淺談醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境及措施

吳立國(guó)

（青州市人民醫(yī)院，山東 青州 262500）

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案當(dāng)中包含部分物資的價(jià)格，采購信息及使用情況，醫(yī)院的收支明細(xì)進(jìn)行分類管理并錄入財(cái)務(wù)檔案。通過財(cái)務(wù)檔案管理上的優(yōu)化，可以讓醫(yī)院更為合理地實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)規(guī)劃，提升工作效率，為患者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理面臨的困境

1.管理流程難完善

醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理往往需要完善的管理流程，而大多數(shù)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)，管理流程仍然存在需要補(bǔ)充和豐富的環(huán)節(jié)。而且醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理師要完善流程，還需要根據(jù)實(shí)際的物資使用情況和人員工作安排來進(jìn)行管理流程的優(yōu)化需要通過大量的數(shù)據(jù)調(diào)查和分析，拿出行之有效的流程優(yōu)化方案，才能讓管理流程上的改動(dòng)為完善管理流程助力，而不會(huì)弄巧成拙。

2.信息核實(shí)難度大

在財(cái)務(wù)檔案登記及管理的過程中，信息核實(shí)是非常重要的一環(huán)，確保得到的檔案信息是真實(shí)有效的，能夠?qū)⑿畔⒙鋵?shí)到以每筆財(cái)務(wù)收支和每批醫(yī)用物資上。但實(shí)際工作中信息核實(shí)的難度是非常大的，很多急需使用的醫(yī)院物資在物資到達(dá)時(shí)就會(huì)立即投入使用，有的物品還沒有進(jìn)入檔案進(jìn)行登記管理就已經(jīng)被使用了。物資的詳細(xì)信息就很難核實(shí)，從而導(dǎo)致部分財(cái)務(wù)檔案信息的缺失。

3.不確定因素多

管理醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案還有很多不確定的因素，比如在醫(yī)院物資使用的過程中，因?yàn)榕R時(shí)需要將某一部門的醫(yī)用物資調(diào)配到另一部門，或是因?yàn)獒t(yī)用物資不滿足使用要求，醫(yī)務(wù)人員使用自己攜帶或自己購買的醫(yī)用設(shè)備進(jìn)行診療導(dǎo)致個(gè)人物品與醫(yī)院醫(yī)用物資發(fā)生混淆，這些不確定因素都會(huì)提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理難度。所以要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的有效管理，減少不確定因素，提升財(cái)務(wù)部門綜合管理能力是十分有必要的。

4.工作人員專業(yè)能力需求高

隨著數(shù)字化，智能化概念的興起，互聯(lián)網(wǎng)信息產(chǎn)業(yè)也在各領(lǐng)域得到了充分應(yīng)用，而醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理也無出其外?，F(xiàn)在很多醫(yī)院都實(shí)行線上線下同時(shí)進(jìn)行檔案管理。在醫(yī)院有紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸耐瑫r(shí)，還會(huì)將財(cái)務(wù)相關(guān)檔案的詳細(xì)信息登記在線上信息平臺(tái)，這對(duì)于工作人員的專業(yè)能力要求又進(jìn)一步提高了，工作人員不僅要熟悉紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理的流程，更要去主動(dòng)學(xué)習(xí)并適應(yīng)電子財(cái)務(wù)檔案的錄入和管理。

5.責(zé)任歸屬界限模糊

財(cái)務(wù)檔案管理工作是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模仨氁獙?duì)于相關(guān)的檔案信息進(jìn)行核實(shí)，但如果在財(cái)務(wù)檔案管理中出現(xiàn)檔案信息和實(shí)際財(cái)務(wù)收支情況不符，醫(yī)用物資的數(shù)量及價(jià)格和檔案信息不對(duì)應(yīng)等情況出現(xiàn)，就很難劃清責(zé)任歸屬界限。因?yàn)檫@種情況出現(xiàn)時(shí)，很難確定問題出現(xiàn)在哪一步，很難找出證據(jù)證明究竟是物資采購時(shí)核查有誤，還是物資使用時(shí)出現(xiàn)的問題。

