高職院校財務(wù)管理信息化中的問題與對策

常雅文

(河南水利與環(huán)境職業(yè)學(xué)院，河南 鄭州 450008)

0 引言

隨著中國高等職業(yè)院校辦學(xué)規(guī)模的急劇擴大，學(xué)校在財務(wù)管理工作上的壓力迅速加大，所需的財務(wù)職能也日益多樣化，亟待轉(zhuǎn)變原有的管理模式，提高工作效率。與此同時，新一代信息技術(shù)(大數(shù)據(jù)、云計算等)的發(fā)展也為財務(wù)管理現(xiàn)代化提供了技術(shù)上的可能性，這些都倒逼著高職院校加快對財務(wù)管理信息化建設(shè)的步伐。

1 高職院校財務(wù)管理信息化中存在的典型問題

目前，全國高職院校都在不同程度上進行著財務(wù)管理信息化的建設(shè)，而且這些院校在財務(wù)管理信息化建設(shè)方面存在的問題也非常相似。所以在調(diào)研的基礎(chǔ)上，這里選取了HZ水利職業(yè)學(xué)院(以下簡稱“HZ學(xué)院”)作為一個典型樣本，將其在財務(wù)管理信息化建設(shè)方面典型的問題總結(jié)如下。

1.1 學(xué)校重視程度低，缺少頂層設(shè)計

長期以來，HZ學(xué)院比較重視教學(xué)和科研工作，但對財務(wù)工作的重要性認識不足，其財務(wù)管理工作至今仍未擺脫舊的管理模式，存在著重視會計核算輕視財務(wù)管理，重視資產(chǎn)分配輕視有效監(jiān)管的現(xiàn)象。在財務(wù)管理信息化建設(shè)方面投入的資金也遠遠不夠，軟硬件條件上均未達到與學(xué)校教學(xué)科研規(guī)模相適應(yīng)的水平。

頂層設(shè)計是指學(xué)校在進行某一項目的建設(shè)時要有一個總體規(guī)劃，提出相關(guān)的一攬子解決方案。但HZ學(xué)院在財務(wù)管理信息化建設(shè)的過程中，缺乏總體思路和總體規(guī)劃。項目分解時都是從各部門自身業(yè)務(wù)需求出發(fā)，缺乏整體考慮。例如：在財務(wù)信息的編碼上缺乏統(tǒng)一性，導(dǎo)致無法實現(xiàn)信息共享。因為缺乏總體規(guī)劃，各個部門只考慮自己管理的數(shù)據(jù)如何處理，而不考慮能否與其他部門匹配，使得各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能互通，形成了“信息孤島”現(xiàn)象。

1.2 財務(wù)信息無法共享，財務(wù)資源利用率低

實際上HZ學(xué)院內(nèi)部已有一個數(shù)據(jù)中心，財務(wù)系統(tǒng)也從單一的賬務(wù)核算系統(tǒng)升級為集成化系統(tǒng)，其中含有20個模塊，如學(xué)費管理、會計管理、薪資管理等。但到目前，全部模塊的實際使用率不足50%。例如：薪資管理、固定資產(chǎn)等都還是由原來的獨立系統(tǒng)來完成的，與財務(wù)系統(tǒng)平臺上的相關(guān)功能無法直接進行連接。同時與財務(wù)數(shù)據(jù)信息相關(guān)的部門也都是各自運行，彼此之間難以實現(xiàn)信息的共享，數(shù)據(jù)多次重復(fù)輸入、數(shù)據(jù)不匹配等問題普遍存在。

由于信息平臺沒有構(gòu)建統(tǒng)一的接口，無法及時準確地為預(yù)算、決算提供完整信息，無法為學(xué)校的重大決策提供支撐。學(xué)校管理過程中形成的大量數(shù)據(jù)也缺乏有效的處理，導(dǎo)致利用度不高，大量有用信息被閑置。另外，整個系統(tǒng)沒有明確的技術(shù)標準，給將來的數(shù)據(jù)集成、管理集成、服務(wù)集成造成了不少困難。

1.3 內(nèi)控機制不健全

傳統(tǒng)上，高校財務(wù)內(nèi)控機制的特點是通過設(shè)置相互制約的崗位來預(yù)防和控制可能出現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險，但隨著財務(wù)信息化的推進，情況發(fā)生了變化。在如今的信息化背景下，財務(wù)業(yè)務(wù)主要通過系統(tǒng)模塊的操作與應(yīng)用來完成，這促使高校要將內(nèi)控嵌入到財務(wù)信息系統(tǒng)中去，確保各項業(yè)務(wù)都在內(nèi)控標準的監(jiān)控之中。若出現(xiàn)問題，能夠第一時間制止不法操作，確保系統(tǒng)的安全。

