檔案庫房安全管理改造建設(shè)分析

宋麗娟

【摘要】本文立足于檔案庫房安全管理現(xiàn)狀，挖掘庫房建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度等方面存在的問題，并提出科學可行的改造措施。力求通過科學設(shè)計庫房、加強硬件設(shè)施建設(shè)、健全安全管理制度等方式，從防火、防光、防塵、溫控等方面著手改造，可有效改善庫房原本環(huán)境，提高檔案資源安全管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】檔案庫房;安全管理;建筑改造? ? ?【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.36.047

檔案庫房作為檔案資料存儲和管理的主要場所，可為檔案信息安全提供基本保障。近年來，社會經(jīng)濟迅速發(fā)展，庫房內(nèi)存儲的檔案資料類型更加豐富、數(shù)量增加、使用頻率也隨之提高。但在注重檔案利用的同時，庫房建設(shè)與安全管理常常被忽視，導致許多不良后果發(fā)展。對此，管理者應(yīng)深刻意識到庫房安全管理與改造的價值，根據(jù)安全管理現(xiàn)狀，明確改造需求與內(nèi)容，從庫房設(shè)計、安保設(shè)施、管理制度等方面著手進行優(yōu)化改造，及時糾正錯誤，填補漏洞，使檔案安全得到切實保障。

1、檔案庫房安全管理現(xiàn)狀

1.1庫房建設(shè)或使用不規(guī)范

部分檔案庫房受經(jīng)濟條件、地理位置等因素約束，在建設(shè)初期沒有嚴格按照相關(guān)標準修建，多以普通辦公用房標準進行建設(shè)。近年來，隨著檔案數(shù)量逐漸增加、安全管理意識提升，原本庫房的容量、安保能力逐漸無法符合新需求，加上日常使用不規(guī)范，存在許多安全隱患，主要體現(xiàn)在：沒有對庫房墻體進行加厚和隔熱處理、庫房與公共閱覽室共用一個出入口，一旦突發(fā)安全事故不利于人員迅速撤離和檔案搶救、庫房內(nèi)部沒有設(shè)置防火分區(qū)，部分庫房內(nèi)堆放雜物，對檔案安全管理帶來極大不利影響。

1.2基礎(chǔ)設(shè)施不完善

許多檔案庫房因長期缺乏資金投入，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，一些硬件設(shè)備設(shè)施老化嚴重，無法滿足當前檔案管理需求，使安全隱患發(fā)生率提升，主要表現(xiàn)為：許多庫房的檔案柜為木質(zhì)材料，潛在隱患較大，且?guī)旆績?nèi)只簡單配備了滅火器，未設(shè)置自動滅火系統(tǒng)、防火防盜報警系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)等等，增加了管理者庫房巡視難度。同時，個別庫房內(nèi)未配備溫濕度控制設(shè)備、空氣凈化器等設(shè)施，庫房整體保管條件較差，進而影響檔案安保質(zhì)量。

1.3管理制度不到位

庫房管理制度的完善與落實有助于檔案安全保障與高效運行。但是，部分庫房存在檔案管理制度不健全、執(zhí)行不到位等情況，在設(shè)備設(shè)施應(yīng)用、庫房巡檢、清掃、人員出入等方面均沒有相應(yīng)的制度規(guī)定，導致設(shè)備使用盲目隨意、效率低下，許多管理工作都沒有嚴格按照規(guī)定實施，非庫房人員也可進入其中，在一定程度上增加了檔案信息泄露與失竊的風險。

2、檔案庫房安全管理改造需求與內(nèi)容

以某市檔案庫房為例，該庫房在1994年建成，庫房總面積200m，共計收納9個類型55個屬類的紙質(zhì)檔案，共計16000余卷，還存儲著3000余盒錄音帶、光盤等等特殊載體檔案。在建設(shè)時單純考慮到承載力問題，忽視了防火、防光、防塵等相關(guān)要求，為后續(xù)檔案保管工作埋下安全隱患。進入新時期后，根據(jù)住建局要求進行安全管理改造，使安保設(shè)施充分滿足檔案管理需求，主要改造需求與內(nèi)容如下。

2.1改造需求

本次改造首先要滿足安全性需求，檔案庫房安全與從業(yè)者安全都要加強重視。檔案庫房應(yīng)設(shè)置獨立的防火分區(qū)，且各區(qū)域劃分清楚，內(nèi)部員工應(yīng)有獨立的進出通道，與其他人員區(qū)別開來。庫房設(shè)計要滿足防火、防塵、溫控等相關(guān)要求，還要做好火災、地震、恐怖襲擊等防范工作，確保檔案與人員安全。同時，還要滿足發(fā)展性需求，為后續(xù)檔案庫房空間拓展留有余地，還要對庫房中部分設(shè)施與功能進行相應(yīng)調(diào)整，使其能夠符合新需求。在有條件的情況下，還應(yīng)盡量減少室內(nèi)承重墻、電力通訊、給排水調(diào)整改造的余地。

