以用戶為導(dǎo)向的高校數(shù)字檔案資源服務(wù)體系構(gòu)建研究

張 俐

(湖北工業(yè)大學(xué) 檔案館，湖北 武漢 430068)

教育信息化背景下的“數(shù)字校園”、“智慧校園”建設(shè)，推動(dòng)了高校檔案大數(shù)據(jù)環(huán)境的形成。作為高校核心戰(zhàn)略資源的重要組成部分，數(shù)字檔案資源通過(guò)匯集、整合、鑒定，依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，構(gòu)建高效、便捷、一體化的數(shù)字檔案資源服務(wù)體系，是新時(shí)代高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，也是數(shù)字檔案管理融入智慧校園建設(shè)的迫切要求。

高校數(shù)字檔案資源服務(wù)體系的構(gòu)建，數(shù)字資源建設(shè)是基礎(chǔ)，信息發(fā)布平臺(tái)是支撐，而用戶則處于中心地位。數(shù)字資源建設(shè)要圍繞檔案用戶的利用需求，信息發(fā)布平臺(tái)建設(shè)要適應(yīng)用戶的信息行為方式，服務(wù)管理要在保證信息安全的前提下包容用戶的個(gè)性化要求。因此，以用戶為導(dǎo)向構(gòu)建高校數(shù)字檔案資源服務(wù)體系，才能滿足新環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的需要。

1 準(zhǔn)確定位高校檔案利用主體需求

(1)轉(zhuǎn)變觀念，面向檔案用戶構(gòu)建服務(wù)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校數(shù)字檔案資源服務(wù)體系構(gòu)建必須面向用戶，以用戶需求、用戶習(xí)慣為主線，精準(zhǔn)定位服務(wù)模式，設(shè)計(jì)服務(wù)場(chǎng)景，建立服務(wù)流程，搭建服務(wù)平臺(tái)。

(2)找準(zhǔn)方法，準(zhǔn)確描繪用戶畫像。從社會(huì)信息學(xué)的角度，以學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)、在校師生、校友、相關(guān)社會(huì)組織以及校外個(gè)人等檔案利用主體為目標(biāo)對(duì)象，通過(guò)分析數(shù)字檔案資源需求類型與特征、信息獲取行為習(xí)慣、信息安全傳遞渠道、所獲取信息的使用與處理方式等內(nèi)容，形成詳盡的用戶畫像，為建設(shè)具備合理性、全面性、兼容性的數(shù)字檔案資源庫(kù)提供核心依據(jù)。

(3)梳理場(chǎng)景，精準(zhǔn)定位服務(wù)模式。高校數(shù)字檔案資源服務(wù)體系的構(gòu)建，需要建立針對(duì)每類用戶的精準(zhǔn)服務(wù)模式，設(shè)計(jì)切合實(shí)際的服務(wù)場(chǎng)景，建立安全可控的服務(wù)流程，才能準(zhǔn)確快捷地提供服務(wù)，全方位滿足服務(wù)需求，提高服務(wù)質(zhì)量。

2 強(qiáng)化資源整合，構(gòu)建面向用戶的數(shù)字檔案資源服務(wù)內(nèi)容

(1)找準(zhǔn)定位，明確數(shù)字檔案資源整合目標(biāo)。

傳統(tǒng)檔案資源普遍存在零散性、隨機(jī)性和區(qū)域性的不足，數(shù)據(jù)資源離散分布，形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”。《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020年)》明確提出，充分利用優(yōu)質(zhì)資源和先進(jìn)技術(shù)，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實(shí)用的數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施[1]。高校數(shù)字檔案資源整合是開展數(shù)字檔案資源服務(wù)的前提，高校數(shù)字檔案資源服務(wù)是高校數(shù)字檔案資源整合的基礎(chǔ)導(dǎo)向。目前，高校數(shù)字檔案資源共享及服務(wù)一定程度地存在機(jī)構(gòu)職能不清晰、數(shù)據(jù)流程混亂、數(shù)據(jù)零散等問(wèn)題，重點(diǎn)應(yīng)從頂層設(shè)計(jì)著手，分析大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案工作機(jī)構(gòu)與信息化機(jī)構(gòu)或數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)資源管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)差異和分工，找準(zhǔn)高校檔案工作機(jī)構(gòu)在大數(shù)據(jù)管理中的定位，以檔案利用主體需求為主線，深層次挖掘、提煉和分析檔案數(shù)據(jù)，以服務(wù)為導(dǎo)向進(jìn)行數(shù)字資源整合。

