信息化背景下高校檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的路徑

李桂虹

（天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)，天津300350）

高校檔案是高校師資建設(shè)、教育教學(xué)、科學(xué)研究、黨政管理及其他基礎(chǔ)建設(shè)等活動(dòng)所積累的、具有保存價(jià)值的文檔、圖片、影像等資料的匯集，是各高校發(fā)展的歷史記錄和憑證，是高校管理的重要信息資源，高校教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)有賴于檔案工作為基礎(chǔ)和后盾。“就工作性質(zhì)來說，高校檔案管理是獨(dú)立、專門的業(yè)務(wù)工作?！盵1]因此，檔案管理是高校管理的重要組成部分。當(dāng)今，信息技術(shù)高速發(fā)展，其對(duì)社會(huì)的沖擊和改造是全方位的，引發(fā)了社會(huì)整體性變革。在社會(huì)各行各業(yè)信息化水平都在推進(jìn)和提升的背景下，信息化也成為高校檔案工作的趨勢(shì)和重要發(fā)展方向。信息化意味著新技術(shù)、新思維、新方法的引入和運(yùn)用，也意味著傳統(tǒng)的高校檔案工作在功能定位、作用發(fā)揮方面會(huì)發(fā)生很大改變。如何適應(yīng)信息化帶來的變化，迎接信息化的挑戰(zhàn)，滿足高校發(fā)展的要求，是高校檔案工作轉(zhuǎn)型所面臨并亟需解決的問題。

一、高校檔案工作信息化的必然性

1.高校檔案工作信息化的緊迫性

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，社會(huì)信息化程度與日俱增，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已全球普及，無紙化辦公日漸常態(tài)化，電子文檔成為信息流通的主要形式。具體到各個(gè)高校日常的管理運(yùn)行，已主要依靠網(wǎng)絡(luò)化的辦公系統(tǒng)。然而，即使身處這樣的社會(huì)大環(huán)境，很多高校的檔案管理卻仍停留在傳統(tǒng)狀態(tài)，存在管理缺乏創(chuàng)新、信息化程度低、檔案資源利用率不高等問題，具體包括：一是檔案管理方式落后，沿用幾十年一貫的老方法收集、儲(chǔ)存、調(diào)取檔案，檔案材料以紙質(zhì)為主，立卷、歸檔、提取等程序繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，雖然配備了計(jì)算機(jī)等硬件，但軟件等配套設(shè)施不完善，檔案工作還是以人工為主，信息化水平不高，工作效率較低。二是檔案管理相對(duì)封閉，使檔案信息處于孤島狀態(tài)。高校檔案管理信息化的目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化和信息資源服務(wù)的社會(huì)化，檔案資源不僅要為本校師生利用，而且要面向社會(huì)，為各類各階層用戶服務(wù)。然而，現(xiàn)今很多高校的檔案資源只能在本校范圍內(nèi)查閱，未能實(shí)現(xiàn)校際之間、高校與社會(huì)之間信息的相互交流，信息化所要求的開放、共享管理系統(tǒng)遠(yuǎn)未形成。三是檔案工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，將檔案管理視為傳統(tǒng)的“收集、存放、保管、借閱”，對(duì)于如何發(fā)揮檔案信息的效用、提高管理效率、積極引入信息技術(shù)改變現(xiàn)狀缺乏前瞻性思考和行動(dòng)。以上這些問題說明，高校檔案工作利用信息技術(shù)的動(dòng)力和自覺性嚴(yán)重不足，一方面不能適應(yīng)和應(yīng)對(duì)因高校發(fā)展帶來的檔案數(shù)量急劇增加、且多為新型載體資料的局面；另一方面，在網(wǎng)絡(luò)作為用戶首選使用信息方式的當(dāng)下，不能滿足用戶的需求，而高校檔案的用戶主要是廣大教師和管理人員，他們查閱使用檔案存在較大困難，勢(shì)必影響教學(xué)科研工作，進(jìn)而影響高校的整體工作，這對(duì)于高校的發(fā)展是很不利的。此外，高校檔案工作信息化的滯后還會(huì)影響高校服務(wù)社會(huì)的成效。高校檔案的信息化是社會(huì)范圍內(nèi)信息化的重要組成部分，若檔案信息無法暢通，在推動(dòng)高校為社會(huì)文化傳播、信息交流方面就無法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。上述情況都說明，高校檔案工作信息化已勢(shì)在必行，刻不容緩。