2.2改造內(nèi)容

為優(yōu)化庫房內(nèi)部環(huán)境，使其充分滿足相關(guān)管理規(guī)定，需要對以下內(nèi)容進行改造。例如，為滿足溫濕度調(diào)整要求，可通過加強維護結(jié)構(gòu)、減少窗戶面積、安裝外保溫材料等方式實現(xiàn);還可根據(jù)庫房需求更新優(yōu)化新的硬件設(shè)備，如中央空調(diào)、防火報警系統(tǒng)、防塵系統(tǒng)等等，還可引入高科技成果，如通信傳輸設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，使各類信息得到智能高效的處理。

3、檔案庫房安保措施改造有效措施

3.1科學設(shè)計庫房，排除安全隱患

根據(jù)庫房設(shè)計規(guī)定，針對建設(shè)與使用不規(guī)范的庫房進行改造，使其滿足檔案館建設(shè)標準，全面消除和預防安全隱患。針對普通辦公用房改建的庫房，應(yīng)對墻體進行加厚與隔熱處理;通過串通方式改造或者搬遷檔案庫房，增設(shè)備用出入口，便于突發(fā)事件情況下人員緊急撤離，降低檔案損失;針對空間狹窄，檔案架排列密集、無獨立防火分區(qū)的庫房，應(yīng)對庫房空間進行擴建，使其存儲容量增加，并科學分布檔案架，將部分檔案搬遷到更適宜的位置，預留必要的防火分區(qū)，保障庫房檔案安全。此外，還要加強對特殊載體檔案的重視程度，如磁帶、光盤、照片等，這些特殊檔案的存放條件與紙質(zhì)資料不同，對空氣溫濕度、磁場干擾、灰塵等要求極高，在庫房設(shè)計中應(yīng)開辟獨立分區(qū)，專門用于特殊檔案保管，如設(shè)置玻璃架、防磁柜等等，避免此類檔案消磁或受損，最大限度的保障檔案安全。

3.2完善安保設(shè)施，加強硬件改造

為改善辦公環(huán)境，在經(jīng)過專家論證后，針對現(xiàn)有檔案庫房進行擴建，并加大資金在硬件方面的投入，使安保設(shè)施得以完善，涉及到防光、溫控、防火、防塵等方面，力求打造出良好的辦公環(huán)境，延長檔案保管壽命。

3.2.1防光改造

在人類生存環(huán)境中光是不可或缺的因素，但確實檔案資源的大敵。光線對檔案材料造成的破壞具有客觀性，在長期照射下檔案內(nèi)的有機材料變質(zhì)，發(fā)黃變脆、灰塵密集，導致資源受損。對此，可建造無窗庫房，使室內(nèi)溫度、濕度等指標變化幅度變小，該庫房原本窗戶的采光面積為56m，在改造過程中，將6扇窗戶全部用空心磚封閉，為滿足空調(diào)外機安裝需求，只在北側(cè)留一扇窗戶，改造后室內(nèi)進光量不到2m，月均溫停留在20℃左右，相對濕度在50-60%之間。為避免紫外線的危害，庫房將原本的8盞熒光燈全部替換，改為60瓦的白熾燈，且?guī)в蟹辣c隔熱的燈罩，光源于檔案之間的距離超過50cm。雖然無窗庫房的溫濕度同樣受外界溫濕度的影響，但與有窗庫房相比指數(shù)波動較小，能夠始終保持最佳溫濕度，不但有助于紙質(zhì)檔案保護，且對磁性載體、光盤等特殊資料的保護也具有諸多裨益。值得一提的是，此種防光改造可避免有害氣體與灰塵侵入，避免灰塵內(nèi)的霉菌孢子、蟲卵等進入庫房，是預防檔案災害的新手段。

3.2.2溫控改造

據(jù)調(diào)查，檔案庫房溫度最佳范圍為14-20℃，相對濕度在50-60%之間，否則高溫環(huán)境會使耐熱性較差的字跡材料出現(xiàn)油滲擴散情況;高濕度環(huán)境會加速紙張破壞，促進紙纖維膨脹。對此，需要對庫房內(nèi)溫控設(shè)施進行改造，具體措施如下。一是安裝外保溫材料。為改善以往夏熱冬冷情況，可在封閉庫房窗戶的同時安裝外保溫材料，將帶有防火性能的A級巖棉板保溫材料安裝在建筑外墻，減少因墻體導熱對室內(nèi)溫度產(chǎn)生的不良影響;二是替換空調(diào)機。該庫房原本采用立式空調(diào)，但因室內(nèi)檔案架密集，到了夏季空調(diào)的冷風常常被架子遮擋，無法快速降溫。在改造期間，將立式空調(diào)替換為嵌入式中央空調(diào)，風從房間上方吹下，不受架子的遮擋，室溫能夠很快提升或者下降，還帶有除濕功能，在降溫的同時還可控濕。

