論事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

摘要：檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，但是目前事業(yè)單位所采取的檔案管理形式，并不能夠滿足實(shí)際的管理需要，與當(dāng)今時(shí)代信息化進(jìn)程不符。因此，開展事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作，是事業(yè)單位在新時(shí)期面臨的重要挑戰(zhàn)?；诖?，本文針對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的推進(jìn)提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

中圖分類號：D630.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-2177（2021）22-0054-03

0 引言

目前我國大部分事業(yè)單位采用的仍然是傳統(tǒng)的儲(chǔ)存模式，部分事業(yè)單位雖然采用了信息技術(shù)對于檔案信息進(jìn)行管理，但是儲(chǔ)存平臺(tái)中還只是具備儲(chǔ)存和提取功能，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會(huì)對于檔案信息管理的實(shí)際需要。因此，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新需要相關(guān)部門進(jìn)一步開展創(chuàng)新改革。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位相關(guān)部門缺乏創(chuàng)新意識

目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)程較為緩慢的根本原因是事業(yè)單位的管理人員對于檔案管理部門的重視程度不夠，導(dǎo)致各部門在與管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和工作時(shí)配合程度較低，檔案管理部門主要都是在配合其他部門進(jìn)行工作。除此之外，檔案管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)的管理方法，并沒有考慮到檔案管理工作的數(shù)據(jù)信息對于事業(yè)單位發(fā)展起到的重要意義，沒有真正地認(rèn)清檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中所占據(jù)的重要地位。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國社會(huì)的主要管理形式已經(jīng)以信息化為主，然而事業(yè)單位的檔案管理工作仍然沒有將與計(jì)算機(jī)運(yùn)用在檔案管理工作中。導(dǎo)致很多管理設(shè)備較為落后，并且所使用的軟件平臺(tái)系統(tǒng)操作流程復(fù)雜，功能缺失，無法承載事業(yè)單位所管理的大量檔案信息，導(dǎo)致工作人員在查詢資料時(shí)較為混亂，不能對信息進(jìn)行合理的梳理工作。不僅影響了檔案管理部門自身的工作效率，對于其他需要進(jìn)行檔案協(xié)調(diào)的部門來說，也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。由于檔案自身具有一定的時(shí)效性，然而我國事業(yè)單位在進(jìn)行紙質(zhì)檔案信息管理時(shí)，所采用的排序方式以及空間、時(shí)間都沒有進(jìn)行合理的安排，也沒有對后續(xù)的維護(hù)工作投入相應(yīng)的費(fèi)用，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作人員缺乏相關(guān)的工作技能，不能適應(yīng)當(dāng)前改革的需要[1]。

1.2 檔案保管制度不夠完善

基于其他領(lǐng)域的檔案管理環(huán)境來說，事業(yè)單位所采用的傳統(tǒng)管理模式，利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息管理的方式是較為陳舊的。雖然有很多事業(yè)單位都在檔案儲(chǔ)存的過程中做了大量的功課，并且尋找了一定的解決辦法，但是仍然會(huì)由于資金短缺和檔案儲(chǔ)存空間的過大等因素，導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理模式并不能夠滿足事業(yè)單位檔案信息管理的需求。

隨著信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐步被相應(yīng)管理人員所重視。但由于我國信息化技術(shù)整體起步較晚，事業(yè)單位在當(dāng)前檔案管理工作時(shí)，對于信息化技術(shù)的應(yīng)用還不是十分熟練，進(jìn)行改革創(chuàng)新時(shí)并沒有設(shè)置出統(tǒng)一、規(guī)范的制度要求。由于原本的儲(chǔ)存環(huán)境較差，很多事業(yè)單位的檔案編碼混亂，甚至檔案室中還存儲(chǔ)了一些其他的信息和雜物，導(dǎo)致檔案管理工作的改革進(jìn)程十分緩慢，基礎(chǔ)設(shè)施也存在著較大的漏洞，很難保證信息的完整性。