(2)梳理脈絡(luò)，確定大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案資源整合方案。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校數(shù)字檔案資源的數(shù)據(jù)內(nèi)容龐雜、數(shù)據(jù)體量大，如何通過(guò)科學(xué)合理的主題維度來(lái)梳理出數(shù)字檔案資源整合脈絡(luò)，決定了數(shù)字檔案資源整合的成敗?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)據(jù)內(nèi)容是大家普遍關(guān)注的熱點(diǎn)，用戶對(duì)數(shù)字檔案資源的本身內(nèi)容關(guān)注度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其外部特征及表現(xiàn)形式[2]。依據(jù)內(nèi)容主題和檔案利用主體需求來(lái)對(duì)高校數(shù)字檔案資源進(jìn)行優(yōu)先級(jí)劃分，是梳理高校數(shù)字檔案資源脈絡(luò)、確定整合路徑及方法的基礎(chǔ)。依據(jù)PDCA P(plan)、D(do)、C(check)、A(action)循環(huán)[3]，即通過(guò)計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、行動(dòng)四個(gè)階段，分別解決高校數(shù)字檔案資源整合方案在大數(shù)據(jù)環(huán)境及高校實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景中的適應(yīng)性問(wèn)題、在實(shí)際構(gòu)建中的復(fù)雜問(wèn)題、在與服務(wù)連接過(guò)程中的不確定性問(wèn)題、在實(shí)際實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的偏差問(wèn)題，提供理論框架、頂層設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)架構(gòu)、偏差矯正。

(3)以需求為導(dǎo)向，構(gòu)建高校數(shù)字檔案資源共享與服務(wù)內(nèi)容。

從檔案利用主體需求出發(fā)，大致可以將高校數(shù)字檔案資源服務(wù)分為：可視化用戶需求交互服務(wù)、綜合檢索及查詢服務(wù)、基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)服務(wù)、基于檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)及數(shù)字檔案資源本身的數(shù)據(jù)分析服務(wù)、數(shù)字檔案資源匯編服務(wù)、基于利用主體需求偏好及習(xí)慣的推薦服務(wù)、平臺(tái)基礎(chǔ)管理服務(wù)。服務(wù)劃分及內(nèi)容見(jiàn)表1。

表1 高校數(shù)字檔案資源服務(wù)一覽表

3 搭建基于大數(shù)據(jù)環(huán)境的高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)

(1)準(zhǔn)確分析大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案資源服務(wù)特征，形成平臺(tái)特色。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)具有服務(wù)可視化、數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)管理、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、業(yè)務(wù)及流程監(jiān)控自動(dòng)化等特色。服務(wù)可視化支持可視化的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)采集、分析、查詢、業(yè)務(wù)及流程監(jiān)控等；數(shù)據(jù)挖掘可根據(jù)服務(wù)需求對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行快速抽取和分析，為服務(wù)層提供高效的數(shù)據(jù)服務(wù)；大數(shù)據(jù)管理可針對(duì)海量的高校數(shù)字檔案資源，形成完善的數(shù)據(jù)管理方案，確保數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、安全性、靈活性；海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)支持以云存儲(chǔ)、分布式文件存儲(chǔ)等方式對(duì)海量數(shù)字檔案資源進(jìn)行存儲(chǔ)及備份，同時(shí)生成安全可靠的容災(zāi)備份機(jī)制，確保信息安全；業(yè)務(wù)及流程監(jiān)控自動(dòng)化支持對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)及流程的細(xì)節(jié)跟蹤，自動(dòng)形成日志管理機(jī)制，及時(shí)發(fā)送預(yù)警信息，確保關(guān)鍵檔案業(yè)務(wù)安全有序展開。

