出版業(yè)ERP系統(tǒng)的實施與風險分析

摘 要：面對世界范圍內(nèi)的激烈競爭，信息化的趨勢必然使各出版企業(yè)把ERP系統(tǒng)建設(shè)放在重要位置。實施ERP可以高效的對出版流程進行優(yōu)化，對內(nèi)部資源進行整合;實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享;提高出版工作流程的效率和質(zhì)量;最終提高出版行業(yè)的競爭力。本文從分析出版行業(yè)業(yè)務(wù)特性來說明出版業(yè)各流程實施ERP的過程;總結(jié)了實施ERP系統(tǒng)帶來的成效;最后對ERP系統(tǒng)實施面臨的風險進行了分析，從而提出成功實施ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：ERP 出版業(yè) 特性 成效 風險

Application and Risk Analysis of ERP System in Publishing Industry

WANG Chunqing

（Geophysical Publishing House， Beijing， 100083 China）

Abstract： In the face of fierce competition all over the world， the trend of informatization will inevitably make publishing enterprises put the construction of ERP system in an important position. The implementation of ERP can effectively realize the publishing resources integration and optimization of internal and data sharing; improve the efficiency and quality of work process of publishing; Enhance the whole competitive ability of the publishing industry in China. This paper explains the process of implementing ERP in each process of publishing industry by analyzing the business characteristics of publishing industry; The results of implementing ERP system are summarized; Finally， it analyzes the risks faced by the implementation of ERP system， and puts forward the key to the successful implementation of ERP system.

Key Words： ERP; Publishing industry; Character; Implement; Effect; Risk

科技飛速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進，全媒體時代到來。新型制造業(yè)為了解決制造業(yè)存在的問題，就必須對傳統(tǒng)制造業(yè)和信息技術(shù)進行整合，提高企業(yè)運營效率，這是由我國當前的基本國情決定的，企業(yè)信息化是大勢所趨，社會各界非常重視這方面的進展[1]。近年，科技創(chuàng)新促進了企業(yè)的信息化和智能化，同樣也給出版業(yè)的信息管理帶來了更多的發(fā)展機遇。21世紀，出版業(yè)進入了快速發(fā)展的繁榮時期，面對競爭激烈的市場，要謀求自身的發(fā)展空間，出版業(yè)的信息化管理和決策非常重要。如何在有限的時間內(nèi)更快速、更準確地掌握每一種出版物的經(jīng)營狀況，科學規(guī)范的管理好出版的各個流程，已經(jīng)是關(guān)乎出版企業(yè)在激烈的競爭中能否生存的重大問題。ERP系統(tǒng)正是這種市場競爭的需要。

目前我國企業(yè)實施了全企業(yè)范圍內(nèi)ERP應用的僅占3.8%左右，而這些企業(yè)中實施ERP的成功率不足10%。只有少部分企業(yè)成功實施了ERP系統(tǒng)上線運行[1]。

出版行業(yè)實現(xiàn)信息化管理最重要的一步也是最首選的一步就是實施ERP落地。實施ERP可以高效的對出版流程進行優(yōu)化，對內(nèi)部資源進行整合;實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的完整關(guān)聯(lián)和前后一致;避免了重復工作，節(jié)省了人力和時間成本，提高出版工作流程的效率和質(zhì)量，從而提高出版企業(yè)的整體管理水平和市場競爭力。

實施ERP是出版業(yè)自身改革和發(fā)展的內(nèi)在要求。出版行業(yè)在體制改革之后不再是游離于市場規(guī)則之外的個體，面對世界范圍的強大競爭，兼并重組，信息化的趨勢不可避免地讓各個出版企業(yè)把ERP系統(tǒng)建設(shè)提到議事日程的重要位置。這將使出版企業(yè)的各個部門能夠通過系統(tǒng)溝通更好地協(xié)調(diào)工作，使數(shù)據(jù)得到共享，為企業(yè)下一步的經(jīng)營決策提供更詳細、更準確的數(shù)據(jù)參考[2-5]。