1.3 工作人員的專業(yè)技能水平較低

新時(shí)期的檔案管理工作離不開信息化技術(shù)的應(yīng)用，為了使工作人員更好地適應(yīng)檔案管理的改革方向，工作人員必須要具備良好的業(yè)務(wù)能力，才能夠真正的適應(yīng)改革、推進(jìn)改革。但是，根據(jù)事業(yè)單位目前的實(shí)際情況來看，很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是從其他部門借調(diào)過來的，并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練，甚至部分人員僅僅是兼職檔案管理工作。這就造成很多檔案管理人員在背負(fù)著自身工作量的同時(shí)還要進(jìn)行額外的檔案管理工作，導(dǎo)致工作人員在工作的過程中，只是以完成任務(wù)為最終目標(biāo)，并不會(huì)思考檔案管理工作對于各部門協(xié)調(diào)合作的重要意義[2]。同時(shí)，借調(diào)的方式也導(dǎo)致了檔案管理部門的人員流動(dòng)性較大，使檔案管理缺乏穩(wěn)定性和長期性。整體來說，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對于檔案管理工作有十分不利的影響。由于檔案管理工作會(huì)與大量的數(shù)據(jù)信息打交道，檔案管理的水平與工作人員如何進(jìn)行文檔歸類、如何分辨檔案的有效期限、如何將文件進(jìn)行歸檔，都有著十分密切的聯(lián)系。檔案工作人員沒有經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)，很難及時(shí)地將檔案文件交底和歸檔，同時(shí)工作人員自身對于這種行為也沒有足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作的改革推進(jìn)十分艱難。

1.4 檔案管理數(shù)字化水平較低

檔案管理工作的信息化改革并不是簡單的利用數(shù)字平臺(tái)對檔案信息行儲(chǔ)存，要將數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分類和分析。在工作人員進(jìn)行查找時(shí)，可以按照一定的方式快速查找出自己所需要的資料。在錄入的過程中，也要盡可能采用自動(dòng)化的錄入形式，自動(dòng)的對于文檔進(jìn)行分類。

當(dāng)前，我國事業(yè)單位的檔案管理模式即便運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，整體來說也是較為落后的，并沒有將新鮮的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理中。自動(dòng)化平臺(tái)的建立，需要事業(yè)單位投入一定的資金，建立起符合本單位情況的管理平臺(tái)。很多事業(yè)單位并沒有對檔案管理工作起到足夠的重視，對于信息化平臺(tái)的建立并不積極。導(dǎo)致檔案管理部門缺乏投入資金，始終不能應(yīng)用最新的平臺(tái)系統(tǒng)。除此之外，現(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位都沒有建立完整的檔案資源共享平臺(tái)，各級事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)之間存在明顯的信息孤島問題，需要調(diào)取相關(guān)檔案資料時(shí)總是要經(jīng)歷一系列的繁瑣過程，這不但會(huì)給檔案管理服務(wù)能力的強(qiáng)化造成不利影響，也會(huì)降低事業(yè)單位體系整體工作運(yùn)行效率，從而阻礙事業(yè)單位順利實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新改革目標(biāo)。

1.5 缺乏有效的檔案管理測評機(jī)制

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是一項(xiàng)長期性的改革任務(wù)，各單位想要實(shí)現(xiàn)理想的檔案管理創(chuàng)新成果，有效的檔案管理測評機(jī)制是不可或缺的。但是就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的實(shí)際情況來看，大多數(shù)單位都忽略了建立測評機(jī)制的重要性和必要性，致使檔案管理創(chuàng)新的有效性難以充分彰顯出來，阻礙著事業(yè)單位檔案管理體系的進(jìn)一步完善和發(fā)展。首先，部分事業(yè)單位并沒有針對檔案管理工作制定相對應(yīng)的管理方案測評制度，管理方案從編制到實(shí)行都未經(jīng)過科學(xué)的評估和檢測，在這種條件下，檔案管理方案的合理性和有效性是難以得到保障的，相關(guān)人員也無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新過程中存在的疏漏和弊端，從而降低事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展質(zhì)量。其次，部分事業(yè)單位雖然初步建立檔案管理測評機(jī)制，但是測評指標(biāo)較為單一，無法全面考量檔案管理方案的實(shí)施效果，這樣一方面會(huì)削弱相關(guān)人員對檔案管理創(chuàng)新決策的執(zhí)行力度，另一方面也可能導(dǎo)致檔案管理測評工作流于形式，從而阻礙事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的常態(tài)化開展。

