關(guān)于政府無紙化辦公方面推進(jìn)的感思

孔 雷

（南京市鼓樓區(qū)政府辦 江蘇南京 210008）

進(jìn)入信息時代以來，政府無紙化辦公的普及與應(yīng)用越來越多，一定程度上體現(xiàn)出了綠色辦公、節(jié)能減排、政務(wù)高效的諸多優(yōu)勢。

概念

狹義來說，無紙化辦公是利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公的活動，它改變了過去用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理的傳統(tǒng)方式，是現(xiàn)代辦公工具信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的重要方向。

無紙化辦公，是隨著黨政機(jī)關(guān)信息化的發(fā)展而發(fā)展，在無紙化辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)是三個最基本的要素。經(jīng)過多年的發(fā)展、推進(jìn)，政府的“辦公自動化”“OA 協(xié)同辦公”“協(xié)同管理”“多維智能管理”等從軟件到觀念上都在不斷的演進(jìn)，形成了現(xiàn)在的面向各個行業(yè)不同方式的無紙化辦公方式。

在政府部門推進(jìn)無紙化辦公的實(shí)際意義

無紙化辦公是建立在辦公自動化基礎(chǔ)上的節(jié)約型、高效型的辦公方式，推行無紙化辦公對于構(gòu)建節(jié)約型機(jī)關(guān)、實(shí)現(xiàn)節(jié)能減排來講，現(xiàn)實(shí)意義是重大的。

在各級黨政機(jī)關(guān)全面推行“無紙化辦公”，不僅提高了黨政機(jī)關(guān)的工作效率，節(jié)省了辦公資源，也使黨政機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)有所改善，給黨政機(jī)關(guān)的工作注入了生機(jī)與活力。具體而言：①使用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高，原來需要到處寄送的文件，如非涉密的發(fā)文、會議通知、政務(wù)信息等由通訊員遞送各個部門，效率很低，現(xiàn)在只要手指一摁，幾十份通知瞬間就發(fā)出去了，實(shí)現(xiàn)了文件的快速傳遞，也保證了時效性。②無紙化辦公最顯著的特點(diǎn)就是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行電子文件的傳送，這不僅減少了紙質(zhì)文件的印刷，同時也縮減了紙質(zhì)文傳遞過程中所需的人力、物力和財(cái)力。黨政機(jī)關(guān)推行無紙化辦公，響應(yīng)了黨中央關(guān)于創(chuàng)建節(jié)約型社會、節(jié)約型政府的號召。

進(jìn)一步推進(jìn)政府無紙化辦公的建議

推進(jìn)無紙化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，是政府機(jī)關(guān)政策性和技術(shù)性很強(qiáng)的工程，各級領(lǐng)導(dǎo)干部要提高認(rèn)識，帶頭學(xué)習(xí)、帶頭使用，促進(jìn)無紙化辦公工作的順利開展。此外，建議：

不斷健全制度，確保安全常態(tài)化。根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和我國的《電子簽名法》《檔案法》等的規(guī)定，對照本級政府機(jī)關(guān)在無紙化辦公制度、方式、管理、實(shí)施上面的辦法，查找漏洞，完善管理制度，明晰權(quán)責(zé)，做好體系的完善。①要不斷完善自身的無紙化辦公管理制度，不但要控制文件傳輸上的風(fēng)險(xiǎn)，還要做到責(zé)任具體化，不斷的完善無紙化辦公體系，形成對信息的有效監(jiān)管。既要保證政府辦公的信息化安全，又要使信息暢通，確保無紙化辦公落到實(shí)效。②強(qiáng)化安全管理，規(guī)范身份認(rèn)證、權(quán)限管理、系統(tǒng)準(zhǔn)入等制度，規(guī)范上報(bào)和下行文檔電子印章的使用，確保用戶身份的唯一性和辦公的痕跡唯一性，確保文件使用和傳遞的合法性。同時，重點(diǎn)對涉密文件進(jìn)行管理，不適合無紙化辦公的要嚴(yán)格按照涉密文件辦理手續(xù)進(jìn)行。不論任何公文數(shù)據(jù)，系統(tǒng)必須確保其安全，以防止由于硬件的偶然故障、人為損壞所引起的數(shù)據(jù)丟失。為確保數(shù)據(jù)安全，做好數(shù)據(jù)備份工作也是至關(guān)重要的。