3.2.3防火改造

眾所周知，火災對檔案庫房帶來的損失是不可挽回的，庫房中大部分檔案為紙質(zhì)材料，還保存著許多磁帶、光盤等，這些都是易燃易熔的材料，做好防火保障十分關(guān)鍵。在改造中，先安裝A級防火保溫門替換原來的木門，再將木質(zhì)檔案柜都換成防火材質(zhì)，不易燃燒，還具有保溫效果;還要對室內(nèi)電路進行檢查和改造，在建筑物頂部設(shè)置避雷裝置。從總體來看，檔案庫房火災的主要源頭為電火，最有效的設(shè)施為氣體滅火裝置。該庫房總面積為200m，大概需要20萬元的改造資金。為節(jié)約投資，在實際改造中可將內(nèi)部普通BV電源線變成BVVZ阻燃電源線，將照明燈替換成具有隔熱、阻燃性能的新型燈具，并將空調(diào)、燈具的控制開關(guān)改裝到走廊的配電箱中，在室外單獨控制室內(nèi)電路，并在室外加設(shè)避雷裝置，使防火改造效果得到進一步提升。

3.2.4防塵改造

灰塵對檔案產(chǎn)生的影響也不容小覷，其作為一種帶棱角的雜質(zhì)，長期堆積在檔案上，在檔案翻閱期間會磨損資料，且具有較強的吸濕性，一些帶灰塵的檔案很容易受潮，灰塵與水分將紙張粘在一起，使檔案顏色逐漸變灰，造成污染。對此，在改造中將原本水泥地面鋪設(shè)陶瓷地磚，地磚選用帶有防塵、耐磨、防靜電材質(zhì);將原本室內(nèi)大白裝飾清理干凈，用防水膩子涂抹三遍后，刷上帶有抗脫落性能的水溶性涂料;北側(cè)預留的小窗戶采用單框三玻隔熱窗，并用聚氨酯發(fā)泡做好窗框與墻體縫隙的填堵。

3.3健全安全管理制度，提高信息化水平

針對部分檔案庫房存在的管理制度不完善、落實不到位、信息化水平低下等問題，可從制度完善、軟件升級兩個角度著手進行改造，具體措施如下。

一方面，完善庫房安全管理制度。根據(jù)檔案管理工作特點與實操情況制定相關(guān)規(guī)定，制度包括出入庫、安全檢查、應(yīng)急預案、衛(wèi)生保潔等多項內(nèi)容，尤其是出入庫管理更是安全管理的重心所在。在制定制度過程中，還要結(jié)合實際加入個性化規(guī)定，例如，庫房通常不允許非工作者進入，但在實際工作中為提高工作效率，一些檔案使用者常常需要進入庫房查閱資料，對此在制度制定中應(yīng)靈活規(guī)定，在保障信息安全的同時，為檔案管理和使用提供更多便利。同時，還要制定日常安全巡檢制度，派遣專人按照制度規(guī)定進行庫房巡檢，包括設(shè)施是被、檔案資源、水路電路等等，將安全隱患消除在“搖籃”里;還應(yīng)完善安全責任制度，對根據(jù)所屬區(qū)域、崗位、職能的不同對員工進行安全責任分配，確保層層落實。

另一方面，升級庫房應(yīng)用軟件，實施現(xiàn)代化安全管理。當前現(xiàn)代化技術(shù)不斷應(yīng)用到檔案管理中，滲透到庫房環(huán)境、安全管理等多方面。現(xiàn)代化管理是由管理軟硬件系統(tǒng)高度協(xié)調(diào)來實現(xiàn)，以管理應(yīng)用系統(tǒng)為核心，在庫房改造期間先要保障管理軟件的安全性，選擇具備安全資質(zhì)的開發(fā)商，對此類軟件進行優(yōu)化升級，并提高系統(tǒng)的可操作性，為檔案管理者的應(yīng)用提供更多便利，全面提高庫房安全管理效率與安全。

結(jié)論：

綜上所述，檔案庫房作為檔案資源存儲與管理的基本場所，可為檔案安全提供基本保障。針對與建設(shè)規(guī)定不符的庫房，應(yīng)積極采取改造措施，從防火、防光、防塵、溫控等方面著手改造，通過科學設(shè)計庫房、加強硬件設(shè)施建設(shè)、健全安全管理制度等方式，使庫房原本環(huán)境得到明顯改善，有效預防和避免安全隱患的發(fā)生，全面提高安全管理質(zhì)量和效率，使檔案與從業(yè)者安全得到切實保障。

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