2.檔案管理信息化是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的客觀要求

檔案管理的信息化就是通過技術(shù)手段將以紙張為主的材料進(jìn)行數(shù)字化加工，例如掃描、改變電子文件存儲(chǔ)格式等，將其轉(zhuǎn)化為一定形式的網(wǎng)絡(luò)傳輸存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，再運(yùn)用專業(yè)檔案管理軟件進(jìn)行收存。但這種收存的方式還只是信息化的初級(jí)階段，信息化也催生了檔案管理的新的職能，即服務(wù)的職能。傳統(tǒng)的檔案管理重于對(duì)檔案資料的收集、整理、保管。在使用方面，由于主要由人工操作，程序繁雜，也相對(duì)封閉，對(duì)外借閱手續(xù)關(guān)卡較多，加上紙質(zhì)材料查找復(fù)印等耗費(fèi)時(shí)間精力較多，用戶使用很不方便，使得檔案的使用頻率次數(shù)非常有限，加上其他原因，有些檔案甚至被束之高閣、無人問津，這使得檔案的利用價(jià)值大打折扣。這種狀況已完全不能適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)檔案管理職能的要求，這是因?yàn)椋阂皇蔷W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，用戶尋找和使用信息的方式已經(jīng)發(fā)生了改變，其已經(jīng)習(xí)慣于自助式從網(wǎng)絡(luò)中檢索和搜尋，而傳統(tǒng)的依賴檔案部門人員手工來查找資料的方式會(huì)使用戶失去耐性，除非不得已，他們多會(huì)放棄采用這種方式，而寧愿從網(wǎng)絡(luò)上尋找替代的資料。二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校對(duì)外交往活動(dòng)更加頻繁，“高校檔案工作不僅僅局限于本校，其面臨的對(duì)象可能是整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)用戶”。[2]二是信息化的檔案管理創(chuàng)造了服務(wù)用戶的條件。這是由于在信息化條件下，一方面各種檔案資料都被數(shù)字化，存儲(chǔ)容量大大增加，大量的檔案資料匯集，圖片、影像等類型的資料也極為豐富，收集的渠道、形式也多樣化；另一方面由于檔案管理軟件的開發(fā)和利用，各類檔案信息能夠被快速整合，使信息資源能夠形成智能化的搜集、查詢、檢索功能。由此看出，高校檔案的信息化是網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境驅(qū)動(dòng)下促成的，也創(chuàng)造了改變檔案管理傳統(tǒng)職能的條件，使檔案信息能夠作為資源真正有效地為用戶所用，發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