加大建設(shè)投入，加快公文處理自動化與標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。①無紙化辦公需要以資金、人力物力、先進(jìn)的技術(shù)等為支撐。不但要做到軟件上的更新，還要在各級機(jī)關(guān)做好硬件上的更新，因此要加大信息、通信、計(jì)算機(jī)上的投入，以確保信息系統(tǒng)的順利運(yùn)行和無紙化辦公通道的順暢。②加快公文處理自動化與標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。電子公文處理的自動化、智能化離不開公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化，如公文格式標(biāo)準(zhǔn)、電子公文處理標(biāo)準(zhǔn)、電子公文交換格式標(biāo)準(zhǔn)、電子公文處理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。按照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)，在電子公文處理系統(tǒng)中可自動生成行政機(jī)關(guān)各個文種的格式，可自動生成公文格式要素的位置、字體、字號，可自動標(biāo)引主題詞，還可自動按規(guī)范化的順序排列主送、抄送單位等。根據(jù)公文處理標(biāo)準(zhǔn)，在電子公文處理系統(tǒng)中可設(shè)置辦理時限、到時催辦、來文提示、急件提醒、退文警示等，在辦文中可調(diào)閱相關(guān)的信息資料，輔助公文寫作，可實(shí)現(xiàn)自動校對、自動編寫公文摘要等。

實(shí)現(xiàn)全面無紙化協(xié)同辦公，推動政府業(yè)務(wù)工作不斷向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。無紙化辦公不止是會議無紙化，應(yīng)該充分依托政務(wù)外網(wǎng)、黨政機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)、無紙化辦公辦會平臺、視聯(lián)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)等數(shù)字化應(yīng)用平臺，全面推行公文流轉(zhuǎn)的全流程電子化，包括信息報(bào)送、會議資料管理、提案辦理等工作流程。隨著無紙化辦公的推進(jìn)，“掌上辦公”也能輕松實(shí)現(xiàn)。即使領(lǐng)導(dǎo)干部、相關(guān)人員在外走訪、出差，也可以隨時隨地把我們要處理的一些公文進(jìn)行現(xiàn)場辦公，移動辦公，大大提高行政辦事的效率，為服務(wù)老百姓提供了一個更快捷的路徑。

加大宣傳培訓(xùn)指導(dǎo)力度，建立監(jiān)督管理長效機(jī)制。①推行無紙化辦公是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及單位廣、人員多，要采取有效形式加大宣傳、培訓(xùn)和指導(dǎo)，做好常規(guī)性的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、信息下載、傳遞，保障網(wǎng)絡(luò)的暢通；要定期組織對文件接收情況的檢查和通報(bào)，實(shí)現(xiàn)文件及時傳送、及時收閱、及時處理，做到不誤時、不誤事。②各級各部門主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，并明確分管責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任辦事機(jī)構(gòu)、責(zé)任人員，確保把此項(xiàng)工作落到實(shí)處；將無紙化辦文列入機(jī)關(guān)單位年度考核項(xiàng)目，縣政府辦要對網(wǎng)上公文傳輸進(jìn)行檢查督導(dǎo)，確保無紙化辦文的穩(wěn)步實(shí)施。

總之，實(shí)行無紙化辦公，既可以提高工作效率，也有利于減少資源的消耗。今后，為了規(guī)范管理無紙化辦公，各級政府、各部門還應(yīng)加快制定關(guān)于無紙化辦公的相應(yīng)制度，確保無紙化辦公在本地黨政機(jī)關(guān)得到更好的推廣、應(yīng)用。