2 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的具體措施

2.1 加強(qiáng)工作人員的重視程度

事業(yè)單位中任何一個(gè)工作部門都需要與檔案管理部門進(jìn)行工作上的協(xié)調(diào)和配合，因此檔案管理工作的創(chuàng)新改革不僅僅是檔案管理部門一個(gè)部門的事情[3]。事業(yè)單位的管理人員要加強(qiáng)對檔案管理工作創(chuàng)新的意識，從自身出發(fā)，積極的推動(dòng)其他部門與檔案管理部門的協(xié)調(diào)與配合，支持檔案管理部門的創(chuàng)新改革工作。除此之外，事業(yè)單位的管理人員還要定期地尋找專業(yè)人士對于本單位的工作人員進(jìn)行檔案信息管理技術(shù)的普及，讓員工了解檔案信息管理對于本單位和其他部門發(fā)展的重要性，只有這樣才能夠真正地加強(qiáng)員工對于檔案管理的重視程度。為了檔案管理可以更加精確，各部門之間要制定相應(yīng)的管理權(quán)限。部分管理部門可以調(diào)取更多的檔案信息資料，而其他部門只能夠?qū)^為初級的資料進(jìn)行查閱。這樣可以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的分類和安全性，方便明確各部門的責(zé)任制度。在出現(xiàn)問題時(shí)，可以快速地尋找到相關(guān)部門和相關(guān)的工作人員，盡快制定解決方案，對工作內(nèi)容進(jìn)行改善。

2.2 建立數(shù)字化的檔案管理制度

根據(jù)我國事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際情況的分析，可以發(fā)現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理工作急需進(jìn)行創(chuàng)新改革。數(shù)字化的檔案管理模式與我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的需求相符合，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化是開展我國事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。建立數(shù)字化的檔案管理模式，主要是指通過硬件和軟件設(shè)備的更新將掃描技術(shù)、平臺(tái)認(rèn)證技術(shù)、信息管理系統(tǒng)及其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種信息技術(shù)結(jié)合到一起，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為新型的電子檔案。這樣的方式不僅能夠提高檔案管理工作的提取效率，同時(shí)還可以更好的對檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和備份，不需要占用過大的空間，減少了工作人員整理檔案信息的難度，提高了工作人員的工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)[4]。

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中缺乏完善的檔案資源共享平臺(tái)，引發(fā)各級事業(yè)單位檔案信息調(diào)取麻煩、流通困難等問題，這些問題如果得不到妥善的解決，不但會(huì)影響事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理制度的建設(shè)和完善，而且對事業(yè)單位體系整體的改革發(fā)展步伐也會(huì)被拖慢。基于此，在新時(shí)期的檔案管理工作中，各級事業(yè)單位應(yīng)樹立明確的檔案資源共享導(dǎo)向，在建立數(shù)字化檔案管理制度時(shí)重點(diǎn)搭建資源共享平臺(tái)，一方面可以改善各級事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的相互封閉局面，使檔案資料的提取和流通更加高速便捷，另一方面也能顯著促進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，從而達(dá)成理想的檔案管理創(chuàng)新改革目標(biāo)。首先，各級事業(yè)單位在建立數(shù)字化檔案管理制度過程中，應(yīng)該增加與檔案資源共享管理的相關(guān)內(nèi)容，這樣不但可以進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理數(shù)字化制度，也能為檔案資源共享平臺(tái)的順利運(yùn)行創(chuàng)造有利的先決條件。其次，事業(yè)單位還應(yīng)該增加檔案管理資源共享平臺(tái)建設(shè)的資金投入，保障硬件設(shè)施和軟件技術(shù)的先進(jìn)性和成熟度，這樣不僅可以完善檔案管理數(shù)字化以及資源共享平臺(tái)建設(shè)的物質(zhì)條件，也能延長檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的使用周期，從而使事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新著眼于中長期發(fā)展，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理改革成果。除此之外，利用信息化管理技術(shù)還可以有效地對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為事業(yè)單位的決策提出合理的建議，進(jìn)一步為事業(yè)單位的未來發(fā)展做出保障。

2.3 加強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全保護(hù)