1.ERP概念分析

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源管理計劃）是20世紀90年代在美國開始興起的一種企業(yè)管理信息化的方法和工具。它由應用于制造業(yè)的制造資源計劃II（MPRII）發(fā)展而來，它整合了企業(yè)的管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力，將人力資源、財務(wù)和業(yè)務(wù)等各個職能部門之間的流程系統(tǒng)起來，提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率，使企業(yè)有限的資源能夠得到最優(yōu)化的配置，從而產(chǎn)生最大化的企業(yè)效益[6-9]。簡而言之，ERP就是一種有效地組織、計劃和實施企業(yè)人、財、物的管理系統(tǒng)，并依靠信息化技術(shù)手段保證其信息的實時性和統(tǒng)一性。ERP作為企業(yè)信息化過程中不可或缺的重要手段，體現(xiàn)了當下企業(yè)管理的最新思想和技術(shù)[10-11]。

2.出版業(yè)ERP系統(tǒng)的實施

出版企業(yè)的工作流程基于《出版管理條例》《印刷業(yè)管理條例》《出版物運輸管理條例》《圖書出版發(fā)行管理的暫行規(guī)定》，整體流程由選題申報、稿件三審、發(fā)稿管理、裝幀設(shè)計、書號管理、校對、印制、銷售、費用結(jié)算等流程組成。ERP的實施涉及編、印、發(fā)、結(jié)算業(yè)務(wù)的實施上線，在同一個平臺運行，互相協(xié)作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)流的統(tǒng)一共享。以某出版社ERP系統(tǒng)為例，其主界面如圖1所示。

2.1 出版行業(yè)業(yè)務(wù)特性及ERP實施

出版行業(yè)屬于典型的傳統(tǒng)生產(chǎn)行業(yè)，但又與其他的生產(chǎn)行業(yè)有著本質(zhì)的區(qū)別[12-14]。詳見表1所示。這決定了出版行業(yè)在建設(shè)ERP中并不能夠簡單地照搬其他生產(chǎn)行業(yè)的ERP的經(jīng)驗，需要根據(jù)自身的特點重新規(guī)劃。

ERP的項目實施管理是本著整體規(guī)劃，分步實施的原則，使ERP設(shè)計流程既能夠符合出版工作實際流程的需要，又能在ERP系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一并予以實現(xiàn)可視化的流程管理，符合出版業(yè)的特殊性[15]。

下面以出版流程中的選題申報、稿件三審、發(fā)稿及成本管理為例，說明ERP的實施過程。

2.1.1 選題申報的ERP實施

對于已經(jīng)上線ERP的出版單位，選題申報可以完全擺脫紙質(zhì)形式，只要在ERP系統(tǒng)中申報選題，錄入選題信息并提交即可;接下來室主任根據(jù)部門論證情況對編輯提交的選題推薦表簽署意見并提交分管領(lǐng)導，社領(lǐng)導簽署意見后的選題推薦表交市場部填寫市場評估意見;總編室填寫選題會議內(nèi)容，并在選題討論會上對該選題進行討論;社領(lǐng)導簽署意見后提交;最后，總編室在系統(tǒng)中對選題進行立項。最終顯示選題信息是“已立項”狀態(tài)，表明該選題已通過申報，編輯可以在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行后續(xù)流程操作（關(guān)聯(lián)之后的編輯加工、二三審、裝幀設(shè)計、校對、印刷及銷售、結(jié)算等環(huán)節(jié)）。編輯一旦在ERP上申報了選題，各個部門均對該選題有了清晰的認識，便于統(tǒng)籌之后的工作安排。

