教材《生理學(xué)》與《生理學(xué)實(shí)驗(yàn)》的編寫回憶、《生理學(xué)》教材獲1996年國家科技進(jìn)步三等獎時(shí)的分配方案手稿、2020年全國青年教師教學(xué)賽一等獎獎杯、7名國務(wù)院政府特殊津貼獲得者和3名寶鋼優(yōu)秀教師的證書.....這些電子資料，串起了華西生理乃至中國現(xiàn)代高等醫(yī)學(xué)教育的發(fā)展軌跡，更彰顯了歷代教師敬業(yè)、奉獻(xiàn)，追求卓越的精神。目前，教研室正依托電子資料庫編寫華西生理志，以進(jìn)一步厘清發(fā)展歷程，弘揚(yáng)優(yōu)良文化傳統(tǒng)。

2.4 數(shù)據(jù)化再利用

許多材料不僅本身具有保存價(jià)值，電子化后更便于數(shù)據(jù)化再利用；加之時(shí)間跨度大，連續(xù)追蹤分析可充分挖掘其價(jià)值。通過整理歷年試卷及教學(xué)記錄，教研室建起自2002年以來的學(xué)生成績分析庫；更記錄下2010年后學(xué)生期末每道試題或每次過程考核的得分及客觀題原始選項(xiàng)記錄，已逾120萬個(gè)數(shù)據(jù)。這些醫(yī)學(xué)教育評價(jià)與測量研究的素材，有力地支撐了生理學(xué)教學(xué)改革和題庫建設(shè)[4，5]。

3 存在的問題與教訓(xùn)

3.1 基層教研室的困境影響工作進(jìn)展

由于多種原因，高?；鶎咏萄惺胰狈φ吆臀镔|(zhì)上的支持[6]。近三十年來本教研室人員和空間均縮減了三分之二，而承擔(dān)的教學(xué)、科研工作有增無減。錄像帶、Zip盤等材料已無法自行轉(zhuǎn)換；玻璃幻燈片處理效果不佳而部分已開裂。目前正設(shè)法克服經(jīng)費(fèi)短缺、人手不足的影響，抓緊時(shí)間整理。

3.2 注意預(yù)防電子文檔意外

資料電子化后文檔管理更高效、經(jīng)濟(jì)，但也會產(chǎn)生一些新問題[7]。如SJFX的輸出結(jié)果只能用該軟件打開，2011年該軟件出現(xiàn)故障，部分班級需重新錄入數(shù)據(jù)。此后，類似文件均同時(shí)保存其圖片并提取數(shù)據(jù)。為規(guī)避硬件風(fēng)險(xiǎn)，整個(gè)數(shù)據(jù)庫在移動硬盤作備份并定期替換。

教研室檔案建設(shè)是高校的制度要求，也豐富了相關(guān)的文獻(xiàn)資源，更推動了教研室工作的開展及學(xué)科文化的建設(shè)。生理學(xué)教研室根據(jù)自身特點(diǎn)，在推進(jìn)文檔電子化時(shí)突出教學(xué)、兼顧實(shí)用性與廣泛性。

借用啟真道1934年在編寫《實(shí)驗(yàn)生理學(xué)》時(shí)所言，教研室電子文檔庫系“逐漸擴(kuò)充而來”、使用時(shí)“酌量增減所舉”，并有待繼續(xù)完善和深入利用。