就HZ學(xué)院的實際情況來看，在使用信息平臺的過程中出現(xiàn)了一些新情況，給財務(wù)管理的內(nèi)控工作帶來了新的隱患。例如：在采用信息管理平臺系統(tǒng)之后，財務(wù)管理人員產(chǎn)生了過分依賴系統(tǒng)軟件的傾向，安全意識降低，把一切都交給了系統(tǒng)去做，忽視了使用者的主觀性。操作過程中往往由于注意力不夠集中導(dǎo)致輸入數(shù)據(jù)錯誤；或者對系統(tǒng)運行過程中可能出現(xiàn)的異常情況視而不見，造成“燈下黑”的情況。這種漏洞往往是系統(tǒng)監(jiān)控的盲區(qū)，管理人員難以察覺到這種風(fēng)險，成為財務(wù)風(fēng)險的隱患點。

2 高職院校財務(wù)管理信息化建設(shè)的改進措施

在上一部分的論述中，通過HZ學(xué)院這一典型案例，歸納出了目前高校財務(wù)信息化建設(shè)過程中存在一些帶有共性的問題，下面針對這些問題提出幾點對策。

2.1 提高認識，轉(zhuǎn)變觀念

要做好高校財務(wù)管理信息化建設(shè)工作，首先要轉(zhuǎn)變思想，提高認識，加大重視程度。由于這項工作涉及學(xué)校的方方面面，也需要不菲的資金投入，因此必須有頂層設(shè)計，必須有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，這是許多學(xué)校的經(jīng)驗之談。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才會有通盤的考慮和統(tǒng)一的規(guī)劃，才會有持續(xù)的資金投入和全體教職工的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視之后，就會對下級提出明確的任務(wù)要求，建立相應(yīng)的制度保障執(zhí)行，督促相關(guān)人員盡快適應(yīng)財務(wù)信息化的新形勢，掌握與財務(wù)信息化相關(guān)的新知識，并為他們提供更多培訓(xùn)和交流的機會。

必須摒棄舊的、落后的管理理念，樹立起創(chuàng)新的、現(xiàn)代化的管理觀念，這是促進高校財務(wù)管理信息化建設(shè)發(fā)展的前提條件。只有管理理念更新?lián)Q代了，才能認識到目前的現(xiàn)狀和新時代的要求之間有多大差距，才能夠在行動上加快信息化建設(shè)的步伐。

2.2 建立財務(wù)信息共享平臺，實現(xiàn)財務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型

學(xué)校的財務(wù)部門與其他各部門及教學(xué)單位需要交換的數(shù)據(jù)越來越多。而傳統(tǒng)的財務(wù)系統(tǒng)不僅數(shù)據(jù)傳遞不夠暢通，數(shù)據(jù)處理能力較差，嚴重影響到了學(xué)校運行的整體效率。為了改變上述情況，學(xué)?？梢越⒇攧?wù)信息共享平臺，實現(xiàn)財務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型。財務(wù)管理模式轉(zhuǎn)型目的主要有兩個：一是提高辦事效率，二是重視服務(wù)功能。

學(xué)校應(yīng)該在財務(wù)管理的耦合理論和流程再造理論的指導(dǎo)下，構(gòu)建起一體化的、各個數(shù)據(jù)模塊可以互聯(lián)互通的信息共享平臺，使財務(wù)信息的輸入與輸出、獲取與交換變得通暢。要完成這一工作需要學(xué)校做好財務(wù)工作的總體規(guī)劃，按照統(tǒng)一標準制定信息代碼，使各個模塊的數(shù)據(jù)能夠在統(tǒng)一的口徑下進行快速對接，從而實現(xiàn)大大提升相關(guān)工作效率的目的。例如：可以把財務(wù)系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)對接，這樣可以將學(xué)生的學(xué)費繳納情況與其選課、查詢成績的需求關(guān)聯(lián)起來，從而減少非正常的欠費現(xiàn)象。再如，將財務(wù)系統(tǒng)和科研系統(tǒng)對接起來，這樣可以將教師在從事科研工作時的項目申報、項目審結(jié)和經(jīng)費收支情況關(guān)聯(lián)起來，從而對科研經(jīng)費的使用情況進行全程有效的監(jiān)督。所有這些，都是基于財務(wù)信息共享平臺強大的整合功能，把數(shù)據(jù)、服務(wù)、管理整合在了一起，使各個部分協(xié)同發(fā)力，大大提升財務(wù)管理工作的效率。