二、高校檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的路徑

1.樹立信息化檔案管理理念

自網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及以來，檔案管理信息化工作從起步到發(fā)展已歷經(jīng)若干年，但很多高校的檔案管理信息化工作仍停留在起步階段，僅僅將紙質(zhì)檔案掃描、建電子文檔目錄，并歸類、建檔和保存。從高校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)到一線的檔案工作者，大多對(duì)信息化背景下檔案管理的特點(diǎn)、要求和發(fā)展趨勢(shì)不了解，或理解不深。原因是多方面的：一是檔案工作非教學(xué)一線，長期不受高校領(lǐng)導(dǎo)層的重視，檔案部門缺少專業(yè)人才，尤其是掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才；二是檔案工作缺少硬件和軟件投入。檔案管理的信息化需要先進(jìn)的硬件設(shè)備，也需要開發(fā)運(yùn)作一套檔案資料收集、儲(chǔ)存、查詢、使用的軟件系統(tǒng)，并能與各網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)兼容，但學(xué)校在這方面的資金使用較少。三是是檔案管理信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要長時(shí)期人力、物力的不懈投入，一方面應(yīng)對(duì)舊有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化處理，需要耗費(fèi)大量的人工;另一方面，高校檔案信息涵蓋高校的各項(xiàng)工作，其信息化工程的建構(gòu)和運(yùn)行需要各部門全力配合，這會(huì)增加很多工作量，這些基礎(chǔ)工作在實(shí)踐中推行起來會(huì)遇到較大的阻力和困難?？傊瑱n案管理信息化之所以受阻，與高校缺乏檔案管理信息化理念有很大關(guān)系。因此，在高校檔案工作的變革過程中，有關(guān)部門人員要更新檔案管理理念，樹立先進(jìn)的現(xiàn)代化管理理念，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要作用，增強(qiáng)動(dòng)力和決心，改變現(xiàn)有陳舊的管理方式，自覺適應(yīng)信息化檔案管理的要求。

2.強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，購買各類硬件，如功能齊全的計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等硬件設(shè)備，專業(yè)的檔案資源開發(fā)等軟件系統(tǒng)，為高校檔案的信息化管理和檔案資源的開發(fā)利用提供物質(zhì)保障。其次，加快對(duì)舊有檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理的速度。利用掃描等技術(shù)，把以紙質(zhì)等為介質(zhì)的文字、圖片、影像等信息盡可能轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，這既是對(duì)傳統(tǒng)檔案資源的搶救式保護(hù)，也能夠充分發(fā)揮其效用。此外，對(duì)于直接轉(zhuǎn)化的電子文檔，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)資源的多渠道收集和整理，整合各類信息資源，并科學(xué)分類歸檔。第三，建立檔案數(shù)據(jù)庫。為保證檔案管理的系統(tǒng)性和完整性，檔案部門應(yīng)科學(xué)分類各種電子檔案資源，逐步完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并能夠與網(wǎng)絡(luò)兼容，滿足用戶的需求。只有建立通用型、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，才能借助網(wǎng)絡(luò)，對(duì)數(shù)據(jù)庫資源進(jìn)行采集，實(shí)現(xiàn)資源共享。在建立數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，開發(fā)檔案信息檢索系統(tǒng)，使多種檢索方式并存，特別是增強(qiáng)人機(jī)交互功能，為用戶提供多種檢索工具，能夠使用戶自主選擇關(guān)鍵詞、檢索方式。而實(shí)現(xiàn)這些功能的前提是，應(yīng)采用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證各項(xiàng)功能具有兼容性，為與外界保持暢通無阻的交流和升級(jí)換代打下基礎(chǔ)。此外，檔案信息資源具有不同級(jí)別的保密性，應(yīng)利用防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，做好安全防護(hù)。

3.加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)

除了加強(qiáng)硬件、軟件的投入和建設(shè)外，檔案日常的信息化管理還需要一套科學(xué)配套的制度和運(yùn)行機(jī)制。一是應(yīng)將檔案管理納入高校信息化發(fā)展規(guī)劃中，成為高校信息化發(fā)展的重要內(nèi)容。為此，檔案部門應(yīng)與其他各部門密切合作，對(duì)檔案管理系統(tǒng)中電子檔案目錄與紙質(zhì)檔案原文統(tǒng)一化管理。二是檔案部門要按照信息化管理的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理流程、制度等給予徹底改造，“對(duì)檔案的收集、分類、整理、管理和利用等所有工作流程建立統(tǒng)一的管理?xiàng)l例和操作流程”[3]，使不同類型的檔案文件從掃描、分類、整理、入庫等環(huán)節(jié)都能做到可查可控。三是建立檔案管理的目標(biāo)責(zé)任制。檔案部門應(yīng)根據(jù)本校的實(shí)際，吸收其他院校建檔經(jīng)驗(yàn)，建立一套符合本校實(shí)際的檔案管理目標(biāo)責(zé)任制度，層層落實(shí)到每個(gè)人，使檔案管理信息化建設(shè)能夠按步驟、有計(jì)劃有條不紊地向前推進(jìn)。四是建立檔案信息共享平臺(tái)。為了增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能，更好地服務(wù)高校各項(xiàng)工作，檔案部門在做好檔案資料數(shù)字化的同時(shí)，應(yīng)與高校黨政管理、教務(wù)、科研、圖書館等辦公系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，“構(gòu)建起一站到位的檔案信息服務(wù)，加強(qiáng)檔案信息資源的互操作，改善各部門嚴(yán)重分離的現(xiàn)象”[4]，使檔案信息能夠讓全校各部門人員查閱使用，并不斷優(yōu)化，使用戶獲得更好的體驗(yàn)。五是制定檔案安全管理制度，做好安全防護(hù)建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)完整嚴(yán)密的安全保護(hù)體系，對(duì)檔案的提取利用有一個(gè)規(guī)范可靠的流程，例如，對(duì)電子文檔定期備份制度、保密制度，檔案信息使用登記制度，并建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和檔案泄露違規(guī)使用等的處理機(jī)制，最大程度確保檔案的安全。