二、醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理改善措施

1.建立完善體系，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

為避免因?yàn)楣芾砹鞒滩煌晟茖?dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)問題，我們必須先從管理體系出發(fā)，參照其他醫(yī)院或事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的體系構(gòu)建，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院實(shí)際情況確定體系的細(xì)節(jié)。在有完善管理體系作為大方向引導(dǎo)的前提下，財(cái)務(wù)檔案管理優(yōu)化的難度會(huì)極大程度降低，為財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、詳細(xì)、完整提供有力保障。

2.加強(qiáng)采購及物品使用情況的監(jiān)管

想讓醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理更加有效，降低醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理信息核實(shí)難度，加強(qiáng)采購及物品使用情況監(jiān)管是一行之有效的手段，在采購及物品使用環(huán)節(jié)增強(qiáng)監(jiān)管，在采購及物品使用時(shí)進(jìn)行信息的登記和備份，并將登記和備份的信息及時(shí)地提供給醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理部門，這樣可以讓醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的時(shí)效性變得更高，在不影響工作正常開展的前提下，減少先斬后奏的情況出現(xiàn)。

3.規(guī)范醫(yī)院工作流程

規(guī)范醫(yī)院工作流程，為工作人員提供相關(guān)培訓(xùn)，讓大家按照既定的工作流程完成本職工作，也是非常有必要的。只有規(guī)范醫(yī)院工作流程，在工作中準(zhǔn)確進(jìn)行信息的登記和記錄，并及時(shí)反饋到相關(guān)部門，才可以讓信息的時(shí)效性得以保證，在財(cái)務(wù)檔案管理上更是如此?，F(xiàn)如今有了電子財(cái)務(wù)檔案，醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，只要信息傳遞及時(shí)，就可以及時(shí)將內(nèi)容更新至線上財(cái)務(wù)檔案中，縮短財(cái)務(wù)信息的更新周期。

4.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)

在做檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)該有所加強(qiáng)，適當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓管理人員意識(shí)到自己的工作職責(zé)，自己在工作過程中需要注意哪些問題，身為檔案管理人員應(yīng)該具備哪些綜合素質(zhì)。讓每一名管理人員明確自身工作職責(zé)，知道自身的工作內(nèi)容及義務(wù)。進(jìn)行綜合素質(zhì)的培養(yǎng)與提升，形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣，為檔案管理建設(shè)提供助力。

5.做好責(zé)任劃分，明確責(zé)任歸屬

檔案管理過程中一定要做好責(zé)任劃分，明確責(zé)任的歸屬。對(duì)于每一工作環(huán)節(jié)缺少哪些內(nèi)容進(jìn)行信息登記，并及時(shí)反饋?，F(xiàn)在許多醫(yī)院都有了自己的線上平臺(tái)，在平臺(tái)上進(jìn)行工作交互和信息反饋，可以讓信息時(shí)效性更強(qiáng)，也可以在物資管理和財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)明確責(zé)任劃分，使工作流程更趨完整。根據(jù)出現(xiàn)的實(shí)際問題，核查每個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程信息，通過明確的責(zé)任劃分，實(shí)現(xiàn)高效管理，從而減少內(nèi)部矛盾，提高工作效率。

結(jié)語

新型基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)已覆蓋到全國(guó)各大城市，在全國(guó)各地各種辦公樓、醫(yī)院、學(xué)校相繼建成。而在新醫(yī)院建設(shè)時(shí)做好財(cái)務(wù)檔案跟進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)財(cái)務(wù)檔案管理非常重要。這對(duì)于未來醫(yī)院工作開展意義非凡，可以嘗試通過上述改善措施來改善當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)策略調(diào)整。