2.1.2 稿件三審的ERP實施

稿件的三審將徹底擺脫紙質(zhì)稿歷。目前，對于多數(shù)出版社來說，無法實施到位，需在之后的

工作中逐步實施。簡要介紹一下，供大家了解。收到作者稿件后，編輯首先在ERP系統(tǒng)中填寫選題登記單，記錄選題信息;該選題的責任編輯對其進行初審，審核以后在ERP稿件單上填寫并提交初審意見，之后將稿件單轉(zhuǎn)向復審人;復審人接到稿件單以后，填寫復審意見并提交，系統(tǒng)自動將稿件單交到終審人處;分管社領(lǐng)導接到稿件單以后填寫終審意見并確認通過。至此三審完成（如果復審和終審為社外人員，則由責任編輯完成系統(tǒng)的復審和終審提交工作）。稿件三審的ERP系統(tǒng)的處理方式使選題的信息統(tǒng)一，不僅提高了工作效率，而且相關(guān)責任人對選題的審核把關(guān)透明化、公開化。眾人監(jiān)督之下，可最大限度地提高稿件審核的質(zhì)量。

2.1.3 發(fā)稿程序的ERP實施

傳統(tǒng)的發(fā)稿方式只限于編輯、總編室、出版處，其他部門不能及時了解該選題的進展情況及之后的成品書的詳情，后續(xù)工作延緩。ERP的處理方式不同，步驟如下：稿件齊清定以后，編輯在ERP系統(tǒng)中填寫發(fā)稿單，登記書稿情況以及樣書數(shù)目;填寫裝幀設(shè)計要求單，填寫完成以后提交，系統(tǒng)自動傳遞到裝幀設(shè)計室人員的系統(tǒng)中;室主任開始對發(fā)稿內(nèi)容進行審核，如果審核通過則轉(zhuǎn)至分管社領(lǐng)導處;分管社領(lǐng)導對稿件進行審批，審批通過在發(fā)稿單上確認;系統(tǒng)自動生成CIP數(shù)據(jù)工作單; ERP系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)自動傳輸發(fā)稿單、裝幀設(shè)計要求單。發(fā)稿過程的ERP實施大大節(jié)省了發(fā)稿的時間，整體上促進了各項業(yè)務(wù)的大踏步前進，提高了出版社的運營效率。

2.1.4 成本管理的ERP實施

最后想介紹一下成本管理的ERP實施。出版物的成本是指圖書的寫作、編輯、設(shè)計、校對、出版、發(fā)行過程中所支出的各項費用的總和，主要包括：稿費、編校費、排版費、拼版費、裝幀設(shè)計費、出片費、制版費、印刷費、裝訂費、紙張費、包裝費、管理費、倉儲費、貨運費、宣傳費、樣書費、損耗費等多項費用。

出版企業(yè)對于出版物的成本管理ERP實施可按照不同的項目類型具體分析，如表2所示。

通過對成本管理實施ERP，可建立起一個完善的信息系統(tǒng)平臺，增強各部門協(xié)同合作，實現(xiàn)財務(wù)管理的及時、規(guī)范，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高財務(wù)資源整合配置與使用效率。

2.2 出版業(yè)實施ERP系統(tǒng)的成效

針對出版社自身發(fā)展的要求，引入ERP的管理思想，實施ERP系統(tǒng)落地。實際上，在世界范圍內(nèi)，出版企業(yè)實施ERP已經(jīng)被證明是可行且總體效果良好的。20世紀80年代開始，全球較大規(guī)模的出版單位已經(jīng)實施ERP系統(tǒng)。據(jù)統(tǒng)計，世界上最大的十大出版集團中，80%實施了ERP系統(tǒng)，如美國的湯姆森集團以及麥格勞—希爾出版集團，通過實施ERP系統(tǒng)，全球數(shù)據(jù)盡在掌控，及時調(diào)整“戰(zhàn)略部署”，滿足市場需求。

在國內(nèi)，高等教育出版社、青島出版社、中國林業(yè)出版社、廣東經(jīng)濟出版社、地質(zhì)出版社等先后實施各種結(jié)構(gòu)的ERP系統(tǒng)，均取得了一定的成效，如圖2所示。