高職院校體量的迅速膨脹，也使得學(xué)校中的教職工數(shù)量和學(xué)生數(shù)量急劇增加，而教育投資多元化的發(fā)展又使得學(xué)校與社會各界聯(lián)系增多，這都導(dǎo)致與學(xué)校有經(jīng)濟利益關(guān)系的主體數(shù)量越來越多。由于這些主體與學(xué)校有著各種各樣經(jīng)濟上的聯(lián)系，他們自然就有了對學(xué)校財務(wù)信息各種各樣的需求，希望了解、獲取與之有關(guān)的學(xué)校財務(wù)信息。

很明顯，如果學(xué)校建立了統(tǒng)一的財務(wù)信息共享平臺，在保證信息安全的前提下，把學(xué)校的所有財務(wù)信息都集合到信息共享平臺上去，就能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)信息由所有利益相關(guān)者依法共享的目標。例如：通過在財務(wù)信息共享平臺上建立財務(wù)綜合查詢功能，可以在對相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)置相應(yīng)查詢權(quán)限的條件下，使學(xué)校里的全體教職工能夠通過平臺及時查詢到與個人有關(guān)的收入、項目經(jīng)費等信息，這不僅有利于各業(yè)務(wù)項目的開展，也能夠提升教職工們的參與感和滿意度。

2.3 完善信息化條件下的內(nèi)部控制制度

如何讓財務(wù)管理中占據(jù)極為重要地位的內(nèi)部控制制度適應(yīng)財務(wù)管理的信息化，這對高校廣大財務(wù)管理工作者來說是一個新課題。

在傳統(tǒng)的財務(wù)管理中，內(nèi)控機制的特點是通過設(shè)置相互制約的崗位(人員)來預(yù)防和控制可能出現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險。在財務(wù)管理實現(xiàn)信息化后，情況發(fā)生了變化：幾乎所有的業(yè)務(wù)流程都由過去的人工環(huán)節(jié)完成變成了由計算機和網(wǎng)絡(luò)通過財務(wù)軟件來完成。很明顯，在這種情況下，財務(wù)軟件(包括網(wǎng)絡(luò)安全軟件)的質(zhì)量在相當大程度上決定了內(nèi)控監(jiān)督的質(zhì)量。一款高質(zhì)量的財務(wù)管理軟件可以通過軟件內(nèi)部巧妙的設(shè)計，把會計業(yè)務(wù)流程中可能出現(xiàn)的漏洞和缺陷堵住。計算機的這種操作流程具有十足的制度剛性，最大程度上排除了人為因素的干擾。所以，選擇一款優(yōu)質(zhì)、可靠的財務(wù)軟件是建立信息化條件下內(nèi)控制度的基礎(chǔ)。

當然，財務(wù)軟件的可靠性也不是絕對的，人的因素仍然在起作用。任何軟件歸根到底也是由人來設(shè)計的，人的因素是內(nèi)控機制是否真正起作用的最后決定者。需要探索在信息化條件下如何實現(xiàn)人機相互協(xié)同、相互制約的財務(wù)內(nèi)部控制制度，讓兩個因素都發(fā)揮作用。一方面通過選擇高質(zhì)量的財務(wù)軟件，或定制有特定控制功能的財務(wù)軟件，讓軟件的作用發(fā)揮出來；另一方面，可以沿用某些傳統(tǒng)的方法，通過設(shè)置不同權(quán)限、相互制約的工作崗位，設(shè)置必要的前置環(huán)節(jié)、審查環(huán)節(jié)和提高計算機網(wǎng)絡(luò)操作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作責任心等有效手段，把人的積極性和主動性調(diào)動起來。所以，如何讓人機兩個因素協(xié)同起來，共同發(fā)揮監(jiān)督控制作用，這是建立信息化條件下內(nèi)控制度的關(guān)鍵。

3 結(jié)語

面對中國高等職業(yè)教育大發(fā)展的歷史性機遇，高職院校應(yīng)該提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，通過大力推進財務(wù)管理信息化的建設(shè)，實現(xiàn)財務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型，解決好新時期出現(xiàn)的新問題和新挑戰(zhàn)。