(2)基于云計(jì)算技術(shù)，設(shè)計(jì)多層次、全方位的服務(wù)平臺(tái)體系結(jié)構(gòu)。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)的搭建離不開云計(jì)算技術(shù)。云計(jì)算分為IaaS、PaaS、SaaS三種類型[4]，提供不同的解決方案。參考現(xiàn)有對(duì)云計(jì)算體系結(jié)構(gòu)的研究，大致將其分為物理資源層、資源池層、管理中間件和SOA構(gòu)建層，見(jiàn)圖1。

圖1 高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)示意圖

參照云計(jì)算體系結(jié)構(gòu)，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)體系結(jié)構(gòu)也應(yīng)從物理資源、資源池、管理中間件、SOA構(gòu)建層四個(gè)層面進(jìn)行設(shè)計(jì)與搭建，但基于在高校整體信息化平臺(tái)中的職能定位，應(yīng)側(cè)重管理中間件、SOA構(gòu)建層和資源池的數(shù)據(jù)資源池、軟件資源池的建設(shè)，以最小的投入最大化地滿足檔案利用主體需求，提供全方位的高校數(shù)字檔案資源管理及服務(wù)。

(3)堅(jiān)持協(xié)作創(chuàng)新戰(zhàn)略，加強(qiáng)深度技術(shù)合作，組建優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

目前，高校檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)從事檔案信息化的計(jì)算機(jī)學(xué)科等專業(yè)技術(shù)人才緊缺，而且各高校在檔案信息化建設(shè)工作中投入的經(jīng)費(fèi)相對(duì)不足，因此，將高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)建設(shè)融入數(shù)字化校園系統(tǒng)，作為子系統(tǒng)協(xié)同其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)同步建設(shè)，盡可能避免檔案機(jī)構(gòu)獨(dú)立建設(shè)的情況，借力發(fā)展，是較好的策略。加強(qiáng)與檔案信息管理系統(tǒng)供應(yīng)商及其他檔案信息化企業(yè)的合作也是有效策略之一。高校檔案機(jī)構(gòu)在選擇信息化合作單位時(shí)，必須全面考慮合作單位的人員配備、技術(shù)素養(yǎng)及管理水平，組建跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

4 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源平臺(tái)運(yùn)行保障機(jī)制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校信息化建設(shè)步伐逐步加快，為適應(yīng)智慧校園建設(shè)的需要，高校各部門信息化改革已是必然。高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)行需要從部門、學(xué)校、國(guó)家三個(gè)層面確立運(yùn)行保障機(jī)制。

部門層面，創(chuàng)新工作方法，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)，完成適應(yīng)數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)的工作機(jī)制轉(zhuǎn)型。一方面，部門必須加強(qiáng)引導(dǎo)，幫助檔案工作者自主學(xué)習(xí)，創(chuàng)新工作方法，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案資源服務(wù)；另一方面，部門應(yīng)強(qiáng)化工作轉(zhuǎn)型機(jī)制，制定符合實(shí)際情況的轉(zhuǎn)型策略及政策，確保高校數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)由傳統(tǒng)環(huán)境向大數(shù)據(jù)環(huán)境平滑過(guò)渡。

學(xué)校層面，基于協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制，建立新型檔案機(jī)構(gòu)[5]。隨著檔案信息化建設(shè)的深化，必須基于協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制，將檔案館的機(jī)構(gòu)改革納入全校的組織機(jī)構(gòu)改革，建立新型檔案機(jī)構(gòu)，明確職能職責(zé)，深化高校檔案工作及管理機(jī)制改革。

國(guó)家層面，建立健全數(shù)字檔案資源服務(wù)評(píng)估指標(biāo)體系，用于衡量高校數(shù)字檔案資源服務(wù)質(zhì)量及其效果，起到評(píng)價(jià)與引導(dǎo)作用，促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建以評(píng)價(jià)目的為主導(dǎo)[6]，數(shù)字檔案資源服務(wù)評(píng)估，以用戶體驗(yàn)理論為依據(jù)[7]。