簡而言之，出版行業(yè)實施ERP系統(tǒng)后，企業(yè)可以強化對各個部門的監(jiān)管，真正實現(xiàn)各個部門間信息充分的共享，提高協(xié)調(diào)性，增強企業(yè)對市場的敏感度和應對市場的能力。出版ERP綜合管理系統(tǒng)的應用，為出版社決策提供了豐富的管理信息;為下一步利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源建立動態(tài)監(jiān)控管理打下了良好的基礎(chǔ);為出版社領(lǐng)導做出準確精明的決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。實施ERP可以使靜態(tài)的、片面的、孤立的管理變成動態(tài)的、全面的、網(wǎng)絡(luò)化的理性的管理，使企業(yè)成為一個整體，整合企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將企業(yè)人力、財務(wù)和業(yè)務(wù)等各個職能部門之間的流程集成起來，提高企業(yè)內(nèi)部部門間的協(xié)調(diào)效率，解決企業(yè)資源的最優(yōu)配置問題，進而產(chǎn)生最大的企業(yè)效益[4-5]。

3 出版行業(yè)實施ERP面臨的風險分析與建議

3.1風險分析

對于我國出版企業(yè)而言，雖然實施ERP是大勢所趨，但實施ERP不是一蹴而就的，它是一項系統(tǒng)工程，對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程等進行重組，影響面廣，工作量大;無論企業(yè)的條件多么優(yōu)越，所做的準備多么充分，實施ERP系統(tǒng)仍然存在著一定的風險。

對于ERP項目而言，從準備（包括硬件和軟件、人員等）到建設(shè)（包括實施雙方對業(yè)務(wù)流程的控制和監(jiān)管）到最后的系統(tǒng)運行和維護（包括系統(tǒng)的授權(quán)、數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限、病毒的預防及數(shù)據(jù)更改的追蹤等），風險存在于項目的全過程，如圖3所示。

3.1.1 企業(yè)制度的風險

目前，絕大多數(shù)出版單位實行的是以經(jīng)濟指標為考核目標的考核機制，在沒有激勵機制和獎勵政策下，出版社難有動力來全身心地從事ERP建設(shè)。如果出版社要實施ERP系統(tǒng)，首先要求社長等決策者參與并給以支持，親自組織，建立一套完善的企業(yè)制度才能確保ERP系統(tǒng)的順利實施。

3.1.2 資金風險

企業(yè)ERP系統(tǒng)的建設(shè)需要投入很大的資金來支持，從硬件到軟件到后期的維護和人員培訓等，無一不需要資金支持，如果社領(lǐng)導對改系統(tǒng)的建設(shè)認識不夠，或是不關(guān)注，不重視，那么必然會導致ERP系統(tǒng)的落地不及時，從而從根本上影響企業(yè)的運行效率，導致經(jīng)濟損失。

3.1.3 規(guī)劃風險

這里的規(guī)劃包括ERP實施范圍的規(guī)劃及ERP的進度規(guī)劃。

實施范圍定義不清晰，有可能導致合作雙方對項目涉獵的范圍達不成一致意見：按裝方希望金肯呢個的縮小實施范圍，以最低的成本、最快的時間完成項目;而出版社則希望按裝ERP系統(tǒng)的所有功能，以最低的價格，盡可能多的實現(xiàn)信息化，獲取最大收益。實施范圍不能達成一致，必然造成效率低下。

ERP項目的進度規(guī)劃，目前多數(shù)出版社強調(diào)快速，因此，在編制和執(zhí)行項目計劃時，盲目性較大，對項目的控制混亂，延緩項目的最終上線實施，一拖再拖，導致人員士氣低落，效率低下。