4.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)是較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要具有扎實(shí)豐富的檔案專業(yè)知識(shí)以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的人才。當(dāng)前高校檔案管理人員除了總體數(shù)量不足外，還存在專業(yè)性不強(qiáng)、缺乏檔案工作創(chuàng)新意識(shí)、管理理念陳舊等問題。這是由于高校中從事檔案管理工作的人員年齡偏大，專業(yè)知識(shí)不足，特別是不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作檔案管理軟件，而只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作，例如將檔案目錄錄入管理系統(tǒng)，在服務(wù)用戶過程中，可進(jìn)行簡(jiǎn)單的目錄檢索，但對(duì)較為復(fù)雜的技能掌握起來較為困難。雖然許多高校已經(jīng)開始檔案信息的數(shù)字化管理，但遇到很多技術(shù)難題，現(xiàn)有工作人員無法解決，因此而陷入停滯。可見專業(yè)化的檔案管理人才匱乏，成為高校檔案管理信息化發(fā)展的最大障礙。為此，應(yīng)從提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)入手，盡快培養(yǎng)一支適應(yīng)檔案信息化管理的人才隊(duì)伍。一是現(xiàn)有的檔案管理者要注重檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和更新，積極了解檔案管理專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)創(chuàng)新動(dòng)態(tài)，掌握檔案學(xué)科的新理論新知識(shí)，不斷提升工作質(zhì)量，并以開放的心態(tài)學(xué)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。二是在高校成立專門的信息化管理部門，由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才組成，負(fù)責(zé)全校包括檔案管理在內(nèi)的信息化工作，隨時(shí)為檔案信息化管理的技術(shù)提供支持。另外要有針對(duì)性地引進(jìn)檔案管理復(fù)合型人才，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，開展檔案管理數(shù)字化方面的技術(shù)科研攻關(guān)，解決檔案資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)際問題，創(chuàng)新使用管理新模式。三是強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，全面提升服務(wù)水平。檔案管理的信息化逐漸把檔案管理人員從繁瑣枯燥的手工建檔、歸檔操作中解放出來，大大提高了工作效率，與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用戶對(duì)檔案索取使用的方式趨于多元和個(gè)性化，這又給工作人員提出了新挑戰(zhàn)，即如何滿足用戶的需求，不斷創(chuàng)新新模式、新方法，同時(shí)要保證檔案使用過程中的安全，成為檔案管理工作的新課題。因而，高校檔案管理工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變固有檔案管理保管員的角色和思維，將工作重心轉(zhuǎn)到服務(wù)師生、服務(wù)用戶上來，“探索基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的信息工作的新路子，針對(duì)高校檔案利用者的需求提供全程性、全方位的信息服務(wù)”，[5]特別是提供更多更優(yōu)的方式方法，使其能夠獲取更加豐富多樣的檔案信息內(nèi)容。