淺談檔案管理中存在的問題與對策

江波

【摘 要】檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持;同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;問題;對策

現(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

檔案管理作為一項(xiàng)包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的系列性業(yè)務(wù)活動(dòng)，其開展需要健全的制度作保障。但是，長期以來，由于受檔案管理工作不被重視以及檔案管理工作者對檔案管理工作認(rèn)識不到位等因素的影響，致使很多檔案在收集、保管、保護(hù)、借閱以及保密等方面沒有建立健全的檔案管理制度，或建立了制度卻不能在實(shí)踐工作中得以落實(shí)，導(dǎo)致制度流于形式化，從而出現(xiàn)檔案管理人員不及時(shí)整理相關(guān)檔案資料、不辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)等不良現(xiàn)象，致使檔案資料的丟失，嚴(yán)重?fù)p害檔案資料的利用價(jià)值。

（二）檔案管理設(shè)備不齊全

近年來，隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中的普遍應(yīng)用，促使管理方法和方式發(fā)生了很大的改變，但是現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理工作中的應(yīng)用程度仍比較低。一些檔案管理部門沒有配置足夠的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的管理方法和方式，比如：手工收集、手工檢索等，使檔案在管理過程中出現(xiàn)信息量小、耗費(fèi)時(shí)間長、檢索效率低、檔案利用率不高等不良現(xiàn)象，使檔案管理工作不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展形勢。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案管理工作要求檔案管理人員不僅應(yīng)有過硬的專業(yè)知識，而且要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。但是，由于受重視程度不夠、資金投入不足等因素的影響，我國檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。部分檔案管理部門人員老化現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致部分檔案管理人員在工作中不思進(jìn)取，不能緊跟時(shí)代潮流學(xué)習(xí)新知識、新方法、新技能，在工作中仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，甚至不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作的效率大為降低。

二、檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率。

（二）健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。

（三）改進(jìn)和完善檔案功能

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留;二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

（四）采用信息化管理手段

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。

（五）做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊密聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。