3.1.4 人員風險

任何一種管理系統(tǒng)，最終的推行都要依靠具體操作人員來保證效果。人是ERP項目建設(shè)和實施過程中最為關(guān)鍵的資源。引入實施一個新的系統(tǒng)，必然要經(jīng)歷一個學習、適應的過程。在保證正常業(yè)務(wù)工作的前提下，員工們需要付出很多的時間和精力來學習新體統(tǒng)的各項知識，包括功能、流程和如何操作等。同時，一個新的系統(tǒng)上線，必然會改變之前的工作習慣，在這個過程中，必然會出現(xiàn)一些不穩(wěn)因素，導致意想不到的沖突。另一反面，在ERP建設(shè)中參與項目的人，具備不同的素質(zhì)，要降低人員風險，就要人盡其用，每個人承擔的工作滿足項目需求，并且全身心的投入到項目中來，是項目成功實施的基本保證。ERP的實施過程中需要復合型的人才，他們既要懂計算機技術(shù)，又要懂管理。而這類人恰恰是在社會中“炙手可熱”的，所以，他們的流動性比較大。因此，實施雙方應對參與項目的人員進行認真的評估。

3.1.5? 認識風險

有些企業(yè)認為只要實施了ERP，企業(yè)的所有問題便迎刃而解，認為ERP是萬能的，包攬了出版流程全過程。還有的人會認為ERP只是一個簡單的數(shù)據(jù)庫，點點鼠標、填填數(shù)據(jù)就完成任務(wù)，殊不知這些認識都是錯誤的。要防范或減輕認識風險，需要對所有使用者進行大量的培訓，讓使用者明白ERP的由來、ERP的功能、ERP實施的目的與期望，盡可能地讓使用者明白目前ERP合理的需求是什么。

3.2 實施ERP的關(guān)鍵

出版行業(yè)作為重要的社會信息媒體形式，其ERP建設(shè)，并非簡單的是增加了一個系統(tǒng)，使用了一種新技術(shù)，而是需要全面規(guī)劃的。只有在出版結(jié)構(gòu)、管理體制、運行機制等方面進行規(guī)劃創(chuàng)新，才能夠全面推動出版信息化建設(shè)[3]。圖4列出了筆者認為實施ERP的三個關(guān)鍵因素。

實施ERP系統(tǒng)還要因地制宜，因企業(yè)而別，具體問題具體分析。隨著技術(shù)的發(fā)展和工作的深入，后期需要對ERP系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)與管理同步發(fā)展。

4? 結(jié)語

綜上所述，筆者認為ERP系統(tǒng)不僅是一個信息集成平臺，更重要的它是搭建了出版社信息化和現(xiàn)代化管理和工作，從而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)實時共享，管理一體化。我們需要深入分析本單位在信息需求和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀后，融合先進的信息管理思想，結(jié)合單位特性進行ERP系統(tǒng)的構(gòu)建和設(shè)計，做種實現(xiàn)ERP的真正有效落地，并成功應用。

因此，ERP系統(tǒng)的實施，不但能增強企業(yè)內(nèi)部的運行效率，同時能夠提高公司和客戶之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，重新構(gòu)建以公司為主的業(yè)務(wù)信息流，最大化提高公司效益，在市場競爭中盡可能地占據(jù)主動地位。采用ERP系統(tǒng)管理信息化手段可大大加強出版業(yè)的數(shù)據(jù)管理和流程管理等基礎(chǔ)管理，提高人員的團隊精神和服務(wù)意識，提升單位的整體競爭力。針對出版社的具體情況，規(guī)范建設(shè)，規(guī)避風險，有效實施，ERP系統(tǒng)必會為我們帶來無盡的便利和收益。

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中圖分類號：G23 DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2109-5640-3772 第一作者：王春慶，（1980—），女，碩士研究生， 工程師，研究方向為主要從事有關(guān)出版方面的研究與出版工作

作者簡介： 王春慶（1980—）， 女， 碩士研究生，工程師，主要從事有關(guān)出版方面的研究與出版工作。