數(shù)字化檔案管理模式對于檔案管理工作的具體內(nèi)容和方式都產(chǎn)生了較大的改變，能夠?qū)嶋H的提高檔案管理工作的質(zhì)量，減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化，對于檔案管理形式進(jìn)行了創(chuàng)新。但是，對于我國事業(yè)單位的實(shí)際情況來說，制度不合理和檔案管理部門的規(guī)劃不夠全面很容易導(dǎo)致檔案管理工作產(chǎn)生人力資源配置不合理的情況，在進(jìn)行數(shù)字化過程中導(dǎo)致檔案管理工作人員會(huì)更加依賴檔里自動(dòng)化的操作模式，選擇采用系統(tǒng)的自動(dòng)存取方式開展工作，這對于檔案管理工作的安全性能有極高的要求。

事業(yè)單位不同于其他的企業(yè)單位，所儲(chǔ)存的檔案內(nèi)容也不僅僅是員工的個(gè)人信息，還包括事業(yè)單位的歷史發(fā)展進(jìn)程。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的保密工作是十分重要的。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，事業(yè)單位要根據(jù)國家相應(yīng)法律法規(guī)對檔案的儲(chǔ)存地點(diǎn)進(jìn)行慎重的選擇，門窗進(jìn)行相應(yīng)的加密處理，防止偷盜的情況產(chǎn)生。對于可以進(jìn)出檔案室的工作人員也要進(jìn)行嚴(yán)格管理。同時(shí)，在所采用的信息平臺(tái)上也要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，對于電子檔案信息進(jìn)行加密處理，這種形式可以有效地提高我國事業(yè)單位檔案管理工作的保密程度。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

信息化改革的推進(jìn)離不開相應(yīng)的專業(yè)人員，只有真正熟悉了信息化管理方式，才能夠有效地將數(shù)據(jù)信息的利用價(jià)值擴(kuò)展到最大化。這要求事業(yè)單位對于工作人員要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，加大投資力度，保證在職的檔案管理人員具備相應(yīng)的管理水平，可以熟練的應(yīng)用管理系統(tǒng)[5]。除此之外，在進(jìn)行人才選拔時(shí)事業(yè)單位也要更加具有針對性，選擇檔案管理專業(yè)的人才并且根據(jù)實(shí)際的工作情況為工作人員安排合適的崗位，優(yōu)化檔案管理工作的人員配置，培養(yǎng)出更加專業(yè)的人才，為事業(yè)單位的檔案管理工作做出有效的貢獻(xiàn)。

2.5 建立科學(xué)有效的檔案管理測評機(jī)制

測評是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)，測評機(jī)制的有效性不僅關(guān)乎檔案管理工作效率，也直接決定著事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新最終的實(shí)踐質(zhì)量。鑒于當(dāng)前事業(yè)單位缺乏有效檔案管理測評機(jī)制的問題，各單位應(yīng)該著手建立科學(xué)、完善的檔案管理測評機(jī)制，一方面可以把握檔案管理創(chuàng)新改革工作的關(guān)鍵點(diǎn)，另一方面也能切實(shí)增強(qiáng)相關(guān)人員對檔案管理創(chuàng)新決策的執(zhí)行效力，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理體系的長足穩(wěn)健發(fā)展。首先，事業(yè)單位應(yīng)該針對檔案管理方案制定相匹配的測評制度，細(xì)化分解檔案管理方案從編制、實(shí)行到評價(jià)的各個(gè)環(huán)節(jié)，幫助人員了解測評的目的、作用以及掌握正確的測評方法，將有效測評貫穿檔案管理工作全過程，從而確保事業(yè)單位檔案管理方案的創(chuàng)新性和實(shí)效性。其次，事業(yè)單位還應(yīng)該擴(kuò)展檔案管理方案測評指標(biāo)，除了方案本身，檔案管理人員和使用者也要納入測評指標(biāo)體系，這樣不但可以全面考量檔案管理方案的實(shí)踐價(jià)值，也能使事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作效率產(chǎn)生突破性提高。

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（責(zé)編：陳靜姝）

作者簡介：李立（1967—），女，山東濰坊人，大專，助理館員，研究方向：檔案管理。